Normas de la IAAPA Expo y sanciones por incumplimiento

La documentación y los materiales impresos de los expositores, incluidas las publicaciones especializadas, solo podrán distribuirse desde el interior del espacio de stand contratado por el expositor y no podrán aparecer en ningún otro espacio público del Centro de Convenciones del Condado de Orange (OCCC) ni en los hoteles de la IAAPA con los que se haya firmado contrato. Ciertas oportunidades de patrocinio están exentas de esta norma.

Las demostraciones, las actividades de venta y los obsequios deben realizarse dentro del espacio del stand del expositor. Si los visitantes o espectadores del stand se desbordan hacia los pasillos o los stands adyacentes, o si obstaculizan de cualquier otra forma el flujo normal de tráfico, la Dirección de la Feria se reserva el derecho a limitar, suspender o trasladar la zona de demostración que esté causando el problema. La distribución de materiales y las actividades de venta no podrán realizarse en los pasillos ni en ningún otro lugar fuera del espacio contratado para el stand.

La Dirección de la Feria se reserva el derecho a retirar cualquier material promocional distribuido fuera del espacio designado para el stand y/o a pedir a las personas que distribuyan dichos materiales que abandonen el recinto. Quedan estrictamente prohibidos los equipos de promoción callejera, el marketing móvil, los flash mobs, etc., que se realicen fuera del espacio contratado para el stand. La organización de la feria se reserva el derecho a prohibir, limitar o suspender la distribución de obsequios, regalos promocionales o promociones similares.

La demostración de cualquier robot, animador, personaje disfrazado o producto mecanizado deberá realizarse dentro del espacio de stand contratado por el expositor. No se permitirá ningún tipo de demostración en los pasillos ni en ninguna otra zona pública delOCCC durante la IAAPA Expo. El incumplimiento de esta norma dará lugar a la retirada inmediata del robot, animador, personaje o vehículo del OCCC durante toda la duración de la feria.

La demostración de productos de parques de atracciones, como cochecitos, carritos, buggies o cualquier otro producto o dispositivo con ruedas, deberá realizarse únicamente dentro del espacio de stand contratado. Queda estrictamente prohibido el uso de cualquier dispositivo con ruedas en los pasillos o en cualquier otra zona pública del OCCC (excepto las sillas de ruedas autorizadas, los carritos para personas con discapacidad y determinados patrocinadores de la feria autorizados). Cualquier dispositivo con ruedas que se utilice fuera del espacio del stand será retirado del piso de exhibición durante toda la duración de la feria.

Los expositores deben mantener los niveles de ruido en su stand dentro de unos límites razonables durante la feria. La IAAPA se reserva el derecho a determinar cuándo el ruido excesivo, la música u otras actividades de exposición interfieren en la capacidad de los demás expositores para desarrollar su actividad comercial. El ruido continuo no debe superar los 75 decibelios (dB), con picos intermitentes de hasta 85 dB. El incumplimiento de la obligación de mantener un nivel de decibelios razonable (por debajo de 75 dB) puede dar lugar a que la Dirección de la Feria de la IAAPA establezca un nivel adecuado para un expositor concreto. Los niveles de decibelios se supervisarán en el recinto ferial durante todos los días de la feria.

Queda estrictamente prohibido realizar ventas dentro del espacio de exposición a cambio de dinero en efectivo o con tarjeta de crédito cuando el comprador «se lleve» la mercancía. También está prohibido que los expositores coloquen carteles en los que se ofrezcan ventas en el propio stand de la mercancía expuesta para su recogida inmediata. Los expositores solo podrán aceptar pedidos para su entrega posterior. El incumplimiento de esta norma dará lugar a una multa y/o a la pérdida de antigüedad.

Queda estrictamente prohibido subarrendar o subcontratar el espacio de exposición a otra empresa. Queda estrictamente prohibido que el personal de empresas no afiliadas o que no participen en la feria se encuentre en un stand con fines de «venta».

>Queda prohibida la reventa del espacio de exposición reservado o contratado, lo que conllevará la pérdida de los puntos de prioridad acumulados y otras sanciones. Se prohíbe a los expositores realizar cualquier actividad de exposición en un espacio distinto al que se haya contratado.

Una empresa expositora podrá compartir espacio con otra empresa si posee una participación del 51 % o superior en esta. Se deberá presentar a la IAAPA una prueba de dicha participación antes de la cesión.

El stand de una empresa expositora debe llevar el nombre o el logotipo del expositor contratado. Se deberá presentar a la IAAPA, previa solicitud, una prueba del contrato de venta.

Una empresa expositora puede promocionar el producto o servicio de una tercera empresa en su stand si es, como mínimo, accionista minoritario de dicha tercera empresa o si es distribuidor de la misma. En el stand solo se podrá promocionar el producto o servicio de la tercera empresa, y este no podrá ser el único producto o servicio promocionado. El nombre o logotipo de la empresa de terceros no podrá aparecer como expositor.

Todos los stands, independientemente de su tamaño, deben estar montados o en proceso de montaje a las 17:00 horas del lunes 16 de noviembre para evitar una sanción por montaje tardío.

Los stands deben permanecer intactos y atendidos durante todo el horario de apertura de la feria, y todo el personal que trabaje en ellos debe ser empleado de la empresa expositora. Se impondrán sanciones a aquellos stands que permanezcan desatendidos durante más de 30 minutos.

No se podrá comenzar a desmontar el stand de ninguna forma hasta que la feria cierre, a las 16:00 horas del viernes 20 de noviembre; de lo contrario, se aplicarán sanciones por desmontaje anticipado.

Los expositores cuyos productos puedan ser objeto de venta ilegal en determinadas jurisdicciones deberán colocar un cartel en su stand en el que se indique dicho hecho. Los fabricantes y demás expositores de equipos considerados como material de juego, dispositivos u otros productos son responsables de comprobar que pueden exponer legalmente dichos artículos en Florida y en Orlando.

Los expositores y sus contratistas que no sigan las prácticas de seguridad durante el montaje o el desmontaje recibirán una sanción. Consulte lasDirectrices de seguridadpara obtener más información.

A su entera discreción, la IAAPA impondrá sanciones por el incumplimiento de las normas y reglamentos en el Piso de exhibición durante la IAAPA Expo. IAAPA emitirá dos advertencias a los expositores (cuando proceda) y, a continuación, aplicará la sanción correspondiente. Tanto el Comité de Fabricantes y Proveedores como el Subcomité de Asignación de Espacios han establecido de antemano las sanciones, que pueden oscilar entre leves (suspensión de la demostración del producto) y graves (pérdida de la prioridad como expositor, de los puntos de antigüedad y una multa económica).

Los miembros del comité podrán añadir o modificar las infracciones en cualquier momento según lo consideren necesario. Las sanciones incluyen, entre otras: la pérdida de entre uno y diez años de antigüedad como expositor, el cierre del stand, la suspensión del expositor, una multa económica o una combinación de las sanciones enumeradas. Le rogamos que lea atentamente elManual del Expositoryse ponga en contacto con la IAAPAsi tiene alguna pregunta sobre las normas de la feria y/o esta política.

A continuación se incluye una lista de infracciones relacionadas con los stands y la seguridad, así como la sanción sugerida que puede imponerse. Todas las tarifas están expresadas en dólares estadounidenses. Las reincidencias en infracciones cometidas en años anteriores acarrearán el doble de la sanción y la pérdida de puntos de antigüedad.

*No se aplicaría cuando se utilice para la documentación de derechos de propiedad intelectual, Y solo si los mediadores en materia de propiedad intelectual consideran válida la reclamación de propiedad intelectual de dicha empresa (demanda o defensa).

*La infracción por «ausencia sin previo aviso» incluye cualquier cancelación de stand en el plazo de una semana antes de la fecha de montaje de la feria.