Regolamento della fiera IAAPA Expo e sanzioni in caso di violazione

Il materiale informativo e stampato degli espositori, comprese le pubblicazioni di settore, può essere distribuito esclusivamente all’interno dello spazio espositivo convenzionato dell’espositore e non può essere esposto in nessun altro spazio pubblico dell’Orange County Convention Center (OCCC) o degli hotel convenzionati con l’IAAPA. Alcune opportunità di sponsorizzazione sono esenti da questa regola.

Le dimostrazioni, le attività di vendita e la distribuzione di omaggi devono svolgersi all’interno dello spazio espositivo dell’espositore. Qualora i visitatori dello stand o gli spettatori si riversino nei corridoi o negli stand adiacenti, oppure ostacolino in altro modo il normale flusso di traffico, la Direzione della Manifestazione si riserva il diritto di limitare, interrompere o spostare l’area di dimostrazione che causa il problema. La distribuzione di materiale e le attività di vendita non possono avvenire nei corridoi né in qualsiasi altro luogo al di fuori dello spazio espositivo contrattuale.

La Direzione della Manifestazione si riserva il diritto di rimuovere qualsiasi materiale promozionale distribuito al di fuori dell’area dello stand designata e/o di chiedere alle persone che distribuiscono il materiale di lasciare i locali. Sono severamente vietate le attività di street team, marketing mobile, flash mob, ecc. che si svolgono al di fuori dello spazio dello stand oggetto del contratto. La Direzione della Manifestazione si riserva il diritto di vietare, limitare o interrompere la distribuzione di omaggi, gadget o promozioni simili.

La dimostrazione di qualsiasi robot, animatore, personaggio in costume o prodotto meccanizzato deve avvenire all’interno dello spazio espositivo contrattuale dell’espositore. Non sarà consentita alcuna dimostrazione di alcun tipo nei corridoi o in qualsiasi altra area pubblica all’internodell’OCCC durante l’IAAPA Expo. La violazione di questa regola comporterà l’immediata rimozione del robot, dell’animatore, del personaggio o del veicolo dall’OCCC per tutta la durata della fiera.

La dimostrazione di prodotti per parchi di divertimento, quali passeggini, carrelli, buggy o qualsiasi altro prodotto o dispositivo su ruote, deve avvenire esclusivamente all’interno dello spazio espositivo contrattuale. È severamente vietato l’uso di qualsiasi dispositivo su ruote nei corridoi o in qualsiasi altra area pubblica all’interno dell’OCCC (ad eccezione delle sedie a rotelle autorizzate, dei carrelli per persone con disabilità e di alcuni sponsor della fiera autorizzati). Qualsiasi dispositivo su ruote utilizzato al di fuori dello spazio dello stand verrà rimosso dall’area espositiva per tutta la durata della fiera.

Gli espositori devono mantenere i livelli sonori all’interno dei propri stand entro limiti ragionevoli durante la manifestazione. L’IAAPA si riserva il diritto di stabilire quando rumori eccessivi, musica o altre attività espositive interferiscano con la capacità degli altri espositori di svolgere la propria attività. Il rumore continuo non deve superare i 75 decibel (dB), con picchi intermittenti fino a 85 dB. Il mancato rispetto di un livello ragionevole di decibel (inferiore a 75 dB) può comportare la definizione, da parte della Direzione della Fiera IAAPA, di un livello appropriato per un determinato espositore. I livelli di decibel saranno monitorati nell’area espositiva durante tutti i giorni della fiera.

È severamente vietato effettuare vendite all’interno dello spazio espositivo in cambio di contanti o pagamenti con carta di credito quando l’acquirente “porta via” la merce. È vietata l’esposizione di cartelli da parte degli espositori che offrano la vendita in loco della merce esposta, da asporto. Gli espositori possono solo prendere ordini per consegne future. La violazione di questa politica comporterà una sanzione e/o la perdita dell’anzianità di partecipazione.

È severamente vietato subaffittare o subappaltare lo spazio espositivo ad altre società. È severamente vietata la presenza, presso uno stand, di personale proveniente da società non affiliate o non espositrici con lo scopo di “vendere”.

>La rivendita dello spazio espositivo riservato o oggetto del contratto è vietata e comporterà la perdita dei punti di priorità accumulati e altre sanzioni. Agli espositori è vietato svolgere qualsiasi attività espositiva in spazi diversi da quelli oggetto del contratto.

Un’azienda espositrice può condividere lo spazio espositivo con un’altra azienda qualora ne detenga una quota di proprietà pari o superiore al 51%. La prova della titolarità deve essere fornita all’IAAPA prima dell’assegnazione.

Lo stand di un’azienda espositrice deve recare il nome e il logo dell’espositore contraente. Su richiesta, è necessario fornire all’IAAPA la prova del contratto di vendita.

Un'azienda espositrice può promuovere prodotti o servizi di una società terza nel proprio stand se detiene almeno una partecipazione di minoranza in tali prodotti o servizi oppure se è distributrice della società terza. Nello stand può essere promosso solo il prodotto o servizio della società terza, che non può tuttavia costituire l’unico prodotto o servizio oggetto di promozione. Il nome o il logo della società terza non può essere esposto come se fosse quello dell’espositore.

Tutti gli stand, indipendentemente dalle dimensioni, devono essere allestiti o in fase di allestimento entro le ore 17:00 di lunedì 16 novembre per evitare una sanzione per allestimento tardivo.

Gli stand devono rimanere integri e presidiati durante tutti gli orari di apertura della fiera e tutto il personale che lavora in uno stand deve essere composto da dipendenti dell’azienda espositrice. Gli stand che risultino incustoditi per più di 30 minuti saranno soggetti a sanzioni.

Non è consentito iniziare in alcun modo lo smontaggio dello stand fino alla chiusura della fiera, prevista per le ore 16:00 di venerdì 20 novembre; in caso contrario, saranno applicate sanzioni per smontaggio anticipato.

Gli espositori che presentano prodotti la cui vendita potrebbe essere illegale in determinate giurisdizioni devono esporre un cartello nel proprio spazio espositivo che lo indichi. I produttori e gli altri espositori di attrezzature considerate apparecchiature da gioco, dispositivi o altri prodotti hanno la responsabilità di accertarsi di poter esporre legalmente tali articoli in Florida e a Orlando.

Gli espositori e i loro appaltatori che non rispettino le procedure di sicurezza relative all’allestimento o allo smontaggio riceveranno una sanzione. Per ulteriori dettagli, consultare leLinee guida sulla sicurezza.

A sua esclusiva discrezione, l’IAAPA applicherà sanzioni in caso di violazioni delle norme e dei regolamenti nell’area espositiva durante l’IAAPA Expo. IAAPA darà agli espositori due avvertimenti (ove applicabile) e poi applicherà una sanzione adeguata. Sia il Comitato dei Produttori e Fornitori che la Sottocommissione per l’Assegnazione degli Spazi hanno stabilito in anticipo le sanzioni, che potrebbero variare da lievi (cessazione della dimostrazione del prodotto) a gravi (perdita della priorità di esposizione, dei punti di anzianità e una sanzione pecuniaria).

Le violazioni possono essere aggiunte o modificate in qualsiasi momento, qualora i membri del comitato lo ritengano necessario. Le sanzioni includono, a titolo esemplificativo ma non esaustivo: la perdita da uno a dieci anni di anzianità espositiva, la chiusura dello stand, la sospensione dell’espositore, una sanzione pecuniaria o una combinazione delle sanzioni elencate. Si prega di leggere attentamente ilManuale dell’Espositoreedi contattare l’IAAPAin caso di domande relative al regolamento della fiera e/o alla presente politica.

Di seguito è riportato un elenco delle violazioni relative agli stand e alla sicurezza e delle sanzioni suggerite che potrebbero essere applicate. Tutti gli importi sono espressi in dollari statunitensi. Le violazioni ripetute rispetto agli anni precedenti comporteranno il raddoppio della sanzione e la perdita dei punti di anzianità.

*La sanzione verrebbe revocata qualora la richiesta fosse utilizzata a fini di documentazione dei diritti di proprietà intellettuale, e solo se la rivendicazione di proprietà intellettuale di tale azienda (reclamo o difesa) fosse ritenuta valida dai mediatori in materia di proprietà intellettuale.

*La violazione per “mancata partecipazione” comprende qualsiasi cancellazione dello stand effettuata entro una settimana dalla data di allestimento della fiera.