Asignación de espacios en la IAAPA Expo

• La antigüedad y la prioridad de una empresa vienen determinadas por su condición de miembro, el número de años como expositor, seguido del número de años consecutivos de membresía, y, por último, la fecha de recepción del contrato y del depósito. Se dará prioridad a los socios actuales frente a los no socios. A partir de las Expos de 2022, si una empresa decide no exponer durante tres años consecutivos, su historial de años de participación se reiniciará a cero. Consulte un desglose detallado del proceso y el procedimiento de asignación de espacios.
  • La antigüedad como expositor está vinculada a la empresa, no a una persona. La antigüedad se considera un activo en caso de fusión o adquisición. La empresa debe proporcionar a la IAAPA documentación oficial que acredite la titularidad.
  • Una empresa expositora puede compartir espacio con otra empresa si posee el 51 % o más de la propiedad. Se debe presentar a la IAAPA una prueba de la propiedad antes de la asignación.
  • El stand de una empresa expositora debe llevar el nombre o el logotipo del expositor contratado. Se deberá presentar a la IAAPA, previa solicitud, la prueba del contrato de venta.
  • Una empresa expositora puede promocionar el producto o servicio de una tercera empresa en su stand si es, como mínimo, accionista minoritario de dicha tercera empresa o si es distribuidor de la misma. En el stand solo se podrá promocionar el producto o servicio de la tercera empresa, y este no podrá ser el único producto o servicio promocionado. El nombre o logotipo de la empresa de terceros no podrá aparecer como expositor.
• La decisión de la IAAPA, en lo que respecta al interés general de la feria, es definitiva.
• Los stands pueden combinarse para formar espacios más grandes según las tarifas vigentes, pero la IAAPA debe aprobar la creación de stands tipo isla. Para ocupar una ubicación en esquina, se debe adquirir un mínimo de 400 pies cuadrados en una configuración de 20’ x 20’ o 10’ x 40’.
• Cualquier stand en línea que indique que supera el límite de altura de ocho (8) pies, independientemente del producto, se situará a lo largo del perímetro del recinto ferial.
• Para que una empresa pueda adquirir stands a ambos lados (a lo largo) de un pasillo «principal», los expositores deben adquirir un mínimo de ocho (8) stands a cada lado del pasillo. La IAAPA determina qué pasillos son «principales».
• Los expositores pueden adquirir un mínimo de cuatro (4) stands a ambos lados de pasillos que no se consideren principales según lo determine la IAAPA.
• Las empresas que adquieran tres (3) islas de 1.000 pies cuadrados cada una (un mínimo de 3.000 pies cuadrados) podrán cubrir el pasillo entre dichas islas con la moqueta de su propia empresa. No podrán colocar productos ni artículos de exposición en dichos pasillos. Los expositores no pueden bloquear los pasillos de paso; todos los pasillos deben permanecer abiertos al tráfico de asistentes en todo momento.
• La IAAPA Expo cuenta con pabellones de productos repartidos por todo el Piso de exhibición. Estos pabellones están diseñados para facilitar la orientación de los asistentes. Se recomienda encarecidamente a los expositores que seleccionen un espacio dentro de los pabellones que se ajuste mejor a sus categorías de productos; sin embargo, su cumplimiento no es obligatorio. Los siguientes pabellones exigen la adecuación de los productos como condición para poder exponer: «First Timers», «Inflatables», «Haunt» y «Food & Beverage».
• Un expositor con mayor antigüedad puede decidir si desea que un competidor se sitúe cerca de su stand o no durante la asignación por antigüedad en la reunión de distribución de espacios. Estas solicitudes se atenderán siempre que sea posible, pero no garantizan que los competidores no se sitúen junto a su stand o en las inmediaciones debido a las limitaciones de espacio en la zona de exposición. La IAAPA determinará qué se considera «proximidad» en función de las categorías de productos individuales. El personal de la IAAPA hará todo lo posible por tener en cuenta las preocupaciones o problemas de los competidores durante el proceso de asignación de espacios de stand tras las asignaciones de la IAAPA, pero no garantiza que los competidores no se sitúen junto a ellos o en las inmediaciones.
• Un expositor no podrá utilizar su antigüedad para «desplazar» u obligar a otra empresa a abandonar un espacio seleccionado durante el proceso de asignación por antigüedad. La IAAPA se reserva el derecho, en todos los casos y en beneficio de la feria, a denegar solicitudes adicionales de cambio de stand.
• Dos o más empresas que deseen situarse una junto a otra deben haber presentado previamente la documentación en la que aceptan esta solicitud. Deben haberse recibido los contratos y el 50 % del anticipo (o el pago íntegro a partir del 1 de agosto). Si la antigüedad entre dos empresas es diferente, las asignaciones se realizarán en función de la antigüedad de la empresa con menor antigüedad. Cualquier solicitud para que otras empresas se sitúen junto a ellas o cerca deberá indicarse claramente en el contrato de todas las partes del grupo de expositores. El expositor con mayor antigüedad deberá indicar claramente si la solicitud de «junto a o cerca de» es prioritaria o secundaria con respecto a la ubicación solicitada por el expositor con mayor antigüedad. A lo largo de la reunión, se intentará respetar las agrupaciones de expositores sin denegar espacio a los expositores con mayor antigüedad si no se dispone de espacio alternativo o si este no resulta aceptable. En caso de que no se disponga de espacio aceptable, el expositor con mayor antigüedad (y su grupo) será reubicado en la siguiente mejor ubicación posible, siempre y cuando la solicitud de «junto a o cerca de» sea la máxima prioridad del expositor con mayor antigüedad. La IAAPA se pronunciará sobre cada solicitud teniendo en cuenta la ubicación solicitada por el expositor y la indicación de «junto a o cerca de».
• Los stands tipo isla o isla dividida con paredes traseras macizas de ocho (8) pies de altura o más no podrán dar a los pasillos principales ni por la parte trasera ni por la delantera, según lo determine la IAAPA, en beneficio de la feria.
• Los stands tipo isla o isla dividida de menos de 800 pies cuadrados conllevan una tasa de 1.000 dólares por stand tipo isla o isla dividida.
• Los stands hinchables, los teatros y las exposiciones altas o de gran tamaño, según lo determine la IAAPA, se ubicarán en paredes exteriores o perimetrales, o en zonas designadas y aprobadas por la IAAPA, a fin de no afectar negativamente a la experiencia de exposición de los expositores circundantes.
• Las exposiciones que generen emisiones de cualquier tipo, incluyendo, entre otras, humo, confeti y/o ruido, podrán verse restringidas en cuanto a la ubicación de su stand o su funcionamiento en beneficio de la feria. Todas las empresas deben cumplir con todas las normas y reglamentos aplicables de la IAAPA indicados en el contrato de exposición y en la guía de servicios para expositores.
• Los productos expuestos no deben obstaculizar la visibilidad de los stands vecinos.
• El único nombre que un expositor puede utilizar para identificar su espacio de stand es el de la empresa de Membresía de la IAAPA que figure en el registro.

¿En qué consiste la asignación de espacios?

La asignación de espacios es el proceso mediante el cual la IAAPA asigna los stands a los expositores cada año. Para participar, los expositores deben presentar su solicitud antes de la fecha límite y abonar el depósito obligatorio del 50 %. La IAAPA tiene en cuenta las ubicaciones preferidas para los stands, pero estas no están garantizadas y dependen de la disponibilidad en el momento en que le toque el turno al expositor. Los stands se asignan por orden de antigüedad en función de:

1. Condición de membresía: los miembros de la IAAPA tienen prioridad sobre los no miembros.
2. Historial de participación: número total de años que se ha expuesto en la IAAPA Expo.
3. Antigüedad de la membresía: Años consecutivos de afiliación a la IAAPA.
4. Fecha de solicitud: Fecha y hora en que se presentó la solicitud.

¿Cuál es la fecha límite para presentar el contrato de asignación durante la reunión? 

La asignación de stands se llevará a cabo en tres fases, cada una con su propio plazo de entrega del contrato. Se requiere un depósito del 50 % antes de que se pueda asignar el espacio. Las solicitudes recibidas después de la fecha límite se asignarán en función de la disponibilidad restante una vez finalizado el proceso de asignación de espacios.

¿A quién se le asigna un espacio durante la reunión?

Los expositores que presenten sus solicitudes de stand antes de la fecha límite correspondiente y cumplan los requisitos de asignación se incluirán en una de las tres fases de asignación. La asignación de espacios premium está reservada al 25 % de los expositores mejor clasificados de la anterior IAAPA Expo, según su antigüedad, y las asignaciones tendrán lugar del 1 al 11 de febrero. La asignación de espacios para inflables está destinada a las empresas que expongan en el pabellón de inflables, y las asignaciones tendrán lugar el 18 de febrero. La asignación de espacios prioritarios está abierta a todos los demás expositores, y las asignaciones se llevarán a cabo del 11 de marzo al 2 de abril.

¿Tienen los expositores que asistir a la asignación de espacios?

No, el equipo de ventas global de la IAAPA se encarga de asignar todos los stands. Los expositores pueden seguir las asignaciones en el plano en directo y deben estar localizables por correo electrónico en caso de que sea necesario.

Importante: El equipo no puede atender llamadas telefónicas durante la asignación de espacios. Todas las preguntas y solicitudes deben enviarse por correo electrónico a [email protected].

¿Puedo cambiar o cancelar el stand que me han asignado?

¡Sí! Dispones de 3 días tras la asignación de tu stand para solicitar un cambio o una cancelación sin penalización.

Pasados esos 3 días, los cambios de stand están sujetos a una tasa de traslado de 500 dólares y a la disponibilidad, mientras que las cancelaciones están sujetas a las tasas indicadas en su contrato de expositor. Todas las solicitudes deben enviarse por correo electrónico a [email protected] y los cambios de stand requieren la aprobación de la IAAPA.