Asignación de espacios en la IAAPA Expo

• La antigüedad y la prioridad de una empresa vienen determinadas por su condición de socio, el número de años como expositor, seguido del número de años consecutivos como socio, y, por último, la fecha de recepción del contrato y del depósito. Se dará prioridad a los socios actuales frente a los no socios. A partir de las Expos de 2022, si una empresa decide no exponer durante tres años consecutivos, su historial de años de participación se reiniciará a cero. Consulte un desglose detallado del proceso y el procedimiento de asignación de espacios.
  • La antigüedad como expositor está vinculada a la empresa, no a una persona concreta. La antigüedad se considera un activo en caso de fusión o adquisición. La empresa debe proporcionar a la IAAPA documentación oficial que acredite la titularidad.
  • Una empresa expositora puede compartir espacio con otra empresa si posee el 51 % o más de su propiedad. Se debe presentar a la IAAPA una prueba de la propiedad antes de la asignación.
  • El stand de una empresa expositora debe llevar el nombre o el logotipo del expositor contratante. Se deberá presentar a la IAAPA, previa solicitud, una prueba del contrato de venta.
  • Una empresa expositora puede promocionar el producto o servicio de una tercera empresa en su stand si es, como mínimo, accionista minoritario de dicha tercera empresa o si es distribuidor de la misma. En el stand solo se podrá promocionar el producto o servicio de la tercera empresa, y este no podrá ser el único producto o servicio promocionado. El nombre o el logotipo de la empresa de terceros no podrá aparecer como expositor.
• La decisión de la IAAPA, en lo que respecta al interés general de la feria, es definitiva.
• Los stands pueden combinarse para formar espacios más grandes a las tarifas vigentes, pero la IAAPA debe aprobar la creación de stands tipo isla. Para ocupar una ubicación en esquina, se debe adquirir un mínimo de 400 pies cuadrados en una configuración de 20’ x 20’ o 10’ x 40’.
• Cualquier stand en línea que indique que supera el límite de altura de ocho (8) pies, independientemente del producto, se situará a lo largo del perímetro del recinto ferial.
• Para que una empresa pueda adquirir stands a ambos lados (a lo largo) de un pasillo «principal», los expositores deberán adquirir un mínimo de ocho (8) stands a cada lado del pasillo. La IAAPA determina qué pasillos son «principales».
• Los expositores pueden adquirir un mínimo de cuatro (4) stands a ambos lados de los pasillos que la IAAPA no considere principales.
• Las empresas que adquieran tres (3) islas de 1.000 pies cuadrados cada una (un mínimo de 3.000 pies cuadrados) podrán cubrir el pasillo entre dichas islas con la moqueta de su propia empresa. No podrán colocar productos ni artículos de exposición en dichos pasillos. Los expositores no pueden bloquear los pasillos de paso; todos los pasillos deben permanecer abiertos al tráfico de asistentes en todo momento.
• La IAAPA Expo cuenta con pabellones de productos repartidos por todo el Piso de exhibición. Estos pabellones están diseñados para facilitar la orientación de los asistentes. Se recomienda encarecidamente a los expositores que seleccionen un espacio dentro de los pabellones que se ajuste mejor a sus categorías de productos; sin embargo, su cumplimiento no es obligatorio. Los siguientes pabellones exigen la adecuación de los productos como condición para poder exponer: «First Timers», «Inflatables», «Haunt» y «Food & Beverage».
• Un expositor con mayor antigüedad puede decidir si desea que un competidor se sitúe cerca de su stand o no durante la asignación por antigüedad en la reunión de distribución de espacios. Estas solicitudes se atenderán siempre que sea posible, pero no se garantiza que los competidores no se sitúen junto a su stand o en las inmediaciones debido a las limitaciones de espacio en la zona de exposición. La IAAPA determinará qué se considera «proximidad» en función de las categorías de productos individuales. El personal de la IAAPA hará todo lo posible por tener en cuenta las preocupaciones o problemas de los competidores durante el proceso de asignación de espacios de stand tras las asignaciones de la IAAPA, pero no garantiza que los competidores no se sitúen junto a ellos o en las inmediaciones.
• Un expositor no podrá utilizar su antigüedad para «desplazar» u obligar a otra empresa a abandonar un espacio seleccionado durante el proceso de asignación por antigüedad. IAAPA se reserva el derecho, en todos los casos y en beneficio de la feria, a denegar solicitudes adicionales de cambio de stand.
• Dos o más empresas que deseen situarse una junto a otra deben haber presentado previamente la documentación en la que aceptan esta solicitud. Se deben haber recibido los contratos y el 50 % del anticipo (o el pago íntegro a partir del 1 de agosto). Si la antigüedad de las dos empresas es diferente, la asignación se realizará en función de la antigüedad de la empresa con menor antigüedad. Cualquier solicitud para que otras empresas se sitúen junto a ellas o cerca de ellas deberá indicarse claramente en el contrato de todas las partes que formen parte del grupo de expositores. El expositor con mayor antigüedad debe indicar claramente si la solicitud de «junto a o cerca de» es prioritaria o secundaria respecto a la ubicación solicitada por el expositor con mayor antigüedad. A lo largo de la feria, se intentará respetar las agrupaciones de expositores sin denegar espacio a los expositores con mayor antigüedad si no se dispone de un espacio alternativo o si este no resulta aceptable. En caso de que no se disponga de espacio aceptable, el expositor con mayor antigüedad (y su grupo) será reubicado en la siguiente mejor ubicación posible, siempre y cuando la solicitud de «junto a o cerca de» sea la máxima prioridad del expositor con mayor antigüedad. La IAAPA se pronunciará sobre cada solicitud teniendo en cuenta la ubicación solicitada por el expositor y la indicación de «junto a o cerca de».
• Los stands tipo «isla» o «isla dividida» con paredes traseras macizas de ocho (8) pies de altura o más no podrán dar a los pasillos principales ni por la parte trasera ni por la delantera, según lo determine la IAAPA, en beneficio de la feria.
• Los stands tipo isla o isla dividida de menos de 800 pies cuadrados conllevan una tasa de 1.000 dólares por stand tipo isla o isla dividida.
• Los stands hinchables, los teatros y las exposiciones altas o de gran tamaño, según lo determine la IAAPA, se colocarán en paredes exteriores o perimetrales, o en zonas designadas y aprobadas por la IAAPA, para no afectar negativamente a la experiencia expositiva de los expositores circundantes.
• Las exposiciones que generen emisiones de cualquier tipo, incluyendo, entre otras, humo, confeti y/o ruido, podrán verse restringidas en cuanto a la ubicación de su stand o su funcionamiento, en beneficio de la feria. Todas las empresas deben cumplir todas las normas y reglamentos aplicables de la IAAPA indicados en el contrato de exposición y en la guía de servicios para expositores.
• Los productos expuestos no deben obstaculizar la visibilidad de los stands vecinos.
• El único nombre que un expositor puede utilizar para identificar su espacio de stand es el de la empresa afiliada a la IAAPA que figure en el registro.

¿En qué consiste la reunión de asignación de espacios? 

La asignación de stands en la IAAPA Expo se lleva a cabo mediante un proceso de asignación de espacios. El proceso de asignación lo gestiona el equipo de ventas global de la IAAPA. Los espacios se asignarán por orden de antigüedad según la condición de socio, el número de años de participación en la feria, seguido de los años consecutivos de afiliación y, por último, la fecha de presentación del contrato y la recepción del depósito del 50 %. Enviar el contrato con antelación es la mejor manera de asegurarse una excelente ubicación para el stand y beneficiarse de la tarifa reducida. Todos los contratos deben enviarse antes del 16 de febrero de 2026 para ser incluidos en la reunión de asignación de espacios.  

La IAAPA Expo es ahora una feria «Cubic Content», por lo que ya no habrá restricciones de altura en determinadas zonas del stand. Todos los stands deben construirse según las directrices proporcionadas para el tipo específico de espacio de stand que se alquile. Consulte las especificaciones de exposición de los stands paraasegurarse de que sus diseños cumplen los requisitos.   

¿Cuál es la fecha límite para presentar su contrato para su asignación durante la reunión? 

La fecha límite para que los expositores presenten sus contratos y participen en la reunión de asignación de espacios es el 13 de febrero de 2026.  

¿A quién se le asigna un espacio durante la reunión? 

A todos los expositores que hayan presentado sus contratos antes del 13 de febrero de 2026.Nota:Las empresas que figuren entre el 25 % mejor clasificadode la IAAPA serán asignadas al piso de exhibición del 26 de enero al 6 de febrero de 2026. 

Como expositor, ¿tengo que asistir a la reunión? 

No, el equipo de ventas global de la IAAPA se encargará de la asignación de los stands durante la reunión. No obstante, rogamos que la persona de contacto principal esté disponible por si tenemos alguna pregunta sobre su ubicación. 

Como expositor, me gustaría asistir a la reunión, ¿puedo hacerlo? 

No, la reunión será virtual y está limitada exclusivamente al personal de la IAAPA. No obstante, animamos a todos los expositores a seguir las actualizaciones en directo a través de Internet. Las asignaciones se realizarán en tiempo real y se actualizarán continuamente. Si desea modificar alguna de sus selecciones antes de que se le asigne el stand, envíe su solicitud por correo electrónico a[email protected], y el equipo de la IAAPA la revisará a lo largo del proceso. 

¿Cómo puedo asegurarme de conseguir la ubicación de stand que deseo? 

Al rellenar la solicitud de stand, especifica tus preferencias de stand o la zona del piso de exhibición en la que te gustaría ubicarte. Cuanta más información facilites, más fácil será asignarte el espacio de stand. Tenga en cuenta que IAAPA Expo asigna los espacios de stand en función de la antigüedad, por lo que sus preferencias se consideran meras solicitudes y no pueden garantizarse. Si tiene alguna duda, no dude en ponerse en contacto con el equipo de ventas global. 

¿Qué ocurre si no me gusta el stand que me han asignado? 

Una vez que se te haya asignado un espacio en el Piso de exhibición, la persona de contacto principal del stand que figure en el registro recibirá un correo electrónico de confirmación con un enlace al plano del Piso de exhibición, el número de stand y el formulario de solicitud de cambio de stand. Para solicitar un nuevo número de stand, solo tienes que rellenar el formulario de solicitud de cambio de stand o enviar un correo electrónico a [email protected]. Ten en cuenta que el proceso no se detendrá y avanzará rápidamente, por lo que cualquier retraso en tu respuesta podría afectar a la disponibilidad de los stands. 

• Exposición tabletop – 3 insignias
• 10' x 10' – 5 acreditaciones
• 10' x 20' – 7 acreditaciones
• 10' x 30' – 9 insignias
• 10' x 40' / 20' x 20' – 11 insignias
• 20' x 30' / 10' x 60' – 15 acreditaciones
• 20' x 40' – 19 insignias
• 30' x 30' – 21 insignias
• 20' x 50' – 23 insignias
• 30' x 40' / 20' x 60' – 27 insignias
• 30' x 50' – 33 insignias
• 20' x 80' / 40' x 40' – 35 insignias
• 30' x 60' / 20' x 90' – 39 insignias
• 40' x 50' / 20' x 100' – 43 insignias
• 30' x 70' – 45 insignias
• 30' x 80' y más – 50 insignias