Règlement du salon IAAPA Expo et sanctions en cas d'infraction

Les documents et supports imprimés des exposants, y compris les publications spécialisées, ne peuvent être distribués qu’à l’intérieur de l’espace de stand réservé à l’exposant et ne doivent en aucun cas être présents dans tout autre espace public de l’Orange County Convention Center (OCCC) ou des hôtels partenaires de l’IAAPA. Certaines opportunités de parrainage font exception à cette règle.

Les démonstrations, les activités de vente et les distributions de cadeaux promotionnels doivent avoir lieu à l’intérieur de l’espace de stand de l’exposant. Si les visiteurs ou spectateurs d’un stand envahissent les allées ou les stands adjacents, ou entravent de quelque manière que ce soit la circulation normale, la direction du salon se réserve le droit de limiter, d’interrompre ou de déplacer la zone de démonstration à l’origine du problème. La distribution de supports et les activités de vente ne peuvent avoir lieu dans les allées ni à aucun autre endroit situé en dehors de l’espace de stand sous contrat.

La direction du salon se réserve le droit de retirer tout matériel promotionnel distribué en dehors de l’espace de stand désigné et/ou de demander aux personnes distribuant ce matériel de quitter les lieux. Les équipes de promotion de rue, le marketing mobile, les flash mobs, etc. se déroulant en dehors de l’espace de stand sous contrat sont strictement interdits. L’organisation du salon se réserve le droit d’interdire, de limiter ou de faire cesser la distribution de cadeaux, de goodies ou de promotions similaires.

Toute démonstration impliquant un robot, un animateur, un personnage costumé ou un produit mécanisé doit avoir lieu dans l'espace de stand réservé à l'exposant. Aucune démonstration, quelle qu’elle soit, ne sera autorisée dans les allées ou dans tout autre espace public del’OCCC pendant le salon IAAPA Expo. Tout manquement à cette règle entraînera l’expulsion immédiate du robot, de l’animateur, du personnage ou du véhicule de l’OCCC pour toute la durée du salon.

La démonstration de produits destinés aux parcs d’attractions, tels que les poussettes, les chariots, les buggies ou tout autre produit ou dispositif monté sur roues, doit se limiter à l’espace de stand réservé. L’utilisation de tout engin à roues dans les allées ou dans tout autre espace public au sein de l’OCCC est strictement interdite (à l’exception des fauteuils roulants autorisés, des chariots destinés aux personnes en situation de handicap et de certains sponsors du salon agréés). Tout engin à roues utilisé en dehors de l’espace du stand sera retiré du parc des expositions pour toute la durée du salon.

Les exposants doivent veiller à ce que le niveau sonore dans leur stand reste raisonnable pendant toute la durée du salon. L’IAAPA se réserve le droit de déterminer à quel moment un bruit excessif, de la musique ou toute autre activité liée à l’exposition entrave la capacité des autres exposants à mener leurs activités commerciales. Le niveau sonore continu ne doit pas dépasser 75 décibels (dB), les pics intermittents pouvant aller jusqu’à 85 dB. Le non-respect d’un niveau sonore raisonnable (inférieur à 75 dB) peut amener la direction du salon IAAPA à fixer un niveau approprié pour un exposant donné. Les niveaux de décibels seront contrôlés dans les allées du salon pendant toute la durée de l’événement.

Il est strictement interdit de réaliser des ventes au sein de votre stand contre paiement en espèces ou par carte bancaire lorsque l'acheteur « emporte » la marchandise. Il est interdit aux exposants d'afficher des panneaux proposant la vente sur place de marchandises exposées, destinées à être emportées. Les exposants ne peuvent prendre que des commandes en vue d'une livraison ultérieure. Tout manquement à cette règle entraînera une amende et/ou la perte de l'ancienneté.

La sous-location ou la sous-traitance d'un espace d'exposition à une autre entreprise est strictement interdite. La présence, sur un stand, de personnel provenant d'entreprises non affiliées ou non exposantes, dans le but de « vendre », est strictement interdite.

>La revente d’un espace d’exposition réservé ou sous contrat est interdite et entraînera la perte des points de priorité accumulés ainsi que d’autres sanctions. Il est interdit aux exposants de mener toute activité d’exposition dans un espace autre que celui qui a fait l’objet d’un contrat.

Une entreprise exposante peut partager un stand avec une autre entreprise si elle détient au moins 51 % de son capital. Une preuve de cette participation doit être fournie à l’IAAPA avant l’attribution du stand.

Le stand d’une entreprise exposante doit porter le nom et le logo de l’exposant sous contrat. Une preuve du contrat de vente doit être fournie à l’IAAPA sur simple demande.

Une entreprise exposante peut promouvoir les produits ou services d’une société tierce sur son stand si elle détient au moins une participation minoritaire dans cette société tierce ou si elle en est le distributeur. Seuls les produits ou services de la société tierce peuvent être promus sur le stand, et ils ne doivent pas constituer les seuls produits ou services promus. Le nom ou le logo de la société tierce ne peut pas être affiché en tant qu’exposant.

Tous les stands, quelle que soit leur taille, doivent être installés ou en cours d'installation au plus tard le lundi 16 novembre à 17 h afin d'éviter une pénalité pour installation tardive.

Les stands doivent rester intacts et occupés pendant toutes les heures d’ouverture du salon, et tout le personnel travaillant sur un stand doit être composé d’employés de l’entreprise exposante. Tout stand laissé sans surveillance pendant plus de 30 minutes fera l’objet de pénalités.

Le démontage des stands ne doit en aucun cas commencer avant la fermeture du salon, le vendredi 20 novembre à 16 h, sous peine de se voir infliger des pénalités pour démontage anticipé.

Les exposants proposant des produits dont la vente pourrait être illégale dans certaines juridictions doivent apposer une affiche à cet effet sur leur stand. Il incombe aux fabricants et autres exposants proposant des équipements considérés comme du matériel de jeu, des appareils ou d’autres produits de s’assurer qu’ils sont légalement autorisés à exposer ces articles en Floride et à Orlando.

Les exposants et leurs sous-traitants qui ne respectent pas les consignes de sécurité relatives à l'installation ou au démontage se verront infliger une amende. Pour plus de détails, veuillez consulter lesconsignes de sécurité.

À sa seule discrétion, l’IAAPA infligera des sanctions en cas de violation des règles et règlements sur le parc des expositions pendant l’IAAPA Expo. L’IAAPA adressera deux avertissements aux exposants (le cas échéant), puis appliquera une sanction appropriée. Le Comité des fabricants et fournisseurs ainsi que le Sous-comité d’attribution des espaces ont défini à l’avance des sanctions pouvant aller de légères (arrêt de la démonstration de produits) à sévères (perte de la priorité d’exposant, des points d’ancienneté et une amende).

Des infractions supplémentaires peuvent être ajoutées ou modifiées à tout moment si les membres du comité le jugent nécessaire. Les sanctions comprennent, sans s’y limiter : la perte d’un à dix ans d’ancienneté d’exposition, la fermeture du stand, la suspension de l’exposant, une amende pécuniaire ou une combinaison des sanctions énumérées. Veuillez lire attentivement leManuel de l’exposantetcontacter l’IAAPAsi vous avez des questions concernant le règlement du salon et/ou la présente politique.

Vous trouverez ci-dessous une liste des infractions relatives aux stands et à la sécurité, ainsi que les sanctions suggérées pouvant être appliquées. Tous les montants sont exprimés en dollars américains. Les récidives par rapport aux années précédentes entraîneront une sanction doublée et la perte de points d’ancienneté.

*Cette pénalité ne s'appliquera pas si la demande est utilisée à des fins de documentation des droits de propriété intellectuelle, ET uniquement si la revendication de propriété intellectuelle de cette entreprise (plainte ou défense) est jugée valide par les médiateurs en propriété intellectuelle.

*La violation pour « non-présentation » inclut toute annulation de stand dans la semaine précédant la date d'installation du salon.