Contratistas no oficiales de la IAAPA Expo / designados por los expositores

• Centro de Convenciones del Condado de Orange (OCCC)– Instalación aérea de cables y servicios

• Smart City– Internet y teléfono

• Sodexo Live!– Catering y autorización para degustaciones de comida y bebida

• GES – Gestión de mercancías y limpieza de stands

• Events TNT– Seguridad

• Steven Miller Photography– Vídeos y fotografías de los expositores (no relacionados con la prensa)

• Cumpla con todas las normas de la feria que figuran en el contrato de exposición y en elManual del expositor.

• Próximamente se publicarán las instrucciones sobre cómo inscribir a las empresas de la EAC.

• Al inscribirse, la EAC deberá facilitar la siguiente información:

1. Facilitar los datos de contacto de la empresa.

2. Subir un certificado de seguro (véase la pestaña más abajo).

3. Solicitar pulseras para la entrada y la salida.

4. Aceptar los términos y condiciones de la EAC (véase la pestaña más abajo).

• La fecha límite para que los EAC se inscriban en la IAAPA es el martes 13 de octubre. A los EAC cuyas solicitudes de inscripción se reciban después del 13 de octubre se les aplicará un recargo por retraso de 50 USD. A los EAC cuyas solicitudes de inscripción se reciban después del 29 de octubre se les aplicará un recargo por retraso de 100 USD.

• Los EAC que necesiten acceder al Piso de exhibición durante el horario de apertura pueden adquirir acreditaciones de EAC para los días de la feria a un precio de 100 dólares cada una.

No se permitirá a ningún EAC trabajar en el piso de exhibición sin haberse inscrito a través de la página web de inscripción de EAC y haber presentado la documentación requerida.

El formulario de inscripción en la EAC se puede encontrar aquí.

Para iniciar el proceso de inscripción en la EAC, cada EAC debe seguir los pasos que se indican a continuación y facilitar la información requerida:

1. Facilitar los datos de contacto, incluido el contacto in situ.

2. Presentar un certificado de seguro que cumpla los requisitos indicados más abajo en el apartado «Requisitos de seguro para los EAC».

3. Indicar para qué expositor o expositores trabaja el EAC. Los EAC no necesitan registrarse por separado para cada expositor para el que trabajen, ya que el registro de EAC permite incluir hasta 20 expositores en un único registro.

4. Indicar los servicios que se prestan a todos los expositores contratantes.

5. Aceptar las condiciones de la IAAPA para los EAC que figuran a continuación en el apartado «Condiciones para los EAC».

6. Introduzca la cantidad de pulseras de EAC que se prevé que serán necesarias tanto para el montaje como para el desmontaje.

7. Adquiera acreditaciones EAC para los días de la feria (si es necesario).

Los EAC NO tienen permitido el acceso al Piso de exhibición durante los días de apertura de la feria, del 17 al 20 de noviembre*, a menos que adquieran una acreditación EAC para los días de feria. (El acceso gratuito para los EAC durante el desmontaje, mediante pulseras, comienza a las 17:00 horas del 20 de noviembre).

Las acreditaciones EAC para los días de la feria cuestan 100 USD por persona y dan acceso durante todo el periodo de la feria.

La fecha límite para que los EAC se inscriban en la IAAPA es el martes 13 de octubre. A los EAC cuyas inscripciones se reciban después del 13 de octubre se les aplicará un recargo por retraso de 50 dólares estadounidenses. A los EAC cuyas inscripciones se reciban después del 29 de octubre se les aplicará un recargo por retraso de 100 dólares estadounidenses.

Las EAC deben presentar un certificado de seguro (COI) que incluya, como mínimo, lo siguiente:

• 1 millón de dólares estadounidenses en concepto de indemnización por accidentes de trabajo
• 2 millones de dólares estadounidenses de cobertura global
• 1 millón de dólares estadounidenses por siniestro
• 1 millón de dólares estadounidenses de seguro de responsabilidad civil de automóviles

Las fechas de cobertura de la póliza deben comenzar el 12 de noviembre de 2026 o antes, y no caducar hasta después del 23 de noviembre de 2026.

El certificado de seguro (COI) debe incluir lo siguiente en la «Descripción de las operaciones»:

IAAPA, el Centro de Convenciones del Condado de Orange, GES, sus entidades, filiales, agentes, representantes, directivos, personal, voluntarios y empleados, como asegurados adicionales para la IAAPA Expo 2026, del 12 al 23 de noviembre de 2026.

El titular del certificado debe ser: IAAPA, 4155 West Taft Vineland Road, Orlando, FL 32837

• El término «Evento» hace referencia a la IAAPA Expo 2026, que se celebrará en Orlando (Florida) del 12 al 23 de noviembre de 2026 (incluidas las fechas de montaje y desmontaje).

• El término «recinto ferial» se refiere a las siguientes ubicaciones físicas en las que se celebra el Evento: Centro de Convenciones del Condado de Orange, Edificio Oeste, Edificios Norte y Sur, y Estacionamiento Sur.

• El término «vehículos» se refiere a todo tipo de carritos a motor, automóviles, camiones, tractores, etc.

• EAC deberá retirar todas las cajas de conexiones, escaleras u otros equipos de los pasillos u otras zonas comunes antes de las 17:00 horas del lunes 16 de noviembre, tal y como se establece en el período del contrato de la IAAPA. La EAC está autorizada a almacenar el equipo en el stand del expositor únicamente durante el montaje y el desmontaje. Todo el equipo deberá retirarse del stand antes del 16 de noviembre, como preparación para la inauguración de la feria.

• La EAC no podrá operar un mostrador de atención al cliente dentro del recinto ferial. La EAC deberá limitar sus operaciones al espacio del stand del expositor.

• Cada EAC debe disponer de un pedido de servicio auténtico y válido por parte de un expositor antes del primer día de montaje de la Expo. El EAC no podrá, bajo ninguna circunstancia, captar clientes en el recinto ferial.

• Cualquier bien de los EAC que no se haya retirado al finalizar la jornada laboral quedará bajo su propia responsabilidad. Además, dichos bienes podrán ser desplazados, retirados o almacenados a cargo del EAC si, por cualquier motivo, la IAAPA considera que interfieren en cualquier aspecto del montaje o desmontaje. La IAAPA se reserva el derecho a exigir el pago de la devolución de dichos bienes.

• Para garantizar la seguridad y aliviar la congestión en el piso de exhibición, no se permite a la EAC ni a los expositores disponer de carritos eléctricos o patinetes en el edificio en ningún momento.

• Queda prohibido el funcionamiento o el uso de equipos motorizados o mecánicos de manipulación de materiales por parte de los expositores o de los contratistas designados por estos.

• Los EAC deben cumplir las normas de seguridad y prevención de incendios y las del recinto ferial, así como todas las demás normas y reglamentos vigentes establecidos o modificados por la IAAPA y su contratista de servicios generales, GES.

• Los expositores, los representantes de un expositor o los EAC que necesiten trabajar fuera del horario de montaje cualquier día de montaje (incluidas las fechas de montaje específicas) para cumplir con el plazo de montaje deberán rellenar el formulario en línea de «Permiso de trabajo en horario especial» antes de las 16:00 h cada día que necesiten trabajar hasta más tarde. Acudan a la oficina del responsable de planta, situada en el centro del recinto ferial, para escanear el código QR y completar el formulario.

• Los EAC solo podrán acceder al Piso de exhibición durante el horario de la feria si han adquirido una acreditación de EAC durante el proceso de inscripción de EAC.

• Los expositores deben devolver el espacio de su stand tal y como lo recibieron. Los expositores deben acordar con su EAC la retirada de toda la basura del espacio de exposición tras el desmontaje. IAAPA o GES se reservan el derecho a cobrar a la empresa expositora cualquier exceso de basura que la empresa de limpieza contratada retire del stand.

• Se expulsará a los EAC de las instalaciones si:

  • se comprueba que el EAC está trabajando en el stand de cualquier expositor sin haberse inscrito a través del sitio web de inscripción de EAC

  • el EAC incumpla cualquiera de las disposiciones del Acuerdo del EAC o las normas y reglamentos establecidos por la IAAPA;

  • la participación de los miembros de la EAC en la feria dé lugar a huelgas, piquetes u otras acciones laborales dirigidas contra la IAAPA;

  • el EAC provoca otras perturbaciones o interferencias irrazonables, o causa molestias a la IAAPA o a cualquiera de sus clientes.

• Cada expositor debe aprobar al EAC a través del sitio web de inscripción de expositores. Los EAC no pueden aprobarse a sí mismos.

• Los EAC deben presentar un certificado de seguro que acredite una cobertura mínima de responsabilidad civil de 1 millón de dólares estadounidenses en concepto de indemnización por accidentes laborales, 2 millones de dólares estadounidenses de responsabilidad civil general acumulada, 1 millón de dólares estadounidenses por siniestro y 1 millón de dólares estadounidenses de seguro de responsabilidad civil de automóviles, y en el que se mencione a IAAPA, el Centro de Convenciones del Condado de Orange, GES, sus entidades, filiales, agentes, representantes, directivos, personal, voluntarios y empleados, como asegurados adicionales para la IAAPA Expo 2026, del 12 al 23 de noviembre de 2026.

• Los miembros de la EAC solicitarán las pulseras a través del sitio web de inscripción de la EAC. Todos los trabajadores y supervisores de la EAC que trabajen en el Piso de exhibición deberán llevar puestas las pulseras de la EAC. Por motivos de seguridad, los miembros de la EAC no podrán llevar las acreditaciones de expositor.

• Cada empresa de la EAC responsable del desmontaje de los stands al finalizar la Expo deberá tener todos los stands desmontados y listos para su envío de acuerdo con el calendario de desmontaje.

• No se permitirá el acceso de los EAC al Piso de exhibición hasta las 17:00 horas del último día de la feria y primer día de desmontaje, el viernes 20 de noviembre.