Per “Appaltatore designato dall’espositore” (EAC) si intende qualsiasi appaltatore di servizi che non sia un appaltatore ufficiale dell’IAAPA Expo 2026. Ne sono un esempio: appaltatori per l’allestimento e lo smantellamento, appaltatori per l’installazione e la disinstallazione, appaltatori per servizi audiovisivi, floristi, ecc. Gli appaltatori ufficiali non devono presentare domanda come EAC. Gli espositori che realizzano autonomamente il proprio stand NON sono considerati EAC.
Tutti gli EAC devono registrarsi sia presso l’IAAPA che presso la GES e fornire a ciascuna un certificato di assicurazione valido che soddisfi i requisiti sia dell’IAAPA che della GES. La mancata registrazione presso entrambe le organizzazioni comporterà un ritardo nell’accesso del personale all’area espositiva.
Gli EAC devono inoltre essere autorizzati a operare presso l’Orange County Convention Center.
IAAPA Expo: appaltatori non ufficiali / designati dagli espositori
Per “appaltatore designato dall’espositore” (EAC) si intende qualsiasi appaltatore di servizi che non sia un appaltatore ufficiale dell’IAAPA Expo.
Orange County Convention Center (OCCC)– Impianti di sollevamento aereo e servizi di supporto
Smart City– Internet e telefono
Sodexo Live!– Approvazione del catering e della degustazione di cibi e bevande
GES – Movimentazione merci e pulizia degli stand
Events TNT– Sicurezza
Steven Miller Photography– Riprese video e servizi fotografici per gli espositori (non legati alla stampa)
Attenersi a tutte le linee guida relative alla fiera riportate nel contratto di esposizione e nelManuale dell'espositore.
Le istruzioni su come registrare le aziende EAC saranno disponibili a breve.
Al momento della registrazione, l’EAC dovrà fornire le seguenti informazioni:
Fornire i dati di contatto dell’azienda.
Caricare un certificato di assicurazione (vedere la scheda sottostante).
Ordinare i braccialetti per l’allestimento e lo smontaggio.
Accettare i Termini e le Condizioni dell’EAC (vedere la scheda sottostante).
Il termine ultimo per la registrazione degli EAC presso l’IAAPA è martedì 13 ottobre. Agli EAC le cui richieste di registrazione perverranno dopo il 13 ottobre verrà addebitata una penale di 50 USD. Agli EAC le cui richieste di registrazione perverranno dopo il 29 ottobre verrà addebitata una penale di 100 USD.
Gli EAC che necessitano di accesso all’area espositiva durante gli orari di apertura possono acquistare badge EAC per i giorni della fiera al costo di 100 USD ciascuno.
A nessun EAC sarà consentito lavorare nell’area espositiva senza essersi registrato tramite il sito dedicato alla registrazione degli EAC e aver presentato la documentazione richiesta.
La registrazione all’EAC è disponibile qui.
Per avviare la procedura di registrazione all'EAC, ogni EAC deve seguire i passaggi riportati di seguito e fornire le informazioni richieste:
Fornire i dati di contatto, compreso il referente in loco.
Inviare un certificato di assicurazione conforme ai requisiti indicati di seguito nella sezione “Requisiti assicurativi per gli EAC”.
Indicare per quali espositori lavora l’EAC. Gli EAC non devono registrarsi separatamente per ciascun espositore per cui lavorano, poiché la registrazione EAC consente di includere fino a 20 espositori in un’unica registrazione.
Indicare i servizi forniti a tutti gli espositori che li hanno ingaggiati.
Accettare i Termini IAAPA per gli EAC elencati di seguito nella sezione “Termini per gli EAC”.
Inserire il numero di braccialetti EAC che si prevede saranno necessari sia per l’allestimento che per lo smontaggio.
Acquistare i badge EAC per i giorni di fiera (se necessari)
Gli EAC NON sono ammessi nell’area espositiva nei giorni di apertura della fiera, dal 17 al 20 novembre*, a meno che non acquistino un badge EAC per i giorni di fiera. (L’accesso gratuito per gli EAC per lo smontaggio tramite braccialetti inizia alle 17:00 del 20 novembre).
I badge EAC per i giorni di fiera costano 100 USD a persona e garantiscono l’accesso per l’intero periodo della fiera.
Il termine ultimo per la registrazione degli EAC presso l’IAAPA è martedì 13 ottobre. Agli EAC le cui richieste di registrazione perverranno dopo il 13 ottobre verrà addebitata una penale di 50 USD. Agli EAC le cui richieste di registrazione perverranno dopo il 29 ottobre verrà addebitata una penale di 100 USD.
Gli EAC sono tenuti a fornire un certificato di assicurazione (COI) che includa almeno quanto segue:
- 1 milione di dollari USA per l’indennizzo dei lavoratori
- 2 milioni di dollari USA di copertura complessiva
- 1 milione di dollari USA per sinistro
- 1 milione di dollari USA di assicurazione di responsabilità civile auto
Le date di copertura della polizza devono avere inizio entro il 12 novembre 2026 e non scadere prima del 23 novembre 2026.
Il certificato di assicurazione (COI) deve includere quanto segue nella sezione «Descrizione delle attività»:
IAAPA, Orange County Convention Center, GES, le loro entità, controllate, agenti, rappresentanti, funzionari, personale, volontari e dipendenti, in qualità di assicurati aggiuntivi per l’IAAPA Expo 2026, dal 12 al 23 novembre 2026.
Il titolare del certificato deve essere: IAAPA, 4155 West Taft Vineland Road, Orlando, FL 32837
Il termine “Evento” si riferisce all’IAAPA Expo 2026 che si terrà a Orlando, in Florida, dal 12 al 23 novembre 2026 (comprese le date di allestimento e smontaggio).
Il termine “padiglione espositivo” si riferisce alle seguenti sedi fisiche in cui si terrà l’Evento: Orange County Convention Center, Edificio Ovest, Edifici Nord e Sud, Parcheggio Sud.
Il termine «veicoli» si riferisce a tutti i tipi di carrelli a motore, automobili, camion, trattori, ecc.
L’EAC deve rimuovere tutte le scatole di derivazione, le scale o altre attrezzature dal corridoio o da altre aree comuni entro le ore 17:00 di lunedì 16 novembre, come indicato nei Termini contrattuali dell’IAAPA. All’EAC è consentito depositare le attrezzature nello stand dell’espositore solo durante le fasi di allestimento e smontaggio. Tutte le attrezzature devono essere rimosse dallo stand entro il 16 novembre in vista dell’apertura della fiera.
L’EAC non può gestire uno sportello di assistenza all’interno del padiglione espositivo. L’EAC deve limitare le proprie attività allo spazio dello stand dell’espositore.
Ogni EAC deve disporre di un ordine di servizio autentico e valido da parte di un espositore prima del primo giorno di allestimento della fiera. L’EAC non può, in nessun caso, sollecitare affari all’interno dell’area espositiva.
Qualsiasi bene di proprietà dell’EAC non rimosso al termine dell’orario di lavoro rimane a proprio rischio. Inoltre, tali beni potranno essere spostati, rimossi o immagazzinati a spese dell’EAC qualora l’IAAPA ritenga, per qualsiasi motivo, che essi interferiscano con qualsiasi aspetto dell’allestimento o dello smontaggio. L’IAAPA si riserva il diritto di richiedere il pagamento per la restituzione di tali beni.
Al fine di garantire la sicurezza e ridurre la congestione nell’area espositiva, all’EAC e agli espositori non è consentito l’uso di carrelli elettrici o scooter all’interno dell’edificio in nessun momento.
È vietato l’uso o il funzionamento di attrezzature motorizzate o meccaniche per la movimentazione dei materiali da parte degli espositori o dei loro appaltatori designati.
Gli EAC devono attenersi alle norme antincendio e di sicurezza e al regolamento del padiglione espositivo, nonché a tutte le altre norme e regolamenti vigenti stabiliti o modificati dall’IAAPA e dal suo appaltatore di servizi generali, GES.
Gli espositori, i rappresentanti di un espositore o gli EAC che debbano lavorare oltre l’orario di allestimento in qualsiasi giorno di allestimento (comprese le date di allestimento specificate) per rispettare la scadenza prevista per l’allestimento dovranno compilare il modulo online “Permesso di lavoro fuori orario” entro le ore 16:00 ogni giorno in cui è necessario lavorare oltre l’orario previsto. Si prega di recarsi presso l’ufficio del responsabile di sala, situato al centro del padiglione espositivo, per scansionare il codice QR e completare il modulo.
Gli EAC sono ammessi nell’area espositiva solo durante gli orari di apertura della fiera, a condizione che abbiano acquistato un badge EAC durante la procedura di registrazione EAC.
Gli espositori sono tenuti a riconsegnare lo spazio dello stand nelle stesse condizioni in cui lo hanno ricevuto. Gli espositori devono concordare con il proprio EAC la rimozione di tutti i rifiuti dallo spazio espositivo dopo lo smontaggio. IAAPA o GES si riservano il diritto di addebitare all’azienda espositrice eventuali costi per i rifiuti in eccesso rimossi dallo stand dall’impresa di pulizie incaricata.
Gli EAC saranno allontanati dalla struttura se:
si riscontri che l’EAC sta lavorando in uno stand di un espositore non presentato tramite il sito di registrazione EAC
l’EAC violi una qualsiasi delle disposizioni del Contratto EAC o delle norme e dei regolamenti stabiliti da IAAPA.
la partecipazione dell’EAC alla fiera dovesse portare a scioperi, picchetti o altre azioni sindacali rivolte contro l’IAAPA;
gli EAC causino altri disordini o interferenze irragionevoli o disagi a IAAPA o a uno qualsiasi dei suoi clienti.
Ogni espositore deve approvare l’EAC tramite il sito di registrazione degli espositori. Gli EAC non possono approvarsi autonomamente.
Gli EAC sono tenuti a fornire un certificato di assicurazione che attesti una copertura minima di 1 milione di dollari USA per l’indennizzo dei lavoratori, 2 milioni di dollari USA di massimale complessivo, 1 milione di dollari USA per sinistro e 1 milione di dollari USA di assicurazione di responsabilità civile auto, indicando come assicurati l’IAAPA, Orange County Convention Center, GES, le loro entità, filiali, agenti, rappresentanti, funzionari, personale, volontari e dipendenti, come assicurati aggiuntivi per l’IAAPA Expo 2026, dal 12 al 23 novembre 2026.
Gli EAC ordineranno i braccialetti tramite il sito di registrazione EAC. I braccialetti EAC devono essere indossati da tutti i lavoratori e i supervisori dell’EAC che operano nell’area espositiva. Per motivi di sicurezza, agli EAC non è consentito indossare i badge degli espositori.
Ogni società EAC responsabile dello smontaggio degli stand al termine dell’Expo dovrà provvedere affinché tutti gli stand siano smontati e pronti per la spedizione secondo il programma di smontaggio.
Le EAC non sono ammesse nell’area espositiva fino alle ore 17:00 dell’ultimo giorno di fiera/primo giorno di smontaggio, venerdì 20 novembre.
Il termine ultimo per l'iscrizione degli EAC all'IAAPA è martedì 13 ottobre. Agli EAC le cui richieste di iscrizione perverranno dopo il 13 ottobre verrà addebitata una penale di 50 USD. Agli EAC le cui richieste di iscrizione perverranno dopo il 29 ottobre verrà addebitata una penale di 100 USD.
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