Contractants non officiels / désignés par l'exposant

• Orange County Convention Center (OCCC) - Gréement aérien et services publics
• Smart City - Internet
• Sodexo Live - Restauration
• GES - Manutention du fret
• Events TNT - Sécurité
• Steven Miller Photography - Vidéographie et photographie des exposants (non liées à la presse)

• Se conformer à toutes les directives du salon indiquées dans le contrat d'exposition et dans le guide des services aux exposants.
• Des instructions sur la manière d'enregistrer les entreprises EAC seront bientôt disponibles.
• Lors de l'inscription, l'EAC devra fournir les informations suivantes :

1. Fournir les coordonnées de l'entreprise.
2. Télécharger un certificat d'assurance (voir l'onglet ci-dessous).
3. Commander des bracelets pour l'emménagement et le déménagement.
4. Accepter les conditions de l'EAC (voir l'onglet ci-dessous).

• La date limite d'inscription des CCE est fixée au 14 octobre. Si cette date n'est pas respectée, les CCE se verront imposer des frais de retard de 50 dollars jusqu'au 30 octobre. Après le 30 octobre, les frais de retard s'élèveront à 100 dollars.
• Les CCE qui ont besoin d'accéder à la salle d'exposition pendant les heures d'ouverture peuvent acheter des badges de CCE pour les jours d'exposition au prix de 100 dollars l'unité.

Aucun EAC ne sera autorisé à travailler sur le salon sans s'être inscrit sur le site d'inscription des EAC et sans avoir soumis les documents requis.

L'inscription des CCE est disponible ici.

Pour entamer la procédure d'inscription, chaque CCE doit suivre les étapes ci-dessous et fournir les informations requises :

1. Fournir les coordonnées d'une personne de contact, y compris une personne de contact sur place.

2. Soumettre un certificat d'assurance répondant aux exigences ci-dessous sous la rubrique "Exigences en matière d'assurance pour les CCE".

3. Indiquer pour quel(s) exposant(s) il travaille.

   Les CCE n'ont pas besoin de s'inscrire séparément pour chaque exposant pour lequel ils travaillent.

   L'inscription du CCE permet d'inclure jusqu'à 10 exposants dans une seule inscription.

4. Indiquer les services fournis à tous les exposants qui s'engagent.

5. Accepter les conditions de l'IAAPA EAC énumérées ci-dessous sous "Conditions de l'EAC".

6. Indiquer le nombre de bracelets EAC qui seront nécessaires pour l'emménagement et le déménagement.

7. Acheter les badges EAC pour le jour du salon (si nécessaire)

   Les EAC ne sont PAS autorisés à se rendre sur le site de l'exposition pendant les journées portes ouvertes (du 18 au 21 novembre*), à moins qu'ils n'achètent un badge d'entrepreneur non officiel.

   Chaque badge coûte 100 dollars par personne et sera disponible pendant toute la durée du salon.

   * Le 21 novembre, l'accès gratuit des EAC commence à 17 heures pour le déménagement.

La date limite d'inscription des EAC est fixée au 14 octobre. Si cette date n'est pas respectée, les EAC devront s'acquitter de frais de retard de 50 dollars jusqu'au 30 octobre. Après le 30 octobre, les frais de retard s'élèveront à 100 dollars.

Les EAC sont tenus de fournir un certificat d'assurance (COI) comprenant au minimum les éléments suivants :

• 1 million de dollars US pour l'indemnisation des accidents du travail
• 2 millions de dollars américains pour l'ensemble des dommages
• 1 million de dollars par événement
• Une assurance responsabilité civile automobile de 1 million de dollars américains

Le certificat d'assurance doit inclure les éléments suivants dans la description des opérations :

IAAPA, Orange County Convention Center, GES, leurs entités, filiales, agents, représentants, dirigeants, personnel, bénévoles et employés, en tant qu'assurés supplémentaires pour l'IAAPA Expo 2025, du 13 au 23 novembre 2025.

Le détenteur du certificat doit être : IAAPA, 4155 West Taft Vineland Road, Orlando, FL 32837

• Le terme " Événement " fait référence à l'IAAPA Expo 2025 qui se tiendra à Orlando, en Floride, du 13 au 23 novembre 2025 (y compris les dates d'emménagement et de départ).
• Le terme "hall d'exposition" fait référence aux lieux physiques suivants où se déroule l'événement : Orange County Convention Center, bâtiments nord et sud, parkings nord et sud.
• Le terme "véhicules" désigne tous les types de chariots à moteur, d'automobiles, de camions, de tracteurs, etc.
• L'EAC doit retirer toutes les boîtes, échelles ou autres équipements de l'allée ou d'autres zones communes avant 17 heures le lundi 17 novembre, comme indiqué dans les conditions contractuelles de l'IAAPA. L'EAC est autorisé à stocker du matériel dans le stand de l'exposant uniquement pendant l'installation et le démontage. Tout l'équipement doit être retiré du stand avant le 17 novembre en vue de l'ouverture du salon.
• L'EAC n'est pas autorisé à gérer un bureau de service dans le hall d'exposition. L'EAC doit limiter ses opérations à l'espace du stand de l'exposant.
• Chaque EAC doit disposer d'une commande de service réelle et valide de la part d'un exposant avant le premier jour d'installation de l'Expo. L'EAC ne peut en aucun cas solliciter des clients sur le site de l'exposition.
• Tout bien de l'EAC qui n'est pas enlevé à la fin des heures de travail est laissé à ses propres risques. En outre, ces biens peuvent être déplacés, enlevés ou stockés aux frais de l'EAC s'ils sont considérés par l'IAAPA, pour quelque raison que ce soit, comme interférant avec un aspect quelconque du déménagement ou de l'emménagement. L'IAAPA se réserve le droit d'exiger le paiement de la restitution de ces biens.
• Afin d'assurer la sécurité et de décongestionner le salon, les EAC et les exposants ne sont pas autorisés à avoir des chariots électriques ou des scooters dans le bâtiment à quelque moment que ce soit.
• Le fonctionnement ou l'utilisation d'équipements de manutention motorisés ou mécaniques par les exposants ou leurs sous-traitants désignés est interdit.
• L'EAC doit se conformer aux règlements relatifs aux incendies, à la sécurité et à la salle d'exposition, ainsi qu'à toutes les autres règles et règlements en vigueur, tels qu'établis ou amendés par l'IAAPA et son prestataire de services généraux, GES.
• Les exposants, les représentants d'un exposant ou les EAC qui doivent travailler après les heures d'emménagement, quel que soit le jour de l'emménagement (y compris les dates d'emménagement ciblées), afin de respecter l'heure limite d'installation, devront remplir le formulaire en ligne " Special Time Work Permit " avant 16 heures chaque jour où ils doivent travailler en retard. Veuillez vous rendre au bureau du responsable d'étage au centre du hall d'exposition pour scanner le code QR afin de remplir le formulaire.
• Les CCE ne sont autorisés à pénétrer dans le hall d'exposition pendant les heures d'ouverture que s'ils ont acheté un badge de CCE au cours de la procédure d'inscription des CCE.
• Les exposants sont tenus de restituer leur espace de stand de la même manière qu'ils l'ont reçu. Les exposants doivent organiser avec leur CCE l'enlèvement de tous les déchets de l'espace d'exposition après le démontage. L'IAAPA ou GES se réserve le droit de facturer à l'exposant tout déchet excédentaire enlevé du stand par la société de nettoyage sous contrat.
• L'EAC sera expulsé des locaux si :
  • l'EAC travaille dans le stand d'un exposant qui n'a pas été inscrit sur le site d'enregistrement de l'EAC
  • l'EAC enfreint l'une des dispositions de l'accord EAC ou des règles et règlements établis par l'IAAPA.
  • la participation de l'EAC à l'exposition entraîne des grèves, des piquets de grève ou d'autres actions syndicales dirigées contre l'IAAPA.
  • l'EAC cause d'autres perturbations ou interférences déraisonnables avec l'IAAPA ou l'un de ses clients, ou leur cause des désagréments.
• Chaque exposant doit approuver l'EAC via le site d'inscription des exposants. Les CCE ne peuvent pas s'approuver eux-mêmes.
• Les EAC sont tenus de fournir un certificat d'assurance indiquant une responsabilité minimale de 1 million de dollars US pour les accidents du travail, 2 millions de dollars US pour l'ensemble des dommages, 1 million de dollars US par événement, et 1 million de dollars US pour la responsabilité automobile, et désignant l'IAAPA, l'Orange County Convention Center, GES, leurs entités, filiales, agents, représentants, officiers, personnel, volontaires et employés, comme assurés supplémentaires pour l'IAAPA Expo 2025, du 13 au 23 novembre 2025.
• Les EAC commanderont leurs bracelets sur le site d'inscription des EAC. Les bracelets de l'EAC doivent être portés par tous les employés et superviseurs de l'EAC travaillant sur le plancher du salon. Pour des raisons de sécurité, les EAC ne sont pas autorisés à porter des badges d'exposant.
• Chaque société EAC chargée de démonter les stands à la fin de l'exposition doit avoir démonté tous les stands et les avoir préparés pour l'expédition conformément au calendrier de déménagement.
• Les EAC ne sont pas autorisés à se rendre sur le site de l'exposition avant 17 heures le premier jour du déménagement.