Prestataires non officiels de l'IAAPA Expo / Prestataires désignés par les exposants

• Centre de congrès du comté d'Orange (OCCC)– Installations aériennes et réseaux

• Smart City– Internet et téléphonie

• Sodexo Live !– Restauration et autorisation de dégustation d’aliments et de boissons

• GES – Manutention du fret et nettoyage des stands

• Events TNT– Sécurité

• Steven Miller Photography– Vidéographie et photographie des exposants (hors presse)

• Veuillez respecter l'ensemble des consignes relatives au salon figurant dans le contrat d'exposition et dans leguide de l'exposant.

• Les instructions relatives à l'inscription des entreprises de l'EAC seront bientôt disponibles.

• Lors de l’inscription, l’EAC devra fournir les informations suivantes :

1. Fournir les coordonnées de l'entreprise.

2. Téléverser un certificat d’assurance (voir l’onglet ci-dessous).

3. Commander des bracelets pour l'installation et le démontage.

4. Accepter les conditions générales de l’EAC (voir l’onglet ci-dessous).

• La date limite d'inscription des EAC auprès de l'IAAPA est fixée au mardi 13 octobre. Les EAC dont les demandes d'inscription seront reçues après le 13 octobre se verront facturer des frais de retard de 50 USD. Les EAC dont les demandes d'inscription seront reçues après le 29 octobre se verront facturer des frais de retard de 100 USD.

• Les EAC qui ont besoin d’accéder au parc des expositions pendant les heures d’ouverture peuvent acheter des badges EAC pour les jours du salon au prix de 100 $ chacun.

Aucun EAC ne sera autorisé à travailler sur le parc des expositions sans s'être inscrit via le site d'inscription des EAC et avoir fourni les documents requis.

Le formulaire d'inscription à l'EAC est disponible ici.

Pour lancer la procédure d'inscription à l'EAC, chaque EAC doit suivre les étapes ci-dessous et fournir les informations requises :

1. Fournir ses coordonnées, y compris celles d’un interlocuteur sur place.

2. Fournir un certificat d’assurance répondant aux exigences indiquées ci-dessous dans la section « Exigences en matière d’assurance pour les EAC ».

3. Indiquez pour quel(s) exposant(s) l’EAC travaille. Les EAC n’ont pas besoin de s’inscrire séparément pour chaque exposant pour lequel ils travaillent, car l’inscription EAC permet d’inclure jusqu’à 20 exposants dans une seule inscription.

4. Indiquer les services fournis pour tous les exposants qui l'emploient.

5. Accepter les conditions générales de l’IAAPA relatives aux EAC, énumérées ci-dessous dans la section « Conditions générales des EAC ».

6. Indiquez le nombre de bracelets EAC dont vous pensez avoir besoin pour l’installation et le démontage.

7. Achetez des badges EAC pour les jours du salon (si nécessaire)

Les EAC ne sont PAS autorisés à accéder au parc des expositions pendant les jours d’ouverture du salon, du 17 au 20 novembre*, à moins qu’ils n’achètent un badge EAC pour les jours de salon. (L’accès gratuit au salon pour les EAC lors du démontage, grâce aux bracelets, commence à 17 h le 20 novembre).

Les badges EAC « Show Day » coûtent 100 USD par personne et donnent accès au salon pendant toute la durée de l’événement.

La date limite d’inscription des EAC auprès de l’IAAPA est fixée au mardi 13 octobre. Les EAC dont les demandes d’inscription seront reçues après le 13 octobre se verront facturer des frais de retard de 50 USD. Les EAC dont les demandes d’inscription seront reçues après le 29 octobre se verront facturer des frais de retard de 100 USD.

Les EAC sont tenues de fournir un certificat d'assurance (COI) comprenant au minimum les éléments suivants :

• 1 million de dollars US au titre de l'indemnisation des accidents du travail
• 2 millions de dollars US de couverture globale
• 1 million de dollars US par sinistre
• 1 million de dollars US d’assurance responsabilité civile automobile

La période de couverture de la police doit débuter au plus tard le 12 novembre 2026 et ne pas expirer avant le 23 novembre 2026.

Le certificat d’assurance (COI) doit inclure les éléments suivants dans la rubrique « Description des activités » :

IAAPA, Orange County Convention Center, GES, leurs entités, filiales, agents, représentants, dirigeants, personnel, bénévoles et employés, en tant qu’assurés supplémentaires pour l’IAAPA Expo 2026, du 12 au 23 novembre 2026.

Le titulaire du certificat doit être : IAAPA, 4155 West Taft Vineland Road, Orlando, FL 32837

• Le terme « Événement » désigne l’IAAPA Expo 2026 qui se tiendra à Orlando, en Floride, du 12 au 23 novembre 2026 (dates d’installation et de démontage comprises).

• Le terme « hall d’exposition » désigne les lieux physiques suivants où se déroule l’Événement : Orange County Convention Center, bâtiment Ouest, bâtiments Nord et Sud, parking Sud.

• Le terme « véhicules » désigne tous les types de chariots motorisés, automobiles, camions, tracteurs, etc.

• L’EAC doit retirer tous les boîtiers de dérivation, échelles ou autres équipements des allées ou autres espaces communs avant 17 h le lundi 16 novembre, conformément aux conditions contractuelles de l’IAAPA. L’EAC est autorisé à entreposer du matériel dans le stand de l’exposant uniquement pendant les phases de montage et de démontage. Tout le matériel doit être retiré du stand avant le 16 novembre en vue de l’ouverture du salon.

• L’EAC n’est pas autorisé à tenir un comptoir de service au sein du hall d’exposition. L’EAC doit limiter ses activités à l’espace du stand de l’exposant.

• Chaque EAC doit disposer d’une commande de service authentique et valide émanant d’un exposant avant le premier jour d’installation du salon. L’EAC ne peut en aucun cas démarcher des clients dans l’enceinte du salon.

• Tout bien appartenant à l’EAC qui n’aura pas été retiré à la fin des heures de travail le restera à ses propres risques. De plus, ces biens pourront être déplacés, retirés ou entreposés aux frais de l’EAC si l’IAAPA estime, pour quelque raison que ce soit, qu’ils gênent le déroulement de l’installation ou du démontage. L’IAAPA se réserve le droit d’exiger le paiement de frais pour la restitution desdits biens.

• Afin de garantir la sécurité et de désengorger le parc des expositions, il est interdit aux membres de l’EAC et aux exposants d’utiliser des chariots électriques ou des trottinettes électriques dans le bâtiment à tout moment.

• L’utilisation d’équipements de manutention motorisés ou mécaniques par les exposants ou leurs sous-traitants désignés est interdite.

• Les EAC doivent se conformer aux règles de sécurité incendie et aux règlements du hall d’exposition, ainsi qu’à toutes les autres règles et réglementations en vigueur telles que définies ou modifiées par l’IAAPA et son prestataire de services généraux, GES.

• Les exposants, les représentants d’un exposant ou les EAC qui doivent travailler après les heures d’installation, quel que soit le jour d’installation (y compris les dates d’installation ciblées), afin de respecter la date limite de montage, devront remplir le formulaire en ligne « Autorisation de travail en dehors des horaires habituels » avant 16 h chaque jour où vous devez travailler tard. Veuillez vous rendre au bureau du responsable de l’espace d’exposition, situé au centre du hall d’exposition, afin de scanner le code QR et de remplir le formulaire.

• Les EAC ne sont autorisés à accéder à l’espace d’exposition pendant les heures d’ouverture du salon que s’ils ont acheté un badge EAC lors de la procédure d’inscription des EAC.

• Les exposants sont tenus de restituer leur espace de stand dans l’état où ils l’ont reçu. Les exposants doivent s’organiser avec leur EAC pour évacuer tous les déchets de l’espace d’exposition après le démontage. L’IAAPA ou GES se réserve le droit de facturer à la société exposante tout volume de déchets excédentaire évacué du stand par l’entreprise de nettoyage sous contrat.

• Les EAC seront expulsés des lieux si :

  • il s’avère que l’EAC travaille dans le stand d’un exposant sans que celui-ci ait été déclaré via le site d’inscription des EAC

  • l’EAC enfreint l’une des dispositions du contrat EAC ou les règles et règlements établis par l’IAAPA ;

  • la participation de l’EAC au salon entraîne des grèves, des piquets de grève ou toute autre action syndicale visant l’IAAPA ;

  • les membres de l’EAC causent d’autres perturbations, des interférences déraisonnables ou des désagréments à l’IAAPA ou à l’un de ses clients.

• Chaque exposant doit approuver l’EAC via le site d’inscription des exposants. Les EAC ne peuvent pas s’approuver eux-mêmes.

• Les EAC sont tenus de fournir un certificat d’assurance attestant d’une couverture minimale de 1 million de dollars US au titre de l’indemnisation des accidents du travail, de 2 millions de dollars US au titre de la responsabilité civile générale, de 1 million de dollars US par sinistre et de 1 million de dollars US au titre de la responsabilité civile automobile, et de désigner l’IAAPA, l’Orange County Convention Center, GES, ainsi que leurs entités, filiales, agents, représentants, dirigeants, personnel, bénévoles et employés, en tant qu’assurés supplémentaires pour l’IAAPA Expo 2026, du 12 au 23 novembre 2026.

• Les membres de l’EAC commanderont leurs bracelets via le site d’inscription de l’EAC. Les bracelets de l’EAC doivent être portés par tous les travailleurs et superviseurs de l’EAC travaillant dans le hall d’exposition. Pour des raisons de sécurité, les membres de l’EAC ne sont pas autorisés à porter les badges des exposants.

• Chaque entreprise membre de l’EAC chargée du démontage des stands à la clôture du salon doit veiller à ce que tous les stands soient démontés et prêts à être expédiés conformément au calendrier de démontage.

• Les membres de l’EAC ne sont pas autorisés à accéder à l’espace d’exposition avant 17 h le dernier jour du salon/premier jour du démontage, le vendredi 20 novembre.