Información importante sobre la feria IAAPA Expo

Centro de Convenciones del Condado de Orange (OCCC)
Edificio Norte/Sur
9400 Universal Blvd.
Orlando, Florida 32819 EE. UU.

Edificio Oeste
9800 International Dr.
Orlando, Florida 32819 EE. UU.

Piso de exhibición: del 17 al 20 de noviembre de 2026 (de martes a viernes)
Programa de educación: del 16 al 19 de noviembre de 2026 (de lunes a jueves)

Consulta elprograma completo, incluyendo la entrada y la salida de material

Todos los suelos del pabellón de exposiciones son de hormigón. La capacidad de carga del suelo es de 400 libras por pie cuadrado. El espacio de exposición exterior es de asfalto.

La altura interior de la sala de exposiciones es de 40 pies (12,19 m) hasta las vigas de soporte del edificio. Si los elementos de exposición de su stand superan la altura máxima permitida para su tipo de stand según las Especificaciones de exposición en los stands, deberá presentar una solicitud de excepción mediante el Formulario de distribución del stand para su revisión antes del 11 de septiembre. La IAAPA solo concederá una excepción de altura para aquellos productos que no afecten a la visibilidad de los stands vecinos.

Todos los pasillos del recinto ferial tienen 10 pies (3,05 m) de ancho. Los pasillos transversales tienen 20 pies (6,10 m) de ancho. Consulte el plano del recinto ferial.

Hay columnas repartidas por toda la sala de exposiciones. Es posible que algunos stands se vean afectados por la presencia de columnas en el espacio contratado. Consulte el plano de la sala de exposiciones o póngase en contacto con el equipo de ventas de la feria si tiene alguna duda. No se puede fijar nada a las columnas sin el permiso de la IAAPA y del edificio, y no se puede obstruir el equipo de seguridad instalado en las columnas.

La cortina trasera del stand será AZUL y GRIS, y la cortina lateral del stand será AZUL. Véanse las imágenes aquí.

La sala de exposiciones y los stands no tienen moqueta. Todos los expositores con espacio interior deben disponer de moqueta o algún tipo de revestimiento para el suelo.

El color de la moqueta de los pasillos varía según los pabellones, tal y como se indica a continuación:

Pabellón Oeste

Pabellón Sur

A menos que haya contratado un paquete «llave en mano», los stands lineales y perimetrales (10 pies de profundidad) contarán con una cortina trasera de 8 pies de altura y una cortina lateral de 3 pies de altura. Si su stand está situado en una esquina, no se proporcionará ninguna cortina lateral a lo largo del pasillo, a menos que se solicite.

Los stands tipo península y tipo isla dividida contarán con cortinas de 8 pies de altura a lo largo de toda la parte trasera del stand. Si los dos stands que dan la espalda el uno al otro tienen paredes traseras completas, no se proporcionarán cortinas.

No se proporcionan cortinas para los stands tipo isla.

Se colgará un letrero de stand de 11”x17” con el nombre del expositor en el centro de la cortina trasera para los stands de hasta 300 sq ft. Los stands de más de 300 sq. ft. pueden solicitar con antelación un letrero identificativo a GES. Consulte aquí todas las configuraciones de cortinas.

A menos que haya contratado un paquete «llave en mano», no se incluye ningún revestimiento para el suelo en su stand. Todos los stands interiores deben contar con moqueta o algún tipo de revestimiento para el suelo en todo el espacio de exposición contratado. No se permiten materiales sueltos, como el mantillo. Cualquier suelo elevado debe cumplir con la normativa. Se puede contratar el alquiler de moqueta a través de GES.

Hay varios formularios obligatorios que TODOS los expositores deben presentar, independientemente del tamaño del stand o del tipo de exposición, entre ellos el formulario de distribución del stand y el formulario de seguridad para la participación del público. Tenga en cuenta que la presentación fuera de plazo o la falta de presentación de estos formularios supondrá una infracción de las normas de la feria. Inicie sesión en su Centro de Recursos para Expositores y, en la sección «Documentos obligatorios para expositores», haga clic en el nombre del formulario para comenzar. Si va a retrasarse en la presentación, avise a la IAAPA en [email protected] a más tardar en la fecha límite.

La IAAPA ha contratado una póliza básica de responsabilidad civil general en nombre de cada expositor, con una cobertura global de 2 millones de dólares y de 1 millón de dólares por siniestro. El coste es de 100 dólares por empresa expositora y la cuota debe abonarse junto con el contrato del expositor. Esta cobertura ampara a cada empresa expositora, por lo que no es necesario que estas presenten a la IAAPA un certificado personalizado con la información de la feria para su revisión. Los expositores deben seguir contando con su propio seguro; se trata de una cobertura adicional que la IAAPA contrata en nombre de los expositores. Esto supone un ahorro de tiempo tanto para el expositor como para la IAAPA.

Cualquier expositor que exhiba una atracción o dispositivo de ocio (según la norma ASTM 747-06) que permita la participación del público, que cocine o utilice cualquier dispositivo con llama abierta, que utilice materiales inflamables o que sirva o ofrezca degustaciones de alimentos o bebidas no suministrados por Sodexo Live!, deberá contar con una cobertura adicional de 3 millones de dólares de responsabilidad civil general y 2 millones de dólares por siniestro, y facilitar a la IAAPA una copia de dicho certificado a través del formulario de certificado de seguro que encontrará en su Centro de Recursos para Expositores antes del 9 de octubre. El certificado de seguro deberá incluir la siguiente información:

IAAPA, el Centro de Convenciones del Condado de Orange, GES, sus entidades, filiales, agentes, representantes, directivos, personal, voluntarios y empleados están asegurados adicionalmente para la IAAPA Expo 2026, del 12 al 22 de noviembre de 2026.

IAAPA debe figurar como titular del certificado en la dirección 4155 West Taft Vineland Road, Orlando, FL 32837.

Puede encontrar más información sobre los requisitos del seguro para expositores aquí.

El servicio de Internet inalámbrico estará disponible en todas las zonas de la IAAPA de los edificios Oeste, Sur y Norte, incluidas las salas de reuniones, los vestíbulos públicos y la zona del Piso de exhibición. El acceso es gratuito para quienes deseen consultar el correo electrónico, enviar mensajes de texto o realizar otros usos «ligeros». Si tiene previsto reproducir vídeos en streaming, descargar archivos o utilizar la conexión para necesidades más complejas, le recomendamos encarecidamente que contrate su propia conexión, para que la velocidad no obstaculice su proceso de ventas. Consulte el formulario de solicitud de Smart City Internetpara contratar el servicio de Internet.

Si tiene previsto utilizar un vehículo aéreo no tripulado, una aeronave pilotada a distancia o un dron en su stand, póngase en contacto con la IAAPA en [email protected]. Se aplican restricciones y es necesario presentar con antelación documentación adicional para obtener la autorización.

Habrá un vestuario para los personajes disfrazados situado cerca de la zona de servicios para expositores, tanto en el pabellón oeste como en el sur. Los expositores podrán utilizar esta sala para cambiarse de disfraz cuando sea necesario. Ten en cuenta que la sala no estará vigilada, por lo que no debes dejar objetos de valor en ella en ningún momento. Los personajes disfrazados solo podrán salir del espacio contratado del stand para desplazarse hacia o desde la entrada del pabellón, los aseos o el vestuario. Los personajes no deben interactuar con los asistentes mientras se desplazan.

No se debe retirar ningún producto del recinto ferial una vez que el stand esté montado y la Expo haya comenzado. Esto incluye los productos vendidos o dañados durante la Expo.

Quedan prohibidas las ventas al contado.

Los compradores que deseen recoger los productos de los expositores a través del muelle de carga o mediante envío después de las 16:00 horas del viernes 20 de noviembre, una vez cerrada la feria, deberán acudir al mostrador de GES en la zona de Servicios para Expositores para obtener un formulario de gestión de mercancías. Es responsabilidad del expositor y del cliente completar la documentación necesaria, abonar las tasas de gestión de transporte y disponer la recogida del envío durante el periodo de desmontaje designado.

IAAPA, GES y el OCCC no se harán responsables de los materiales extraviados o dañados que no hayan seguido los procedimientos de desmontaje adecuados.

Los expositores que hayan solicitado y obtenido autorización para ofrecer degustaciones de productos alimenticios y/o bebidas en su stand podrán utilizar las estaciones de lavado y los contenedores para residuos grasos situados tanto en el pabellón oeste como en el sur.

Por motivos de seguridad, no se permite el acceso al Piso de exhibición a menores de 18 años durante el montaje o el desmontaje bajo ninguna circunstancia. No obstante, los menores de 18 años sí pueden acceder al Piso de exhibición durante el horario de apertura de la feria. Los menores de 17 años deben recoger una pulsera en el recinto, en el mostrador de inscripción, acompañados de un adulto inscrito. Las pulseras para menores se proporcionan de forma gratuita.

No es necesario que los expositores sean socios de la IAAPA para exponer en la IAAPA Expo. No obstante, los expositores que aún no sean socios de la IAAPA deberán abonar tarifas más elevadas para asistir a los eventos especiales, así como una cuota adicional si desean asistir a alguna de las sesiones de la conferencia de Educación. Si deseas hacerte socio para ahorrarte un 40 % en el precio de todos los eventos, además de obtener acceso GRATUITO a la conferencia de Educación, consulta aquí la información sobre la afiliación.

Give Kids The World Village es un complejo turístico sin ánimo de lucro de 89 acres, «sacado de un cuento», situado en el centro de Florida, donde los niños con enfermedades graves y sus familias disfrutan de unas vacaciones gratuitas de una semana de duración. La IAAPA y muchos de nuestros socios llevan más de 30 años colaborando con Give Kids The World.

Los expositores pueden colaborar aún más con Give Kids The World donando artículos nuevos o sin usar, como peluches, juegos, golosinas, camisetas, atracciones y mucho más. Los expositores que tengan artículos sobrantes al final de la feria pueden donarlos a Give Kids The World de forma rápida y sencilla.

Descarga y rellena el formulariode donaciones en especie de Give Kids The World Village y envíalo por correo electrónico a Mark Richards a [email protected] o por fax a Give Kids The World al 407-396-1207.

Al finalizar la IAAPA Expo el viernes 20 de noviembre, entregue los artículos que desee donar en el remolque designado para donaciones de «Give Kids The World», situado en el edificio Oeste o en el Sur, entre las 16:00 y las 18:00 horas. En el edificio Sur, las donaciones pueden entregarse en el camión designado situado en el muelle de carga del pabellón Sur, cerca del inicio del pasillo S100. En el edificio Oeste, las donaciones pueden entregarse en el camión designado situado en el muelle de carga n.º 14 del pabellón Oeste, cerca del final del pasillo W100, detrás de IAAPA Central.

Los expositores deben estar siempre atentos ante los intentos de personas que traten de inducirlos a celebrar acuerdos indeseables, a venderles servicios que no desean ni necesitan, o a desviar de forma fraudulenta fondos destinados al destinatario previsto.

Todas las comunicaciones de los contratistas oficiales de la IAAPA Expo incluirán el sello de «Contratista oficial». Desconfíe de las comunicaciones de proveedores queNOincluyan elsello de «Contratista oficial» en cualquier comunicación que reciba.

IAAPA no vende la información de su base de datos; cualquier empresa que no figure como contratista de la IAAPA Expo debe considerarse potencialmente fraudulenta.

Si decide entablar una relación comercial con una empresa queNOsea uncontratista dela IAAPA Expo, la IAAPA no puede garantizar su legitimidad ni respaldar sus servicios.

Consulte la páginade alertas para expositores para obtener más información.