Informations importantes sur l'exposition

Centre de convention du comté d'Orange (OCCC)
Bâtiment Nord/Sud
9400 Universal Blvd.
Orlando, Florida 32819-9340 USA

Salon de l'exposition : 18-21 novembre 2025 (mardi-vendredi)
Éducation : 17-20 novembre 2025 (lundi-jeudi)

Voir le programme complet, y compris l'emménagement et le déménagement

Tous les sols intérieurs des salles d'exposition sont en béton. La capacité de charge du sol est de 400 livres par pied carré. L'espace d'exposition extérieur est en asphalte.

La hauteur intérieure du hall d'exposition est de 12,19 m jusqu'aux poutres de soutien du bâtiment. Si les éléments de votre stand sont plus hauts que la hauteur maximale autorisée pour votre type de stand selon les spécifications de présentation du stand, vous devez soumettre une demande de dérogation à l'aide du formulaire de présentation du stand qui sera examiné avant le 12 septembre. L'IAAPA n'accordera une dérogation de hauteur que pour les produits qui n'affectent pas les lignes de vue des stands voisins.

Toutes les allées du hall d'exposition ont une largeur de 3,05 m. Les allées transversales ont une largeur de 6,10 m. Les allées transversales ont une largeur de 6,10 m. Veuillez consulter le plan de la salle d'exposition.

Les colonnes sont réparties dans l'ensemble de la salle d'exposition. Certains stands d'exposition peuvent être affectés par des colonnes dans leur espace contractuel. Reportez-vous au plan du hall d'exposition ou contactez l'équipe des ventes si vous avez des inquiétudes. Rien ne peut être fixé aux colonnes sans l'autorisation de l'IAAPA et du bâtiment, et les équipements de sécurité sur les colonnes ne peuvent pas être bloqués.

Le drap de fond de cabine sera BLEU et BLANC, et le drap de côté sera BLEU. Voir les images ici.

La salle d'exposition et les stands ne sont pas recouverts de moquette. Tous les exposants disposant d'un espace intérieur doivent avoir de la moquette ou un revêtement de sol.

La couleur de la moquette des allées est basée sur les pavillons, comme suit :

À moins que vous n'ayez opté pour un forfait clé en main, les stands linéaires et périmétriques (10 pieds de profondeur) recevront un rideau arrière de 8 pieds de haut et un rideau latéral de 3 pieds de haut. Si votre stand est situé dans un coin, aucun rideau latéral ne sera fourni le long de l'allée, à moins que vous ne le demandiez.

Les stands "Peninsula" et "Split Island" recevront un rideau de 8 pieds de haut sur toute la longueur de l'arrière du stand. Si les deux stands adossés l'un à l'autre ont des murs arrière pleins, aucun rideau ne sera fourni.

Aucun rideau n'est fourni pour les stands en îlot.

Un panneau de 11 x 17 pouces indiquant le nom de l'exposant sera accroché au centre du rideau arrière pour les stands d'une superficie maximale de 300 pieds carrés. Les stands de plus de 300 pieds carrés peuvent demander à l'avance à GES de leur fournir un panneau d'identification. Voir toutes les configurations de rideaux ici.

À moins que vous n'ayez opté pour un forfait clé en main, aucun revêtement de sol n'est fourni avec votre stand. Tous les stands intérieurs doivent être recouverts de moquette ou d'un autre type de revêtement de sol sur l'ensemble de l'espace d'exposition contracté. Les matériaux en vrac tels que le paillis ne sont pas autorisés. Tout plancher surélevé doit être conforme aux règlements. La location de tapis peut être organisée par GES.

Il existe plusieurs formulaires obligatoires que TOUS les exposants doivent soumettre, quelle que soit la taille du stand ou le type d'exposition, notamment le formulaire d'aménagement du stand et le formulaire de sécurité pour la participation du public. Veuillez noter que le fait de soumettre ces formulaires en retard ou de ne pas les soumettre entraînera une violation des règles du salon. Connectez-vous à votre Exhibitor Resource Center et, sous Exhibitor Required Documents, cliquez sur le nom du formulaire pour commencer. Veuillez avertir l'IAAPA à l'adresse [email protected] au plus tard à la date limite si vous êtes en retard dans votre soumission.

L'IAAPA a souscrit une police de responsabilité générale de base pour le compte de chaque exposant, avec une couverture de 2 millions de dollars pour l'ensemble des dommages et de 1 million de dollars par événement. Le coût est de 100 $ par société exposante et doit être payé avec le contrat de l'exposant. Cette assurance couvre chaque société exposante, de sorte qu'il n'est pas nécessaire de soumettre à l'IAAPA un certificat personnalisé contenant des informations sur le salon pour examen. Les exposants doivent toujours souscrire leur propre assurance ; il s'agit d'une couverture supplémentaire que l'IAAPA contracte au nom des exposants. Il s'agit d'un gain de temps pour l'exposant et l'IAAPA.

Tout exposant présentant un manège ou un dispositif d'amusement (selon ASTM 747-06) qui permet la participation du public, utilisant des matériaux inflammables, ou servant/échantillonnant des produits alimentaires non fournis par Sodexo Live !, devra souscrire une couverture supplémentaire de 3 millions de dollars d'agrégat général et de 2 millions de dollars par événement et fournir à l'IAAPA une copie de ce certificat par le biais du formulaire de certificat d'assurance qui se trouve dans votre Centre de ressources pour exposants avant le 3 octobre. Le certificat d'assurance doit comporter les informations suivantes :

IAAPA, Orange County Convention Center, GES, leurs entités, filiales, agents, représentants, officiers, personnel, bénévoles et employés, sont assurés en plus pour l'IAAPA Expo 2025, du 13 au 23 novembre 2025.

L'IAAPA doit être le détenteur du certificat à l'adresse 4155 West Taft Vineland Road, Orlando, FL 32837.

Le service Internet sans fil sera disponible dans toutes les zones de l'IAAPA dans les bâtiments Nord et Sud, y compris les salles de réunion, les concours publics et sur le plancher du salon. L'accès est gratuit pour ceux qui souhaitent consulter leur courrier électronique, envoyer des SMS ou faire d'autres utilisations "légères". Si vous prévoyez de diffuser des vidéos, de télécharger des fichiers ou de répondre à des besoins plus complexes, nous vous recommandons vivement d'organiser votre propre connexion, afin que la vitesse n'entrave pas votre processus de vente. Veuillez consulter le formulaire de commande Smart City pour commander un service internet.

Si vous prévoyez d'utiliser un véhicule aérien sans pilote/un avion piloté à distance/drone dans votre stand, veuillez contacter l'IAAPA à l'adresse [email protected]. Des restrictions s'appliquent et des documents supplémentaires sont requis à l'avance pour obtenir l'approbation.

Un vestiaire pour les personnages costumés sera situé dans la zone des services aux exposants, sur le côté sud de la nacelle centrale. Les exposants peuvent utiliser cette salle pour changer de costume. Veuillez noter que la pièce n'est pas sécurisée et qu'il ne faut donc jamais y laisser d'objets de valeur. Les personnages costumés ne doivent se trouver à l'extérieur de l'espace réservé à leur stand que pour se rendre à l'entrée du hall, aux toilettes ou aux vestiaires, ou pour en revenir. Les personnages ne doivent pas interagir avec les participants lorsqu'ils sont en déplacement.

Aucun produit ne doit être retiré du salon une fois que le stand est installé et que le salon a ouvert ses portes. Cela inclut les produits vendus ou endommagés pendant l'exposition.

Les ventes en espèces sont interdites.

Les acheteurs qui souhaitent récupérer les produits de l'exposant via le quai de chargement ou l'expédition après 16 heures le vendredi 21 novembre, une fois l'exposition terminée, doivent se rendre au bureau de GES dans la zone des services aux exposants pour obtenir un formulaire de manutention. Il est de la responsabilité de l'exposant et du client de remplir les documents requis, de payer les frais de manutention du fret et de faire enlever la cargaison pendant la période de déménagement désignée.

L'IAAPA, GES et l'OCCC n'assument aucune responsabilité pour le matériel manquant ou endommagé qui n'a pas suivi les procédures de déménagement appropriées.

Les exposants autorisés à déguster des aliments ou des boissons dans leur stand peuvent utiliser les stations de lavage et les tonneaux à graisse situés sur le côté nord du module central, derrière la zone d'exposition des tables.

Pour des raisons de sécurité, aucune personne âgée de moins de 18 ans n'est autorisée à pénétrer dans l'enceinte de l'exposition pendant l'emménagement ou le déménagement, quelles que soient les circonstances. Toutefois, les enfants inscrits sont autorisés à se rendre sur le site pendant les heures d'ouverture du salon. Les enfants de 17 ans et moins peuvent obtenir gratuitement un bracelet sur place lors de l'enregistrement avec un adulte inscrit.

Les exposants ne sont pas obligés d'être membres de l'IAAPA pour exposer à l'IAAPA Expo. Cependant, les exposants qui ne sont pas encore membres de l'IAAPA paieront des tarifs plus élevés pour participer aux événements spéciaux ainsi qu'une cotisation supplémentaire s'ils souhaitent assister à l'une des conférences de formation. Si vous souhaitez devenir membre afin de bénéficier d'une réduction de 40 % sur le prix de tous les événements, ainsi que d'un accès GRATUIT à la conférence de formation, veuillez consulter les informations relatives à l'adhésion ici.

Le villageGive Kids The World est un centre de villégiature à but non lucratif de 89 acres situé en Floride centrale, où les enfants atteints de maladies graves et leurs familles bénéficient de vacances gratuites d'une semaine. L'IAAPA et nombre de ses membres sont partenaires de Give Kids The World depuis plus de 30 ans.

Les exposants peuvent également s'associer à Give Kids The World en faisant don d'articles neufs ou inutilisés tels que des peluches, des jeux, des bonbons, des T-shirts, des manèges, etc. Les exposants qui ont des articles en trop à la fin de l'exposition peuvent les donner à Give Kids The World rapidement et facilement.

• Téléchargez et remplissez le formulaire Give Kids The World Village In-Kind et envoyez-le par e-mail à Ken Facey à [email protected] ou par fax à Give Kids The World au 407-396-1207.
• À la fin de l'IAAPA Expo, le vendredi 21 novembre, déposez les articles que vous donnez au South Dock 05, près du début de l'allée 100 dans le South Hall, de 16 h à 18 h, dans la remorque désignée pour les dons à Give Kids The World.

Soyez conscient que de nombreuses entreprises se présentent de manière inappropriée comme des fournisseurs officiels de l'IAAPA, en particulier en offrant des services tels que des chambres d'hôtel, de l'audiovisuel, du mobilier, des listes de diffusion, des guides d'exposition, etc. en conjonction avec un salon professionnel de l'IAAPA. Il est toujours préférable de vérifier la liste des fournisseurs officiels du salon avant de répondre à leur sollicitation afin de déterminer s'ils sont approuvés par l'IAAPA.