Informations importantes concernant le salon IAAPA Expo

Centre des congrès du comté d'Orange(OCCC)
Bâtiment Nord/Sud
9400 Universal Blvd.
Orlando, Floride 32819 États-Unis

Bâtiment Ouest
9800 International Dr.
Orlando, Floride 32819 États-Unis

Salon : du 17 au 20 novembre 2026 (du mardi au vendredi)
Programme de formation : du 16 au 19 novembre 2026 (du lundi au jeudi)

Consultez leprogrammecomplet,y compris les horaires d'installation et de démontage

Tous les sols des halls d'exposition intérieurs sont en béton. La capacité de charge au sol est de 400 livres par pied carré. L'espace d'exposition extérieur est recouvert d'asphalte. 

La hauteur intérieure du hall d'exposition est de 40 pieds (12,19 m) jusqu'aux poutres de soutien du bâtiment. Si les éléments d’exposition de votre stand dépassent la hauteur maximale autorisée pour votre type de stand,telle que définie dans lesspécifications d’exposition, vous devez soumettre une demande de dérogation à l’aide duformulaire de plan d’aménagement du standavant le 11 septembre. L’IAAPA n’accordera une dérogation de hauteur que pour les produits qui n’entravent pas la visibilité depuis les stands voisins. 

Toutes les allées du hall d'exposition mesurent 10 pieds (3,05 m) de large. Les allées transversales mesurent 20 pieds (6,10 m) de large. Veuillez vous reporter auplan du hall d'exposition.

Des colonnes sont réparties dans tout le hall d'exposition. Certains stands d'exposition peuvent être gênés par la présence de colonnes dans l'espace qui leur a été attribué. Veuillez consulter leplan du hall d'expositionou contacterl'équipe commerciale chargée des expositionssi vous avez des questions. Il est interdit de fixer quoi que ce soit aux colonnes sans l'autorisation de l'IAAPA et du propriétaire du bâtiment, et les équipements de sécurité installés sur les colonnes ne doivent pas être obstrués.

Le rideau arrière du stand sera BLEU et GRIS, et le rideau latéral sera BLEU. Voir les imagesici. 

Le hall d’exposition et les stands ne sont pas recouverts de moquette. Tous les exposants disposant d’un espace intérieur doivent prévoir de la moquette ou un revêtement de sol. 

La couleur de la moquette des allées dépend des pavillons, comme suit : 

Hall Ouest

Hall Sud

À moins que vous n’ayez souscrit à une formule « clé en main », les stands linéaires et périphériques (10 pieds de profondeur) seront équipés d’un rideau arrière de 8 pieds de haut et de rideaux latéraux de 3 pieds de haut. Si votre stand est situé dans un angle, aucun rideau latéral donnant sur l’allée ne sera fourni, sauf sur demande. 

Les stands en péninsule et en îlot divisé seront équipés d’un rideau de 8ft de haut sur toute la longueur de l’arrière du stand. Si les deux stands adossés l’un à l’autre disposent de parois arrière pleines, aucun rideau ne sera fourni.

Aucun rideau n’est fourni pour les stands en îlot.

Une pancarte de stand de 11”x17” portant le nom de l’exposant sera accrochée au centre du rideau arrière pour les stands d’une superficie maximale de 300 sq ft. Les stands d’une superficie supérieure à 300 sq. ft. peuvent demander à l’avance une pancarte d’identification auprès de GES. Découvrez toutes les configurations de rideauxici. 

À moins que vous n'ayez souscrit à uneformule « clé en main », aucun revêtement de sol n'est fourni avec votre stand. Tous les stands intérieurs doivent être équipés d'une moquette ou d'un autre type de revêtement de sol couvrant l'intégralité de la surface d'exposition prévue dans le contrat. Les matériaux en vrac, tels que le paillis, ne sont pas autorisés. Toutplancher surélevédoit être conforme à la réglementation. La location de moquette peut être organisée par l'intermédiaire de GES.

Il existe plusieurs formulaires obligatoires que TOUS les exposants doivent soumettre, quelle que soit la taille de leur stand ou le type de présentation, notamment leformulaire de plan d’aménagement du standetle formulaire de sécurité relatif à la participation du public. Veuillez noter que toute soumission tardive ou l’absence de soumission de ces formulaires entraînera une infraction au règlement du salon. Connectez-vous à votreEspace exposants et, dans la rubrique « Documents obligatoires pour les exposants », cliquez sur le nom du formulaire pour commencer.Si vous prévoyez un retard dans votre soumission, veuillez en informer l'IAAPA àl'adresse [email protected]au plus tard à la date limite. 

L'IAAPA a souscrit, au nom de chaque exposant, une police d'assurance responsabilité civile générale de base offrant une couverture globale de 2 millions de dollars et une couverture de 1 million de dollars par sinistre. Le coût s'élève à 100 dollars par entreprise exposante et ces frais doivent être réglés lors de la signature du contrat d'exposition. Cette assurance couvre chaque entreprise exposante ; celles-ci ne sont donc pas tenues de soumettre à l’IAAPA, pour examen, un certificat personnalisé contenant les informations relatives au salon. Les exposants doivent néanmoins souscrire leur propre assurance ; il s’agit ici d’une couverture supplémentaire que l’IAAPA souscrit pour le compte des exposants. Cela permet un gain de temps tant pour l’exposant que pour l’IAAPA.

Tout exposant présentant un manège ou un équipement de divertissement (conforme à la norme ASTM 747-06) permettant la participation du public, cuisinant ou utilisant tout appareil à flamme nue, utilisant des matériaux inflammables, ou servant/proposant à la dégustation des aliments ou des boissons non fournis par Sodexo Live!, devra souscrire une couverture supplémentaire de 3 millions de dollars au total et de 2 millions de dollars par sinistre, et fournir à l’IAAPA une copie de ce certificat via le formulaire « Certificat d’assurance » disponible dans votreCentre de ressources des exposantsavant le 3 octobre. Le certificat d’assurance doit comporter les informations suivantes :

IAAPA, l’Orange County Convention Center, GES, ainsi que leurs entités, filiales, agents, représentants, dirigeants, personnel, bénévoles et employés, sont couverts par une assurance complémentaire pour l’IAAPA Expo 2026, qui se tiendra du 12 au 22 novembre 2026.

L’IAAPA doit figurer comme titulaire du certificat à l’adresse suivante : 4155 West Taft Vineland Road, Orlando, FL 32837.

Vous trouverezicide plus amples informations sur les exigences en matière d’assurance des exposants.

Un service Internet sans fil sera disponible dans tous les espaces IAAPA des bâtiments Ouest, Sud et Nord, y compris dans les salles de réunion, les halls publics et dans le hall d'exposition. L'accès est gratuit pour ceux qui souhaitent consulter leurs e-mails, envoyer des SMS ou effectuer d'autres utilisations « légères ». Si vous prévoyez de regarder des vidéos en streaming, de télécharger des fichiers ou d'utiliser Internet pour des besoins plus complexes, nous vous recommandons vivement de vous munir de votre propre connexion, afin que la vitesse ne vienne pas entraver votre processus de vente. Veuillez consulter leformulaire de commande Smart City Internetpour souscrire au service Internet.

Si vous prévoyez d'utiliser un véhicule aérien sans pilote / un aéronef piloté à distance / un drone sur votre stand, veuillez contacter l'IAAPA àl'adresse [email protected]. Des restrictions s'appliquent et des documents supplémentaires doivent être fournis à l'avance pour obtenir l'autorisation.

Un vestiaire réservé aux personnages costumés sera mis à disposition près de l'espace dédié aux exposants, tant dans le hall Ouest que dans le hall Sud. Les exposants peuvent utiliser cette pièce pour se changer si nécessaire. Veuillez noter que cette salle ne sera pas surveillée ; ne laissez donc à aucun moment d’objets de valeur à l’intérieur. Les personnages costumés ne doivent sortir de l’espace de stand qui leur a été attribué que pour se rendre à l’entrée du hall, aux toilettes ou au vestiaire, et pour en revenir. Ils ne doivent pas interagir avec les visiteurs pendant ces déplacements. 

Aucun produit ne doit être retiré de l'espace d'exposition une fois que le stand est installé et que le salon a ouvert ses portes. Cela inclut les produits vendus ou endommagés pendant le salon.

Les ventes au comptant avec emport immédiat sont interdites.

Les acheteurs qui souhaitent récupérer les produits des exposants via le quai de chargement ou par expédition après 16 h le vendredi 20 novembre, une fois le salon fermé, doivent se rendre au comptoir GES situé dans la zone des services aux exposants afin d’obtenir un formulaire de manutention. Il incombe à l’exposant et au client de remplir les formalités administratives requises, de s’acquitter des frais de manutention et de faire enlever l’envoi pendant la période de démontage prévue.

L’IAAPA, GES et l’OCCC déclinent toute responsabilité en cas de perte ou de détérioration de matériel n’ayant pas respecté les procédures de déménagement appropriées. 

Les exposants qui ont demandé et obtenu l'autorisation de proposer des dégustations de produits alimentaires et/ou de boissons sur leur stand peuvent utiliser les stations de lavage et les fûts à graisse situés dans les halls Ouest et Sud.

Pour des raisons de sécurité, l'accès au parc des expositions est strictement interdit aux personnes âgées de moins de 18 ans pendant les opérations d'installation et de démontage, quelles que soient les circonstances. Toutefois, les enfants de moins de 18 ans sont autorisés à accéder au parc des expositions pendant les heures d'ouverture du salon. Les enfants âgés de 17 ans et moins doivent retirer un bracelet sur place, à l'accueil, en compagnie d'un adulte inscrit. Les bracelets pour enfants sont disponibles gratuitement. 

Il n'est pas nécessaire d'être membre de l'IAAPA pour exposer à l'IAAPA Expo. Toutefois, les exposants qui ne sont pas encore membres de l'IAAPA devront s'acquitter de tarifs plus élevés pour participer aux événements spéciaux, ainsi que d'un supplément s'ils souhaitent assister à l'une des sessions de la conférence de formation. Si vous souhaitez devenir membre afin de bénéficier d'une réduction de 40 % sur tous les tarifs des événements, ainsi que d'un accès GRATUIT à la conférence de formation, veuillez consulter les informations relatives à l'adhésionici. 

Give Kids The WorldVillage est un complexe touristique à but non lucratif de 89 acres, digne d'un conte de fées, situé en Floride centrale, où les enfants atteints de maladies graves et leurs familles peuvent profiter d'une semaine de vacances entièrement gratuite. L'IAAPA et bon nombre de nos membres sont partenaires de Give Kids The World depuis plus de 30 ans.

Les exposants peuvent renforcer leur partenariat avec Give Kids The World en faisant don d’articles neufs ou non utilisés, tels que des peluches, des jeux, des bonbons, des t-shirts, des manèges, etc. Les exposants qui se retrouvent avec des articles en surplus à la fin du salon peuvent les donner à Give Kids The World rapidement et facilement. 

Téléchargez et remplissez leformulairede dons en nature « Give Kids The World Village », puis envoyez-le par e-mail à Mark Richards à l’adresse[email protected]ou par fax à Give Kids The World au 407-396-1207.

À la fin de l’IAAPA Expo, le vendredi 20 novembre, déposez les articles que vous souhaitez donner dans la remorque de dons « Give Kids The World » située soit dans le bâtiment Ouest, soit dans le bâtiment Sud, entre 16 h et 18 h. Dans le bâtiment Sud, les dons peuvent être déposés dans le camion prévu à cet effet, situé au quai de chargement du hall Sud, près du début de l’allée S100. Dans le bâtiment Ouest, les dons peuvent être déposés dans le camion prévu à cet effet, situé au quai de chargement n° 14 du hall Ouest, près de l’arrière de l’allée W100, derrière IAAPA Central.

Les exposants doivent toujours rester vigilants face aux tentatives de certaines personnes visant à les inciter à conclure des accords indésirables, à leur vendre des services dont ils ne veulent pas ou dont ils n’ont pas besoin, ou à détourner frauduleusement des fonds destinés à leur bénéficiaire. 

Toutes les communications émanantdes prestataires officiels de l’IAAPA Expo porteront le sceau « Prestataire officiel ». Méfiez-vous des communications provenant de fournisseurs quineportentPASlesceau « Prestataire officiel » dans les messages que vous recevez.

L’IAAPA ne vend pas les informations contenues dans sa base de données ; toute entreprise ne figurant pas sur la liste des prestataires de l’IAAPA Expo doit être considérée comme potentiellement frauduleuse.

Si vous choisissez d’établir une relation commerciale avec une entreprise quin’estPASunprestataire de l’IAAPA Expo, l’IAAPA ne peut garantir sa légitimité ni recommander ses services.

Veuillez consulter la page «Alertes aux exposants » pour plus d’informations.