Informazioni importanti sull'IAAPA Expo

Orange County Convention Center (OCCC)
Edificio Nord/Sud
9400 Universal Blvd.
Orlando, Florida 32819, Stati Uniti

Edificio Ovest
9800 International Dr.
Orlando, Florida 32819, Stati Uniti

Area espositiva: 17-20 novembre 2026 (da martedì a venerdì)
Programma formativo: 16-19 novembre 2026 (lunedì-giovedì)

Consulta ilprogramma completo, compresi gli orari di allestimento e smontaggio

Tutti i pavimenti dei padiglioni espositivi interni sono in cemento. La portata del pavimento è di 400 libbre per piede quadrato. Lo spazio espositivo esterno è in asfalto.

L'altezza interna del padiglione espositivo è di 40 piedi (12,19 m) fino alle travi portanti dell'edificio. Se gli elementi espositivi del vostro stand superano l’altezza massima consentita per la vostra tipologia di stand, come indicato nelle Specifiche per l’allestimento degli stand, dovrete presentare una Richiesta di deroga utilizzando l’apposito Modulo per la planimetria dello stand entro l’11 settembre. L’IAAPA concederà una deroga all’altezza solo per i prodotti che non ostacolano la visuale degli stand adiacenti.

Tutti i corridoi del padiglione espositivo sono larghi 10 piedi (3,05 m). I corridoi trasversali sono larghi 20 piedi (6,10 m). Si prega di fare riferimento alla planimetria del padiglione espositivo.

Le colonne sono distribuite in tutta la sala espositiva. Alcuni stand potrebbero risentire della presenza delle colonne all’interno dello spazio loro assegnato. In caso di dubbi, consultare la planimetria della sala espositiva o contattare il team addetto alle vendite degli spazi espositivi. Non è consentito fissare alcun oggetto alle colonne senza l’autorizzazione dell’IAAPA e dell’amministrazione dell’edificio, né ostruire i dispositivi di sicurezza presenti sulle colonne.

Il telo posteriore dello stand sarà BLU e GRIGIO, mentre quello laterale sarà BLU. Guarda le immagini qui.

Il padiglione espositivo e gli stand non sono dotati di moquette. Tutti gli espositori con spazio al coperto devono disporre di moquette o di un rivestimento per il pavimento.

Il colore della moquette dei corridoi varia a seconda dei padiglioni, come segue:

Padiglione Ovest

Padiglione Sud

A meno che non abbiate sottoscritto un pacchetto “chiavi in mano”, gli stand lineari e perimetrali (profondità 10ft) saranno dotati di un telo posteriore alto 8ft e di teli laterali alti 3ft. Se il vostro stand si trova ad angolo, non verrà fornito alcun telo laterale lungo il corridoio, salvo diversa richiesta.

Gli stand a penisola e a isola divisa saranno dotati di tendaggi alti 8ft lungo l’intera parte posteriore dello stand. Se entrambi gli stand adiacenti dispongono di pareti posteriori complete, non verrà fornito alcun tendaggio.

Non vengono forniti tendaggi per gli stand a isola.

Per gli stand fino a 300 sq ft verrà appeso al centro del telo posteriore un cartello di 11”x17” con il nome dell’espositore. Gli stand di dimensioni superiori a 300 sq ft possono richiedere in anticipo un cartello identificativo presso GES. Visualizza qui tutte le configurazioni dei teli.

A meno che non abbiate sottoscritto un contratto per un pacchetto “chiavi in mano”, lo stand non viene fornito con alcun rivestimento per il pavimento. Tutti gli stand al coperto devono essere dotati di moquette o di un altro tipo di rivestimento per l’intera superficie espositiva prevista dal contratto. Non sono ammessi materiali sfusi come il pacciame. Eventuali pavimenti sopraelevati devono essere conformi alle normative vigenti. È possibile noleggiare la moquette tramite GES.

Esistono diversi moduli obbligatori che TUTTI gli espositori devono presentare, indipendentemente dalle dimensioni dello stand o dal tipo di esposizione, tra cui il Modulo di disposizione dello stand e il Modulo di sicurezza per la partecipazione del pubblico. Si prega di notare che la presentazione tardiva o la mancata presentazione di questi moduli comporterà una violazione del regolamento della fiera. Accedete al vostro Centro risorse per espositori e, nella sezione “Documenti obbligatori per gli espositori”, cliccate sul nome del modulo per iniziare. Se prevedete un ritardo nella presentazione, vi preghiamo di avvisare l’IAAPA all’indirizzo [email protected] entro e non oltre la scadenza.

L’IAAPA ha stipulato una polizza di responsabilità civile generale di base per conto di ciascun espositore, con una copertura complessiva di 2 milioni di dollari e di 1 milione di dollari per singolo evento. Il costo è di 100 dollari per ogni azienda espositrice e la quota deve essere versata contestualmente alla firma del contratto di partecipazione. La copertura si applica a ciascuna azienda espositrice, pertanto non è necessario presentare all’IAAPA un certificato personalizzato con le informazioni relative alla fiera per la verifica. Gli espositori devono comunque stipulare una propria assicurazione; si tratta di una copertura aggiuntiva che l’IAAPA stipula per conto degli espositori. Ciò rappresenta un vantaggio in termini di risparmio di tempo sia per l’espositore che per l’IAAPA.

Qualsiasi espositore che esponga un’attrazione o un dispositivo (ai sensi della norma ASTM 747-06) che consenta la partecipazione del pubblico, che cucini o utilizzi dispositivi a fiamma libera, che impieghi materiali infiammabili, oppure che serva o offra in degustazione cibi o bevande non forniti da Sodexo Live!, dovrà stipulare una copertura aggiuntiva di 3 milioni di dollari di massimale complessivo e 2 milioni di dollari per sinistro e fornire all’IAAPA una copia di tale certificato tramite il Modulo di Certificato di Assicurazione disponibile nel Centro Risorse per gli Espositori entro il 9 ottobre. Il Certificato di Assicurazione dovrà includere le seguenti informazioni:

IAAPA, l’Orange County Convention Center, GES, le loro entità, controllate, agenti, rappresentanti, funzionari, personale, volontari e dipendenti sono assicurati in via aggiuntiva per l’IAAPA Expo 2026, dal 12 al 22 novembre 2026.

IAAPA deve essere indicata come intestataria del certificato all’indirizzo 4155 West Taft Vineland Road, Orlando, FL 32837.

Maggiori informazioni sui requisiti assicurativi per gli espositori sono disponibili qui.

Il servizio Internet wireless sarà disponibile in tutte le aree IAAPA degli edifici Ovest, Sud e Nord, comprese le sale riunioni, gli atri pubblici e l’area espositiva. L’accesso è gratuito per chi desidera controllare la posta elettronica, inviare messaggi di testo o effettuare altri utilizzi “leggeri”. Se avete intenzione di riprodurre video in streaming, scaricare file o utilizzare la connessione per esigenze più complesse, vi consigliamo vivamente di provvedere autonomamente alla vostra connessione, in modo che la velocità non ostacoli il vostro processo di vendita. Si prega di consultare il modulo d’ordine Smart City Internet perrichiedere il servizio Internet.

Se avete intenzione di utilizzare un veicolo aereo senza pilota/velivolo pilotato a distanza/drone nel vostro stand, vi preghiamo di contattare l’IAAPA all’indirizzo [email protected]. Sono previste alcune restrizioni ed è necessario fornire in anticipo ulteriore documentazione per ottenere l’approvazione.

Sarà disponibile uno spogliatoio per i personaggi in costume situato vicino all’Area Servizi Espositori sia nel Padiglione Ovest che in quello Sud. Gli espositori potranno utilizzare la sala per qualsiasi necessità di cambio d’abito. Si prega di notare che la sala non sarà sorvegliata, pertanto si raccomanda di non lasciare oggetti di valore al suo interno in nessun momento. I personaggi in costume potranno trovarsi al di fuori dello spazio espositivo contrattuale solo per recarsi all’ingresso del padiglione, ai servizi igienici o alla sala per il cambio d’abito. Durante gli spostamenti, i personaggi non dovranno interagire con i visitatori.

Nessun prodotto deve essere rimosso dall'area espositiva una volta allestito lo stand e aperta la fiera. Ciò include i prodotti venduti o danneggiati durante la fiera.

Sono vietate le vendite con ritiro immediato.

Gli acquirenti che desiderino ritirare i prodotti dell’espositore tramite la banchina di carico o tramite spedizione dopo le ore 16:00 di venerdì 20 novembre, una volta chiusa la fiera, devono recarsi allo sportello GES nell’area Servizi per gli Espositori per ottenere un modulo di gestione del materiale. È responsabilità dell’espositore e del cliente compilare la documentazione richiesta, pagare le spese di movimentazione delle merci e provvedere al ritiro della spedizione durante il periodo designato per lo smontaggio.

IAAPA, GES e l’OCCC non si assumono alcuna responsabilità per materiali smarriti o danneggiati che non abbiano seguito le corrette procedure di sgombero.

Gli espositori che hanno presentato richiesta e ottenuto l’autorizzazione a offrire assaggi di prodotti alimentari e/o bevande presso il proprio stand possono utilizzare le postazioni di lavaggio e i contenitori per i grassi situati sia nel padiglione Ovest che in quello Sud.

Per motivi di sicurezza, durante le operazioni di allestimento e smontaggio non è consentito in nessun caso l’accesso all’area espositiva ai minori di 18 anni. Tuttavia, i minori di 18 anni possono accedere all’area espositiva durante gli orari di apertura della fiera. I minori di 17 anni devono ritirare un braccialetto in loco al momento della registrazione, accompagnati da un adulto registrato. I braccialetti per i minori sono disponibili gratuitamente.

Non è necessario essere soci dell’IAAPA per esporre all’IAAPA Expo. Tuttavia, gli espositori che non sono ancora soci dell’IAAPA pagheranno tariffe più elevate per partecipare agli eventi speciali, oltre a una quota aggiuntiva qualora desiderino partecipare a una qualsiasi delle sessioni della conferenza formativa. Se desiderate diventare soci per usufruire di uno sconto del 40% su tutti i prezzi degli eventi, oltre che dell’accesso GRATUITO alla conferenza formativa, consultate qui le informazioni relative all’iscrizione.

Give Kids The World Village è un resort senza scopo di lucro di 89 acri, che sembra uscito da una fiaba, situato nella Florida centrale, dove i bambini affetti da malattie gravi e le loro famiglie possono godersi una vacanza gratuita della durata di una settimana. L’IAAPA e molti dei nostri soci collaborano con Give Kids The World da oltre 30 anni.

Gli espositori possono rafforzare la loro collaborazione con Give Kids The World donando articoli nuovi o mai utilizzati, quali peluche, giochi, dolciumi, magliette, giostre e altro ancora. Gli espositori che alla fine della fiera si ritrovano con articoli in eccedenza possono donarli a Give Kids The World in modo semplice e veloce.

Scaricate e compilate il modulo“Give Kids The World Village In-Kind” e inviatelo via e-mail a Mark Richards all’indirizzo [email protected] oppure via fax a Give Kids The World al numero 407-396-1207.

Al termine dell’IAAPA Expo, venerdì 20 novembre, consegnate gli articoli che desiderate donare al rimorchio designato per le donazioni a Give Kids The World, situato nell’edificio Ovest o Sud, dalle 16:00 alle 18:00. Nell’edificio South, le donazioni possono essere consegnate al camion designato presso la banchina di carico della South Hall, vicino all’inizio della corsia S100. Nell’edificio West, le donazioni possono essere consegnate al camion designato presso la banchina di carico n. 14 della West Hall, vicino alla parte posteriore della corsia W100, dietro IAAPA Central.

Gli espositori devono prestare sempre attenzione ai tentativi da parte di soggetti che mirano a indurli a stipulare accordi indesiderati, a vendere servizi non richiesti o non necessari, oppure a dirottare in modo fraudolento fondi destinati al destinatario previsto.

Tutte le comunicazioni provenienti dagli appaltatori ufficiali dell’IAAPA Expo riporteranno il sigillo “Appaltatore Ufficiale”. Si raccomanda di prestare attenzione alle comunicazioni provenienti da fornitori cheNONriportano ilsigillo “Appaltatore Ufficiale” in nessuna delle comunicazioni ricevute.

IAAPA non vende le informazioni contenute nel proprio database; qualsiasi azienda non elencata come appaltatore dell’IAAPA Expo deve essere considerata potenzialmente fraudolenta.

Se decidete di instaurare un rapporto commerciale con un’azienda cheNONè unappaltatore dell’IAAPA Expo, l’IAAPA non può garantirne la legittimità, né avallarne i servizi.

Per ulteriori informazioni, consultate la pagina“Avvisi per gli espositori ”.