Calendario para expositores e información sobre la entrada y salida de material en la IAAPA Expo

Cualquier stand de exposición que no esté ocupado a las 17:00 horas del lunes 16 de noviembre será reasignado a discreción de la IAAPA, sin derecho a reembolso para el expositor. Todos los stands deberán estar prácticamente montados para la inspección de la organización de la feria antes de las 17:00 horas del lunes 16 de noviembre; de lo contrario, podrían incurrir en multas y sanciones.

Cualquier stand interior que carezca de revestimiento para el suelo será «obligado» por GES a colocar moqueta, y el gasto se facturará al expositor, además de que se le impondrá una sanción por incumplimiento.

La IAAPA Expo ha establecido un sistema de mudanzas programadas.Debido a la disponibilidad de los pabellones de exposición, cada pabellón tiene un horario distinto en el que los expositores pueden comenzar a montar sus stands. Consulte el plano de planta específico de entrada y salida del Edificio Oeste o del Edificio Sur para conocer la fecha de salida asignada. Quienes no tengan asignada una fecha de entrada específica deberán realizar la entrada general del 14 al 16 de noviembre.

La instalación programada está prevista para:

Salas del Sur: jueves 12 de noviembre y viernes 13 de noviembre

Edificios del Oeste: viernes 13 de noviembre

Se puede solicitar una fecha de entrada prevista o un cambio en la fecha asignada rellenando y enviando elformulario de solicitud de modificación de fecha prevista a GES antes del 16 de octubre. Se revisará su solicitud y se le comunicará la decisión. Solo se permitirá el acceso al Piso de exhibición el jueves 12 de noviembre y el viernes 13 de noviembre a aquellos expositores cuya solicitud haya sido aprobada y a los que se les haya asignado una fecha de montaje prevista.

A algunos expositores, debido al tamaño y/o la ubicación de su stand, se les ha asignado una fecha prevista de entrada en el recinto el jueves 12 de noviembre o el viernes 13 de noviembre. Esta asignación no significa que debas comenzar el montaje en la fecha prevista de entrada que se te haya asignado, sino únicamente que cualquier envío directo que se entregue en el Centro de Convenciones del Condado de Orange debe llegar en dicha fecha.Los expositores a los que se les haya asignado una fecha prevista de montaje encontrarán todos los envíos remitidos al almacén de GES en su stand antes de esa fecha. Los envíos entregados fuera de la fecha prevista de montaje podrían dar lugar a recargos por incumplimiento.

Los expositores a los que no se les haya asignado una fecha prevista de montaje tienen programado el montaje durante el periodo de montaje general, del sábado 14 de noviembre al lunes 16 de noviembre. Los expositores con entrada programada para el periodo general de entrada encontrarán todos los envíos remitidos al almacén de anticipación de GES en su stand a más tardar el sábado 14 de noviembre. En el caso de los envíos remitidos directamente al Centro de Convenciones del Condado de Orange, estos deben programarse para que lleguen durante las fechas del periodo general de entrada. Los envíos entregados antes de las fechas del periodo general de entrada podrían dar lugar a recargos adicionales.

Los expositores pueden solicitar un cambio de fecha de montaje prevista o que se les asigne una fecha de montaje prevista rellenando y enviando el formulario de solicitud de variación de fecha prevista a GES antes del 16 de octubre. Su solicitud se revisará para determinar si GES puede atenderla teniendo en cuenta el conjunto de las entradas de los expositores. Solicitar un cambio o la asignación de una fecha prevista no garantiza que su solicitud sea aceptada.

Consulte el plano de planta previsto para entradas y salidas del Edificio Oeste o del Edificio Sur.

Los expositores, los representantes de un expositor o los EAC que necesiten trabajar fuera del horario de montaje cualquier día de montaje (incluidas las fechas de montaje previstas) para cumplir con el plazo de montaje deberán rellenar el formulario en línea «Permiso de trabajo en horario especial» antes de las 16:00 h de cada día en que necesite trabajar hasta más tarde. Acuda a la oficina del responsable de planta, situada cerca de la zona de servicios a los expositores de su pabellón, para escanear el código QR y completar el formulario.

El desmontaje comenzará inmediatamente después del cierre de la feria, a las 16:01 h del viernes 20 de noviembre. El desmontaje de cualquier parte de su stand antes de las 16:00 h, hora de cierre de la feria el viernes 20 de noviembre, conllevará una sanción económica, la pérdida de los puntos de prioridad acumulados y la posible suspensión del derecho a exponer en futuras ediciones. ¡Esta política se aplica de forma estricta!

IAAPA Expo ha implantado un sistema de desmontaje programado. Debido a la disponibilidad de los pabellones de exposición, cada pabellón tiene un horario específico en el que debe estar desmontado y despejado del centro de convenciones. Consulta el plano de planta de entrada y salida programadas del Edificio Oeste o del Edificio Sur para conocer la fecha de desmontaje programada que se te ha asignado.

Edificio Oeste – Salas WA1, WA2, WA3, WA4, WB1

• Los transportistas DEBEN registrarse en el «Marshaling Yard» antes de las 8:00 h del domingo 22 de noviembre
• Todo el material de los expositores DEBE haberse retirado del centro de convenciones antes de las 12:00 h del domingo 22 de noviembre

Edificio Sur – Sala NA

• Los transportistas DEBEN registrarse en el patio de concentración antes de las 8:00 h del domingo 22 de noviembre
• Todo el material de los expositores DEBE retirarse del centro de convenciones antes de las 12:00 h del domingo 22 de noviembre

Edificio Sur – Pabellones SA, SB, NB

• Los transportistas DEBEN registrarse en el patio de maniobras antes de las 8:00 h del lunes 23 de noviembre
• Todo el material de los expositores DEBE retirarse del centro de convenciones antes de las 12 del mediodía del lunes 23 de noviembre

Todos los envíos de salida requieren un acuerdo de manipulación de materiales de GES, que se puede recoger en el mostrador de atención al expositor del recinto. Una vez que todos sus materiales estén embalados, etiquetados y listos para su envío, devuelva el acuerdo al mostrador de servicios para expositores de GES. Las etiquetas de envío de salida preimpresas pueden solicitarsepor Internetcon antelación o mediante el serviciode impresión de etiquetas de autoservicioen los quioscos del mostrador de atención al expositor, tras haber generado previamente un código QR. Si la empresa de transporte designada no recoge el envío a la hora indicada o se niega a aceptarlo, GES reenviará dicho envío a cargo del expositor.

Dirija cualquier pregunta relacionada con la salida programada aOmar DeJesus, de GES.

La moqueta de los pasillos se retirará inmediatamente tras la clausura de la feria, a las 16:01 h del viernes 20 de noviembre. Este proceso dura aproximadamente una hora, por lo quese ruega mantener los pasillos despejados durante ese tiempo. Tan pronto como se haya retirado la moqueta de los pasillos, comenzará la devolución de todos los contenedores de envío. Todas las cajas, contenedores y jaulas vacíos se devolverán a los stands el viernes por la tarde. Este proceso se completará en un plazo de 8 horas desde la retirada de la moqueta de los pasillos. (Ejemplo: puede recibir sus jaulas a partir de las 18:00 h o tan tarde como a la 01:00 h). Debido al tiempo que puede llevar la devolución de las jaulas o contenedores vacíos, le rogamos que planifique sus vuelos de salida en consecuencia.

Los contratistas no oficiales(EAC) tendrán acceso al Piso de exhibición a partir de las 17:00 horas del viernes 20 de noviembre, así como cualquier expositor que traiga personal o equipo para ayudar en el desmontaje de su stand. La política de equipaje de mano también se aplica a la salida de la feria.

GES ofrece un número limitado de pegatinas «Priority+» para la devolución de embalajes vacíos, destinadas a que los expositores puedan recuperar sus cajas o jaulas vacías de forma prioritaria durante el desmontaje.

• Las pegatinas «Priority» garantizan que su caja se le devolverá en un plazo de 90 minutos tras el cierre de la feria.
• Hay un máximo de tres (3) pegatinas por expositor y se debe adquirir una (1) pegatina por cada caja (no se permite acumularlas).
• El tamaño máximo de las jaulas para las pegatinas «Priority+ Empty Return» es de 48 pulgadas x 60 pulgadas x 96 pulgadas.
• El coste es de 160 $ por etiqueta si se compra por adelantado. Si quedan existencias disponibles, las etiquetas se pueden comprar in situ por 200 $ cada una.
• Para solicitar pegatinas «Priority+ Empty Return», rellene y envíe el formulariode solicitud de pegatinas «Priority+ Empty Return ». Una vez completado, un representante de GES se pondrá en contacto con usted para confirmar la disponibilidad y tramitar su pedido. Rellenar este formulario de solicitud no garantiza que haya disponibilidad para atender la solicitud.

Todos los expositores inscritos que sean miembros de la IAAPA pueden asistir de forma gratuita a las sesiones del programa de Educación general. Los programas del Instituto, los almuerzos, los desayunos, las recepciones, las visitas guiadas y otros eventos requieren entrada y una cuota de inscripción (las cuotas para los no miembros son más elevadas). Las entradas se pueden adquirir a través de la sección«Inscripción de expositores»de suCentro de Recursos para Expositores.

El programa de la IAAPA Expo se puede consultar aquí.