Programma degli espositori dell’IAAPA Expo e informazioni relative all’allestimento e allo smontaggio degli stand

Qualsiasi stand espositivo non occupato entro le ore 17:00 di lunedì 16 novembre verrà riassegnato a discrezione dell’IAAPA, senza alcun rimborso a favore dell’espositore. Tutti gli stand dovranno essere in gran parte allestiti per l’ispezione da parte della direzione della fiera entro le ore 17:00 di lunedì 16 novembre; in caso contrario, potrebbero essere applicate multe e sanzioni.

A qualsiasi stand interno privo di rivestimento del pavimento verrà “imposto” un tappeto da parte di GES e la spesa sarà addebitata all’espositore, oltre all’applicazione di una sanzione per violazione.

L'IAAPA Expo ha previsto un sistema di alloggiamento mirato.A causa della disponibilità dei padiglioni espositivi, i tempi in cui gli espositori possono iniziare l'allestimento variano a seconda del padiglione. Si prega di consultare la pianta dei piani con orari di ingresso/uscita programmati per l’edificio Ovest o l’edificio Sud per verificare la data di smontaggio assegnata. Chi non ha ricevuto l’assegnazione di una data di allestimento programmata è previsto per l’allestimento generale dal 14 al 16 novembre.

L’allestimento mirato è previsto per:

Padiglioni Sud: giovedì 12 novembre e venerdì 13 novembre

Padiglioni Ovest: venerdì 13 novembre

È possibile richiedere una data di ingresso mirata o una modifica alla data assegnata compilando e inviando ilmodulo di richiesta di variazione della data a GES entro il 16 ottobre. La richiesta verrà esaminata e sarete contattati per comunicarvi la decisione. Solo gli espositori che sono stati approvati e ai quali è stato assegnato un orario di allestimento specifico potranno accedere all’area espositiva giovedì 12 novembre e venerdì 13 novembre.

Ad alcuni espositori, in base alle dimensioni e/o alla posizione dello stand, viene assegnata una data di allestimento prevista per giovedì 12 novembre o venerdì 13 novembre. Tale assegnazione non implica che sia necessario iniziare l’allestimento nella data di allestimento prevista assegnata, ma solo che eventuali spedizioni dirette destinate all’Orange County Convention Center debbano pervenire entro tale data.Gli espositori a cui è stata assegnata una data di allestimento prevista troveranno tutte le spedizioni inviate al magazzino di stoccaggio anticipato di GES già pronte presso il proprio stand entro tale data. Le spedizioni consegnate al di fuori della data di allestimento prevista potrebbero comportare l’addebito di penali per mancato rispetto dei tempi.

Gli espositori a cui non è stata assegnata una data di allestimento prevista sono programmati per l’allestimento durante le date di allestimento generale da sabato 14 novembre a lunedì 16 novembre. Gli espositori con all’attivo l’allestimento generale troveranno tutte le spedizioni inviate al magazzino di stoccaggio anticipato di GES presso il proprio stand entro sabato 14 novembre. Per le spedizioni inviate direttamente all’Orange County Convention Center, l’arrivo dovrà essere programmato durante le date di allestimento generale. Le spedizioni consegnate prima delle date di allestimento generale potrebbero comportare costi aggiuntivi.

Gli espositori possono richiedere una modifica della data di allestimento prevista o l’assegnazione di una data di allestimento prevista compilando e inviando a GES il Modulo di richiesta di variazione della data entro il 16 ottobre. La richiesta verrà esaminata per determinare se GES sia in grado di soddisfarla, tenendo conto dell’intero programma di allestimento degli espositori. La richiesta di modifica o di assegnazione di una data di allestimento non garantisce l’accoglimento della stessa.

Si prega di consultare la planimetria di ingresso/uscita prevista per l’edificio ovest o l’edificio sud.

Gli espositori, i rappresentanti di un espositore o gli EAC che debbano lavorare oltre l’orario previsto per l’allestimento in qualsiasi giorno di allestimento (comprese le date di allestimento prestabilite) per rispettare la scadenza prevista per l’allestimento dovranno compilare il modulo online “Permesso di lavoro in orario speciale” entro le ore 16:00 di ogni giorno in cui è necessario lavorare oltre l’orario di chiusura. Si prega di recarsi presso l’ufficio del responsabile di piano, situato vicino all’area Servizi per gli espositori nel proprio padiglione espositivo, per scansionare il codice QR e compilare il modulo.

Lo smontaggio avrà inizio immediatamente dopo la chiusura della fiera, alle ore 16:01 di venerdì 20 novembre. Lo smontaggio di qualsiasi parte del vostro stand prima delle ore 16:00 di venerdì 20 novembre, ora di chiusura della fiera, comporterà una sanzione pecuniaria, la perdita dei punti di priorità accumulati e la potenziale sospensione dei privilegi di partecipazione alle future edizioni.Questa politica viene applicata in modo rigoroso!

IAAPA Expo ha implementato un sistema di smontaggio programmato.A causa della disponibilità dei padiglioni espositivi, ogni padiglione ha orari diversi entro i quali deve essere smontato e liberato dal centro congressi. Si prega di consultare la pianta dei piani con gli orari di smontaggio programmati per l’Edificio Ovest o l’Edificio Sud per verificare la data di smontaggio assegnata.

Edificio Ovest – Padiglioni WA1, WA2, WA3, WA4, WB1

• I trasportatori DEVONO presentarsi al Marshaling Yard entro le ore 8:00 di domenica 22 novembre
• Tutto il materiale degli espositori DEVE essere rimosso dal centro congressi entro le ore 12:00 di domenica 22 novembre

Edificio Sud – Padiglione NA

• I trasportatori DEVONO presentarsi al Marshaling Yard entro le ore 8:00 di domenica 22 novembre
• Tutto il materiale degli espositori DEVE essere rimosso dal centro congressi entro le ore 12:00 di domenica 22 novembre

Edificio Sud – Padiglioni SA, SB, NB

• I trasportatori DEVONO presentarsi al Marshaling Yard entro le ore 8:00 di lunedì 23 novembre
• Tutto il materiale degli espositori DEVE essere rimosso dal centro congressi entro le ore 12:00 di lunedì 23 novembre

Tutte le spedizioni in uscita richiedono un accordo di movimentazione dei materiali GES, che può essere ritirato presso il banco di assistenza espositori in loco. Una volta che tutto il materiale è stato imballato, etichettato e preparato per la spedizione, restituire l’accordo al banco dei servizi espositori GES. Le etichette di spedizione in uscita prestampate possono essere richiesteonlinein anticipo oppure utilizzando il serviziodi stampa self-service delle etichettetramite i chioschi presenti presso il banco di assistenza espositori, dopo aver creato in anticipo un codice QR. Se il corriere da voi designato non effettua il ritiro entro l’orario indicato o rifiuta di accettare la spedizione, GES provvederà a reindirizzare tale spedizione a spese dell’espositore.

Per qualsiasi domanda relativa allo sgombero mirato, rivolgersi aOmar DeJesus di GES.

La moquette dei corridoi verrà rimossa immediatamente alla chiusura della fiera, alle 16:01 di venerdì 20 novembre. Questa operazione richiede circa un’ora, pertantosi prega di mantenere liberi i corridoi durante questo lasso di tempo. Non appena la moquette dei corridoi sarà stata rimossa, avrà inizio la restituzione di tutti i contenitori di spedizione. Tutte le scatole, i contenitori e le casse vuoti saranno riconsegnati agli stand venerdì sera. Questa operazione sarà completata entro 8 ore dalla rimozione della moquette dai corridoi. (Esempio: potreste ricevere le vostre casse già alle 18:00 o non prima dell’1:00 del mattino). A causa del tempo che potrebbe essere necessario per la restituzione delle casse o dei contenitori vuoti, vi preghiamo di pianificare i vostri voli di ritorno di conseguenza.

Gli appaltatori non ufficiali(EAC) avranno accesso all’area espositiva a partire dalle ore 17:00 di venerdì 20 novembre, così come tutti gli espositori che porteranno personale o attrezzature per assistere nello smontaggio del proprio stand. La politica sul trasporto a mano si applica anche per lo sgombero.

GES mette a disposizione un numero limitato di adesivi "Priority+" per la restituzione dei contenitori vuoti, che consentono agli espositori di ricevere le proprie scatole o casse vuote in modo prioritario durante lo smontaggio.

• Gli adesivi Priority garantiscono che la vostra cassa venga restituita entro 90 minuti dalla chiusura della fiera.
• È previsto un massimo di tre (3) adesivi per espositore e deve essere acquistato un (1) adesivo per ogni cassa (non è consentito il cumulo).
• Le dimensioni massime delle casse per gli adesivi "Priority+ Empty Return" sono 48in x 60in x 96in.
• Il costo è di 160 $ per adesivo se acquistato in anticipo. Se sono ancora disponibili, gli adesivi possono essere acquistati in loco al prezzo di 200 $ ciascuno
• Per richiedere gli adesivi “Priority+ Empty Return”, compilare e inviare il modulodi richiesta “Request Priority+ Empty Return Stickers ”. Una volta completata la richiesta, un rappresentante di GES vi contatterà per confermare la disponibilità ed effettuare l’ordine. La compilazione di questo modulo di richiesta non garantisce la disponibilità necessaria per soddisfare la richiesta.

Tutti gli espositori registrati che sono membri dell’IAAPA possono partecipare gratuitamente alle sessioni del programma formativo generale. I programmi dell’Istituto, i pranzi, le colazioni, i ricevimenti, le visite guidate e gli altri eventi sono a pagamento e richiedono una quota di iscrizione (le quote per i non soci sono più elevate). I biglietti possono essere acquistati tramite la sezione“Registrazione espositori”del proprioCentro risorse per espositori.

Il programma dell’IAAPA Expo è disponibile qui.