Calendrier des exposants et informations relatives à l'installation et au démontage à l'IAAPA Expo

Tout stand d'exposition qui ne sera pas occupé à 17 h le lundi 16 novembre sera réattribué à la discrétion de l'IAAPA, sans remboursement pour l'exposant. Tous les stands devront être en grande partie installés pour l’inspection par la direction du salon avant 17 h, le lundi 16 novembre, sous peine de se voir infliger des amendes et des pénalités.

Tout stand intérieur ne disposant pas de revêtement de sol se verra « imposer » de la moquette par GES ; les frais seront facturés à l’exposant et une pénalité lui sera infligée.

L'IAAPA Expo a mis en place un système d'emménagement ciblé.En raison de la disponibilité des halls d'exposition, les horaires de début d'installation varient d'un hall à l'autre. Veuillez consulter le plan d'aménagement ciblé des arrivées et départs pour le bâtiment Ouest ou le bâtiment Sud afin de vérifier la date de déménagement ciblée qui vous a été attribuée. Les exposants à qui aucune date d'installation ciblée n'a été attribuée sont programmés pour l'installation générale du 14 au 16 novembre.

L'installation ciblée est prévue aux dates suivantes :

Halls Sud : jeudi 12 novembre et vendredi 13 novembre

Halls Ouest : vendredi 13 novembre

Vous pouvez demander une date d’emménagement ciblée ou une modification de la date qui vous a été attribuée en remplissant et en soumettant leformulaire de demande de modification de date ciblée (Target Variance Request Form) au GES avant le 16 octobre. Votre demande sera examinée et vous serez contacté(e) pour vous communiquer la décision. Seuls les exposants dont la demande a été approuvée et à qui une date d’installation ciblée a été attribuée seront autorisés à accéder au parc des expositions les jeudi 12 et vendredi 13 novembre.

En raison de la taille et/ou de l'emplacement de leur stand, certains exposants se voient attribuer une date d'emménagement cible fixée au jeudi 12 novembre ou au vendredi 13 novembre. Cette attribution ne signifie pas que vous devez commencer le montage à la date d’installation prévue qui vous a été attribuée, mais simplement que tout envoi direct livré à l’Orange County Convention Center doit arriver à cette date.Les exposants auxquels une date d’installation ciblée a été attribuée trouveront tous les envois expédiés à l’entrepôt GES à leur stand d’ici cette date. Les envois livrés en dehors de votre date d’installation ciblée pourraient entraîner des frais de retard.

Les exposants à qui aucune date d’emménagement ciblée n’a été attribuée sont programmés pour l’emménagement pendant la période d’emménagement général, du samedi 14 novembre au lundi 16 novembre. Les exposants dont l’emménagement est prévu pendant la période d’emménagement général trouveront tous les colis envoyés à l’entrepôt de pré-stockage de GES sur leur stand d’ici le samedi 14 novembre. Pour les colis envoyés directement au Centre des congrès du comté d’Orange, leur arrivée doit être programmée pendant la période d’emménagement général. Les colis livrés avant cette période pourraient entraîner des frais supplémentaires.

Les exposants peuvent demander une modification de leur date d’installation ciblée ou l’attribution d’une nouvelle date d’installation ciblée en remplissant et en soumettant le formulaire de demande de modification de date ciblée à GES avant le 16 octobre. Votre demande sera examinée afin de déterminer si GES est en mesure d’y donner suite, en fonction du calendrier global d’installation des exposants. Le fait de demander une modification ou l’attribution d’une date cible ne garantit pas que votre demande sera acceptée.

Veuillez consulter le plan d’aménagement cible des arrivées et des départs pour le bâtiment Ouest ou le bâtiment Sud.

Les exposants, les représentants d'un exposant ou les EAC qui doivent travailler après les heures d'installation, quel que soit le jour d'installation (y compris les dates d'installation prévues), afin de respecter le délai de montage, devront remplir le formulaire en ligne « Autorisation de travail en dehors des horaires habituels » avant 16 h chaque jour où vous devez travailler tard. Veuillez vous rendre au bureau du responsable de hall, situé près de l'espace « Services aux exposants » de votre hall d'exposition, afin de scanner le code QR et de remplir le formulaire.

Le démontage commencera immédiatement après la fermeture du salon, à 16 h 01, le vendredi 20 novembre. Tout démontage d’une partie de votre stand avant la fermeture du salon, fixée à 16 h le vendredi 20 novembre, entraînera une pénalité financière, la perte des points de priorité accumulés et une suspension potentielle de vos droits d’exposition futurs.Cette politique est strictement appliquée !

L'IAAPA Expo a mis en place un système de démontage ciblé.En raison de la disponibilité des halls d'exposition, les délais de démontage et de libération des lieux varient selon les halls du centre des congrès. Veuillez consulter le plan d'étage « Inbound/Outbound Targeted » (Arrivées/ Départs ciblés) du bâtiment Ouest ou du bâtiment Sud pour connaître la date de démontage ciblée qui vous a été attribuée.

Bâtiment Ouest – Halls WA1, WA2, WA3, WA4, WB1

• Les transporteurs DOIVENT se présenter au « Marshaling Yard » avant 8 h le dimanche 22 novembre
• Tout le matériel des exposants DOIT avoir été retiré du centre des congrès avant midi le dimanche 22 novembre

Bâtiment Sud – Hall NA

• Les transporteurs DOIVENT se présenter au parc de rassemblement avant 8 h le dimanche 22 novembre
• Tout le matériel des exposants DOIT être retiré du centre des congrès avant midi le dimanche 22 novembre

Bâtiment Sud – Halls SA, SB, NB

• Les transporteurs DOIVENT se présenter au « Marshaling Yard » avant 8 h le lundi 23 novembre
• Tout le matériel des exposants DOIT être retiré du centre des congrès avant midi le lundi 23 novembre

Tous les envois sortants nécessitent un accord de manutention GES, disponible au guichet des services aux exposants sur place. Une fois que tout votre matériel aura été emballé, étiqueté et sera prêt à être expédié, veuillez remettre cet accord au guichet des services aux exposants GES. Les étiquettes d’expédition pré-imprimées peuvent être demandéesen ligneà l’avance ouimprimées en libre-serviceà l’aide des bornes disponibles au guichet des services aux exposants, après avoir généré un code QR au préalable. Si votre transporteur désigné ne vient pas chercher votre envoi à l’heure prévue ou refuse de l’accepter, GES réacheminera cet envoi aux frais de l’exposant.

Veuillez adresser vos questions concernant le déménagement ciblé àOmar DeJesus de GES.

La moquette des allées sera retirée sans délai à la fermeture du salon, à 16 h 01 le vendredi 20 novembre. Cette opération dure environ une heure ;veuillez donclaisser les allées dégagées pendant ce laps de temps. Dès que la moquette des allées aura été retirée, la restitution de tous les conteneurs d’expédition commencera. Toutes les boîtes, conteneurs et caisses vides seront restitués aux stands vendredi soir. Ce processus sera achevé dans les 8 heures suivant le retrait de la moquette des allées. (Exemple : vous pourriez recevoir vos caisses dès 18 h ou au plus tard à 1 h du matin). Compte tenu du temps que peut prendre la restitution des caisses ou conteneurs vides, veuillez planifier vos vols de départ en conséquence.

Les prestataires non officiels(EAC) auront accès au parc des expositions à partir de 17 h le vendredi 20 novembre, tout comme les exposants amenant du personnel ou du matériel pour aider au démontage de leur stand. La politique relative aux bagages à main s’applique également au démontage.

GES propose un nombre limité d'autocollants « Priority+ » pour le retour des emballages vides, permettant aux exposants de récupérer leurs cartons ou caisses vides plus rapidement lors du démontage.

• Les autocollants « Priority » garantissent que votre caisse vous sera restituée dans les 90 minutes suivant la fermeture du salon.
• Chaque exposant a droit à un maximum de trois (3) autocollants et doit acheter un (1) autocollant par caisse (le cumul n'est pas autorisé).
• Les dimensions maximales des caisses éligibles aux autocollants « Priority+ Empty Return » sont de 48 pouces x 60 pouces x 96 pouces.
• Le prix est de 160 $ par autocollant en cas d’achat à l’avance. S’il reste des autocollants disponibles, ceux-ci peuvent être achetés sur place au prix de 200 $ chacun.
• Pour demander des autocollants « Priority+ Empty Return », veuillez remplir et envoyer le formulairede demande d’autocollants « Priority+ Empty Return ». Une fois le formulaire rempli, un représentant de GES vous contactera pour confirmer la disponibilité et passer votre commande. Le fait de remplir ce formulaire de demande ne garantit pas que la demande pourra être satisfaite en raison de la disponibilité.

Tous les exposants inscrits qui sont membres de l'IAAPA sont invités à assister gratuitement aux sessions du programme de formation générale. Les programmes de l'Institut, les déjeuners, les petits-déjeuners, les réceptions, les visites guidées et les autres événements sont payants et nécessitent le paiement de frais d'inscription (les tarifs pour les non-membres sont plus élevés). Les billets peuvent être achetés via la section «Inscription des exposants» de votreCentre de ressources pour exposants.

Le programme de l’IAAPA Expo est disponible ici.