Calendário dos expositores da IAAPA Expo e informações sobre a montagem e desmontagem dos stands

Qualquer stand de exposição que não esteja ocupado até às 17h00 de segunda-feira, 16 de novembro, será reatribuído a critério da IAAPA, sem direito a reembolso para o expositor. Todas as exposições devem estar praticamente montadas para inspeção pela organização da feira até às 17h00 de segunda-feira, 16 de novembro, sob pena de incorrerem em multas e sanções.

Qualquer exposição no interior sem revestimento de piso terá a instalação de alcatifa «imposta» pela GES, sendo que a despesa será cobrada ao expositor e será aplicada uma sanção por violação.

A IAAPA Expo implementou um sistema de instalação por horários específicos.Devido à disponibilidade dos pavilhões de exposições, cada pavilhão tem horários diferentes em que os expositores podem começar a montar os seus estandes. Consulte a planta de instalação específica para a entrada e saída do Edifício Oeste ou do Edifício Sul para verificar a data de saída programada que lhe foi atribuída. Quem não tiver uma data de montagem programada está agendado para a montagem geral de 14 a 16 de novembro.

A instalação programada está agendada para:

Salões Sul: quinta-feira, 12 de novembro, e sexta-feira, 13 de novembro

Salas do Edifício Oeste: sexta-feira, 13 de novembro

É possível solicitar uma data de entrada prevista ou uma alteração à data de entrada prevista que lhe foi atribuída, preenchendo e enviando oFormulário de Pedido de Alteração da Data Prevista à GES até 16 de outubro. O seu pedido será analisado e será contactado para lhe comunicar a decisão. Apenas os expositores que tenham sido aprovados e aos quais tenha sido atribuída uma data de montagem prevista terão acesso ao recinto da feira na quinta-feira, 12 de novembro, e na sexta-feira, 13 de novembro.

A alguns expositores, devido ao tamanho e/ou localização do stand, é atribuída uma data prevista para a entrada na quinta-feira, 12 de novembro, ou na sexta-feira, 13 de novembro. Esta atribuição não significa que tenha de iniciar a montagem na data de entrada prevista que lhe foi atribuída, mas apenas que quaisquer remessas diretas destinadas ao Orange County Convention Center devem chegar na sua data de entrada prevista.Os expositores a quem foi atribuída uma data prevista para a montagem encontrarão todas as remessas enviadas para o armazém antecipado da GES no seu stand até essa data. As remessas entregues fora da data prevista para a montagem poderão resultar em taxas por incumprimento.

Os expositores a quem não foi atribuída uma data prevista de entrada têm a entrada agendada para o período de entrada geral, de sábado, 14 de novembro, a segunda-feira, 16 de novembro. Os expositores com entrada programada para o período de entrada geral encontrarão todas as remessas enviadas para o armazém antecipado da GES nos seus stands até sábado, 14 de novembro. No caso das remessas enviadas diretamente para o Centro de Convenções de Orange County, estas devem ser programadas para chegar durante o período de entrada geral. As remessas entregues antes das datas do período de entrada geral podem resultar em taxas adicionais.

Os expositores podem solicitar uma alteração da data de montagem prevista ou a atribuição de uma data de montagem prevista, preenchendo e enviando o Formulário de Pedido de Alteração da Data de Montagem à GES até 16 de outubro. O seu pedido será analisado para determinar se a GES poderá satisfazê-lo, tendo em conta o processo global de entrada dos expositores. O facto de solicitar uma alteração ou atribuição da data prevista não garante que o seu pedido seja atendido.

Consulte a planta de entrada/saída prevista para o Edifício Oeste ou para o Edifício Sul.

Os expositores, os representantes de um expositor ou os EAC que precisem de trabalhar após o horário de montagem em qualquer dia de montagem (incluindo as datas específicas de montagem) para cumprir o prazo de montagem terão de preencher o formulário online de Autorização de Trabalho em Horário Especial até às 16h00 de cada dia em que precisar de trabalhar até mais tarde. Dirija-se ao Gabinete do Gestor de Pavilhão, junto à área de Serviços aos Expositores no seu pavilhão de exposições, para digitalizar o código QR e preencher o formulário.

A desmontagem terá início imediatamente após o encerramento da feira, às 16h01 de sexta-feira, 20 de novembro. A desmontagem de qualquer parte do seu stand antes do encerramento da feira, às 16h00 de sexta-feira, 20 de novembro, resultará numa sanção pecuniária, na perda dos pontos de prioridade acumulados e na possível suspensão de futuros privilégios de exposição. Esta política é rigorosamente aplicada!

A IAAPA Expo implementou um sistema de desmontagem programada. Devido à disponibilidade dos pavilhões de exposições, cada pavilhão tem horários diferentes em que deve estar desmontado e desocupado do centro de convenções. Consulte a planta de desmontagem programada para o Edifício Oeste ou o Edifício Sul para verificar a data de desmontagem programada que lhe foi atribuída.

Edifício Oeste – Salas WA1, WA2, WA3, WA4, WB1

• As transportadoras DEVEM efetuar o check-in no Pátio de Manobras até às 8h00 de domingo, 22 de novembro
• Todos os materiais dos expositores DEVEM ser removidos do centro de convenções até às 12h00 de domingo, 22 de novembro

Edifício Sul – Sala NA

• Os transportadores DEVEM efetuar o check-in no Pátio de Manobras até às 8h00 de domingo, 22 de novembro
• Todos os materiais dos expositores DEVEM ser retirados do centro de convenções até às 12h00 de domingo, 22 de novembro

Edifício Sul – Salas SA, SB, NB

• Os transportadores DEVEM efetuar o check-in no Pátio de Manobras até às 8h00 de segunda-feira, 23 de novembro
• Todos os materiais dos expositores DEVEM ser retirados do centro de convenções até às 12h00 de segunda-feira, 23 de novembro

Todas as remessas de saída requerem um acordo de manuseamento de materiais da GES, que pode ser levantado no Balcão de Atendimento aos Expositores no local. Assim que todos os seus materiais estiverem embalados, etiquetados e prontos para serem enviados, devolva o acordo ao balcão de atendimento aos expositores da GES. As etiquetas de envio pré-impressas podem ser solicitadasonlinecom antecedência ou através doserviço de autoatendimentonos quiosques do balcão de atendimento aos expositores, após a criação prévia de um código QR. Se a transportadora designada não efetuar a recolha na hora marcada ou se recusar a aceitar a sua remessa, a GES redirecionará essa remessa a expensas do expositor.

Por favor, dirija quaisquer questões relativas à «Saída Programada» aOmar DeJesus, da GES.

O tapete dos corredores será removido imediatamente após o encerramento da feira, às 16h01 de sexta-feira, 20 de novembro. Este processo demora aproximadamente uma hora, pelo quese solicita que mantenham os corredores desimpedidos durante este período. Assim que o tapete dos corredores for removido, terá início a devolução de todos os contentores de transporte. Todas as caixas, contentores e engradados vazios serão devolvidos aos stands na sexta-feira à noite. Este processo será concluído no prazo de 8 horas após a remoção do tapete dos corredores. (Exemplo: poderá receber as suas caixas já às 18h ou tão tarde quanto à 1h da manhã). Devido ao tempo que a devolução das caixas ou contentores vazios pode demorar, por favor, planeie os seus voos de saída em conformidade.

Os contratantes não oficiais(EAC) terão acesso ao recinto da feira a partir das 17h00 de sexta-feira, 20 de novembro, assim como quaisquer expositores que tragam pessoal ou equipamento para ajudar na desmontagem dos seus stands. A política de bagagem de mão também se aplica à saída do recinto.

A GES disponibiliza um número limitado de autocolantes «Priority+» para devolução de caixas vazias, para que os expositores possam receber as suas caixas ou engradados vazios de forma acelerada durante a desmontagem.

• Os autocolantes «Priority» garantem que a sua caixa será devolvida no prazo de 90 minutos após o encerramento da feira.
• Há um máximo de três (3) autocolantes por expositor e deve ser adquirido um (1) autocolante por cada caixa (não é permitido o empilhamento).
• O tamanho máximo das caixas para os autocolantes «Priority+ Empty Return» é de 48in x 60in x 96in.
• O custo é de 160 $ por autocolante, se adquirido antecipadamente. Se ainda houver unidades disponíveis, os autocolantes podem ser adquiridos no local por 200 $ cada
• Para solicitar autocolantes «Priority+ Empty Return», preencha e envie o formuláriode solicitação de autocolantes «Priority+ Empty Return ». Após o preenchimento, um representante da GES entrará em contacto consigo para confirmar a disponibilidade e efetuar a sua encomenda. O preenchimento deste formulário de solicitação não garante que haja disponibilidade para satisfazer o pedido.

Todos os expositores inscritos que sejam membros da IAAPA estão convidados a participar gratuitamente nas sessões do programa de formação geral. Os programas do Instituto, almoços, pequenos-almoços, receções, visitas guiadas e outros eventos são pagos e exigem o pagamento de uma taxa de inscrição (as taxas para não-membros são mais elevadas). Os bilhetes podem ser adquiridos na secção«Inscrição de Expositores» do seuCentro de Recursos para Expositores.

A agenda da IAAPA Expo pode ser consultada aqui.