Eventos paralelos y satélites de la IAAPA Expo

Eventos satélite: Se consideran «eventos satélite» aquellos que tienen lugar tres días antes o tres días después de las fechas oficiales de la IAAPA Expo. La IAAPA aprobará los eventos satélite si se le notifica con antelación.

Reuniones complementarias: Eventos que tienen lugar en instalaciones de reuniones gestionadas por la IAAPA (centro de convenciones/hoteles anfitriones). Una empresa podrá celebrar una reunión complementaria si es expositora actual o patrocinadora de nivel Platino en la IAAPA Expo. Las reuniones pueden consistir en una sola reunión de 8 horas o en dos reuniones de 4 horas cada una durante el horario de la feria, y no pueden incluir servicio de catering.

Se permitirán los eventos complementarios y satélites si:

Las fechas sean anteriores o posteriores a las fechas oficiales de la feria.

• Durante los EDUTours.
• Durante los eventos especiales de la IAAPA con entrada, salvo los mencionados anteriormente, como desayunos, almuerzos y recepciones de Networking específicos del sector.

No se celebrarán eventos complementarios ni satélites:

• Durante el horario de apertura de la feria.
• Durante los eventos emblemáticos de la IAAPA, incluyendo la Ceremonia de Apertura, la Recepción de Apertura, «IAAPA Celebrates» y el Desayuno de Liderazgo.
• Durante las sesiones habituales del programa de Educación.

Las empresas del MSC que no expongan no están autorizadas a celebrar eventos complementarios o satélites.

Se permiten las cenas o actos con menos de 20 personas que cumplan las directrices anteriores y no es necesario someterlos a la aprobación de la IAAPA.

Cualquier empresa que desee celebrar un evento complementario o satélite que cumpla con las políticas anteriormente mencionadas deberá cumplimentar la solicitud de eventos complementarios y satélites.

La información facilitada debe incluir:

• Nombre y dirección de la empresa organizadora
• Nombre, correo electrónico y teléfono de la persona de contacto
• Número de stand (en caso de participar como expositor)
• Fecha y horario del evento
• Lugar del evento
• Número de asistentes previstos
• Público objetivo
• Descripción del evento

Cualquier empresa que desee disponer de autobuses en las instalaciones para recoger a los asistentes a un evento complementario o satélite deberá obtener la autorización de IAAPA Expo y del Centro de Convenciones del Condado de Orange.

Todos los formularios de solicitud de servicios complementarios y satélites deben presentarse antes del30 de octubre.

La tasa de solicitud es el coste total de tu solicitud. El coste mínimo es de 500 USD y el máximo de 1.200 USD (este importe se calcula en función de tu solicitud de espacio). No se tendrán en cuenta las solicitudes de espacio complementario sin el abono de la tasa de solicitud. Si se aprueba la solicitud, la IAAPA aplicará los 500 dólares estadounidenses al importe del alquiler del espacio. Si no se aprueba la solicitud, la IAAPA le reembolsará el importe abonado a más tardar el 21 de diciembre de 2026.

El espacio para eventos se puede reservar para (1) un día de 8 horas o (2) días de 4 horas, dependiendo de la naturaleza del evento, tal y como se ha indicado anteriormente. Los horarios de los eventos no pueden coincidir con los eventos especiales programados por la IAAPA.

Una de las ventajas para las empresas que exponen en la IAAPA Expo es la oportunidad de organizar eventos complementarios durante la Expo. Las empresas que no sean expositoras tienen prohibido celebrar eventos complementarios o paralelos, hacer publicidad, captar clientes o ponerse en contacto de cualquier otra forma con los asistentes inscritos a la reunión de la IAAPA en los espacios oficiales de la reunión de la IAAPA o en los hoteles de la reunión de la IAAPA. La IAAPA no cederá ni asignará ningún espacio de la reunión a empresas comerciales que no hayan sido contratadas previamente como expositores oficiales de la IAAPA Expo.

Una vez cumplimentada y aprobada la solicitud de espacio auxiliar y satélite, se contactará con todos los organizadores para facilitarles información adicional. El espacio se asignará en función de la disponibilidad si se aprueba la solicitud.

Se denegarán los formularios de solicitud de eventos complementarios y satélites, y no se asignará espacio si el formulario incumple las directrices de la IAAPA. Se denegará el espacio para eventos previamente aprobado si se cancela el espacio de exposición.

Se notificará a los organizadores la asignación de salas entre mediados y finales de septiembre. Todas las solicitudes de espacio para reuniones deberán ser aprobadas por la IAAPA antes de que los recintos puedan confirmar dicho espacio. La IAAPA y los hoteles o centros de convenciones se reservan el derecho a cambiar la ubicación de un evento si la IAAPA o el hotel determinan que el espacio asignado se necesita posteriormente para un acto oficial de la IAAPA o si el espacio asignado no es el más adecuado en la sala asignada.

Los solicitantes son responsables de realizar todos los trámites directamente con el recinto una vez que se haya asignado el espacio y la IAAPA haya aprobado la solicitud. El solicitante debe recurrir a todos los proveedores oficiales del Centro de Convenciones del Condado de Orange, incluidos los de catering, audiovisuales y mobiliario. Póngase en contacto con la IAAPAantes de contratar servicios con un proveedor externo. Los solicitantes son responsables de proporcionar, instalar y retirar la señalización del evento. La señalización solo está permitida dentro y en los alrededores del espacio de reunión asignado y debe estar fijada al suelo o ser autoportante. 

Tenga en cuenta que el hotel o el centro de convenciones puede cobrar por el uso de la sala de reuniones. El alquiler de la sala puede negociarse entre el solicitante y el hotel o el centro de convenciones (una vez confirmada la asignación del espacio). Cada evento se gestionará de forma individual y se formalizará mediante un contrato independiente. Todos los gastos de alquiler de la sala de reuniones, comida y bebida, alquiler de equipos audiovisuales y otros servicios corren a cargo del solicitante. Los solicitantes deben leer detenidamente los contratos de los eventos antes de firmarlos, prestando especial atención a las cláusulas de cancelación. En caso de cancelación de un evento, es posible que se exija al solicitante el pago de los ingresos perdidos al hotel.

Para los alquileres que superen los 500 dólares, previa solicitud, la IAAPA facilitará las facturas correspondientes a todas las tarifas de alquiler y los cargos adicionales antes del 11 de diciembre de 2026. Las tarifas de los espacios para reuniones en los hoteles varían en función de la ubicación.

Todos los servicios de restauración, el equipo audiovisual y la señalización deben coordinarse con el recinto y pagarse directamente a dichos proveedores, no a la IAAPA.

Ejemplo de cargos:

• Miércoles, sala de reuniones de 8:00 a 12:00 y de 15:00 a 17:00 = 500 $ + 500 $ = 1.000 $
• Jueves, sala de reuniones de 8:00 a 17:00 = 1.000 $

A cualquier expositor que cancele su espacio de stand o no se presente en la IAAPA Expo se le cancelará automáticamente su espacio para reuniones, sin derecho a reembolso.

Tenga en cuenta que, aunque los eventos y Expos de la IAAPA están abiertos a todo el personal del sector, se pedirá a cualquier asistente o expositor al que se observe realizando actividades comerciales —incluida la distribución de material promocional— en los pasillos u otros espacios públicos, o en el stand de otra empresa, que devuelva su acreditación y abandone el Piso de exhibición de inmediato. Los asistentes que no sean expositores tienen prohibido promocionar sus servicios empresariales durante la feria, incluso en las redes sociales. Los infractores podrán ser expulsados del recinto, se les podrá revocar su acreditación y/o se les podrá prohibir la asistencia a futuros eventos de la IAAPA. La IAAPA le ruega que informe inmediatamente de cualquier infracción que observe a la Oficina de la Feria. Puede ponerse en contacto con la dirección de la feria en IAAPA Central, en el mostrador de inscripción o en la oficina de la feria/operaciones, o bien escribiendo a [email protected].

El «outboarding» se define como la celebración de eventos de marketing, ventas y hospitalidad por parte de expositores y otras entidades que aprovechan la presencia de compradores y/o vendedores que asisten a la feria original sin notificarlo previamente al organizador de dicha feria y sin llegar a un acuerdo que beneficie a ambas partes. Esta práctica se considera poco ética y es condenada por la IAAPA. Incluye prácticas como el «coat-tailing», el «piggy-backing», la celebración conjunta de eventos y los eventos de hospitalidad a gran escala, especialmente durante el horario de la feria.

Si una empresa incumple la política de la IAAPA sobre eventos complementarios y satélites, dicha empresa recibirá:

• Una multa de 500 dólares.
• La pérdida de tres años de antigüedad como expositor (si procede).
• Si se incumple la política por segunda vez, las multas y la pérdida de antigüedad se duplicarán y la empresa podrá ser excluida de futuras Expos y eventos de la IAAPA (tanto como asistente como expositor).
• Si se determina que una empresa ha contratado el espacio directamente con el recinto, al margen del proceso de aprobación de la IAAPA, el contrato preexistente con cada recinto faculta a dicho recinto a cancelar el evento sin previo aviso.