Eventos complementarios y satélites

Eventos Satélites: Los eventos que tienen lugar tres días antes o tres días después de las fechas oficiales de la reunión de la IAAPA Expo se consideran Eventos Satélites. IAAPA aprobará los Eventos Satélites si se notifica con antelación.

Reuniones Auxiliares: Eventos que tienen lugar en instalaciones de reuniones controladas por IAAPA (centro de convenciones/hoteles anfitriones). Una compañía puede tener una Reunión Auxiliar si la compañía es actualmente un expositor o un patrocinador de Nivel Platino en la Expo IAAPA. Las reuniones pueden ser una reunión de 8 horas o dos reuniones de 4 horas durante el horario de la exposición y no pueden incluir catering.

Se permitirán eventos auxiliares y satélites si:

• Las fechas son anteriores o posteriores a las fechas oficiales de la feria.
• Durante EDUTours.
• Durante Eventos Especiales IAAPA con entrada, excepto los mencionados anteriormente, como desayunos, almuerzos y recepciones de networking específicos de la industria.

No debe haber Eventos Auxiliares o Satélites:

• Durante el horario de apertura de la feria.
• Durante eventos especiales de IAAPA incluyendo Ceremonia de Apertura, Recepción de Apertura, IAAPA Celebra y Desayuno de Liderazgo.
• Durante las sesiones regulares del programa educativo.

Las empresas MSC no expositoras no están autorizadas a celebrar Eventos Auxiliares o Satélites.

Las cenas o funciones de menos de 20 personas que cumplan con las directrices anteriores están permitidas y no necesitan someterse a la aprobación de IAAPA.

Toda empresa que desee celebrar un Evento Auxiliar o Satélite que cumpla con las políticas arriba mencionadas deberá cumplimentar la Solicitud de Evento Auxiliar y Satélite.

La información facilitada deberá incluir

• Nombre y dirección de la empresa anfitriona
• Nombre, correo electrónico y teléfono de contacto
• Número de stand (si es expositor)
• Fecha y horario del evento
• Lugar del evento
• Número de personas previstas
• Público objetivo
• Descripción del evento

Cualquier empresa que desee tener autobuses en las instalaciones para recoger a los asistentes a un evento auxiliar o satélite deberá recibir la aprobación de IAAPA Expo.

Todos los formularios de solicitud de auxiliares y satélites deben presentarse antes del 24 de octubre.

La tasa de solicitud es el coste total de su solicitud. El coste mínimo es de 500 USD y el máximo de 1.200 USD (se calcula en la solicitud de espacio). No se considerará ninguna solicitud de espacio auxiliar sin la tasa de solicitud. Si la solicitud es aprobada, IAAPA aplicará los USD$500 a las tarifas de alquiler del espacio. Si la solicitud no es aprobada, IAAPA reembolsará su compra a más tardar el 21 de diciembre de 2025.

El espacio para eventos puede reservarse para (1) día de 8 horas o (2) días de 4 horas, dependiendo de la naturaleza del evento, como se indica más arriba. El horario del evento no puede competir con los eventos especiales programados por IAAPA.

Uno de los beneficios para las compañías que exhiben en la Expo IAAPA es la oportunidad de organizar eventos auxiliares durante la Expo. Las compañías no expositoras tienen prohibido celebrar eventos auxiliares o satélites, hacer publicidad, solicitar o contactar de otra manera a los inscritos en la reunión de la IAAPA en el espacio oficial de la reunión de la IAAPA o en los hoteles de la reunión de la IAAPA. IAAPA no cederá o asignará ningún espacio de reunión a compañías comerciales que no hayan sido contratadas como expositores oficiales de la Expo IAAPA.

Una vez cumplimentada y aprobada la solicitud, se contactará con todos los organizadores para facilitarles información adicional. Si se aprueba la solicitud, el espacio se asignará en función del espacio disponible.

Los Formularios de Solicitud de Eventos Auxiliares y Satélites serán denegados y no se asignará espacio si un formulario infringe las directrices de la IAAPA. Se denegará el espacio para eventos previamente aprobados si se cancela el espacio de exposición.

Los organizadores serán notificados de la asignación de sus salas a mediados o finales de septiembre. Todas las solicitudes de espacio para reuniones serán aprobadas por la IAAPA antes de que el espacio pueda ser confirmado por las sedes. IAAPA y los hoteles/centro de convenciones tienen el derecho de mover un evento si IAAPA o el hotel determina que el espacio asignado se necesita más tarde para una función oficial de IAAPA o si el espacio asignado no es el más adecuado en la sala asignada.

Los solicitantes son responsables de hacer todos los arreglos directamente con el lugar una vez que el espacio haya sido asignado y la solicitud aprobada por IAAPA. El solicitante debe utilizar todos los contratistas oficiales del Centro de Convenciones del Condado de Orange, incluyendo catering, audiovisuales y mobiliario. Por favor, contacte con la IAAPA antes de concertar servicios con un proveedor externo. Los solicitantes son responsables de proporcionar, instalar y retirar la señalización para el evento. La señalización sólo está permitida dentro y alrededor del espacio asignado para la reunión y debe estar apoyada en el suelo.

Tenga en cuenta que el hotel/centro de convenciones puede cobrar por el uso de la sala de reuniones. El alquiler de la sala puede negociarse entre el solicitante y el hotel/centro de convenciones (una vez confirmada la asignación del espacio). Cada acto se gestionará de forma individual y se emitirá un contrato por separado. Todos los gastos de alquiler de salas, comidas y bebidas, alquiler de equipos audiovisuales y otros servicios correrán a cargo del solicitante. Los solicitantes deberán estudiar detenidamente los contratos antes de firmarlos, prestando especial atención a las cláusulas de cancelación. En caso de cancelación de un acto, el solicitante puede verse obligado a abonar al hotel los ingresos perdidos.

Para alquileres que excedan $500, a solicitud, IAAPA proporcionará facturas por todos los cargos de alquiler y cargos adicionales antes del 14 de diciembre de 2025. Las tarifas del espacio de reunión del hotel varían dependiendo de la ubicación.

Toda la comida y bebida, equipo audiovisual y señalización deben ser coordinados con el lugar y pagados directamente a esos vendedores, no a la IAAPA.

Ejemplo de cargos:

• Miércoles, sala de reuniones de 8 a.m. - 12 p.m. y 3 p.m. - 5 p.m. = $500 + $500 = $1,000
• Jueves, sala de reuniones de 8.00 a 17.00 horas = 1.000 dólares

Cualquier expositor que cancele su espacio de stand o no se presente en la Expo IAAPA, tendrá su espacio de reunión automáticamente cancelado sin reembolso para el expositor.

Tenga en cuenta que aunque los eventos y exposiciones de IAAPA están abiertos a todo el personal de la industria, cualquier asistente o expositor que sea observado solicitando negocios, incluyendo la distribución de material promocional en los pasillos u otros espacios públicos o en el stand de otra empresa, se le pedirá que devuelva su tarjeta de identificación y que abandone la sala de exposiciones inmediatamente. Se prohíbe a los asistentes que no participen en el certamen promocionar sus servicios comerciales, incluso en las redes sociales. Los infractores pueden ser expulsados de las instalaciones, se les puede revocar su credencial y/o se les puede prohibir asistir a futuros eventos de IAAPA. IAAPA le pide que reporte cualquier violación observada a la Oficina de la Exposición inmediatamente. La Administración de la Exposición está disponible en la Oficina Central de la IAAPA, Registro u Oficina de Exposiciones/Operaciones o contacte con [email protected].

Outboarding se define como eventos de marketing, ventas y hospitalidad llevados a cabo por expositores y otros capitalizando la presencia de compradores y/o vendedores que asisten a la feria original sin notificar previamente al organizador de la feria original y llegar a un acuerdo que beneficie a ambas partes. Esta práctica se considera poco ética y está condenada por la IAAPA. Incluye prácticas como "coat-tailing", "piggy-backing", co-ubicación de eventos, y eventos de hospitalidad a gran escala, particularmente durante las horas de exposición.

Si una compañía viola la política de IAAPA sobre Eventos Auxiliares y Satélites, esa compañía recibirá:

• Una multa de $500.
• Pérdida de 3 años de antigüedad como expositor (si procede).
• Si la política es violada por segunda vez, las multas y la pérdida de antigüedad se duplicarán y la compañía estará sujeta a ser prohibida de futuras exposiciones y eventos de IAAPA (asistiendo y/o exhibiendo).
• Si se determina que una compañía contrató espacio con la instalación directamente, fuera del proceso de aprobación de IAAPA, el contrato preexistente con cada instalación faculta a esa instalación a cerrar el evento sin previo aviso