Eventos paralelos e satélites da IAAPA Expo

Eventos Satélites: Os eventos que decorrem três dias antes ou três dias depois das datas oficiais da IAAPA Expo são considerados Eventos Satélites. A IAAPA aprovará os Eventos Satélites desde que sejam notificados com antecedência.

Reuniões Ancessórias: Eventos que decorrem em instalações de reuniões geridas pela IAAPA (centro de convenções/hotéis anfitriões). Uma empresa pode realizar uma reunião complementar se for um expositor atual ou um patrocinador de nível Platina na IAAPA Expo. As reuniões podem consistir numa reunião de 8 horas ou em duas reuniões de 4 horas durante o horário da feira e não podem incluir serviço de catering.

Os eventos auxiliares e satélites serão permitidos se:

As datas forem anteriores ou posteriores às datas oficiais da feira.

• Durante os EDUTours.
• Durante os Eventos Especiais da IAAPA com bilhete, exceto os acima referidos, tais como pequenos-almoços, almoços e receções de networking específicos do setor.

Não devem ocorrer eventos complementares ou satélites:

• Durante o horário de funcionamento da feira.
• Durante os eventos emblemáticos da IAAPA, incluindo a Cerimónia de Abertura, a Recepção de Abertura, o «IAAPA Celebrates» e o Pequeno-almoço de Liderança.
• Durante as sessões regulares do programa educativo.

As empresas MSC que não estejam a expor não estão autorizadas a realizar eventos complementares ou satélites.

Jantares ou eventos com menos de 20 pessoas que cumpram as diretrizes acima são permitidos e não precisam de ser submetidos à IAAPA para aprovação.

Qualquer empresa que pretenda realizar um evento complementar ou satélite que cumpra as políticas acima referidas deve preencher o Formulário de Candidatura para Eventos Complementares e Satélites.

As informações fornecidas devem incluir:

• Nome e morada da empresa anfitriã
• Nome, e-mail e número de telefone da pessoa de contacto
• Número do stand (caso participe como expositor)
• Data e horário do evento
• Local do evento
• Número de pessoas previstas
• Público-alvo
• Descrição do evento

Qualquer empresa que pretenda disponibilizar autocarros nas instalações para recolher participantes num evento paralelo ou satélite deve obter a aprovação da IAAPA Expo e do Orange County Convention Center.

Todos os formulários de pedido de serviços auxiliares e satélites devem ser apresentados até30 de outubro.

A taxa de inscrição corresponde ao custo total do seu pedido. O custo mínimo é de 500 USD e o custo máximo é de 1 200 USD (este valor é calculado com base no seu pedido de espaço). Não serão consideradas quaisquer solicitações de espaço adicional sem o pagamento da taxa de inscrição. Se a candidatura for aprovada, a IAAPA deduzirá os 500 USD das taxas de aluguer do espaço. Se a candidatura não for aprovada, a IAAPA reembolsará o montante pago até 21 de dezembro de 2026.

O espaço para eventos pode ser reservado para (1) um dia de 8 horas ou (2) dias de 4 horas, dependendo da natureza do evento, conforme descrito acima. Os horários dos eventos não podem coincidir com os eventos especiais programados pela IAAPA.

Uma das vantagens para as empresas que expõem na IAAPA Expo é a oportunidade de organizar eventos paralelos durante a exposição. As empresas que não expõem estão proibidas de realizar eventos paralelos ou satélites, fazer publicidade, angariar clientes ou contactar de qualquer outra forma os participantes inscritos na IAAPA, quer nos espaços oficiais da IAAPA, quer nos hotéis da IAAPA. A IAAPA não disponibilizará nem atribuirá qualquer espaço de reunião a empresas comerciais que não tenham sido previamente contratadas como expositores oficiais da IAAPA Expo.

Após a conclusão e aprovação do Formulário de Pedido de Espaço Auxiliar e Satélite, todos os organizadores serão contactados com informações adicionais. O espaço será atribuído consoante a disponibilidade, caso o pedido seja aprovado.

Os formulários de pedido para eventos auxiliares e satélites serão recusados e não será atribuído espaço caso um formulário viole as diretrizes da IAAPA. O espaço previamente aprovado para o evento será recusado caso o espaço de exposição seja cancelado.

Os organizadores serão notificados sobre a atribuição das salas em meados ou no final de setembro. Todos os pedidos de espaços para reuniões serão aprovados pela IAAPA antes de os locais poderem confirmar a reserva. A IAAPA e os hotéis/centros de convenções reservam-se o direito de transferir um evento caso a IAAPA ou o hotel determinem que o espaço atribuído venha a ser necessário para um evento oficial da IAAPA ou caso o espaço atribuído não seja o mais adequado para o evento em questão.

Os requerentes são responsáveis por tratar de todos os pormenores diretamente com o local do evento, assim que o espaço tiver sido atribuído e o pedido aprovado pela IAAPA. O requerente deve recorrer exclusivamente aos prestadores de serviços oficiais do Orange County Convention Center, incluindo serviços de catering, audiovisuais e mobiliário. Por favor, contacte a IAAPAantes de contratar serviços junto de um fornecedor externo. Os requerentes são responsáveis pelo fornecimento, montagem e remoção da sinalética do evento. A sinalética só é permitida no interior e nas imediações do espaço de reunião atribuído e deve ser fixada ao solo ou autoportante. 

Tenha em atenção que o hotel/centro de convenções poderá cobrar pela utilização da sala de reuniões. O aluguer da sala pode ser negociado entre o requerente e o hotel/centro de convenções (após a confirmação da atribuição do espaço). Cada evento será tratado individualmente e será emitido um contrato separado. Todas as taxas de aluguer da sala de reuniões, alimentação e bebidas, aluguer de equipamento audiovisual e outros serviços são da responsabilidade do requerente. Os requerentes devem analisar cuidadosamente os contratos dos eventos antes de os assinarem, prestando especial atenção às cláusulas de cancelamento. No caso de um evento ser cancelado, o requerente poderá ser obrigado a pagar ao hotel a receita perdida.

Para alugueres que excedam 500 dólares, mediante pedido, a IAAPA fornecerá faturas relativas a todas as taxas de aluguer e encargos adicionais até 11 de dezembro de 2026. As taxas dos espaços de reuniões nos hotéis variam consoante a localização.

Todas as refeições e bebidas, equipamento audiovisual e sinalética devem ser coordenados com o local do evento e pagos diretamente aos respetivos fornecedores, e não à IAAPA.

Exemplos de encargos:

• Quarta-feira, sala de reuniões das 8h00 às 12h00 e das 15h00 às 17h00 = 500 $ + 500 $ = 1 000 $
• Quinta-feira, sala de reuniões das 8h00 às 17h00 = 1 000 dólares

Qualquer expositor que cancele o seu espaço de exposição ou não compareça à IAAPA Expo verá o seu espaço de reunião automaticamente cancelado, sem direito a reembolso.

Tenha em atenção que, embora os eventos e feiras da IAAPA estejam abertos a todos os profissionais do setor, qualquer participante ou expositor que seja flagrado a angariar negócios — incluindo a distribuição de material promocional nos corredores, noutros espaços públicos ou no stand de outra empresa — será convidado a devolver o seu crachá e a abandonar o recinto da feira imediatamente. Os participantes que não sejam expositores estão proibidos de promover os seus serviços empresariais durante o evento, incluindo nas redes sociais. Os infratores podem ser retirados das instalações, ter o seu crachá revogado e/ou ser proibidos de participar em futuros eventos da IAAPA. A IAAPA solicita que comunique imediatamente quaisquer infrações observadas ao Gabinete do Evento. A Direção da Feira está disponível no IAAPA Central, no Balcão de Inscrições ou no Gabinete de Feiras/Operações, ou pode contactar [email protected].

O «outboarding» é definido como eventos de marketing, vendas e hospitalidade realizados por expositores e outras entidades que tiram partido da presença de compradores e/ou vendedores que participam na feira original, sem notificar previamente o organizador da feira original e sem chegar a um acordo que beneficie ambas as partes. Esta prática é considerada antiética e é condenada pela IAAPA. Inclui práticas como o «coat-tailing», o «piggy-backing», a realização conjunta de eventos e eventos de hospitalidade em grande escala, particularmente durante o horário da feira.

Se uma empresa violar a política da IAAPA relativa a eventos complementares e satélites, essa empresa receberá:

• Uma multa de 500 dólares.
• Perda de 3 anos de antiguidade como expositor (se aplicável).
• Se a política for violada uma segunda vez, as multas e a perda de antiguidade duplicarão e a empresa estará sujeita a ser banida de futuras exposições e eventos da IAAPA (como participante e/ou expositor).
• Se se determinar que uma empresa contratou espaço diretamente com o recinto, fora do processo de aprovação da IAAPA, o contrato pré-existente com cada recinto confere a esse recinto o poder de encerrar o evento sem aviso prévio.