Eventos auxiliares e satélites

Eventos satélite: Os eventos que ocorrem três dias antes ou três dias depois das datas oficiais de reunião da IAAPA Expo são considerados Eventos Satélites. A IAAPA aprovará os eventos satélite se for notificada com antecedência.

Reuniões auxiliares: Eventos que ocorrem em instalações de reuniões controladas pela IAAPA (centro de convenções/hotéis-sede). Uma empresa pode realizar uma Reunião auxiliar se for um expositor ou um patrocinador de nível platina na IAAPA Expo. As reuniões podem ser uma reunião de 8 horas ou duas reuniões de 4 horas durante o horário da exposição e não podem incluir catering.

Eventos auxiliares e satélites serão permitidos se:

• As datas forem anteriores ou posteriores às datas oficiais da feira.
• Durante o EDUTours.
• Durante os eventos especiais da IAAPA com bilhetes, exceto os enumerados acima, tais como pequenos-almoços, almoços e recepções de networking específicos do sector.

Não devem ocorrer eventos auxiliares ou satélites:

• Durante o horário de funcionamento da feira.
• Durante eventos exclusivos da IAAPA, incluindo a Cerimónia de Abertura, a Receção de Abertura, a IAAPA Celebrates e o Pequeno-almoço de Liderança.
• Durante as sessões regulares do programa educacional.

As empresas não expositoras do MSC não estão autorizadas a realizar eventos auxiliares ou satélites.

Jantares ou funções com menos de 20 pessoas que cumpram as diretrizes acima são permitidos e não precisam de ser submetidos à IAAPA para aprovação.

Qualquer empresa que pretenda realizar um evento auxiliar ou um evento satélite em conformidade com as políticas supramencionadas deve preencher o formulário de candidatura para eventos auxiliares e eventos satélite.

As informações fornecidas devem incluir:

• Nome e endereço da empresa anfitriã
• Nome, e-mail e telefone do contacto
• Número do stand (se estiver a expor)
• Data e horário do evento
• Local do evento
• Número de pessoas esperadas
• Público alvo
• Descrição do evento

Qualquer empresa que pretenda ter autocarros nas instalações para recolher os participantes de um evento auxiliar ou satélite tem de obter a aprovação da IAAPA Expo.

Todos os formulários de pedido de auxiliares e satélites devem ser enviados até 24 de outubro.

A taxa de candidatura é o custo total do seu pedido. O custo mínimo é de 500 USD e o custo máximo é de 1 200 USD (este valor é calculado no seu pedido de espaço). Nenhum pedido de espaço auxiliar será considerado sem a taxa de inscrição. Se o pedido for aprovado, a IAAPA aplicará o valor de 500 USD às taxas de aluguer do espaço. Se o pedido não for aprovado, a IAAPA reembolsará a sua compra até 21 de dezembro de 2025.

O espaço para eventos pode ser reservado para (1) dia de 8 horas ou (2) dias de 4 horas, dependendo da natureza do evento, conforme descrito acima. Os horários dos eventos não podem competir com os eventos especiais programados pela IAAPA.

Um dos benefícios para as empresas que expõem na IAAPA Expo é a oportunidade de organizar eventos auxiliares durante a Expo. As empresas não expositoras estão proibidas de realizar eventos auxiliares ou satélites, anunciar, solicitar ou contactar de qualquer outra forma os inscritos na reunião da IAAPA no espaço oficial da reunião da IAAPA ou nos hotéis da reunião da IAAPA. A IAAPA não liberará nem cederá nenhum espaço de reunião a empresas comerciais que ainda não tenham sido contratadas como expositoras oficiais da IAAPA Expo.

Após o preenchimento e a aprovação do pedido de inscrição de auxiliares e satélites, todos os organizadores serão contactados para fornecer informações adicionais. Se o pedido for aprovado, o espaço será atribuído com base na disponibilidade de espaço.

Os formulários de pedido de auxiliares e satélites serão recusados e o espaço não será atribuído se o formulário violar as diretrizes da IAAPA. O espaço para eventos previamente aprovados será recusado se o espaço de exposição for cancelado.

Os organizadores serão notificados da atribuição das suas salas em meados ou finais de setembro. Todas as solicitações de espaço para reuniões serão aprovadas pela IAAPA antes que o espaço possa ser confirmado pelos locais. A IAAPA e os hotéis/centros de convenções têm o direito de transferir um evento se a IAAPA ou o hotel determinar que o espaço atribuído é necessário mais tarde para uma função oficial da IAAPA ou se o espaço atribuído não for o mais adequado na sala atribuída.

Os requerentes são responsáveis por tomar todas as medidas diretamente com o local do evento após a atribuição do espaço e a aprovação do pedido pela IAAPA. O requerente deve utilizar todos os fornecedores oficiais do Orange County Convention Center, incluindo catering, audiovisuais e mobiliário. É favor contactar a IAAPA antes de organizar serviços com um fornecedor externo. Os requisitantes são responsáveis por fornecer, instalar e remover a sinalização do evento. A sinalética só é permitida dentro e à volta do espaço de reunião atribuído e tem de estar assente no chão/em pé.

Note-se que o hotel/centro de convenções pode cobrar pela utilização da sala de reuniões. O aluguer da sala pode ser negociado entre o requerente e o hotel/centro de convenções (após a confirmação da atribuição do espaço). Cada função será tratada individualmente e será emitido um contrato separado. Todas as taxas de aluguer da sala de reuniões, alimentos e bebidas, aluguer de equipamento audiovisual e outros serviços são da responsabilidade do requerente. Os requisitantes devem estudar cuidadosamente os contratos de funções antes de os assinarem, prestando especial atenção às cláusulas de cancelamento. Em caso de cancelamento de um evento, o requerente pode ser obrigado a pagar ao hotel as receitas perdidas.

Para alugueres que excedam os 500 dólares, mediante pedido, a IAAPA fornecerá facturas de todas as taxas de aluguer e encargos adicionais até 14 de dezembro de 2025. As taxas de espaço para reuniões em hotéis variam de acordo com a localização.

Todos os alimentos e bebidas, equipamentos audiovisuais e sinalização devem ser coordenados com o local e pagos diretamente a esses fornecedores, não à IAAPA.

Exemplo de taxas:

• Quarta-feira, sala de reunião das 8h às 12h e das 15h às 17h = US$ 500 + US$ 500 = US$ 1.000
• Quinta-feira, sala de reuniões das 8h às 17h = US$ 1.000

Qualquer expositor que cancele o seu espaço de stand ou não compareça na IAAPA Expo, terá o seu espaço de reunião automaticamente cancelado sem qualquer reembolso para o expositor.

Embora os eventos e exposições da IAAPA estejam abertos a todo o pessoal do sector, qualquer participante ou expositor que seja observado a solicitar negócios, incluindo a distribuição de materiais promocionais nos corredores ou noutros espaços públicos ou no stand de outra empresa, será convidado a devolver os seus crachás e a abandonar imediatamente o recinto da exposição. Os participantes não-expositores estão proibidos de promover os seus serviços comerciais durante a exposição, incluindo nas redes sociais. Os infractores podem ser retirados das instalações, ter o seu crachá revogado e/ou ser proibidos de participar em futuros eventos da IAAPA. A IAAPA solicita que qualquer violação observada seja comunicada imediatamente ao Show Office. O Show Management está disponível na IAAPA Central, no Registration ou no Show/Operations Office ou contacte [email protected].

O outboarding é definido como eventos de marketing, vendas e hospitalidade realizados por expositores e outros que capitalizam a presença de compradores e/ou vendedores que participam na exposição original sem notificar previamente o organizador da exposição original e que conseguem um acordo que beneficia ambas as partes. Esta prática é considerada pouco ética e é condenada pela IAAPA. Inclui práticas como "coat-tailing", "piggy-backing", co-localização de eventos e eventos de hospitalidade em grande escala, particularmente durante o horário do evento.

Se uma empresa violar a política da IAAPA sobre eventos auxiliares e satélites, essa empresa receberá:

• Uma multa de US$ 500.
• Perda de 3 anos de antiguidade como expositor (se aplicável).
• Se a política for violada uma segunda vez, as multas e a perda de antiguidade duplicarão e a empresa estará sujeita a ser banida de futuras exposições e eventos da IAAPA (participação e/ou exibição).
• Se for determinado que uma empresa contratou o espaço diretamente com o recinto, fora do processo de aprovação da IAAPA, o contrato pré-existente com cada recinto autoriza o recinto a encerrar o evento sem aviso prévio