الفعاليات المصاحبة والفرعية لمعرض IAAPA

الفعاليات الفرعية: تُعتبر الفعاليات التي تُقام قبل ثلاثة أيام أو بعد ثلاثة أيام من المواعيد الرسمية لمعرض IAAPA Expo فعاليات فرعية. وستوافق IAAPA على الفعاليات الفرعية شريطة الإخطار المسبق بها.

الاجتماعات الفرعية: هي الفعاليات التي تُعقد في مرافق الاجتماعات الخاضعة لإدارة IAAPA (مركز المؤتمرات/الفنادق المضيفة). يجوز لأي شركة عقد اجتماع فرعي إذا كانت الشركة عارضًا حاليًا أو راعٍ من المستوى البلاتيني في معرض IAAPA Expo. يمكن أن تكون الاجتماعات إما اجتماعًا واحدًا مدته 8 ساعات أو اجتماعين مدة كل منهما 4 ساعات خلال ساعات المعرض، ولا يجوز أن تتضمن خدمات تقديم الطعام.

سيُسمح بالفعاليات التكميلية والفعاليات الفرعية في الحالات التالية:

كانت التواريخ قبل أو بعد التواريخ الرسمية للمعرض التجاري.

• خلال جولات EDUTours.
• خلال فعاليات IAAPA الخاصة التي تتطلب تذاكر دخول، باستثناء تلك المذكورة أعلاه، مثل وجبات الإفطار والغداء وحفلات الاستقبال الخاصة بالصناعة.

يجب ألا تُعقد أي فعاليات فرعية أو مصاحبة:

• خلال ساعات عمل المعرض.
• خلال فعاليات IAAPA المميزة، بما في ذلك حفل الافتتاح، وحفل الاستقبال الافتتاحي، وفعالية "IAAPA Celebrates"، ووجبة الإفطار الخاصة بالقيادات.
• خلال جلسات البرنامج التعليمي العادية.

لا يُسمح لشركات MSC غير العارضة بعقد فعاليات فرعية أو مصاحبة.

يُسمح بتنظيم حفلات العشاء أو المناسبات التي يقل عدد المشاركين فيها عن 20 شخصًا، شريطة الامتثال للإرشادات المذكورة أعلاه، ولا يلزم تقديم طلب إلى IAAPA للحصول على الموافقة.

يجب على أي شركة ترغب في تنظيم فعالية فرعية أو مصاحبة تتوافق مع السياسات المذكورة أعلاه أن تملأ «نموذج طلب تنظيم الفعاليات الفرعية والمصاحبة».

يجب أن تتضمن المعلومات المقدمة ما يلي:

• اسم وعنوان الشركة المضيفة
• اسم الشخص المسؤول عن الاتصال، والبريد الإلكتروني، ورقم الهاتف
• رقم الجناح (في حالة المشاركة في المعرض)
• تاريخ ومواعيد الفعالية
• موقع الحدث
• عدد الأشخاص المتوقع حضورهم
• الجمهور المستهدف
• وصف الحدث

يجب على أي شركة ترغب في توفير حافلات في المرفق لنقل المشاركين إلى فعالية فرعية أو مصاحبة الحصول على موافقة من معرض IAAPA ومركز مؤتمرات مقاطعة أورانج.

يجب تقديم جميع نماذج طلبات الأنشطة الإضافية والفعاليات الفرعية بحلول30 أكتوبر.

رسوم التقديم هي التكلفة الإجمالية لطلبك. تبلغ التكلفة الدنيا 500 دولار أمريكي، والتكلفة القصوى 1,200 دولار أمريكي (يتم احتساب ذلك بناءً على طلبك الخاص بالمساحة). لن يتم النظر في أي طلبات للحصول على مساحة إضافية دون دفع رسوم الطلب. في حالة الموافقة على الطلب، ستقوم IAAPA بخصم مبلغ 500 دولار أمريكي من رسوم استئجار المساحة. وفي حالة عدم الموافقة على الطلب، ستقوم IAAPA برد المبلغ المدفوع في موعد أقصاه 21 ديسمبر 2026.

يمكن حجز مساحة الفعاليات إما (1) ليوم واحد مدته 8 ساعات أو (2) لأيام مدة كل منها 4 ساعات، وفقًا لطبيعة الفعالية على النحو المبين أعلاه. ولا يجوز أن تتعارض أوقات الفعاليات مع الفعاليات الخاصة المقررة من قبل IAAPA.

تتمثل إحدى المزايا التي تحظى بها الشركات المشاركة في معرض IAAPA Expo في فرصة تنظيم فعاليات فرعية خلال فترة المعرض. يُحظر على الشركات غير العارضة تنظيم فعاليات مصاحبة أو فرعية، أو الإعلان، أو الترويج، أو الاتصال بأي شكل آخر بمسجلي حضور اجتماعات IAAPA في المساحات الرسمية المخصصة لاجتماعات IAAPA أو في الفنادق المخصصة لاجتماعات IAAPA. ولن تقوم IAAPA بتخصيص أو إتاحة أي مساحة للاجتماعات للشركات التجارية التي لم يتم التعاقد معها بالفعل كعارضين رسميين في معرض IAAPA Expo.

عند استكمال طلب «الأنشطة التكميلية والفعاليات الفرعية» والموافقة عليه، سيتم الاتصال بجميع المنظمين لتزويدهم بمعلومات إضافية. وسيتم تخصيص المساحة حسب توفرها في حال الموافقة على الطلب.

سيتم رفض نماذج طلبات الأنشطة التكميلية والفعاليات الفرعية، ولن يتم تخصيص المساحة إذا كان النموذج مخالفًا لإرشادات IAAPA. كما سيتم إلغاء المساحة المخصصة مسبقًا للفعالية في حالة إلغاء مساحة العرض.

سيتم إخطار المنظمين بتخصيص الغرف لهم في منتصف إلى أواخر شهر سبتمبر. وستقوم IAAPA بالموافقة على جميع طلبات حجز قاعات الاجتماعات قبل أن تتمكن أماكن انعقاد الفعاليات من تأكيد الحجز. ويحق لـ IAAPA والفنادق/مراكز المؤتمرات نقل مكان انعقاد الفعالية إذا قررت IAAPA أو الفندق أن القاعة المخصصة ستُستخدم لاحقًا في فعالية رسمية تابعة لـ IAAPA، أو إذا تبين أن القاعة المخصصة ليست الأنسب لإقامة الفعالية.

يتحمل مقدمو الطلبات مسؤولية إجراء جميع الترتيبات مباشرةً مع إدارة المكان بمجرد تخصيص المساحة والموافقة على الطلب من قِبل IAAPA. ويجب على مقدم الطلب الاستعانة بجميع المقاولين الرسميين في مركز مؤتمرات مقاطعة أورانج، بما في ذلك خدمات تقديم الطعام، والمعدات السمعية والبصرية، والأثاث. يرجى الاتصال بـ IAAPAقبل الترتيب للحصول على الخدمات من مورد خارجي. يتحمل مقدمو الطلبات مسؤولية توفير اللافتات الخاصة بالحدث وتركيبها وإزالتها. لا يُسمح بوضع اللافتات إلا داخل وحول المساحة المخصصة للاجتماع، ويجب أن تكون مثبتة على الأرض أو قائمة بذاتها. 

يرجى ملاحظة أن الفندق/مركز المؤتمرات قد يفرض رسومًا على استخدام قاعة الاجتماعات. يمكن التفاوض بشأن إيجار القاعة بين مقدم الطلب والفندق/مركز المؤتمرات (بعد تأكيد تخصيص المساحة). سيتم التعامل مع كل فعالية على حدة وإصدار عقد منفصل لها. يتحمل مقدم الطلب مسؤولية جميع رسوم استئجار قاعات الاجتماعات، والمأكولات والمشروبات، واستئجار المعدات السمعية والبصرية، والخدمات الأخرى. يجب على مقدمي الطلبات دراسة عقود الفعاليات بعناية قبل التوقيع عليها، مع إيلاء اهتمام خاص لبنود الإلغاء. في حالة إلغاء الفعالية، قد يُطلب من مقدم الطلب دفع تعويض للفندق عن الإيرادات المفقودة.

بالنسبة لعمليات الاستئجار التي تتجاوز قيمتها 500 دولار، ستقوم IAAPA، بناءً على الطلب، بتقديم فواتير بجميع رسوم الاستئجار والرسوم الإضافية بحلول 11 ديسمبر 2026. تختلف رسوم قاعات الاجتماعات في الفنادق باختلاف الموقع.

يجب تنسيق جميع الأمور المتعلقة بالأطعمة والمشروبات والمعدات السمعية والبصرية واللافتات مع الجهة المضيفة ودفعها مباشرةً إلى تلك الجهات الموردة، وليس إلى IAAPA.

أمثلة على الرسوم:

• الأربعاء، قاعة اجتماعات من الساعة 8 صباحًا حتى 12 ظهرًا ومن 3 عصرًا حتى 5 مساءً = 500 دولار + 500 دولار = 1,000 دولار
• الخميس، قاعة اجتماعات من الساعة 8 صباحًا حتى 5 مساءً = 1,000 دولار

أي عارض يقوم بإلغاء حجز مساحة جناحه أو يتغيب عن حضور معرض IAAPA Expo، سيتم إلغاء حجز مساحة اجتماعه تلقائيًّا دون استرداد أي مبلغ له.

يرجى ملاحظة أنه على الرغم من أن فعاليات ومعارض IAAPA مفتوحة لجميع العاملين في القطاع، فإن أي مشارك أو عارض يُشاهد وهو يقوم بالترويج لأعماله التجارية — بما في ذلك توزيع المواد الترويجية في الممرات أو الأماكن العامة الأخرى أو في جناح شركة أخرى — سيُطلب منه إعادة شارة الدخول ومغادرة قاعة المعرض على الفور. يُحظر على الحاضرين غير العارضين الترويج لخدماتهم التجارية خلال المعرض، بما في ذلك على وسائل التواصل الاجتماعي. قد يتم إخراج المخالفين من المكان، وإلغاء شاراتهم، و/أو منعهم من حضور فعاليات IAAPA المستقبلية. تطلب IAAPA منكم الإبلاغ فورًا عن أي مخالفات تلاحظونها إلى مكتب المعرض. يمكن التواصل مع إدارة المعرض في مقر IAAPA المركزي، أو مكتب التسجيل، أو مكتب المعرض/العمليات، أو عبر البريد الإلكتروني [email protected].

يُعرَّف «الأنشطة الخارجية» بأنها فعاليات التسويق والمبيعات والضيافة التي ينظمها العارضون وغيرهم، مستغلين وجود المشترين و/أو البائعين الحاضرين في المعرض الأصلي دون إخطار منظم المعرض الأصلي مسبقًا ودون التوصل إلى ترتيب يعود بالنفع على الطرفين. وتُعتبر هذه الممارسة غير أخلاقية وتدينها الرابطة الدولية لمتنزهات الترفيه والألعاب (IAAPA). وتشمل ممارسات مثل «الاستفادة من شهرة الآخرين» و«الاستفادة غير المباشرة» وتجميع الفعاليات في مكان واحد، وفعاليات الضيافة واسعة النطاق، لا سيما خلال ساعات المعرض.

في حال انتهكت إحدى الشركات سياسة IAAPA المتعلقة بالفعاليات المصاحبة والفعاليات الفرعية، فستُفرض على تلك الشركة:

• غرامة قدرها 500 دولار.
• فقدان 3 سنوات من الأقدمية كعارض (إن أمكن).
• في حالة انتهاك السياسة للمرة الثانية، ستتضاعف الغرامات وفقدان الأقدمية، وستكون الشركة عرضة للحظر من معارض وفعاليات IAAPA المستقبلية (الحضور و/أو العرض).
• إذا ثبت أن شركة ما تعاقدت على مساحة مع المنشأة مباشرةً، خارج نطاق عملية الموافقة الخاصة بـ IAAPA، فإن العقد المبرم مسبقًا مع كل منشأة يمنح تلك المنشأة الحق في إنهاء الفعالية دون إشعار مسبق.