الفعاليات الملحقة والأقمار الصناعية

فعاليات الأقمار الصناعية: تعتبر الفعاليات التي تقام قبل ثلاثة أيام أو بعد ثلاثة أيام من المواعيد الرسمية لاجتماع معرض IAAPA إكسبو فعاليات تابعة. ستوافق IAAPA على فعاليات الأقمار الصناعية إذا تم إخطارها مسبقاً.

الاجتماعات الإضافية: الفعاليات التي تقام في مرافق الاجتماعات الخاضعة لسيطرة IAAPA (مركز المؤتمرات/الفنادق المضيفة). يجوز للشركة عقد اجتماع إضافي إذا كانت الشركة عارضاً حالياً أو راعياً من المستوى البلاتيني في معرض IAAPA Expo. يمكن أن تكون الاجتماعات إما اجتماعًا واحدًا لمدة 8 ساعات أو اجتماعين لمدة 4 ساعات خلال ساعات المعرض ولا يمكن أن تشمل تقديم الطعام.

يُسمح بالفعاليات الإضافية والتابعة إذا:

• التواريخ قبل أو بعد مواعيد المعرض التجاري الرسمية.
• أثناء جولات EDUTours.
• أثناء فعاليات IAAPA الخاصة المحجوزة بتذاكر، باستثناء تلك المذكورة أعلاه، مثل وجبات الإفطار والغداء وحفلات الاستقبال الخاصة بالصناعة وحفلات الاستقبال الخاصة بالتواصل.

يجب عدم إقامة أي فعاليات مساعدة أو تابعة:

• خلال ساعات العرض المفتوحة.
• خلال فعاليات IAAPA المميزة بما في ذلك حفل الافتتاح وحفل الاستقبال الافتتاحي وحفل استقبال الافتتاح واحتفالات IAAPA وإفطار القيادة.
• أثناء جلسات البرنامج التعليمي العادية.

لا يُسمح لشركات MSC غير العارضة بإقامة فعاليات ثانوية أو فرعية.

يُسمح بحفلات العشاء أو المناسبات التي يقل حجمها عن 20 شخصًا والتي تتوافق مع الإرشادات المذكورة أعلاه ولا تحتاج إلى تقديمها إلى IAAPA للموافقة عليها.

يجب على أي شركة ترغب في إقامة فعالية فرعية أو تابعة تتوافق مع السياسات المذكورة أعلاه أن تملأ طلب إقامة فعالية فرعية أو تابعة.

يجب أن تتضمن المعلومات المقدمة ما يلي:

• اسم الشركة المضيفة وعنوانها
• اسم جهة الاتصال والبريد الإلكتروني والهاتف
• رقم الكشك (في حالة العرض)
• تاريخ وأوقات الفعالية
• موقع الفعالية
• عدد الأشخاص المتوقع حضورهم
• الجمهور المستهدف
• وصف الفعالية

يجب أن تحصل أي شركة ترغب في الحصول على موافقة من معرض IAAPA Expo على موافقة من IAAPA Expo.

يجب تقديم جميع نماذج الطلبات الإضافية والأقمار الصناعية بحلول 24 أكتوبر.

رسوم الطلب هي التكلفة الإجمالية لطلبك. الحد الأدنى للتكلفة هو 500 دولار أمريكي والحد الأقصى للتكلفة هو 1,200 دولار أمريكي (يتم احتساب ذلك في طلب المساحة الخاصة بك). لن يتم النظر في أي طلبات للحصول على مساحة إضافية بدون رسوم الطلب. إذا تمت الموافقة على الطلب، ستطبق IAAPA مبلغ 500 دولار أمريكي على رسوم إيجار المساحة. إذا لم تتم الموافقة على الطلب، ستقوم IAAPA برد المبلغ في موعد أقصاه 21 ديسمبر 2025.

يمكن حجز مساحة للفعالية لمدة (1) 8 ساعات في اليوم أو (2) 4 ساعات في اليوم حسب طبيعة الفعالية كما هو موضح أعلاه. لا يمكن أن تتنافس أوقات الفعاليات مع فعاليات IAAPA الخاصة المجدولة.

إحدى مزايا الشركات العارضة في معرض IAAPA هي فرصة استضافة فعاليات إضافية خلال المعرض. يحظر على الشركات غير العارضة إقامة فعاليات إضافية أو تابعة أو الإعلان عن أو التماس أو الاتصال بالمسجلين في اجتماع IAAPA في مساحة اجتماعات IAAPA الرسمية أو في فنادق اجتماعات IAAPA. لن تقوم IAAPA بإخلاء أو تخصيص أي مساحة اجتماعات لشركات تجارية غير متعاقدة بالفعل كعارض رسمي في معرض IAAPA.

عند إكمال طلب طلب طلب المرافق والأقمار الصناعية والموافقة عليه، سيتم الاتصال بجميع المنظمين لإبلاغهم بمعلومات إضافية. سيتم تخصيص المساحة على أساس المساحة المتاحة إذا تمت الموافقة على الطلب.

سيتم رفض نماذج الطلبات الإضافية والأقمار الصناعية ولن يتم تخصيص مساحة إذا كان النموذج ينتهك إرشادات الرابطة الدولية لمنظمي المعارض والمؤتمرات. سيتم رفض مساحة الفعالية الموافق عليها مسبقاً إذا تم إلغاء مساحة العرض.

سيتم إخطار المنظمين بتخصيص الغرف الخاصة بهم في منتصف إلى أواخر سبتمبر. ستتم الموافقة على جميع الطلبات الخاصة بمساحة الاجتماعات من قبل IAAPA قبل أن يتم تأكيد المساحة من قبل الأماكن. يحق لـ IAAPA والفنادق/مركز المؤتمرات نقل فعالية ما إذا قررت IAAPA أو الفندق أن المساحة المخصصة مطلوبة لاحقاً لفعالية رسمية من فعاليات IAAPA أو إذا كانت المساحة المخصصة غير مناسبة في الغرفة المخصصة.

يكون مقدمو الطلبات مسؤولين عن إجراء جميع الترتيبات مباشرة مع المكان بمجرد تخصيص المكان والموافقة على الطلب من قبل IAAPA. يجب على مقدم الطلب استخدام جميع المتعاقدين الرسميين في مركز أورانج كاونتي للمؤتمرات بما في ذلك خدمات تقديم الطعام والوسائل السمعية والبصرية والأثاث. يُرجى الاتصال ب IAAPA قبل ترتيب الخدمات مع بائع خارجي. يتحمل مقدمو الطلبات مسؤولية توفير اللافتات الخاصة بالفعالية وإعدادها وإزالتها. لا يُسمح بوضع اللافتات إلا في مكان الاجتماع المخصص وحوله، ويجب أن تكون اللافتات أرضية/قائمة بذاتها.

يرجى ملاحظة أنه يجوز للفندق/مركز المؤتمرات فرض رسوم على استخدام قاعة الاجتماعات. يمكن التفاوض على إيجار القاعة بين مقدم الطلب والفندق/مركز المؤتمرات (بعد تأكيد تخصيص المكان). سيتم التعامل مع كل وظيفة على حدة وإصدار عقد منفصل. تقع مسؤولية جميع رسوم إيجار قاعات الاجتماعات والمأكولات والمشروبات واستئجار المعدات السمعية والبصرية والخدمات الأخرى على عاتق طالب الإيجار. يجب على مقدمي الطلبات دراسة عقود الوظائف بعناية قبل التوقيع، مع إيلاء اهتمام خاص لبنود الإلغاء. في حالة إلغاء إحدى الفعاليات، قد يُطلب من طالب الإلغاء أن يدفع للفندق مقابل الإيرادات المفقودة.

بالنسبة لعمليات الإيجار التي تتجاوز 500 دولار، عند الطلب، ستقدم IAAPA فواتير بجميع رسوم الإيجار والرسوم الإضافية بحلول 14 ديسمبر 2025. تختلف رسوم مساحة الاجتماعات الفندقية حسب الموقع.

يجب تنسيق جميع المأكولات والمشروبات والمعدات السمعية والبصرية واللافتات مع المكان ودفعها مباشرةً إلى هؤلاء البائعين، وليس إلى IAAPA.

مثال على الرسوم:

• الأربعاء، قاعة الاجتماعات من 8 صباحًا حتى 12 ظهرًا ومن 3 عصرًا حتى 5 مساءً = 500 دولار + 500 دولار = 1,000 دولار
• الخميس، غرفة الاجتماعات من الساعة 8 صباحًا - 5 مساءً = 1,000 دولار أمريكي

أي عارض يلغي مساحة جناحه أو لا يحضر في معرض IAAPA Expo، سيتم إلغاء مساحة الاجتماع الخاصة به تلقائيًا دون استرداد أي مبلغ للعارض.

يُرجى ملاحظة أنه في حين أن فعاليات ومعرض IAAPA مفتوحة لجميع العاملين في هذا المجال، فإن أي حاضر أو عارض يُلاحظ أنه يقوم بالتماس الأعمال التجارية بما في ذلك توزيع المواد الترويجية في الممرات أو الأماكن العامة الأخرى أو في جناح شركة أخرى، سيُطلب منه إعادة شاراته ومغادرة قاعة المعرض على الفور. يُحظر على الحاضرين غير العارضين الترويج لخدمات أعمالهم في المعرض بما في ذلك على وسائل التواصل الاجتماعي. قد يتم إبعاد المخالفين من المكان، و/أو إلغاء شارتهم و/أو منعهم من حضور فعاليات IAAPA المستقبلية. تطلب IAAPA الإبلاغ عن أي مخالفات يتم رصدها إلى مكتب المعرض على الفور. إدارة المعرض متوفرة في مكتب IAAPA المركزي أو التسجيل أو مكتب العرض/العمليات أو الاتصال على [email protected].

يُعرّف "التواجد الخارجي" على أنه التسويق والمبيعات وفعاليات الضيافة التي يقوم بها العارضون وغيرهم مستفيدين من وجود المشترين و/أو البائعين الذين يحضرون المعرض الأصلي دون إخطار منظم المعرض الأصلي مسبقاً والتوصل إلى ترتيب يفيد الطرفين. تُعتبر هذه الممارسة غير أخلاقية وتدينها الرابطة الدولية لوكالات السفر والسياحة. ويشمل ذلك ممارسات مثل "التواطؤ" و"التشارك في تنظيم الفعاليات، والتشارك في موقع واحد وفعاليات الضيافة على نطاق واسع، خاصةً خلال ساعات العرض.

إذا انتهكت شركة ما سياسة IAAPA بشأن الفعاليات الإضافية والفعاليات التابعة لها، فستتلقى تلك الشركة

• غرامة قدرها 500 دولار.
• خسارة 3 سنوات من أقدمية العارضين (إن وجدت).
• إذا تم انتهاك السياسة للمرة الثانية، ستتضاعف الغرامة وفقدان الأقدمية وستتعرض الشركة للمنع من المشاركة في معارض وفعاليات IAAPA المستقبلية (الحضور و/أو العرض).
• إذا تقرر أن شركة ما تعاقدت على مساحة مع المنشأة مباشرة، خارج عملية موافقة IAAPA، فإن العقد الموجود مسبقاً مع كل منشأة يخول تلك المنشأة إغلاق الفعالية دون إشعار