Événements annexes et satellites

Événements satellites: Les événements qui ont lieu trois jours avant ou trois jours après les dates officielles de l'IAAPA Expo sont considérés comme des événements satellites. L'IAAPA approuvera les événements satellites s'ils sont notifiés à l'avance.

Réunions annexes: Il s'agit d'événements qui se déroulent dans des installations de réunion contrôlées par l'IAAPA (centre de convention/hôtels hôtes). Une société peut organiser une réunion annexe si elle est actuellement un exposant ou un sponsor de niveau Platine à l'IAAPA Expo. Les réunions peuvent être soit une réunion de 8 heures, soit deux réunions de 4 heures pendant les heures d'ouverture de l'exposition et ne peuvent pas inclure de service de restauration.

Les événements auxiliaires et satellites seront autorisés si :

• Les dates sont antérieures ou postérieures aux dates officielles du salon.
• Pendant les EDUTours.
• Pendant les événements spéciaux de l'IAAPA, à l'exception de ceux énumérés ci-dessus, tels que les petits-déjeuners, les déjeuners et les réceptions de réseautage spécifiques à l'industrie.

Aucun événement auxiliaire ou satellite ne doit avoir lieu :

• Pendant les heures d'ouverture du salon.
• Pendant les événements de l'IAAPA tels que la Cérémonie d'ouverture, la Réception d'ouverture, IAAPA Celebrates, et le Petit-déjeuner du Leadership.
• Pendant les sessions régulières du programme d'éducation.

Les sociétés MSC non exposantes ne sont pas autorisées à organiser des événements annexes ou satellites.

Les dîners ou réceptions de moins de 20 personnes qui respectent les directives ci-dessus sont autorisés et n'ont pas besoin d'être soumis à l'IAAPA pour approbation.

Toute entreprise souhaitant organiser un événement annexe ou satellite conforme aux politiques susmentionnées doit remplir le formulaire de demande d'organisation d'un événement annexe ou satellite.

Les informations fournies doivent comprendre

• Le nom et l'adresse de l'entreprise hôte
• Nom, adresse électronique et numéro de téléphone de la personne à contacter
• Numéro de stand (en cas d'exposition)
• Date et heures de l'événement
• Lieu de l'événement
• Nombre de personnes attendues
• Public visé
• Description de l'événement

Toute entreprise souhaitant disposer de bus sur le site pour récupérer les participants à un événement auxiliaire ou satellite doit recevoir l'approbation de l'IAAPA Expo.

Tous les formulaires de demande de services auxiliaires et de satellites doivent être soumis avant le 24 octobre.

Les frais de dossier correspondent au coût total de votre demande. Le coût minimum est de 500 USD et le coût maximum est de 1 200 USD (ce montant est calculé sur votre demande d'espace). Aucune demande d'espace auxiliaire ne sera prise en compte sans frais de dossier. Si la demande est approuvée, l'IAAPA appliquera les 500 USD aux frais de location de l'espace. Si la demande n'est pas approuvée, l'IAAPA remboursera votre achat au plus tard le 21 décembre 2025.

L'espace peut être réservé pour (1) journée de 8 heures ou (2) journées de 4 heures en fonction de la nature de l'événement tel que décrit ci-dessus. Les horaires de l'événement ne peuvent pas entrer en concurrence avec les événements spéciaux programmés par l'IAAPA.

L'un des avantages pour les entreprises qui exposent à l'IAAPA Expo est la possibilité d'organiser des événements auxiliaires pendant l'Expo. Il est interdit aux entreprises non exposantes d'organiser des événements auxiliaires ou satellites, de faire de la publicité, de solliciter ou de contacter de quelque manière que ce soit les personnes inscrites à la réunion de l'IAAPA sur l'espace de réunion officiel de l'IAAPA ou dans les hôtels de la réunion de l'IAAPA. L'IAAPA ne mettra pas à disposition ou n'attribuera pas d'espace de réunion à des sociétés commerciales qui ne sont pas déjà sous contrat en tant qu'exposant officiel de l'IAAPA Expo.

Une fois le formulaire de demande d'espace auxiliaire et de satellite complété et approuvé, tous les organisateurs seront contactés pour obtenir des informations supplémentaires. L'espace sera attribué en fonction des places disponibles si la demande est approuvée.

Les formulaires de demande d'espace auxiliaire et satellite seront refusés et l'espace ne sera pas attribué si un formulaire viole les directives de l'IAAPA. L'espace d'un événement déjà approuvé sera refusé si l'espace d'exposition est annulé.

Les organisateurs seront informés de l'attribution de leur salle entre la mi-septembre et la fin septembre. Toutes les demandes d'espace de réunion devront être approuvées par l'IAAPA avant que l'espace ne puisse être confirmé par les sites. L'IAAPA et les hôtels/centres de congrès ont le droit de déplacer un événement si l'IAAPA ou l'hôtel détermine que l'espace assigné est plus tard nécessaire pour une fonction officielle de l'IAAPA ou si l'espace assigné n'est pas le mieux adapté dans la chambre assignée.

Les demandeurs sont tenus de prendre toutes les dispositions nécessaires directement avec le site une fois que l'espace a été attribué et que la demande a été approuvée par l'IAAPA. Le demandeur doit faire appel à tous les fournisseurs officiels de l'Orange County Convention Center, y compris pour la restauration, l'audiovisuel et le mobilier. Veuillez contacter l'IAAPA avant d'organiser des services avec un fournisseur extérieur. Les demandeurs sont responsables de la fourniture, de la mise en place et de l'enlèvement de la signalisation pour l'événement. La signalisation n'est autorisée qu'à l'intérieur et autour de l'espace de réunion assigné et doit être au sol ou sur pied.

Veuillez noter que l'hôtel/le centre de congrès peut facturer l'utilisation de la salle de réunion. La location de la salle peut être négociée entre le demandeur et l'hôtel/le centre de congrès (après confirmation de l'attribution de l'espace). Chaque fonction sera traitée individuellement et fera l'objet d'un contrat distinct. Tous les frais de location de la salle de réunion, de restauration, de location d'équipement audiovisuel et d'autres services sont à la charge du demandeur. Les demandeurs doivent étudier attentivement les contrats avant de les signer, en accordant une attention particulière aux clauses d'annulation. En cas d'annulation d'une réunion, le demandeur peut être tenu de payer à l'hôtel le manque à gagner.

Pour les locations supérieures à 500 $, l'IAAPA fournira, sur demande, des factures pour tous les frais de location et les frais supplémentaires avant le 14 décembre 2025. Les frais de location de l'espace de réunion de l'hôtel varient en fonction de l'emplacement.

Tous les aliments et boissons, l'équipement audiovisuel et la signalisation doivent être coordonnés avec le site et payés directement à ces vendeurs, et non à l'IAAPA.

Exemple de frais :

• Mercredi, salle de réunion de 8 h à 12 h et de 15 h à 17 h = 500 $ + 500 $ = 1 000 $
• Jeudi, salle de réunion de 8 h à 17 h = 1 000 $

Tout exposant qui annule son stand ou qui ne se présente pas à l'IAAPA Expo verra son espace de réunion automatiquement annulé sans aucun remboursement.

Veuillez noter que, bien que les événements et expositions de l'IAAPA soient ouverts à tout le personnel de l'industrie, tout participant ou exposant qui est observé en train de solliciter des affaires, y compris la distribution de matériel promotionnel dans les allées ou autres espaces publics ou dans le stand d'une autre entreprise, sera prié de rendre son badge et de quitter le salon immédiatement. Il est interdit aux participants non exposants de faire la promotion de leurs services commerciaux dans le cadre du salon, y compris sur les médias sociaux. Les contrevenants peuvent être expulsés des lieux, voir leur badge révoqué et/ou se voir interdire d'assister à d'autres événements de l'IAAPA. L'IAAPA vous demande de signaler immédiatement toute violation observée au bureau du salon. La direction du salon est disponible au bureau central de l'IAAPA, à l'inscription ou au bureau du salon/des opérations, ou en contactant [email protected].

L'outboarding est défini comme des événements de marketing, de vente et d'hospitalité menés par des exposants et d'autres personnes capitalisant sur la présence d'acheteurs et/ou de vendeurs participant à l'exposition d'origine sans en informer au préalable l'organisateur de l'exposition d'origine et en trouvant un arrangement qui profite aux deux parties. Cette pratique est considérée comme contraire à l'éthique et est condamnée par l'IAAPA. Elle inclut des pratiques telles que le "coat-tailing", le "piggy-backing", la co-localisation d'événements et les événements d'hospitalité à grande échelle, en particulier pendant les heures d'ouverture du salon.

Si une entreprise enfreint la politique de l'IAAPA sur les événements auxiliaires et satellites, cette entreprise recevra :

• Une amende de 500 $.
• La perte de 3 ans d'ancienneté en tant qu'exposant (le cas échéant).
• Si la politique est violée une deuxième fois, les amendes et la perte d'ancienneté seront doublées et l'entreprise sera susceptible d'être bannie des futures expositions et événements de l'IAAPA (en tant que participant et/ou exposant).
• S'il s'avère qu'une société a contracté un espace directement avec l'installation, en dehors du processus d'approbation de l'IAAPA, le contrat préexistant avec chaque installation permet à cette dernière de fermer l'événement sans préavis