IAAPAエキスポの関連イベントおよびサテライトイベント

サテライトイベント：IAAPAエキスポの公式開催日の3日前または3日後に開催されるイベントは、サテライトイベントとみなされます。IAAPAは、事前に通知があれば、サテライトイベントを承認します。

付随会議：IAAPAが管理する会議施設（コンベンションセンター／ホストホテル）で開催されるイベント。 IAAPAエキスポの現在出展中の企業、またはプラチナレベルのスポンサー企業であれば、付随会議を開催することができます。会議は、展示会開催時間中に8時間の会議を1回、または4時間の会議を2回開催することができ、ケータリングは含めることはできません。

付随イベントおよびサテライトイベントは、以下の条件を満たす場合に許可されます：

開催日が公式展示会の開催日前または後であること。

• EDUTours開催期間中であること。
• チケット制のIAAPA特別イベント開催中（ただし、業界別の朝食会、昼食会、ネットワーキングレセプションなど、上記に挙げたものは除く）。

以下の時間帯には、付随イベントおよびサテライトイベントを開催してはなりません：

• 展示会の一般公開時間中。
• 開会式、オープニングレセプション、IAAPA Celebrates、リーダーシップ・ブレックファストなどのIAAPA主催の主要イベント開催中。
• 通常の教育プログラムのセッション中。

出展していないMSC企業は、付随イベントまたはサテライトイベントを開催することはできません。

上記のガイドラインに準拠し、参加者が20名未満の夕食会や懇親会は許可されており、IAAPAへの承認申請は不要です。

上記の方針に準拠した付随イベントまたはサテライトイベントの開催を希望する企業は、「付随イベントおよびサテライトイベント申請書」に必要事項を記入してください。

提出情報には以下を含める必要があります：

• 主催企業の名称および住所
• 担当者名、メールアドレス、電話番号
• ブース番号（出展する場合）
• イベントの日時
• イベント会場
• 予想来場者数
• ターゲット層
• イベントの概要

付随イベントやサテライトイベントの参加者を施設から送迎するためにバスを手配したい企業は、IAAPA Expoおよびオレンジカウンティ・コンベンションセンターの承認を得る必要があります。

すべての付帯・サテライト申請書は、10月30日までに提出する必要があります。

申請料は、ご依頼にかかる総費用となります。最低費用は500米ドル、最高費用は1,200米ドルです（これは展示スペースの申請に基づいて算出されます）。 申請料のお支払いが確認できない場合、付帯スペースに関するお申し込みは一切受け付けられません。申請が承認された場合、IAAPAは500米ドルをレンタルスペース料金に充当いたします。申請が承認されなかった場合、IAAPAは2026年12月21日までに申請料を返金いたします。

イベントスペースは、上記のイベントの性質に応じて、（1）8時間の1日単位、または（2）4時間の1日単位で予約可能です。イベントの開催時間は、IAAPAが予定している特別イベントと重複してはなりません。

IAAPAエキスポに出展する企業にとってのメリットの一つは、エキスポ開催期間中に付随イベントを開催できる機会があることです。 出展していない企業は、IAAPAの公式会場やIAAPA会議指定ホテルにおいて、付随イベントやサテライトイベントの開催、広告、勧誘、あるいはIAAPA会議の参加者への接触を行うことを禁じられています。IAAPAは、IAAPAエキスポの公式出展者として契約を結んでいない民間企業に対し、会議スペースを開放または割り当てることはありません。

「付帯・サテライトイベント申請書」の記入および承認が完了次第、すべての主催者様へ追加情報をご連絡いたします。申請が承認された場合、空き状況に応じてスペースが割り当てられます。

「付帯・サテライトイベント申請書」がIAAPAのガイドラインに違反している場合、申請は却下され、スペースは割り当てられません。また、展示スペースがキャンセルされた場合、事前に承認されていたイベントスペースも却下されます。

主催者には、9月中旬から下旬にかけて会場の割り当てが通知されます。 会議スペースに関するすべての申請は、会場側がスペースを確定する前にIAAPAによる承認を経る必要があります。IAAPAまたはホテルが、割り当てられたスペースが後にIAAPAの公式行事のために必要となった場合、あるいは割り当てられた部屋が当該イベントに最適ではないと判断した場合、IAAPAおよびホテル／コンベンションセンターは、イベントの会場を変更する権利を有します。

会場の割り当てが行われ、IAAPAによる申請承認が下りた後は、依頼者が会場と直接すべての手配を行う責任を負います。依頼者は、ケータリング、音響・映像設備、家具など、オレンジカウンティ・コンベンションセンターのすべての公式業者を利用しなければなりません。 外部業者にサービスを依頼する前に、必ずIAAPAにご連絡ください。申請者は、イベント用の看板の用意、設置、撤去について責任を負います。看板は割り当てられた会議スペース内およびその周辺でのみ許可され、地面に設置されるもの、または自立型のものに限定されます。 

ホテルやコンベンションセンターによっては、会議室の使用料が請求される場合がありますのでご注意ください。会議室のレンタル料金は、申請者とホテルまたはコンベンションセンターの間で（スペースの割り当てが確定した後）交渉可能です。各イベントは個別に取り扱われ、それぞれ個別の契約書が発行されます。 会議室のレンタル料、飲食代、音響・映像機器のレンタル料、およびその他のサービスにかかる費用はすべて、申込者の負担となります。申込者は、契約書に署名する前に内容を慎重に確認し、特にキャンセル条項に十分注意を払う必要があります。イベントがキャンセルされた場合、申込者はホテルに対し、逸失利益の支払いを求められることがあります。

レンタル料金が500ドルを超える場合、ご要望に応じて、IAAPAは2026年12月11日までに、すべてのレンタル料金および追加料金に関する請求書を発行いたします。ホテルの会議スペース利用料は、場所によって異なります。

飲食、音響・映像機器、看板についてはすべて会場側と調整し、IAAPAではなく各業者に直接お支払いください。

料金例：

• 水曜日、会議室を午前8時～正午および午後3時～午後5時に利用 = 500ドル + 500ドル = 1,000ドル
• 木曜日、会議室 午前8時～午後5時 = 1,000ドル

IAAPAエキスポにおいて、ブースの予約をキャンセルした、または無断欠席した出展者については、会議スペースの予約も自動的にキャンセルとなり、出展者への返金は一切行われません。

IAAPAのイベントおよび展示会は業界関係者ならどなたでもご参加いただけますが、通路やその他の公共スペース、あるいは他社のブース内で、販促資料の配布を含む営業活動を行っていることが確認された参加者や出展者については、バッジの返却を求められ、直ちに会場から退場していただくことになりますので、あらかじめご了承ください。 出展者以外の参加者は、ソーシャルメディアを含め、本イベント期間中に自社の事業やサービスを宣伝することを禁じられています。違反者は会場から退去させられ、バッジを取り消され、および／または今後のIAAPAイベントへの参加を禁止される場合があります。IAAPAでは、違反行為を目撃した場合は、直ちにショー事務局へ通報していただくようお願いいたします。 ショー運営事務局は、IAAPAセントラル、登録デスク、またはショー／運営オフィスにて対応しております。また、[email protected] までご連絡ください。

「アウトボーディング」とは、出展者などが、元の展示会に参画するバイヤーやセラーの存在を利用し、元の展示会の主催者に事前の通知を行わず、かつ双方に利益をもたらす取り決めを巧妙に成立させることなく、マーケティング、営業、およびホスピタリティ関連のイベントを実施することを指します。 この行為は非倫理的とみなされ、IAAPAによって非難されています。これには、「コートテイル（後追い）」、「ピギーバック（便乗）」、イベントの併催、および特に展示会開催時間中に行われる大規模なホスピタリティイベントなどの行為が含まれます。

企業がIAAPAの「付随イベントおよびサテライトイベント」に関する方針に違反した場合、当該企業には以下の処分が科されます：

• 500ドルの罰金。
• 出展者としての在籍年数が3年分失効します（該当する場合）。
• 2度目の違反があった場合、罰金および優先順位の喪失は2倍となり、当該企業は今後のIAAPA主催の展示会およびイベントへの参加（来場および／または出展）を禁止される可能性があります。
• IAAPAの承認手続きを経ずに、企業が施設と直接スペースの契約を結んでいたことが判明した場合、各施設との既存の契約に基づき、当該施設は予告なしにイベントを中止する権限を有します。