IAAPA博览会配套及卫星活动

配套活动：在IAAPA博览会正式会期前三天或后三天内举行的活动均被视为配套活动。若提前通知，IAAPA将批准举办配套活动。

附属会议：在IAAPA管理的会议场所（会展中心/主办酒店）举行的活动。 若某公司是IAAPA博览会的现任参展商或铂金级赞助商，则可举办配套会议。会议可在展会期间举行，形式为一次8小时的会议或两次4小时的会议，且不得包含餐饮服务。

在以下情况下，将允许举办附属会议和卫星活动：

举办日期在官方展会日期之前或之后。

• 在EDUTours期间。
• 在需购票参加的IAAPA特别活动期间，但上述列出的活动除外，例如行业专属早餐会、午餐会及社交招待会。

以下情况下不得举办附属或卫星活动：

• 展会开放期间。
• 在IAAPA标志性活动期间，包括开幕式、开幕招待会、IAAPA庆典以及领导力早餐会。
• 常规教育项目课程期间。

非参展的MSC公司不得举办附属或卫星活动。

符合上述准则且规模在20人以下的晚宴或聚会允许举行，无需向IAAPA提交审批。

任何希望举办符合上述政策的配套或卫星活动的公司，均应填写《配套及卫星活动申请表》。

所提供的信息必须包括：

• 主办公司名称及地址
• 联系人姓名、电子邮箱及电话号码
• 展位号（如参展）
• 活动日期和时间
• 活动地点
• 预计参会人数
• 目标受众
• 活动简介

任何希望在会场安排巴士接送参会者参加附属活动或卫星活动的公司，必须获得IAAPA Expo和奥兰治县会议中心的批准。

所有辅助及卫星申请表必须在10月30日前提交。

申请费即您申请的总费用。最低费用为500美元，最高费用为1,200美元（该费用将根据您的展位申请进行计算）。 未缴纳申请费的辅助展位申请将不予受理。若申请获批，IAAPA将把500美元计入展位租金中；若申请未获批准，IAAPA最迟将于2026年12月21日退还您的款项。

活动场地可根据上述所述的活动性质，预订为（1）8小时的单日时段或（2）4小时的单日时段。活动时间不得与IAAPA已安排的特别活动冲突。

企业参加IAAPA博览会的一大好处，是在博览会期间有机会举办配套活动。 非参展企业不得在IAAPA官方会议场地或会议指定酒店内举办配套或卫星活动，不得进行广告宣传、推销或以其他方式联系IAAPA会议注册参会者。IAAPA不会向尚未签约成为IAAPA博览会官方参展商的企业提供或分配任何会议场地。

在《附属及卫星活动申请表》填写完毕并获批后，我们将联系所有主办方提供更多信息。若申请获批，展位将根据可用情况进行分配。

若《附属及卫星活动申请表》违反IAAPA指南，该申请将被驳回，且不予分配场地。若展位被取消，此前已获批准的活动场地也将被撤销。

组委会将于9月中旬至下旬收到关于会议室分配的通知。 所有会议场地申请均须经IAAPA批准后，主办方方可确认场地。若IAAPA或酒店认定所分配的场地后续需用于IAAPA的官方活动，或所分配的场地并非最合适的选择，IAAPA及酒店/会议中心有权调整活动安排。

一旦场地分配完成且申请获得IAAPA批准，申请人应负责直接与场地方进行所有安排。申请人必须使用奥兰治县会议中心的所有官方承包商，包括餐饮、视听和家具服务。 在与外部供应商安排服务之前，请先联系IAAPA。申请方负责为活动提供、设置和拆除标识牌。标识牌仅允许放置在指定会议场所内及周边区域，且必须为地面放置式/独立式。 

请注意，酒店/会议中心可能会对会议室的使用收取费用。会议室租金可由申请方与酒店/会议中心协商确定（在确认场地分配后）。每项活动将单独处理，并签发独立合同。 所有会议室租金、餐饮、视听设备租赁及其他服务费用均由申请方承担。申请方在签署活动合同前应仔细阅读条款，特别注意取消条款。若活动取消，申请方可能需要向酒店支付因取消造成的收入损失。

对于租赁费用超过500美元的情况，应要求，IAAPA将于2026年12月11日前提供所有租赁费用及附加费用的发票。酒店会议场地费用因地点而异。

所有餐饮、视听设备及标识牌均须与场地方协调，并直接向相关供应商支付费用，而非向IAAPA支付。

费用示例：

• 周三，会议室上午8点至12点及下午3点至5点 = 500美元 + 500美元 = 1,000美元
• 周四，会议室上午8:00至下午5:00 = 1,000美元

任何参展商若取消其展位或未出席IAAPA博览会，其会议场地将自动取消，且不予退款。

请注意，虽然IAAPA的活动和展会向所有行业人士开放，但任何被发现进行商业招揽（包括在过道、其他公共区域或他公司展位内分发宣传材料）的参会者或参展商，都将被要求交回胸卡并立即离开展区。 非参展参会者不得在展会期间（包括在社交媒体上）推广其商业服务。违规者可能会被驱离会场、吊销入场证，并/或被禁止参加今后的IAAPA活动。IAAPA恳请您如发现任何违规行为，请立即向展会办公室报告。 可前往IAAPA中心、注册处或展会/运营办公室联系展会管理方，或发送邮件至[email protected]。

所谓“外展活动”，是指参展商及其他相关方利用参加原展会买家和/或卖家的机会，在未事先通知原展会主办方且未协商达成互利安排的情况下，自行开展的营销、销售及接待活动。 此类行为被视为不道德，并受到IAAPA的谴责。其中包括“搭便车”、“借势”、“活动共址”以及大规模招待活动，尤其是在展会开放期间。

如果某家公司违反了IAAPA关于附属活动和卫星活动的政策，该公司将受到：

• 500美元罚款。
• 丧失3年参展资历（如适用）。
• 若再次违反该政策，罚款金额及参展资历扣除年限将加倍，且该公司可能被禁止参加未来IAAPA的展会及活动（包括参会和/或参展）。
• 若经查实，某公司绕过IAAPA审批流程，直接与场馆签订了展位租赁合同，则根据与各场馆签订的既有合同，该场馆有权在不另行通知的情况下终止该活动。