参展商可申请在IAAPA博览会上举办配套会议或卫星活动！
辅助活动或卫星活动是指由IAAPA以外的个人、公司或组织策划，且与IAAPA博览会同期或并行举办的任何活动或聚会，包括但不限于会议、招待会、演讲、研讨会或社交活动。
IAAPA致力于为所有参会者、参展商和赞助商提供统一且聚焦的体验。为维护活动的完整性并确保符合所有利益相关方的利益，严禁组织、推广或举办任何与官方主办方策划的活动直接构成竞争的配套或卫星活动。
配套活动：在IAAPA博览会正式会期开始前三天或结束后三天内举行的活动均被视为配套活动。若提前通知，IAAPA将批准举办配套活动。
附属会议：在IAAPA管理的会议场所（会展中心/主办酒店）举行的活动。 若某公司是IAAPA博览会的现任参展商或白金级赞助商，则可举办配套会议。会议可在展会期间举行，形式为一次8小时的会议或两次4小时的会议，且不得包含餐饮服务。
在以下情况下，将允许举办附属会议和卫星活动：
举办日期在官方展会日期之前或之后。
以下情况下不得举办附属或卫星活动：
非参展的MSC公司不得举办附属或卫星活动。
符合上述准则且规模在20人以下的晚宴或聚会允许举行，无需向IAAPA提交审批申请。
任何希望举办符合上述政策的配套或卫星活动的公司，均应填写《配套及卫星活动申请表》。
所提供的信息必须包括：
任何希望在场馆内安排巴士接送参会者参加附属活动或卫星活动的公司，必须获得 IAAPA 博览会和奥兰治县会议中心的批准。
所有辅助及卫星申请表必须在10月30日前提交。
申请费即您申请的总费用。最低费用为500美元，最高费用为1,200美元（该费用根据您的展位申请计算）。 未缴纳申请费的辅助展位申请将不予受理。若申请获批，IAAPA将把500美元计入展位租金中；若申请未获批准，IAAPA最迟将于2026年12月21日退还您的款项。
活动场地可根据上述所述的活动性质，预订为（1）8小时的全天时段或（2）4小时的日时段。活动时间不得与IAAPA安排的特别活动冲突。
企业参加IAAPA博览会的一大好处，就是有机会在博览会期间举办配套活动。 非参展企业不得在IAAPA官方会议场所或会议指定酒店内举办配套或卫星活动，不得进行广告宣传、招揽业务，或以其他方式联系IAAPA会议注册人员。IAAPA不会向尚未签约成为IAAPA博览会官方参展商的企业提供或分配任何会议场地。
在《附属及卫星活动申请表》填写完毕并获批后，我们将联系所有主办方提供更多信息。若申请获批，展位将根据可用情况进行分配。
若《附属及卫星活动申请表》违反IAAPA指南，该申请将被驳回，且不予分配场地。若展位被取消，此前已获批的活动场地将被收回。
组委会将于9月中旬至下旬收到关于会议室分配的通知。 所有会议场地申请均须经IAAPA批准后，主办方方可确认场地。若IAAPA或酒店认定已分配的场地后续需用于IAAPA的官方活动，或该场地并非最适合举办该活动，则IAAPA及酒店/会议中心有权调整活动安排。
一旦场地分配完成且申请获得IAAPA批准，申请人应负责直接与场地方进行所有安排。申请人必须使用奥兰治县会议中心的所有官方承包商，包括餐饮、视听和家具服务。 在与外部供应商安排服务之前，请先联系IAAPA。申请方负责提供、设置和拆除活动的指示牌。指示牌仅允许放置在指定会议场所内及周边区域，且必须为地面放置/独立式。
请注意，酒店/会议中心可能会收取会议室使用费。会议室租金可由申请方与酒店/会议中心协商确定（在确认场地分配后）。每项活动将单独处理，并签发单独的合同。 所有会议室租金、餐饮、视听设备租赁及其他服务费用均由申请人承担。申请人应在签署活动合同前仔细阅读条款，特别注意取消条款。若活动取消，申请人可能需要向酒店支付因取消造成的收入损失。
| 小时数 | 费用 | 参数 |
| 1 至 4 小时 | 500美元 | 最多（2）个4小时的工作日 |
| 4 至 8 小时 | 1,000美元 | 最多（1）个8小时工作日 |
对于租赁费用超过$500的情况，经要求，IAAPA将于2026年12月11日前开具所有租赁费及附加费用的发票。酒店会议场地费用因地点而异。
所有餐饮、视听设备及标识均须与场地方协调，并直接向相关供应商支付费用，而非向IAAPA支付。
费用示例：
任何参展商若取消其展位或未出席IAAPA博览会，其会议场地将自动取消，且不予退款。
请注意，虽然IAAPA的活动和展会向所有业界人士开放，但任何被发现进行商业招揽（包括在过道、其他公共区域或他家公司展位内分发宣传材料）的参会者或参展商，都将被要求交回胸卡并立即离开展区。 非参展的参会者不得在展会期间（包括在社交媒体上）推广其商业服务。违规者可能会被驱离会场、吊销入场证，并/或被禁止参加未来的IAAPA活动。IAAPA要求您如发现任何违规行为，请立即向展会办公室报告。 可前往IAAPA服务中心、注册处或展会/运营办公室联系展会管理团队，或发送邮件至[email protected]。
所谓“外展活动”，是指参展商及其他相关方利用参加原展会买家和/或卖家的机会，在未事先通知原展会主办方且未协商达成互利安排的情况下，自行举办的营销、销售及接待活动。 此类行为被视为不道德，并受到IAAPA的谴责。其中包括“尾随”、“搭便车”、活动同地举办以及大规模招待活动，尤其是在展会开放时间内进行此类活动。
如果某家公司违反了IAAPA关于配套活动和卫星活动的政策，该公司将受到：
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