辅助活动和卫星活动

卫星活动：在 IAAPA 展览会正式会议日期前三天或后三天举办的活动被视为卫星活动。如果提前通知，IAAPA 将批准卫星活动。

辅助会议：在 IAAPA 控制的会议设施（会议中心/主办酒店）举办的活动。如果公司目前是 IAAPA 展览会的参展商或白金级赞助商，则可举办辅助会议。会议可以是一次 8 小时的会议，也可以是两次 4 小时的会议，但不能包括餐饮服务。

在下列情况下，允许举办辅助活动和卫星活动

• 日期在正式展会日期之前或之后。
• EDUTours 期间。
• 在售票的 IAAPA 特别活动期间（上述活动除外），如行业特定早餐、午餐和交流招待会。

不得举办辅助或卫星活动：

• 展会开放时间。
• 在 IAAPA 的标志性活动期间，包括开幕式、开幕酒会、IAAPA 庆典和领导早餐会。
• 常规教育项目会议期间。

非参展的 MSC 公司不得举办辅助或卫星活动。

符合上述规定的 20 人以下的晚宴或活动，无需提交 IAAPA 审批。

任何希望举办符合上述政策的配套活动或卫星活动的公司都应填写配套活动和卫星活动申请表。

提供的信息必须包括

• 主办公司名称和地址
• 联系人姓名、电子邮件和电话
• 展位号（如果参展）
• 活动日期和时间
• 活动地点
• 预计人数
• 目标受众
• 活动说明

任何公司若希望在展馆内安排巴士接送参加辅助或卫星活动的观众，必须获得 IAAPA Expo 的批准。

所有辅助和卫星申请表必须在10 月 24 日之前提交。

申请费是您申请的总费用。最低费用为 500 美元，最高费用为 1,200 美元（在申请场地时计算）。没有申请费的辅助空间申请将不予考虑。如果申请获得批准，IAAPA 将把 500 美元用于支付场地租赁费用。如果申请未获批准，IAAPA 将在 2025 年 12 月 21 日之前退还您的购买费用。

根据上述活动性质，活动场地可预订（1）天 8 小时或（2）天 4 小时。活动时间不得与 IAAPA 预定的特别活动相冲突。

参展公司在 IAAPA 展览会期间有机会举办配套活动，这是参展公司的福利之一。非参展公司不得在 IAAPA 官方会议场地或 IAAPA 会议酒店举办配套活动或卫星活动，不得在 IAAPA 官方会议场地或 IAAPA 会议酒店做广告、拉客或以其他方式联系 IAAPA 会议注册者。IAAPA 不会向尚未签约成为 IAAPA 官方参展商的商业公司提供或分配任何会议空间。

辅助和卫星申请表》完成并获得批准后，我们将联系所有组织者，向其提供更多信息。如果申请获得批准，将在有空位的基础上分配场地。

如果辅助和卫星申请表违反了 IAAPA 的指导方针，将不予批准，也不会分配场地。如果展览空间被取消，事先批准的活动空间将被拒绝。

组织者将在 9 月中下旬收到分配房间的通知。所有会议场地申请均需获得 IAAPA 批准，场地方可确认。如果 IAAPA 或酒店认为所分配的空间以后需要用于 IAAPA 的正式活动，或者所分配的空间不适合在所分配的房间内举行活动，IAAPA 和酒店/会议中心有权将活动移至别处。

一旦场地分配完毕且申请获得 IAAPA 批准，申请者有责任直接与场馆做出所有安排。申请者必须使用橘郡会议中心的所有官方承包商，包括餐饮、视听和家具。在安排外部供应商提供服务之前，请与 IAAPA 联系。申请者负责为活动提供、设置和拆除标牌。标牌只允许在指定的会议场地内和周围使用，且必须是地面/自由立式标牌。

请注意，酒店/会议中心可能会收取会议室使用费。会议室租金可由申请者与酒店/会议中心协商（在确认场地分配后）。每项活动都将单独处理，并签发单独的合同。所有会议室租赁费、餐饮费、视听设备租赁费和其他服务费均由申请者承担。申请者在签署活动合同前应仔细阅读，特别注意合同中的取消条款。如果取消活动，申请者可能需要向酒店支付收入损失。

对于超过 500 美元的租金，IAAPA 将应要求在 2025 年 12 月 14 日前提供所有租金和附加费用的发票。酒店会议空间费用因地点而异。

所有餐饮、视听设备和标识必须与场地协调，并直接支付给这些供应商，而不是 IAAPA。

收费示例：

• 周三，上午 8 时至 12 时和下午 3 时至 5 时的会议室 = 500 美元 + 500 美元 = 1,000 美元
• 周四，会议室从上午 8 时至下午 5 时 = 1,000 美元

任何参展商若取消展位或缺席 IAAPA 展览会，其会议空间将自动取消，参展商将不获退款。

请注意，尽管 IAAPA 活动和博览会向所有业内人士开放，但任何与会者或参展商如被发现在过道或其他公共场所或其他公司的展位上招揽生意，包括散发宣传材料，将被要求交还胸卡并立即离开展会现场。非参展参会者不得在展会期间推销其商业服务，包括在社交媒体上。违规者可能会被逐出会场、吊销胸卡和/或禁止参加 IAAPA 今后的活动。IAAPA 要求您立即向展会办公室报告任何违规行为。展会管理部门可在 IAAPA 中心、注册处或展会/运营办公室找到，或联系[email protected]。

Outboarding 的定义是参展商和其他方面利用买家和/或卖家参加原展会的机会，在未事先通知原展会组织者的情况下进行市场推广、销售和招待活动，并达成对双方都有利的安排。这种做法被认为是不道德的，受到 IAAPA 的谴责。这种做法包括 "搭便车"、"搭便车"、在同一地点举办活动和大型招待活动，特别是在展会期间。

如果某公司违反了 IAAPA 的辅助活动和卫星活动政策，该公司将被处以

• 罚款 500 美元。
• 失去 3 年参展商资历（如适用）。
• 如果第二次违反该政策，罚款和资历损失将加倍，该公司将被禁止参加 IAAPA 今后的博览会和活动（出席和/或参展）。
• 如果确定某公司在 IAAPA 审批程序之外直接与设施签订了场地合同，则与各设施之间预先存 在的合同授权该设施在不通知的情况下关闭活动。