Existen dos formas de enviar sus materiales: al almacén de Advance o directamente a la feria. Cada una de ellas aceptará envíos en función de las fechas específicas que se indican a continuación. Los envíos al Almacén Avanzado se entregarán en el stand antes de la instalación del expositor. Sea cual sea el modo de envío, deberá abonar los gastos demanipulación del material para que su envío sea entregado en su stand. Los gastos de envío son adicionales y correrán a cargo de la empresa que organice su envío.
Información de envío
Disponible del 10 de octubre al 10 de noviembre
GES
IAAPA
NOMBRE DEL EXPOSITOR / STAND # _____
7945 Mandarin Drive
Orlando, FL 32819-8706
Estados Unidos de América
Todos los envíos que lleguen al Almacén anticipado después del lunes 10 de noviembre incurrirán en cargos adicionales. Tenga en cuenta que el almacén de GES no acepta carga sin embalar (material suelto, envuelto en almohadilla y/o maquinaria sin patinar), envíos contra reembolso, materiales peligrosos, carga que requiera refrigeración o almacenamiento congelado, una sola pieza de carga que pese más de 4.400 libras, o una sola pieza de carga que supere las dimensiones de 100" de alto y/o 96" de ancho.
Los materiales se aceptan en el almacén de lunes a viernes entre las 7:30 a.m. - 12 p.m. y 1 p.m. - 4 p.m. (cerrado en días festivos). Todos los envíos deben ir acompañados de un certificado de peso. Si es necesario, facilite a su transportista este número de teléfono: (407) 370-6200.
Los carteles y pancartas colgantes deben enviarse al almacén de GES Advance y llegar antes de la fecha límite del 10 de noviembre. Imprima y utilice las etiquetas específicas para el envío de carteles colgantes que encontrará en la sección Imprimir etiquetas de dirección del sitio GES Expresso.
Los envíos no pueden llegar antes de la fecha de su Traslado Específico y/o Traslado General; revise el Calendario.
GES
IAAPA
NOMBRE DEL EXPOSITOR / STAND # _____
Centro de Convenciones del Condado de Orange - South Concourse
9899 International Drive
Orlando, FL 32819-8706
Estados Unidos de América
- El horariode entrada comenzará a las 8 a.m. del jueves 13 de noviembre.
- Envíe el Target Variance Request Form a GES antes del 23 de octubre para solicitar una fecha/hora de entrada anterior a la asignada a su stand.
- La entrada general de expositores comenzará a las 8.00 h. del sábado 15 de noviembre.
- Los carteles colgantes no pueden enviarse directamente al recinto ferial. Siga las instrucciones de la sección Dirección de envío - Almacén anticipado.
Si envía su carga al almacén anticipado de GES y tiene programada una fecha de entrada prevista, su carga se entregará en su stand en la fecha de entrada prevista y estará lista para su llegada para comenzar el montaje.
Si usted envía su carga directamente al lugar de la exposición en el Centro de Convenciones del Condado de Orange y tiene una Fecha de Entrada Prevista, la entrega de su carga deberá programarse para llegar al centro de convenciones en su Fecha de Entrada Prevista. A su llegada, su vehículo de entrega deberá registrarse en el patio de maniobras. A medida que haya espacio disponible para descargar en el centro de convenciones, los vehículos serán enviados al centro de convenciones en el orden en que se registraron. A su llegada al centro de convenciones, GES descargará el vehículo de reparto y le entregará la carga en su stand para que pueda comenzar con el montaje. Se pesará el camión a la llegada y de nuevo a la salida para determinar el peso del envío descargado. Existen muchas variables en las entregas directas, por lo que es imposible saber con exactitud cuándo llegará la carga a su stand.
Si envía su carga al almacén anticipado de GES y está programado para el Traslado General, su carga estará en su stand a las 8 a.m. del sábado 16 de noviembre y lista para su llegada para comenzar el montaje.
Si envía su carga directamente al recinto ferial en el Centro de Convenciones del Condado de Orange y está programado para la Mudanza General, su carga debe estar programada para llegar del 16 al 18 de noviembre y no antes. A su llegada, su vehículo de reparto deberá registrarse en el patio de maniobras. A medida que haya espacio disponible para descargar en el centro de convenciones, los vehículos serán enviados al centro de convenciones en el orden en que se hayan registrado. A su llegada al centro de convenciones, GES descargará el vehículo de reparto y le entregará la carga en su stand para que pueda comenzar con el montaje. Se pesará el camión a la llegada y de nuevo a la salida para determinar el peso del envío descargado. Existen muchas variables en las entregas directas, por lo que es imposible saber con exactitud cuándo llegará la carga a su stand.
Some exhibitors, due to booth size and/or location, are assigned a Targeted Move-In Date on Thursday, Nov. 12 or Friday, Nov. 13. This assignment does not mean that you need to begin set-up on your assigned Targeted Move-In Date, only that any direct shipments being delivered to the Orange County Convention Center should arrive on your Targeted Move-In Date. Exhibitors with an assigned Targeted Move-In Date will find all shipments sent to the GES advance warehouse at their booth by this day. Shipments delivered outside of your Targeted Move-In Date could result in off-target fees.
Exhibitors that have not been assigned a Targeted Move-In Date are scheduled for move-in during the General Move-In dates of Saturday, Nov. 14 through Monday, Nov. 16. Exhibitors scheduled for General Move-In will find all shipments sent to the GES advance warehouse at their booth by Saturday, Nov. 14. For shipments sent directly to the Orange County Convention Center, shipments should be scheduled to arrive during General Move-In dates. Shipments delivered prior to General Move-In dates could result additional fees.
Target Variance Request Form to GES by Oct. 16. After your request is reviewed, you will be notified of the decision. Requesting a target change or assignment does not guarantee your request.
Please review the Inbound/Outbound Targeted Floor Plan for the West Building or the South Building to see if you have been assigned a Targeted Move-In Date or are scheduled to begin setup during General Move-In days.
IAAPA recomienda que usted utilice nuestros proveedores de servicios preferidos para asegurar la entrega a tiempo de los materiales de su stand. Sin embargo, usted es libre de utilizar cualquier transportista que elija. Si utiliza un transportista diferente (UPS, FedEx, etc.) asegúrese de guardar todos los registros y números de seguimiento en caso de que necesite rastrear su envío in situ. Además, tenga en cuenta que todos los transportistas (empresas de transporte por carretera) deben presentarse a más tardar a las 8 de la mañana del domingo 23 de noviembre para recoger su carga.
Se recomienda a los expositores internacionales que tramiten sus envíos a través de nuestro transitario internacional y agente de aduanas oficial, DSV Fairs and Exhibits.
To ensure smooth trade show shipping, plan meticulously and ship early to the advance warehouse. Use durable, sturdy crates for protective packaging and create a detailed packing list with clear, accurate labels on every item. Verify deadlines, venue restrictions, and delivery schedules in the Exhibitor Manual, and use the GES-provided shipping labels to prevent forced freight charges and mix-ups.
Planning & Preparation
Plan Ahead: Start planning logistics weeks in advance and aim to ship to the advance warehouse.
Know Your Dates: Confirm all shipping, delivery, and move-out deadlines in the Exhibitor Manual.
Work Backwards: Calculate your timeline by working backward from your setup day to determine when to ship.
Consolidate: Pack related items together in fewer, consolidated pieces or crates to simplify tracking.
Take Photos: Document your outgoing shipments with photos for future reference or potential claims.
Packaging & Labeling
Use Durable Packaging: Invest in sturdy crates, reinforced boxes, and ample padding to protect your materials.
Label Clearly: Each crate and package needs clear, legible labels with your company name, booth number, the trade show name, and the destination (advance warehouse or show site).
Color-Code: Use different colored labels for items going to different locations to further enhance security and setup.
Create Packing Lists: Keep a packing list for each crate to ensure nothing gets lost and to aid in inventorying items.
Choosing a Carrier
strong>Choose a Specialist: Select a carrier with extensive experience in trade show shipping, not just general freight services.
Prioritize Communication: Look for a provider offering 24/7 communication with a live person to quickly resolve any issues.
Research Options: IAAPA recommends using GES to ensure a timely delivery of your booth materials, but you are free to research all carrier options and choose the carrier best works for your needs.
At the Show
Revisit Your Checklist: Before the show ends, use your initial checklist to ensure all items are packed and accounted for before departure.
Start Repacking Early: Begin repacking your exhibit before the move-out deadline to avoid a last-minute rush.
Schedule Pickups: Arrange post-show pickups for efficient takedown and return shipping.
Todos los envíos al exterior requieren un acuerdo de manipulación de materiales de GES, que puede recogerse en el mostrador de servicios al expositor de GES in situ. Una vez que todos sus materiales hayan sido embalados, etiquetados y estén listos para ser enviados, devuelva el acuerdo al mostrador de GES. Las etiquetas preimpresas para envíos al exterior pueden solicitarse en línea con antelación o utilizando el autoservicio de impresión de etiquetas en los quioscos del mostrador de servicio al expositor tras crear un código QR con antelación.
Todos los transportistas deberán estar registrados en el Marshaling Yard antes de las 8 de la mañana del domingo 23 de noviembre. Todo el material de exposición deberá retirarse del OCCC antes de las 12 p.m. del domingo 23 de noviembre. Si el transportista designado no se presenta antes de las 8 a.m. o se niega a aceptar su envío, GES lo desviará a expensas del expositor.
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