Informations sur l'expédition

Disponible du 10 octobre au 10 novembre

GES
IAAPA
NOM DE L'EXPOSANT / NUMÉRO DE STAND _____
7945 Mandarin Drive
Orlando, FL 32819-8706
États-Unis d'Amérique

Tout envoi arrivant à l'entrepôt avancé après le lundi 10 novembre entraînera des frais supplémentaires. Veuillez noter que l'entrepôt GES n'accepte pas les marchandises non déchargées (matériel en vrac, emballé et/ou machines non débardées), les envois contre remboursement, les matières dangereuses, les marchandises nécessitant un entreposage réfrigéré ou congelé, une seule pièce de fret pesant plus de 4 400 livres, ou une seule pièce de fret dépassant les dimensions de 100" en hauteur et/ou 96" en largeur.

Les matériaux sont acceptés à l'entrepôt du lundi au vendredi de 7h30 à 12h et de 13h à 16h (fermé les jours fériés). Tous les envois doivent être accompagnés de bons de pesée certifiés. Si nécessaire, communiquez à votre transporteur le numéro de téléphone suivant : (407) 370-6200.

Les enseignes/bannières suspendues doivent être envoyées à l'entrepôt GES Advance et arriver avant la date limite du 10 novembre. Veuillez imprimer et utiliser les étiquettes spécifiques à l'expédition d'enseignes suspendues qui se trouvent dans la section Imprimer les étiquettes d'adresse du site GES Expresso.

Les envois ne peuvent pas arriver avant votre déménagement ciblé et/ou votre déménagement général ; veuillez consulter le calendrier.

GES
IAAPA
NOM DE L'EXPOSANT / NUMÉRO DE STAND _____
Orange County Convention Center - South Concourse
9899 International Drive
Orlando, FL 32819-8706
États-Unis d'Amérique

• L'emménagement ciblé commencera à 8 heures le jeudi 13 novembre.
• Soumettez le formulaire de demande de dérogation à GES avant le 23 octobre pour demander une date/heure d'emménagement plus tôt que celle qui a été attribuée à votre stand.
• L'installation générale des exposants commencera à 8 heures le samedi 15 novembre.
• Les enseignes/bannières suspendues ne peuvent pas être envoyées directement sur le site de l'exposition. Suivez les instructions de la section "Adresse d'expédition - Entrepôt à l'avance" ci-dessus.

Si vous envoyez votre fret à l'entrepôt GES et que vous avez une date d'arrivée prévue, votre fret sera livré à votre kiosque à la date d'arrivée prévue et sera prêt à votre arrivée pour commencer l'installation.

Si vous envoyez votre fret directement sur le site de l'exposition au Orange County Convention Center et que vous avez une date d'arrivée ciblée, votre livraison de fret devrait être prévue pour arriver au centre des congrès à votre date d'arrivée ciblée. À son arrivée, votre véhicule de livraison devra s'enregistrer dans la cour de triage. Au fur et à mesure que l'espace de déchargement au centre de congrès se libère, les véhicules seront envoyés au centre de congrès dans l'ordre où ils se sont enregistrés. À l'arrivée au centre des congrès, GES déchargera le véhicule de livraison et livrera la marchandise à votre kiosque afin que vous puissiez commencer l'installation. Le camion sera pesé à l'arrivée et de nouveau à la sortie pour déterminer le poids de la cargaison déchargée. Les livraisons directes étant soumises à de nombreuses variables, il est impossible de savoir exactement quand le fret arrivera à votre stand.

Si vous envoyez votre fret à l'entrepôt GES et que vous êtes programmé pour le déménagement général, votre fret sera à votre kiosque à 8 heures le samedi 16 novembre et sera prêt à votre arrivée pour commencer l'installation.

Si vous envoyez votre fret directement sur le site de l'exposition au Orange County Convention Center et que vous êtes programmé pour le General Move-In, votre fret devrait être programmé pour arriver du 16 au 18 novembre et pas avant. À l'arrivée, votre véhicule de livraison devra s'enregistrer dans la cour de triage. Au fur et à mesure que des espaces de déchargement se libèrent au centre de congrès, les véhicules seront envoyés au centre de congrès dans l'ordre où ils se sont enregistrés. À l'arrivée au centre des congrès, GES déchargera le véhicule de livraison et livrera la marchandise à votre kiosque afin que vous puissiez commencer l'installation. Le camion sera pesé à l'arrivée et de nouveau à la sortie pour déterminer le poids de la cargaison déchargée. Les livraisons directes comportent de nombreuses variables, il est donc impossible de savoir exactement quand la marchandise arrivera à votre kiosque.

Some exhibitors, due to booth size and/or location, are assigned a Targeted Move-In Date on Thursday, Nov. 13 or Friday, Nov. 14. This assignment does not mean that you need to begin set-up on your assigned Targeted Move-In Date, only that any direct shipments being delivered to the Orange County Convention Center should arrive on your Targeted Move-In Date.Exhibitors with an assigned Targeted Move-In Date will find all shipments sent to the GES advance warehouse at their booth by this day. Shipments delivered outside of your Targeted Move-In Date could result in off-target fees.

Exhibitors that have not been assigned a Targeted Move-In Date are scheduled for move-in during the General Move-In dates of Saturday, Nov. 15 through Monday, Nov. 17. Exhibitors scheduled for General Move-In will find all shipments sent to the GES advance warehouse at their booth by Saturday, Nov. 15. For shipments sent directly to the Orange County Convention Center, shipments should be scheduled to arrive during General Move-In dates. Shipments delivered prior to General Move-In dates could result additional fees.

Exhibitors may request a Targeted Move-In Date change or to be assigned a Targeted Move-In Date by completing and submitting the Target Variance Request Form to GES by Oct. 23. Your request will be reviewed and you will be contacted with the decision. Requesting a target change or assignment does not guarantee your request. 

Please be sure to review the Targeted Move-In Schedule.

L'IAAPA vous recommande d'utiliser nos fournisseurs de services préférés pour assurer la livraison en temps voulu du matériel de votre stand. Cependant, vous êtes libre d'utiliser le transporteur de votre choix. Si vous utilisez un autre transporteur (UPS, FedEx, etc.), assurez-vous de conserver tous les enregistrements et les numéros de suivi au cas où vous auriez besoin de suivre votre envoi sur place. Sachez également que tous les transporteurs (sociétés de camionnage) doivent se présenter au plus tard à 8 heures le dimanche 23 novembre pour l'enlèvement du fret sortant.

Il est conseillé aux exposants internationaux d'organiser leur expédition par l'intermédiaire de notre transitaire international et courtier en douane officiel, DSV Fairs and Exhibits.

To ensure smooth trade show shipping, plan meticulously and ship early to the advance warehouse. Use durable, sturdy crates for protective packaging and create a detailed packing list with clear, accurate labels on every item. Verify deadlines, venue restrictions, and delivery schedules in the Exhibitor Services Guide, and use the GES-provided shipping labels to prevent forced freight charges and mix-ups. 

Planning & Preparation

Plan Ahead: Start planning logistics weeks in advance and aim to ship to the advance warehouse. 

Know Your Dates: Confirm all shipping, delivery, and move-out deadlines in the Exhibitor Services Guide. 

Work Backwards: Calculate your timeline by working backward from your setup day to determine when to ship. 

Consolidate: Pack related items together in fewer, consolidated pieces or crates to simplify tracking. 

Take Photos: Document your outgoing shipments with photos for future reference or potential claims. 

Packaging & Labeling

Use Durable Packaging: Invest in sturdy crates, reinforced boxes, and ample padding to protect your materials. 

Label Clearly: Each crate and package needs clear, legible labels with your company name, booth number, the trade show name, and the destination (advance warehouse or show site). 

Color-Code: Use different colored labels for items going to different locations to further enhance security and setup. 

Create Packing Lists: Keep a packing list for each crate to ensure nothing gets lost and to aid in inventorying items. 

Choosing a Carrier 

Choose a Specialist: Select a carrier with extensive experience in trade show shipping, not just general freight services.

Prioritize Communication: Look for a provider offering 24/7 communication with a live person to quickly resolve any issues.

Research Options: IAAPA recommends using GES to ensure a timely delivery of your booth materials, but you are free to research all carrier options and choose the carrier best works for your needs.

At the Show

Revisit Your Checklist: Before the show ends, use your initial checklist to ensure all items are packed and accounted for before departure. 

Start Repacking Early: Begin repacking your exhibit before the move-out deadline to avoid a last-minute rush. 

Schedule Pickups: Arrange post-show pickups for efficient takedown and return shipping. 

Toutes les expéditions sortantes nécessitent une entente de manutention de GES, qui peut être récupérée au bureau de service aux exposants de GES sur place. Une fois que tout votre matériel a été emballé, étiqueté et prêt à être expédié, retournez l'accord au bureau GES. Les étiquettes d'expédition préimprimées peuvent être demandées en ligne à l'avance ou en utilisant les kiosques d'impression d'étiquettes en libre-service au bureau de service aux exposants après avoir créé un code QR à l'avance.

Tous les transporteurs doivent être enregistrés à la gare de triage avant 8 heures, le dimanche 23 novembre. Tout le matériel d'exposition doit être retiré du CCOC avant 12 heures, le dimanche 23 novembre. Si votre transporteur désigné ne passe pas à la gare de triage avant 8 h ou refuse d'accepter votre envoi, GES réacheminera cet envoi aux frais de l'exposant.