Shipping Information | IAAPA Expo

Il y a deux façons d'expédier votre matériel, soit à l'entrepôt Advance, soit directement sur le site de l'exposition. Chacune de ces méthodes accepte les envois à des dates spécifiques, indiquées ci-dessous. Le fret de l'entrepôt avancé sera livré au stand avant l'installation de l'exposant. Quel que soit le mode d'expédition, vous devrez payer des frais demanutention pour que votre marchandise soit livrée à votre stand. Les frais d'expédition sont supplémentaires et seront facturés par la société qui s'occupe de l'expédition.

Si vous envoyez votre fret à l'entrepôt GES et que vous avez une date d'arrivée prévue, votre fret sera livré à votre kiosque à la date d'arrivée prévue et sera prêt à votre arrivée pour commencer l'installation.

Si vous envoyez votre fret directement sur le site de l'exposition au Orange County Convention Center et que vous avez une date d'arrivée ciblée, votre livraison de fret devrait être prévue pour arriver au centre des congrès à votre date d'arrivée ciblée. À son arrivée, votre véhicule de livraison devra s'enregistrer dans la cour de triage. Au fur et à mesure que l'espace de déchargement au centre de congrès se libère, les véhicules seront envoyés au centre de congrès dans l'ordre où ils se sont enregistrés. À l'arrivée au centre des congrès, GES déchargera le véhicule de livraison et livrera la marchandise à votre kiosque afin que vous puissiez commencer l'installation. Le camion sera pesé à l'arrivée et de nouveau à la sortie pour déterminer le poids de la cargaison déchargée. Les livraisons directes étant soumises à de nombreuses variables, il est impossible de savoir exactement quand le fret arrivera à votre stand.

Si vous envoyez votre fret à l'entrepôt GES et que vous êtes programmé pour le déménagement général, votre fret sera à votre kiosque à 8 heures le samedi 16 novembre et sera prêt à votre arrivée pour commencer l'installation.

Si vous envoyez votre fret directement sur le site de l'exposition au Orange County Convention Center et que vous êtes programmé pour le General Move-In, votre fret devrait être programmé pour arriver du 16 au 18 novembre et pas avant. À l'arrivée, votre véhicule de livraison devra s'enregistrer dans la cour de triage. Au fur et à mesure que des espaces de déchargement se libèrent au centre de congrès, les véhicules seront envoyés au centre de congrès dans l'ordre où ils se sont enregistrés. À l'arrivée au centre des congrès, GES déchargera le véhicule de livraison et livrera la marchandise à votre kiosque afin que vous puissiez commencer l'installation. Le camion sera pesé à l'arrivée et de nouveau à la sortie pour déterminer le poids de la cargaison déchargée. Les livraisons directes comportent de nombreuses variables, il est donc impossible de savoir exactement quand la marchandise arrivera à votre kiosque.

To ensure smooth trade show shipping, plan meticulously and ship early to the advance warehouse. Use durable, sturdy crates for protective packaging and create a detailed packing list with clear, accurate labels on every item. Verify deadlines, venue restrictions, and delivery schedules in the Exhibitor Manual, and use the GES-provided shipping labels to prevent forced freight charges and mix-ups.

Planning & Preparation

Plan Ahead: Start planning logistics weeks in advance and aim to ship to the advance warehouse.

Know Your Dates: Confirm all shipping, delivery, and move-out deadlines in the Exhibitor Manual.

Work Backwards: Calculate your timeline by working backward from your setup day to determine when to ship.

Consolidate: Pack related items together in fewer, consolidated pieces or crates to simplify tracking.

Take Photos: Document your outgoing shipments with photos for future reference or potential claims.

Packaging & Labeling

Use Durable Packaging: Invest in sturdy crates, reinforced boxes, and ample padding to protect your materials.

Label Clearly: Each crate and package needs clear, legible labels with your company name, booth number, the trade show name, and the destination (advance warehouse or show site).

Color-Code: Use different colored labels for items going to different locations to further enhance security and setup.

Create Packing Lists: Keep a packing list for each crate to ensure nothing gets lost and to aid in inventorying items.

Choosing a Carrier

strong>Choose a Specialist: Select a carrier with extensive experience in trade show shipping, not just general freight services.

Prioritize Communication: Look for a provider offering 24/7 communication with a live person to quickly resolve any issues.

Research Options: IAAPA recommends using GES to ensure a timely delivery of your booth materials, but you are free to research all carrier options and choose the carrier best works for your needs.

At the Show

Revisit Your Checklist: Before the show ends, use your initial checklist to ensure all items are packed and accounted for before departure.

Start Repacking Early: Begin repacking your exhibit before the move-out deadline to avoid a last-minute rush.

Schedule Pickups: Arrange post-show pickups for efficient takedown and return shipping.