Shipping Information | IAAPA Expo

Es gibt zwei Möglichkeiten, Ihre Materialien zu versenden: entweder an das Vorab-Lager oder direkt an den Ausstellungsort. In beiden Fällen werden Sendungen zu bestimmten Terminen angenommen (siehe unten). Die Fracht aus dem Vorverkaufslager wird vor dem Aufbau an den Stand geliefert. Unabhängig von der Versandart zahlen Sie für die Anlieferung Ihrer Sendung an Ihren Stand Gebühren fürden Materialtransport. Die Versandkosten fallen zusätzlich an und werden von dem Unternehmen erhoben, das Sie mit dem Versand beauftragt haben.

Wenn Sie Ihre Fracht an das GES-Vorablager schicken und ein angestrebtes Einzugsdatum haben, wird Ihre Fracht bis zu Ihrem angestrebten Einzugsdatum an Ihren Stand geliefert und ist bereit für Ihre Ankunft, um mit dem Aufbau zu beginnen.

Wenn Sie Ihre Fracht direkt an das Messegelände im Orange County Convention Center schicken und ein angestrebtes Einzugsdatum haben, sollte Ihre Frachtlieferung so geplant werden, dass sie an Ihrem angestrebten Einzugsdatum im Convention Center eintrifft. Bei der Ankunft muss Ihr Lieferfahrzeug am Rangierbahnhof einchecken. Wenn im Kongresszentrum Platz zum Entladen frei wird, werden die Fahrzeuge in der Reihenfolge ihres Eincheckens zum Kongresszentrum geschickt. Bei Ankunft im Kongresszentrum entlädt GES das Lieferfahrzeug und liefert die Fracht an Ihren Stand, damit Sie mit dem Aufbau beginnen können. Der Lkw wird bei der Ankunft und bei der Ausfahrt gewogen, um das Gewicht der entladenen Sendung zu ermitteln. Bei Direktlieferungen gibt es viele Variablen, so dass es unmöglich ist, genau zu wissen, wann die Fracht an Ihrem Stand eintreffen wird.

Wenn Sie Ihre Fracht an das GES-Vorablager schicken und für den allgemeinen Einzug eingeplant sind, wird Ihre Fracht am Samstag, dem 16. November, um 8 Uhr morgens an Ihrem Stand eintreffen und bereit sein, mit dem Aufbau zu beginnen.

Wenn Sie Ihre Fracht direkt zum Messegelände im Orange County Convention Center schicken und für den allgemeinen Einzug eingeplant sind, sollte Ihre Fracht zwischen dem 16. und 18. November eintreffen und nicht früher. Bei der Ankunft muss Ihr Lieferfahrzeug auf dem Rangierbahnhof einchecken. Wenn im Convention Center Platz zum Entladen frei wird, werden die Fahrzeuge in der Reihenfolge ihrer Anmeldung zum Convention Center geschickt. Bei Ankunft im Kongresszentrum entlädt GES das Lieferfahrzeug und liefert die Fracht an Ihren Stand, damit Sie mit dem Aufbau beginnen können. Der Lkw wird bei der Ankunft und bei der Ausfahrt gewogen, um das Gewicht der entladenen Sendung zu ermitteln. Bei Direktlieferungen gibt es viele Variablen, so dass es unmöglich ist, genau zu wissen, wann die Fracht an Ihrem Stand eintreffen wird.

To ensure smooth trade show shipping, plan meticulously and ship early to the advance warehouse. Use durable, sturdy crates for protective packaging and create a detailed packing list with clear, accurate labels on every item. Verify deadlines, venue restrictions, and delivery schedules in the Exhibitor Manual, and use the GES-provided shipping labels to prevent forced freight charges and mix-ups.

Planning & Preparation

Plan Ahead: Start planning logistics weeks in advance and aim to ship to the advance warehouse.

Know Your Dates: Confirm all shipping, delivery, and move-out deadlines in the Exhibitor Manual.

Work Backwards: Calculate your timeline by working backward from your setup day to determine when to ship.

Consolidate: Pack related items together in fewer, consolidated pieces or crates to simplify tracking.

Take Photos: Document your outgoing shipments with photos for future reference or potential claims.

Packaging & Labeling

Use Durable Packaging: Invest in sturdy crates, reinforced boxes, and ample padding to protect your materials.

Label Clearly: Each crate and package needs clear, legible labels with your company name, booth number, the trade show name, and the destination (advance warehouse or show site).

Color-Code: Use different colored labels for items going to different locations to further enhance security and setup.

Create Packing Lists: Keep a packing list for each crate to ensure nothing gets lost and to aid in inventorying items.

Choosing a Carrier

strong>Choose a Specialist: Select a carrier with extensive experience in trade show shipping, not just general freight services.

Prioritize Communication: Look for a provider offering 24/7 communication with a live person to quickly resolve any issues.

Research Options: IAAPA recommends using GES to ensure a timely delivery of your booth materials, but you are free to research all carrier options and choose the carrier best works for your needs.

At the Show

Revisit Your Checklist: Before the show ends, use your initial checklist to ensure all items are packed and accounted for before departure.

Start Repacking Early: Begin repacking your exhibit before the move-out deadline to avoid a last-minute rush.

Schedule Pickups: Arrange post-show pickups for efficient takedown and return shipping.

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