Informationen zum Versand

Verfügbar 10. Oktober - 10. November

GES
IAAPA
AUSSTELLERNAME / STANDNUMMER _____
7945 Mandarin Drive
Orlando, FL 32819-8706
Vereinigte Staaten von Amerika

Für alle Sendungen, die nach Montag, dem 10. November, im Advance Warehouse eintreffen, fallen zusätzliche Gebühren an. Bitte beachten Sie, dass das GES-Lager keine unverpackte Fracht (loses, in Polster eingewickeltes Material und/oder ungesicherte Maschinen), Nachnahmesendungen, Gefahrgut, Fracht, die gekühlt oder tiefgekühlt gelagert werden muss, ein einzelnes Frachtstück mit einem Gewicht von mehr als 4.400 Pfund oder ein einzelnes Frachtstück mit einer Höhe von mehr als 100 Zoll und/oder einer Breite von mehr als 96 Zoll annimmt.

Materialien werden im Lager von Montag bis Freitag zwischen 7:30 - 12 Uhr und 13 - 16 Uhr angenommen (an Feiertagen geschlossen). Allen Sendungen müssen beglaubigte Gewichtsnachweise beiliegen. Falls erforderlich, geben Sie Ihrem Spediteur folgende Telefonnummer: (407) 370-6200.

Hängeschilder/Banner müssen bis zum 10. November an das GES Advance Warehouse geschickt werden. Bitte drucken Sie die speziellen Etiketten für den Versand von Hängeschildern aus, die Sie im Abschnitt Adressetiketten drucken auf der GES Expresso-Website finden, und verwenden Sie diese.

Die Sendungen können nicht vor dem geplanten Einzug und/oder dem allgemeinen Einzug eintreffen; bitte beachten Sie den Zeitplan.

GES
IAAPA
AUSSTELLERNAME / STANDNUMMER _____
Orange County Convention Center - South Concourse
9899 International Drive
Orlando, FL 32819-8706
Vereinigte Staaten von Amerika

• Derangestrebte Einzug beginnt am Donnerstag, 13. November, um 8 Uhr.
• Reichen Sie das Formular "Target Variance Request" bis zum 23. Oktober bei GES ein, um ein früheres Einzugsdatum/eine frühere Einzugszeit als das Ihrem Stand zugewiesene Datum zu beantragen.
• Der allgemeine Einzug der Aussteller beginnt am Samstag, dem 15. November, um 8 Uhr morgens.
• Hängeschilder/Banner können nicht direkt zum Messegelände geschickt werden. Befolgen Sie die Anweisungen im obigen Abschnitt "Versandadresse - Vorab-Lager".

Wenn Sie Ihre Fracht an das GES-Vorablager schicken und ein angestrebtes Einzugsdatum haben, wird Ihre Fracht bis zu Ihrem angestrebten Einzugsdatum an Ihren Stand geliefert und ist bereit für Ihre Ankunft, um mit dem Aufbau zu beginnen.

Wenn Sie Ihre Fracht direkt an das Messegelände im Orange County Convention Center schicken und ein angestrebtes Einzugsdatum haben, sollte Ihre Frachtlieferung so geplant werden, dass sie an Ihrem angestrebten Einzugsdatum im Convention Center eintrifft. Bei der Ankunft muss Ihr Lieferfahrzeug am Rangierbahnhof einchecken. Wenn im Kongresszentrum Platz zum Entladen frei wird, werden die Fahrzeuge in der Reihenfolge ihres Eincheckens zum Kongresszentrum geschickt. Bei Ankunft im Kongresszentrum entlädt GES das Lieferfahrzeug und liefert die Fracht an Ihren Stand, damit Sie mit dem Aufbau beginnen können. Der Lkw wird bei der Ankunft und bei der Ausfahrt gewogen, um das Gewicht der entladenen Sendung zu ermitteln. Bei Direktlieferungen gibt es viele Variablen, so dass es unmöglich ist, genau zu wissen, wann die Fracht an Ihrem Stand eintreffen wird.

Wenn Sie Ihre Fracht an das GES-Vorablager schicken und für den allgemeinen Einzug eingeplant sind, wird Ihre Fracht am Samstag, dem 16. November, um 8 Uhr morgens an Ihrem Stand eintreffen und bereit sein, mit dem Aufbau zu beginnen.

Wenn Sie Ihre Fracht direkt zum Messegelände im Orange County Convention Center schicken und für den allgemeinen Einzug eingeplant sind, sollte Ihre Fracht zwischen dem 16. und 18. November eintreffen und nicht früher. Bei der Ankunft muss Ihr Lieferfahrzeug auf dem Rangierbahnhof einchecken. Wenn im Convention Center Platz zum Entladen frei wird, werden die Fahrzeuge in der Reihenfolge ihrer Anmeldung zum Convention Center geschickt. Bei Ankunft im Kongresszentrum entlädt GES das Lieferfahrzeug und liefert die Fracht an Ihren Stand, damit Sie mit dem Aufbau beginnen können. Der Lkw wird bei der Ankunft und bei der Ausfahrt gewogen, um das Gewicht der entladenen Sendung zu ermitteln. Bei Direktlieferungen gibt es viele Variablen, so dass es unmöglich ist, genau zu wissen, wann die Fracht an Ihrem Stand eintreffen wird.

Some exhibitors, due to booth size and/or location, are assigned a Targeted Move-In Date on Thursday, Nov. 13 or Friday, Nov. 14. This assignment does not mean that you need to begin set-up on your assigned Targeted Move-In Date, only that any direct shipments being delivered to the Orange County Convention Center should arrive on your Targeted Move-In Date.Exhibitors with an assigned Targeted Move-In Date will find all shipments sent to the GES advance warehouse at their booth by this day. Shipments delivered outside of your Targeted Move-In Date could result in off-target fees.

Exhibitors that have not been assigned a Targeted Move-In Date are scheduled for move-in during the General Move-In dates of Saturday, Nov. 15 through Monday, Nov. 17. Exhibitors scheduled for General Move-In will find all shipments sent to the GES advance warehouse at their booth by Saturday, Nov. 15. For shipments sent directly to the Orange County Convention Center, shipments should be scheduled to arrive during General Move-In dates. Shipments delivered prior to General Move-In dates could result additional fees.

Exhibitors may request a Targeted Move-In Date change or to be assigned a Targeted Move-In Date by completing and submitting the Target Variance Request Form to GES by Oct. 23. Your request will be reviewed and you will be contacted with the decision. Requesting a target change or assignment does not guarantee your request. 

Please be sure to review the Targeted Move-In Schedule.

Die IAAPA empfiehlt Ihnen, unsere bevorzugten Dienstleister zu nutzen, um die rechtzeitige Zustellung Ihrer Standmaterialien zu gewährleisten. Es steht Ihnen jedoch frei, jedes beliebige Transportunternehmen zu nutzen. Wenn Sie einen anderen Spediteur beauftragen (UPS, FedEx usw.), bewahren Sie alle Unterlagen und Kontrollnummern auf, falls Sie Ihre Sendung vor Ort verfolgen müssen. Bitte beachten Sie auch, dass sich alle Spediteure am Sonntag, dem 23. November, bis spätestens 8.00 Uhr für die Abholung der ausgehenden Fracht melden müssen.

Ausländischen Ausstellern wird empfohlen, den Versand über unseren offiziellen internationalen Spediteur und Zollmakler, DSV Fairs and Exhibits, abzuwickeln.

To ensure smooth trade show shipping, plan meticulously and ship early to the advance warehouse. Use durable, sturdy crates for protective packaging and create a detailed packing list with clear, accurate labels on every item. Verify deadlines, venue restrictions, and delivery schedules in the Exhibitor Services Guide, and use the GES-provided shipping labels to prevent forced freight charges and mix-ups. 

Planning & Preparation

Plan Ahead: Start planning logistics weeks in advance and aim to ship to the advance warehouse. 

Know Your Dates: Confirm all shipping, delivery, and move-out deadlines in the Exhibitor Services Guide. 

Work Backwards: Calculate your timeline by working backward from your setup day to determine when to ship. 

Consolidate: Pack related items together in fewer, consolidated pieces or crates to simplify tracking. 

Take Photos: Document your outgoing shipments with photos for future reference or potential claims. 

Packaging & Labeling

Use Durable Packaging: Invest in sturdy crates, reinforced boxes, and ample padding to protect your materials. 

Label Clearly: Each crate and package needs clear, legible labels with your company name, booth number, the trade show name, and the destination (advance warehouse or show site). 

Color-Code: Use different colored labels for items going to different locations to further enhance security and setup. 

Create Packing Lists: Keep a packing list for each crate to ensure nothing gets lost and to aid in inventorying items. 

Choosing a Carrier 

Choose a Specialist: Select a carrier with extensive experience in trade show shipping, not just general freight services.

Prioritize Communication: Look for a provider offering 24/7 communication with a live person to quickly resolve any issues.

Research Options: IAAPA recommends using GES to ensure a timely delivery of your booth materials, but you are free to research all carrier options and choose the carrier best works for your needs.

At the Show

Revisit Your Checklist: Before the show ends, use your initial checklist to ensure all items are packed and accounted for before departure. 

Start Repacking Early: Begin repacking your exhibit before the move-out deadline to avoid a last-minute rush. 

Schedule Pickups: Arrange post-show pickups for efficient takedown and return shipping. 

Für alle ausgehenden Sendungen ist ein GES-Materialabfertigungsvertrag erforderlich, der am GES-Ausstellerservice-Schalter vor Ort abgeholt werden kann. Sobald Ihr gesamtes Material verpackt, etikettiert und versandfertig ist, geben Sie die Vereinbarung am GES-Schalter ab. Vorgedruckte Versandetiketten für ausgehende Sendungen können im Voraus online angefordert werden oder über den Selbstbedienungs-Etikettendruck an den Kiosken am Aussteller-Service-Schalter, nachdem Sie im Voraus einen QR-Code erstellt haben.

Alle Spediteure müssen am Sonntag, 23. November, bis 8 Uhr morgens im Marshaling Yard eingecheckt sein. Das gesamte Ausstellungsmaterial muss am Sonntag, 23. November, bis 12 Uhr aus dem OCCC entfernt werden. Sollte der von Ihnen benannte Spediteur nicht bis 8 Uhr morgens abgeholt werden oder sich weigern, Ihre Sendung anzunehmen, wird die GES die Sendung auf Kosten des Ausstellers umleiten.