Existem duas formas de enviar os seus materiais: para o armazém avançado ou diretamente para o local da exposição. Cada uma delas aceitará remessas com base em datas específicas, descritas abaixo. O frete do armazém avançado será entregue no estande antes da montagem do expositor. Seja qual for a forma de envio, o expositor pagará taxas demanuseio de materiais para que a remessa seja entregue no estande. Os custos de envio são adicionais e serão cobrados pela empresa que organiza o seu envio.
Informações de envio
Disponível de 10 de outubro a 10 de novembro
GES
IAAPA
NOME DO EXPOSITOR / STAND # _____
7945 Mandarin Drive
Orlando, FL 32819-8706
Estados Unidos da América
Todas as remessas que chegarem ao armazém avançado após segunda-feira, 10 de novembro, incorrerão em custos adicionais. Tenha em atenção que o armazém do GES não aceita carga não embalada (material solto, embrulhado em almofadas e/ou maquinaria não deslizante), envios COD, materiais perigosos, carga que requeira refrigeração ou armazenamento congelado, uma única peça de carga com peso superior a 4.400 libras ou uma única peça de carga com dimensões superiores a 100" de altura e/ou 96" de largura.
Os materiais são aceites no armazém de segunda a sexta-feira, entre as 7h30 e as 12h00 e entre as 13h00 e as 16h00 (encerrado aos feriados). Todos os envios devem ser acompanhados de talões de peso certificados. Se necessário, forneça à sua transportadora este número de telefone: (407) 370-6200.
As placas/bandeiras suspensas devem ser enviadas para o GES Advance Warehouse e chegar até à data limite de 10 de novembro. Imprima e utilize as etiquetas específicas para o envio de sinais suspensos que se encontram na secção Imprimir etiquetas de endereço do sítio do GES Expresso.
As remessas não podem chegar antes da sua Mudança direcionada e/ou Mudança geral; consulte o Calendário.
GES
IAAPA
NOME DO EXPOSITOR / STAND # _____
Centro de Convenções de Orange County - saguão sul
9899 International Drive
Orlando, FL 32819-8706
Estados Unidos da América
- O Targeted Move-in começará às 8 horas da manhã de quinta-feira, 13 de novembro.
- Envie o Formulário de solicitação de variação de meta para o GES até 23 de outubro para solicitar uma data/hora de entrada mais cedo do que a que foi atribuída ao seu estande.
- A mudança geral dos expositores começará às 8 horas da manhã de sábado, 15 de novembro.
- As placas/banners suspensos não podem ser enviados diretamente para o local da exposição. Siga as instruções na secção Endereço de envio - Armazém avançado acima.
Se enviar a sua carga para o armazém avançado da GES e estiver programado para uma Data de entrada prevista, a sua carga será entregue no seu stand na Data de entrada prevista e estará pronta para a sua chegada para iniciar a montagem.
Se você enviar a carga diretamente para o local do evento no Orange County Convention Center e tiver uma Data de chegada prevista, a entrega da carga deverá ser programada para chegar ao centro de convenções na Data de chegada prevista. À chegada, o veículo de entrega terá de efetuar o registo no parque de estacionamento. À medida que houver espaço disponível para descarregar no centro de convenções, os veículos serão despachados para o centro de convenções na ordem em que fizeram o check-in. Ao chegar ao centro de convenções, o GES descarregará o veículo de entrega e entregará a carga no seu estande para que você possa iniciar a montagem. O camião será pesado à chegada e novamente à saída para determinar o peso da carga descarregada. Existem muitas variáveis nas entregas diretas, pelo que é impossível saber exatamente quando a carga chegará ao seu stand.
Se enviar a sua carga para o armazém avançado do GES e estiver programado para o General Move-In, a sua carga estará no seu stand às 8h00 de sábado, 16 de novembro, e pronta para a sua chegada para iniciar a montagem.
Se enviar a sua carga diretamente para o local da exposição no Orange County Convention Center e estiver programado para General Move-In, a sua carga deve ser programada para chegar de 16 a 18 de novembro e não antes. À chegada, o veículo de entrega terá de fazer o registo no parque de estacionamento. À medida que houver espaço disponível para descarregar no centro de convenções, os veículos serão despachados para o centro de convenções na ordem em que fizeram o check-in. Ao chegar ao centro de convenções, o GES descarregará o veículo de entrega e entregará a carga no seu estande para que você possa iniciar a montagem. O camião será pesado à chegada e novamente à saída para determinar o peso da carga descarregada. Existem muitas variáveis nas entregas diretas, pelo que é impossível saber exatamente quando a carga chegará ao seu stand.
Some exhibitors, due to booth size and/or location, are assigned a Targeted Move-In Date on Thursday, Nov. 12 or Friday, Nov. 13. This assignment does not mean that you need to begin set-up on your assigned Targeted Move-In Date, only that any direct shipments being delivered to the Orange County Convention Center should arrive on your Targeted Move-In Date. Exhibitors with an assigned Targeted Move-In Date will find all shipments sent to the GES advance warehouse at their booth by this day. Shipments delivered outside of your Targeted Move-In Date could result in off-target fees.
Exhibitors that have not been assigned a Targeted Move-In Date are scheduled for move-in during the General Move-In dates of Saturday, Nov. 14 through Monday, Nov. 16. Exhibitors scheduled for General Move-In will find all shipments sent to the GES advance warehouse at their booth by Saturday, Nov. 14. For shipments sent directly to the Orange County Convention Center, shipments should be scheduled to arrive during General Move-In dates. Shipments delivered prior to General Move-In dates could result additional fees.
Target Variance Request Form to GES by Oct. 16. After your request is reviewed, you will be notified of the decision. Requesting a target change or assignment does not guarantee your request.
Please review the Inbound/Outbound Targeted Floor Plan for the West Building or the South Building to see if you have been assigned a Targeted Move-In Date or are scheduled to begin setup during General Move-In days.
A IAAPA recomenda que utilize os nossos fornecedores de serviços preferenciais para garantir a entrega atempada dos materiais do seu stand. No entanto, você é livre para usar qualquer transportadora de sua escolha. Se utilizar uma transportadora diferente (UPS, FedEx, etc.), certifique-se de que guarda todos os registos e números de rastreio, para o caso de precisar de rastrear o seu envio no local. Além disso, tenha em atenção que todas as transportadoras (empresas de camionagem) devem fazer o check-in até às 8h00 de domingo, 23 de novembro, para a recolha da carga de saída.
Os expositores internacionais são aconselhados a organizar o envio através do nosso transitário internacional oficial e despachante aduaneiro, DSV Fairs and Exhibits.
To ensure smooth trade show shipping, plan meticulously and ship early to the advance warehouse. Use durable, sturdy crates for protective packaging and create a detailed packing list with clear, accurate labels on every item. Verify deadlines, venue restrictions, and delivery schedules in the Exhibitor Manual, and use the GES-provided shipping labels to prevent forced freight charges and mix-ups.
Planning & Preparation
Plan Ahead: Start planning logistics weeks in advance and aim to ship to the advance warehouse.
Know Your Dates: Confirm all shipping, delivery, and move-out deadlines in the Exhibitor Manual.
Work Backwards: Calculate your timeline by working backward from your setup day to determine when to ship.
Consolidate: Pack related items together in fewer, consolidated pieces or crates to simplify tracking.
Take Photos: Document your outgoing shipments with photos for future reference or potential claims.
Packaging & Labeling
Use Durable Packaging: Invest in sturdy crates, reinforced boxes, and ample padding to protect your materials.
Label Clearly: Each crate and package needs clear, legible labels with your company name, booth number, the trade show name, and the destination (advance warehouse or show site).
Color-Code: Use different colored labels for items going to different locations to further enhance security and setup.
Create Packing Lists: Keep a packing list for each crate to ensure nothing gets lost and to aid in inventorying items.
Choosing a Carrier
strong>Choose a Specialist: Select a carrier with extensive experience in trade show shipping, not just general freight services.
Prioritize Communication: Look for a provider offering 24/7 communication with a live person to quickly resolve any issues.
Research Options: IAAPA recommends using GES to ensure a timely delivery of your booth materials, but you are free to research all carrier options and choose the carrier best works for your needs.
At the Show
Revisit Your Checklist: Before the show ends, use your initial checklist to ensure all items are packed and accounted for before departure.
Start Repacking Early: Begin repacking your exhibit before the move-out deadline to avoid a last-minute rush.
Schedule Pickups: Arrange post-show pickups for efficient takedown and return shipping.
Todas as remessas de saída requerem um contrato de manuseio de material do GES, que pode ser retirado no balcão de atendimento ao expositor do GES no local. Quando todos os seus materiais estiverem embalados, etiquetados e prontos para serem enviados, devolva o contrato ao balcão do GES. As etiquetas de envio pré-impressas podem ser solicitadas on-line com antecedência ou por meio da impressão de etiquetas por autoatendimento nos quiosques do balcão de atendimento ao expositor após a criação prévia de um código QR.
Todas as transportadoras devem ser registadas no Marshaling Yard até às 8h00 de domingo, 23 de novembro. Todo o material da exposição deve ser retirado do OCCC até às 12 horas de domingo, 23 de novembro. Se a transportadora designada não fizer a coleta até as 8 horas ou se recusar a aceitar a remessa, o GES reencaminhará a remessa às custas do expositor.
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