معلومات الشحن

متاح من 10 أكتوبر - 10 نوفمبر

GES
IAAPA
اسم العارض / الكشك رقم _____
7945 ماندارين درايف
أورلاندو، فلوريدا 32819-8706
الولايات المتحدة الأمريكية

ستتحمل أي شحنات تصل إلى المستودع المسبق بعد يوم الاثنين، 10 نوفمبر، رسومًا إضافية. يُرجى ملاحظة أن مستودع GES لا يقبل الشحنات غير المعبأة (المواد السائبة و/أو المواد المغلفة بالوسائد و/أو الآلات غير المغلفة)، أو الشحنات عند التسليم عند الاستلام، أو المواد الخطرة، أو الشحنات التي تتطلب تبريدًا أو تخزينًا مجمدًا، أو قطعة شحن واحدة يزيد وزنها عن 4400 رطل، أو قطعة شحن واحدة تتجاوز أبعادها 100 بوصة ارتفاعًا و/أو 96 بوصة عرضًا.

يتم قبول المواد في المستودع من الاثنين إلى الجمعة من الساعة 7:30 صباحًا إلى 12 ظهرًا ومن الساعة 1 ظهرًا إلى 4 عصرًا (مغلق في أيام العطلات). يجب إرفاق تذاكر وزن معتمدة مع جميع الشحنات. إذا لزم الأمر، زوِّد شركة النقل برقم الهاتف التالي: (407) 370-6200.

يجب إرسال اللافتات/اللافتات المعلقة إلى مستودع GES Advance Warehouse وأن تصل بحلول الموعد النهائي في 10 نوفمبر. يُرجى طباعة واستخدام الملصقات الخاصة بشحن اللافتات المعلقة الموجودة في قسم طباعة ملصقات العناوين في موقع GES Expresso.

لا يمكن أن تصل الشحنات قبل الانتقال المستهدف و/أو الانتقال العام؛ يرجى مراجعة الجدول الزمني.

GES
IAAPA
اسم العارض/الكشك رقم _____
مركز أورانج كاونتي للمؤتمرات - الكونكورس الجنوبي
9899 International Drive 9899
أورلاندو، فلوريدا 32819-8706
الولايات المتحدة الأمريكية

• سيبدأالانتقال المستهدف في الساعة 8 صباحًا يوم الخميس 13 نوفمبر.
• قم بإرسال نموذج طلب التباين المستهدف إلى GES بحلول 23 أكتوبر لطلب تاريخ/وقت أبكر من تاريخ/وقت الانتقال الذي تم تخصيصه لجناحك.
• سيبدأ الانتقال العام للعارضين في الساعة 8 صباحًا يوم السبت 15 نوفمبر.
• لا يمكن إرسال اللافتات/اللافتات المعلقة مباشرة إلى موقع المعرض. اتبع التعليمات الواردة تحت عنوان الشحن - قسم المستودع المسبق أعلاه.

إذا قمت بإرسال شحنتك إلى مستودع GES المسبق وتمت جدولة موعد وصولك في تاريخ الوصول المستهدف، فسيتم تسليم شحنتك إلى جناحك بحلول تاريخ الوصول المستهدف وتكون جاهزة لوصولك لبدء الإعداد.

إذا قمت بإرسال شحنتك مباشرةً إلى موقع المعرض في مركز مؤتمرات مقاطعة أورانج وكان لديك تاريخ وصول مستهدف، فيجب جدولة تسليم شحنتك لتصل إلى مركز المؤتمرات في تاريخ وصولك المستهدف. عند الوصول، سيتعين على سيارة التوصيل الخاصة بك تسجيل الوصول في ساحة المارشال. عندما يتوفر مكان للتفريغ في مركز المؤتمرات، سيتم إرسال المركبات إلى مركز المؤتمرات بالترتيب الذي تم تسجيل وصولها به. عند وصولك إلى مركز المؤتمرات، ستقوم شركة GES بتفريغ حمولة شاحنة التوصيل وتسليم الشحنة إلى كشكك حتى تتمكن من بدء الإعداد. سيتم وزن الشاحنة عند الوصول ومرة أخرى عند الخروج لتحديد وزن الشحنة المفرغة. هناك العديد من المتغيرات في عمليات التسليم المباشر، لذا من المستحيل أن تعرف بالضبط متى ستصل الشحنة إلى كشكك.

إذا قمت بإرسال شحنتك إلى مستودع GES المسبق وتم تحديد موعد للتحرك العام، فستكون شحنتك في جناحك بحلول الساعة 8 صباحًا يوم السبت 16 نوفمبر وتكون جاهزة لوصولك لبدء الإعداد.

إذا قمت بإرسال شحنتك مباشرةً إلى موقع المعرض في مركز مؤتمرات مقاطعة أورانج وتم تحديد موعد للتحرك العام، فيجب أن تكون شحنتك فيموقع المعرض في الفترة من 16 إلى 18 نوفمبر وليس قبل ذلك. عند الوصول، ستحتاج مركبة التوصيل الخاصة بك إلى تسجيل الوصول في ساحة المارشال. عندما يتوفر مكان للتفريغ في مركز المؤتمرات، سيتم إرسال المركبات إلى مركز المؤتمرات بالترتيب الذي تم تسجيل وصولها به. عند وصولك إلى مركز المؤتمرات، ستقوم شركة GES بتفريغ حمولة شاحنة التوصيل وتسليم الشحنة إلى كشكك حتى تتمكن من بدء الإعداد. سيتم وزن الشاحنة عند الوصول ومرة أخرى عند الخروج لتحديد وزن الشحنة المفرغة. هناك العديد من المتغيرات في عمليات التسليم المباشر، لذا من المستحيل معرفة موعد وصول الشحنة إلى جناحك بالضبط.

Some exhibitors, due to booth size and/or location, are assigned a Targeted Move-In Date on Thursday, Nov. 12 or Friday, Nov. 13. This assignment does not mean that you need to begin set-up on your assigned Targeted Move-In Date, only that any direct shipments being delivered to the Orange County Convention Center should arrive on your Targeted Move-In Date. Exhibitors with an assigned Targeted Move-In Date will find all shipments sent to the GES advance warehouse at their booth by this day. Shipments delivered outside of your Targeted Move-In Date could result in off-target fees.

Exhibitors that have not been assigned a Targeted Move-In Date are scheduled for move-in during the General Move-In dates of Saturday, Nov. 14 through Monday, Nov. 16. Exhibitors scheduled for General Move-In will find all shipments sent to the GES advance warehouse at their booth by Saturday, Nov. 14. For shipments sent directly to the Orange County Convention Center, shipments should be scheduled to arrive during General Move-In dates. Shipments delivered prior to General Move-In dates could result additional fees.

Target Variance Request Form to GES by Oct. 16. After your request is reviewed, you will be notified of the decision. Requesting a target change or assignment does not guarantee your request.

Please review the Inbound/Outbound Targeted Floor Plan for the West Building or the South Building to see if you have been assigned a Targeted Move-In Date or are scheduled to begin setup during General Move-In days.

توصي IAAPA بأن تستخدم مزودي الخدمة المفضلين لدينا لضمان تسليم مواد جناحك في الوقت المناسب. ومع ذلك، لك الحرية في استخدام أي شركة نقل تختارها. إذا كنت تستخدم شركة نقل مختلفة (UPS، فيديكس، إلخ) تأكد من الاحتفاظ بجميع السجلات وأرقام التتبع في حال احتجت إلى تتبع شحنتك في الموقع. يُرجى العلم أيضًا أنه يجب على جميع شركات النقل (شركات النقل بالشاحنات) تسجيل الوصول في موعد أقصاه الساعة 8 صباحًا يوم الأحد 23 نوفمبر لاستلام الشحنات الصادرة.

يُنصح العارضون الدوليون بترتيب الشحن من خلال وكيل الشحن الدولي والوسيط الجمركي الرسمي لدينا، شركة DSV للمعارض والمعارض.

To ensure smooth trade show shipping, plan meticulously and ship early to the advance warehouse. Use durable, sturdy crates for protective packaging and create a detailed packing list with clear, accurate labels on every item. Verify deadlines, venue restrictions, and delivery schedules in the Exhibitor Manual, and use the GES-provided shipping labels to prevent forced freight charges and mix-ups.

Planning & Preparation

Plan Ahead: Start planning logistics weeks in advance and aim to ship to the advance warehouse.

Know Your Dates: Confirm all shipping, delivery, and move-out deadlines in the Exhibitor Manual.

Work Backwards: Calculate your timeline by working backward from your setup day to determine when to ship.

Consolidate: Pack related items together in fewer, consolidated pieces or crates to simplify tracking.

Take Photos: Document your outgoing shipments with photos for future reference or potential claims.

Packaging & Labeling

Use Durable Packaging: Invest in sturdy crates, reinforced boxes, and ample padding to protect your materials.

Label Clearly: Each crate and package needs clear, legible labels with your company name, booth number, the trade show name, and the destination (advance warehouse or show site).

Color-Code: Use different colored labels for items going to different locations to further enhance security and setup.

Create Packing Lists: Keep a packing list for each crate to ensure nothing gets lost and to aid in inventorying items.

Choosing a Carrier 

strong>Choose a Specialist: Select a carrier with extensive experience in trade show shipping, not just general freight services.

Prioritize Communication: Look for a provider offering 24/7 communication with a live person to quickly resolve any issues.

Research Options: IAAPA recommends using GES to ensure a timely delivery of your booth materials, but you are free to research all carrier options and choose the carrier best works for your needs.

At the Show

Revisit Your Checklist: Before the show ends, use your initial checklist to ensure all items are packed and accounted for before departure.

Start Repacking Early: Begin repacking your exhibit before the move-out deadline to avoid a last-minute rush.

Schedule Pickups: Arrange post-show pickups for efficient takedown and return shipping.

تتطلب جميع الشحنات الصادرة اتفاقية مناولة المواد من GES، والتي يمكن الحصول عليها من مكتب خدمة العارضين في الموقع. بمجرد تعبئة جميع المواد الخاصة بك ووضع الملصقات عليها وتجهيزها للشحن، أعد الاتفاقية إلى مكتب خدمة GES. يمكن طلب ملصقات الشحن الخارجي المطبوعة مسبقًا عبر الإنترنت مسبقًا أو باستخدام طباعة ملصقات الخدمة الذاتية باستخدام الأكشاك في مكتب خدمة العارضين بعد إنشاء رمز الاستجابة السريعة مسبقًا.

يجب أن يتم تسجيل وصول جميع شركات النقل في ساحة المارشالينج بحلول الساعة 8 صباحًا يوم الأحد 23 نوفمبر. يجب إزالة جميع مواد المعرض من مركز OCCC بحلول الساعة 12 ظهرًا يوم الأحد 23 نوفمبر. إذا فشلت شركة النقل المعينة في الاستلام بحلول الساعة 8 صباحًا أو رفضت قبول شحنتك، ستقوم GES بإعادة توجيه هذه الشحنة على نفقة العارض.