Shipping Information | IAAPA Expo

Ci sono due modi per spedire i materiali: al magazzino anticipato o direttamente al sito della mostra. Ognuno di essi accetterà le spedizioni in base a date specifiche, indicate di seguito. Le merci del Magazzino Anticipato saranno consegnate allo stand prima dell'allestimento dell'espositore. In entrambi i casi, il cliente dovrà pagare le tariffedi movimentazione dei materiali per la consegna della spedizione allo stand. Le spese di spedizione sono aggiuntive e saranno addebitate dall'azienda che organizza la spedizione.

Se inviate la vostra merce al magazzino anticipato di GES e avete una data di entrata mirata, la vostra merce sarà consegnata al vostro stand entro la data di entrata mirata e sarà pronta per il vostro arrivo per iniziare l'allestimento.

Se inviate la merce direttamente al sito espositivo presso l'Orange County Convention Center e avete una Data di ingresso mirata, la consegna della merce deve essere programmata per arrivare al centro congressi nella vostra Data di ingresso mirata. All'arrivo, il veicolo di consegna dovrà effettuare il check-in presso il piazzale di smistamento. Man mano che si renderà disponibile lo spazio per lo scarico presso il centro congressi, i veicoli saranno inviati al centro congressi nell'ordine in cui hanno effettuato il check-in. All'arrivo al centro congressi, GES scaricherà il veicolo di consegna e consegnerà la merce al vostro stand, in modo che possiate iniziare l'allestimento. Il camion verrà pesato all'arrivo e di nuovo all'uscita per determinare il peso della spedizione scaricata. Le consegne dirette sono soggette a molte variabili, per cui è impossibile sapere esattamente quando la merce arriverà al vostro stand.

Se inviate la vostra merce al magazzino anticipato di GES e siete programmati per il General Move-In, la vostra merce sarà allo stand entro le 8.00 di sabato 16 novembre e pronta per il vostro arrivo per iniziare l'allestimento.

Se inviate le merci direttamente al sito espositivo dell'Orange County Convention Center e siete programmati per il General Move-In, l'arrivo delle merci deve essere previsto per il 16-18 novembre e non prima. All'arrivo, il veicolo di consegna dovrà effettuare il check-in presso il piazzale di smistamento. Man mano che si renderà disponibile lo spazio per scaricare al centro congressi, i veicoli saranno inviati al centro congressi nell'ordine in cui hanno effettuato il check-in. All'arrivo al centro congressi, GES scaricherà il veicolo di consegna e consegnerà la merce al vostro stand, in modo che possiate iniziare l'allestimento. Il camion verrà pesato all'arrivo e di nuovo all'uscita per determinare il peso della spedizione scaricata. Le consegne dirette sono soggette a molte variabili, per cui è impossibile sapere esattamente quando la merce arriverà al vostro stand.

To ensure smooth trade show shipping, plan meticulously and ship early to the advance warehouse. Use durable, sturdy crates for protective packaging and create a detailed packing list with clear, accurate labels on every item. Verify deadlines, venue restrictions, and delivery schedules in the Exhibitor Manual, and use the GES-provided shipping labels to prevent forced freight charges and mix-ups.

Planning & Preparation

Plan Ahead: Start planning logistics weeks in advance and aim to ship to the advance warehouse.

Know Your Dates: Confirm all shipping, delivery, and move-out deadlines in the Exhibitor Manual.

Work Backwards: Calculate your timeline by working backward from your setup day to determine when to ship.

Consolidate: Pack related items together in fewer, consolidated pieces or crates to simplify tracking.

Take Photos: Document your outgoing shipments with photos for future reference or potential claims.

Packaging & Labeling

Use Durable Packaging: Invest in sturdy crates, reinforced boxes, and ample padding to protect your materials.

Label Clearly: Each crate and package needs clear, legible labels with your company name, booth number, the trade show name, and the destination (advance warehouse or show site).

Color-Code: Use different colored labels for items going to different locations to further enhance security and setup.

Create Packing Lists: Keep a packing list for each crate to ensure nothing gets lost and to aid in inventorying items.

Choosing a Carrier

strong>Choose a Specialist: Select a carrier with extensive experience in trade show shipping, not just general freight services.

Prioritize Communication: Look for a provider offering 24/7 communication with a live person to quickly resolve any issues.

Research Options: IAAPA recommends using GES to ensure a timely delivery of your booth materials, but you are free to research all carrier options and choose the carrier best works for your needs.

At the Show

Revisit Your Checklist: Before the show ends, use your initial checklist to ensure all items are packed and accounted for before departure.

Start Repacking Early: Begin repacking your exhibit before the move-out deadline to avoid a last-minute rush.

Schedule Pickups: Arrange post-show pickups for efficient takedown and return shipping.