Informazioni sulla spedizione

Disponibile dal 10 ottobre al 10 novembre

GES
IAAPA
NOME DELL'ESPOSITORE / STAND # _____
7945 Mandarin Drive
Orlando, FL 32819-8706
Stati Uniti d'America

Tutte le spedizioni che arriveranno al magazzino anticipato dopo lunedì 10 novembre comporteranno costi aggiuntivi. Si prega di notare che il magazzino GES non accetta merci non imballate (materiale sfuso, avvolto in pad e/o macchinari non scaricati), spedizioni in contrassegno, materiali pericolosi, merci che necessitano di refrigerazione o congelamento, un singolo pezzo di merce che pesa più di 4.400 libbre o un singolo pezzo di merce che supera le dimensioni di 100" in altezza e/o 96" in larghezza.

I materiali sono accettati presso il magazzino dal lunedì al venerdì tra le ore 7:30-12:00 e 13:00-16:00 (chiuso nei giorni festivi). Tutte le spedizioni devono essere accompagnate da scontrini di peso certificati. Se richiesto, fornire al vettore il seguente numero di telefono: (407) 370-6200.

I cartelli e gli striscioni appesi devono essere spediti al GES Advance Warehouse e devono arrivare entro la scadenza del 10 novembre. Si prega di stampare e utilizzare le etichette specifiche per la spedizione di insegne sospese che si trovano nella sezione Stampa etichette indirizzo del sito GES Expresso.

Le spedizioni non possono arrivare prima del Trasloco mirato e/o del Trasloco generale; si prega di consultare il Programma.

GES
IAAPA
NOME DELL'ESPOSITORE / STAND # _____
Centro Congressi della Contea di Orange - Atrio Sud
9899 International Drive
Orlando, FL 32819-8706
Stati Uniti d'America

• Iltrasloco mirato inizierà alle 8.00 di giovedì 13 novembre.
• Inviare al GES il modulo di richiesta di variazione del target entro il 23 ottobre per richiedere una data/ora di trasloco anticipata rispetto a quella assegnata al proprio stand.
• Il trasloco generale degli espositori inizierà alle 8.00 di sabato 15 novembre.
• I cartelli e gli striscioni appesi non possono essere spediti direttamente in fiera. Seguire le istruzioni riportate nella sezione Indirizzo di spedizione - Magazzino anticipato.

Se inviate la vostra merce al magazzino anticipato di GES e avete una data di entrata mirata, la vostra merce sarà consegnata al vostro stand entro la data di entrata mirata e sarà pronta per il vostro arrivo per iniziare l'allestimento.

Se inviate la merce direttamente al sito espositivo presso l'Orange County Convention Center e avete una Data di ingresso mirata, la consegna della merce deve essere programmata per arrivare al centro congressi nella vostra Data di ingresso mirata. All'arrivo, il veicolo di consegna dovrà effettuare il check-in presso il piazzale di smistamento. Man mano che si renderà disponibile lo spazio per lo scarico presso il centro congressi, i veicoli saranno inviati al centro congressi nell'ordine in cui hanno effettuato il check-in. All'arrivo al centro congressi, GES scaricherà il veicolo di consegna e consegnerà la merce al vostro stand, in modo che possiate iniziare l'allestimento. Il camion verrà pesato all'arrivo e di nuovo all'uscita per determinare il peso della spedizione scaricata. Le consegne dirette sono soggette a molte variabili, per cui è impossibile sapere esattamente quando la merce arriverà al vostro stand.

Se inviate la vostra merce al magazzino anticipato di GES e siete programmati per il General Move-In, la vostra merce sarà allo stand entro le 8.00 di sabato 16 novembre e pronta per il vostro arrivo per iniziare l'allestimento.

Se inviate le merci direttamente al sito espositivo dell'Orange County Convention Center e siete programmati per il General Move-In, l'arrivo delle merci deve essere previsto per il 16-18 novembre e non prima. All'arrivo, il veicolo di consegna dovrà effettuare il check-in presso il piazzale di smistamento. Man mano che si renderà disponibile lo spazio per scaricare al centro congressi, i veicoli saranno inviati al centro congressi nell'ordine in cui hanno effettuato il check-in. All'arrivo al centro congressi, GES scaricherà il veicolo di consegna e consegnerà la merce al vostro stand, in modo che possiate iniziare l'allestimento. Il camion verrà pesato all'arrivo e di nuovo all'uscita per determinare il peso della spedizione scaricata. Le consegne dirette sono soggette a molte variabili, per cui è impossibile sapere esattamente quando la merce arriverà al vostro stand.

Some exhibitors, due to booth size and/or location, are assigned a Targeted Move-In Date on Thursday, Nov. 13 or Friday, Nov. 14. This assignment does not mean that you need to begin set-up on your assigned Targeted Move-In Date, only that any direct shipments being delivered to the Orange County Convention Center should arrive on your Targeted Move-In Date.Exhibitors with an assigned Targeted Move-In Date will find all shipments sent to the GES advance warehouse at their booth by this day. Shipments delivered outside of your Targeted Move-In Date could result in off-target fees.

Exhibitors that have not been assigned a Targeted Move-In Date are scheduled for move-in during the General Move-In dates of Saturday, Nov. 15 through Monday, Nov. 17. Exhibitors scheduled for General Move-In will find all shipments sent to the GES advance warehouse at their booth by Saturday, Nov. 15. For shipments sent directly to the Orange County Convention Center, shipments should be scheduled to arrive during General Move-In dates. Shipments delivered prior to General Move-In dates could result additional fees.

Exhibitors may request a Targeted Move-In Date change or to be assigned a Targeted Move-In Date by completing and submitting the Target Variance Request Form to GES by Oct. 23. Your request will be reviewed and you will be contacted with the decision. Requesting a target change or assignment does not guarantee your request. 

Please be sure to review the Targeted Move-In Schedule.

IAAPA consiglia di utilizzare i nostri fornitori di servizi preferiti per garantire la consegna puntuale del materiale dello stand. Tuttavia, siete liberi di utilizzare qualsiasi vettore di vostra scelta. Se utilizzate un altro vettore (UPS, FedEx, ecc.), assicuratevi di conservare tutti i registri e i numeri di tracciamento nel caso in cui dobbiate seguire la spedizione in loco. Si ricorda inoltre che tutti i vettori (aziende di autotrasporti) devono effettuare il check-in entro le ore 8.00 di domenica 23 novembre per il ritiro delle merci in uscita.

Si consiglia agli espositori internazionali di organizzare la spedizione tramite il nostro spedizioniere internazionale e broker doganale ufficiale, DSV Fairs and Exhibits.

To ensure smooth trade show shipping, plan meticulously and ship early to the advance warehouse. Use durable, sturdy crates for protective packaging and create a detailed packing list with clear, accurate labels on every item. Verify deadlines, venue restrictions, and delivery schedules in the Exhibitor Services Guide, and use the GES-provided shipping labels to prevent forced freight charges and mix-ups. 

Planning & Preparation

Plan Ahead: Start planning logistics weeks in advance and aim to ship to the advance warehouse. 

Know Your Dates: Confirm all shipping, delivery, and move-out deadlines in the Exhibitor Services Guide. 

Work Backwards: Calculate your timeline by working backward from your setup day to determine when to ship. 

Consolidate: Pack related items together in fewer, consolidated pieces or crates to simplify tracking. 

Take Photos: Document your outgoing shipments with photos for future reference or potential claims. 

Packaging & Labeling

Use Durable Packaging: Invest in sturdy crates, reinforced boxes, and ample padding to protect your materials. 

Label Clearly: Each crate and package needs clear, legible labels with your company name, booth number, the trade show name, and the destination (advance warehouse or show site). 

Color-Code: Use different colored labels for items going to different locations to further enhance security and setup. 

Create Packing Lists: Keep a packing list for each crate to ensure nothing gets lost and to aid in inventorying items. 

Choosing a Carrier 

Choose a Specialist: Select a carrier with extensive experience in trade show shipping, not just general freight services.

Prioritize Communication: Look for a provider offering 24/7 communication with a live person to quickly resolve any issues.

Research Options: IAAPA recommends using GES to ensure a timely delivery of your booth materials, but you are free to research all carrier options and choose the carrier best works for your needs.

At the Show

Revisit Your Checklist: Before the show ends, use your initial checklist to ensure all items are packed and accounted for before departure. 

Start Repacking Early: Begin repacking your exhibit before the move-out deadline to avoid a last-minute rush. 

Schedule Pickups: Arrange post-show pickups for efficient takedown and return shipping. 

Tutte le spedizioni in uscita richiedono un contratto di movimentazione dei materiali GES, che può essere ritirato presso l'Exhibitor Service Desk GES in loco. Una volta che tutti i materiali sono stati imballati, etichettati e pronti per essere spediti, restituite il contratto al desk GES. Le etichette prestampate per la spedizione in uscita possono essere richieste in anticipo online o utilizzando la stampa self-service delle etichette tramite i chioschi al banco assistenza espositori dopo aver creato un codice QR in anticipo.

Tutti i vettori devono essere registrati al centro di smistamento entro le 8.00 di domenica 23 novembre. Tutto il materiale espositivo deve essere rimosso dall'OCCC entro le 12.00 di domenica 23 novembre. Se il vettore designato non riesce a ritirare la merce entro le 8.00 o rifiuta di accettarla, GES provvederà a reinstradare la spedizione a spese dell'espositore.