Délais pour les exposants / Liste des choses à faire

Révision du Guide des services aux exposants de l'IAAPA Expo 2025

Le Guide des services aux exposants (ESG) contient tous les formulaires de commande et les informations dont les exposants ont besoin pour réussir l'IAAPA Expo 2025. N'oubliez pas de consulter le Guide des services aux exposants de l'IAAPA Expo 2025 et de marquer le site d'un signet pour pouvoir vous y référer ultérieurement.

Confirmer que la conception du stand est conforme aux spécifications de l'IAAPA

Consultez les spécifications de conception du stand de l'IAAPA Expo pour vous assurer que la conception de votre stand est conforme aux règles et aux exigences de l'exposition.

Réserver l'hôtel pour le personnel

L'IAAPA a obtenu des tarifs réduits dans une sélection d'hôtels d'Orlando. Nous vous encourageons à réserver votre hôtel par l'intermédiaire de onPeak le plus tôt possible afin d'obtenir le meilleur choix et le meilleur prix.

Examiner les possibilités de parrainage

Améliorez la présence de votre marque, développez votre réseau et stimulez la croissance grâce à des opportunités de parrainage personnalisées.

Inscrire le personnel de l'exposant pour les badges

Inscrivez le personnel de votre stand à l'avance afin d'ajouter des événements spéciaux à chaque inscription. Des modifications peuvent toujours être apportées en cas de changement.

Paiement final de l'espace d'exposition

Assurez-vous que votre stand est entièrement payé car c'est aujourd'hui la date limite de paiement pour l'espace d'exposition à l'IAAPA Expo 2025.

Candidature aux prix : Prix du meilleur nouveau produit et prix de l'impact

Inscrivez-vous aux IAAPA Brass Ring Exhibitor Awards pour être reconnu comme le meilleur nouveau produit ou service dans l'industrie des attractions à l'IAAPA Expo.

Chat en direct : Concurrence et collaboration : Comment les fabricants et les fournisseurs peuvent travailler ensemble

Informations à venir

Webinaire : IAAPA Expo Insider Secrets : Encore plus de conseils essentiels pour les exposants

Informations à venir

Soumission du formulaire de présentation du stand

Tous les exposants sont tenus de remplir le formulaire de présentation du stand, quelle que soit la taille du stand. Des informations supplémentaires sont requises pour les stands de 6,10 m x 6,10 m (20 pi x 20 pi) ou plus, les stands comportant une structure gonflable de quelque taille que ce soit ou les stands demandant une dérogation aux spécifications de conception du stand. Soumettez le formulaire avant la date limite pour éviter toute pénalité.

Commande de la récupération des plombs (date limite pour les lève-tôt)

Commandez Lead Retrieval avant le 12 septembre pour bénéficier du tarif préférentiel.

Soumission à une conférence de presse et inclusion dans le communiqué de presse "Quoi de neuf ?

Profitez de services médiatiques gratuits pour annoncer un nouveau produit ou service. Planifiez une conférence de presse, demandez la liste des médias enregistrés et soumettez des informations sur votre nouveau produit.

Publicité dans le numéro de Funworld distribué à l'IAAPA Expo

Touchez un public dédié de leaders et de décideurs de l'industrie grâce à une publicité percutante dans le magazine Funworld, tout au long de l'année et dans le numéro Funworld qui sera distribué lors de l'IAAPA Expo.

Compléter le profil du stand/la liste des exposants

Mettez à jour votre profil de stand pour profiter d'une liste améliorée sur le plan de l'IAAPA Expo et dans Connect+, l'application mobile de l'IAAPA.

Formulaire de sécurité pour la participation du public et soumission de l'enregistrement des manèges

Tous les exposants doivent obligatoirement remplir le formulaire de sécurité pour la participation du public et l'enregistrement des manèges. Des informations supplémentaires sont requises pour les stands présentant un produit ou un dispositif qui déplace un participant sur un parcours fixe. Soumettez le formulaire avant la date limite afin d'éviter une pénalité pour infraction.

Présentation du certificat d'assurance

Tous les exposants sont tenus de remplir le formulaire de certificat d'assurance. Les exposants qui présenteront un dispositif dynamique, qui serviront de la nourriture ou des boissons non commandées par Sodexo, qui cuisineront ou utiliseront un dispositif produisant de la chaleur, ou qui utiliseront des matériaux inflammables, doivent obtenir une couverture d'assurance supplémentaire et la soumettre à l'IAAPA. Soumettez le formulaire avant la date limite afin d'éviter une pénalité pour infraction.

Compléter le profil de l'exposant Connect+

Connect+, l'application mobile de l'IAAPA, permet aux exposants de communiquer facilement avec les visiteurs et de maximiser leur visibilité sur le salon. Connectez-vous dès aujourd'hui pour créer votre profil d'entreprise et commencer à vous connecter.

Demande de bracelets pour l'emménagement

Si vous souhaitez que des bracelets pour l'installation des exposants vous soient envoyés à l'avance, veuillez remplir le formulaire "Wristbands for Exhibitor Move-in" (bracelets pour l'installation des exposants) avant la date limite. (20 bracelets maximum ; expédition par USPS aux adresses américaines UNIQUEMENT)

Engagement de durabilité des exposants

Afin de rendre l'IAAPA Expo plus durable, l'IAAPA invite les exposants à participer à l'IAAPA Expo Exhibitor Sustainability Pledge en mettant en pratique des efforts de durabilité pendant l'IAAPA Expo.

Début de l'acceptation des envois livrés à l'entrepôt GES Advance

GES acceptera les envois en caisse à son entrepôt préliminaire du 10 octobre au 10 novembre (les envois reçus après le 10 novembre entraîneront des frais de retard).

Inscription de l'entrepreneur désigné par l'exposant (EAC)

Un entrepreneur désigné par l'exposant (EAC) est défini comme tout entrepreneur de services qui n'est pas un entrepreneur officiel de l'IAAPA Expo. Les types de services incluent : montage/démontage, entrepreneurs I&D, audio-visuel, etc. Tous les EAC doivent s'inscrire pour obtenir l'autorisation de travailler à l'IAAPA Expo. Les entrepreneurs officiels et les exposants qui construisent leur propre stand n'ont pas besoin de s'inscrire en tant qu'EAC.

Commande de la récupération des plombs (date limite anticipée)

Commandez le Lead Retrieval avant le 17 octobre pour bénéficier du prix de la date limite anticipée.

Fret international : LCL Ocean au terminal d'Orlando ; fret pour livraison à l'entrepôt avancé

Le fret maritime LCL pour la livraison à l'entrepôt GES devrait arriver avant le 17 octobre. Contactez DSV pour plus d'informations.

Orange County Convention Center Formulaire pour la cuisson et les flammes nues

Les exposants qui prévoient d'avoir un stand avec de la cuisson, des flammes nues, des appareils à gaz ou tout autre dispositif produisant de la chaleur doivent soumettre le formulaire de cuisson et de flammes nues à l'Orange County Convention Center pour approbation. L'approbation du commissaire aux incendies ou une surveillance des incendies peut être requise.

Formulaire pour les stands à plusieurs niveaux et les stands couverts de l'Orange County Convention Center

Les stands à plusieurs niveaux (quelle que soit leur taille) ou couverts (plus de 300 pieds carrés) doivent être examinés par le service de gestion des événements du centre de congrès du comté d'Orange et par le service de secours des pompiers du comté d'Orange. Veuillez prendre connaissance des conditions relatives aux stands à plusieurs niveaux et aux stands couverts et soumettre le formulaire relatif aux stands couverts et aux stands à plusieurs niveaux en y joignant les informations requises.

Commande d'une équipe de pompiers (si elle doit être payée par l'IAAPA)

Un "Fire Watch" est un agent des services de secours du comté d'Orange qui n'est pas en service et qui est chargé de patrouiller sur le sol du salon pour assurer la sécurité des exposants. Une surveillance anti-incendie est requise pour tout stand répondant à un ou plusieurs critères. Consultez le règlement du commissaire aux incendies pour savoir si votre stand nécessite une surveillance anti-incendie. Les frais de surveillance incendie seront pris en charge par l'IAAPA à condition que les exposants soumettent leur demande de surveillance incendie directement à l'Orange County Convention Center avant le 17 octobre en utilisant le formulaire approprié.

Commande de matériel audiovisuel et informatique

Commandez vos équipements audiovisuels et informatiques avant le 18 octobre pour bénéficier des tarifs réduits.

Fret international : FCL Ocean au port de Miami ; Fret pour livraison à l'entrepôt avancé

Le fret maritime FCL pour la livraison à l'entrepôt GES devrait arriver d'ici le 21 octobre. Contactez DSV pour plus d'informations.

Commande des services de construction de l'Orange County Convention Center

Commandez vos services d'électricité, d'air, d'eau, de drainage et de gaz, de montage et d'accrochage d'enseignes, d'éclairage aérien et de télévision par câble d'ici le 22 octobre afin de profiter des tarifs réduits.

Commande d'Internet et de téléphone

Commandez vos besoins en matière d'Internet et de téléphone avant le 22 octobre pour bénéficier de tarifs réduits.

Services GES

Commandez vos ensembles de stands, tapis et revêtements de sol, mobilier, graphiques et enseignes, nettoyage, main-d'œuvre, main-d'œuvre pour les chariots élévateurs à fourche et les grues, manutention, d'ici le 23 octobre pour profiter des tarifs réduits.

Demande de date d'emménagement ciblée

Les exposants qui doivent emménager pendant les journées d'emménagement générales (du 15 au 17 novembre) peuvent demander à GES une date d'emménagement ciblée jusqu'au 23 octobre. GES examinera la demande afin de déterminer si une date d'emménagement ciblée peut être attribuée. Voir le plan d'emménagement ciblé ici.

Kiosques clés en main

La commande d'un ensemble de kiosques clés en main avec votre kiosque doit être faite avant le 23 octobre. Pour commander, contactez IAAPA Expo Exhibit Sales à [email protected].

Fret international : LCL Ocean to Orlando Terminal ; Freight for Direct to Show Site Delivery (Fret pour livraison directe sur le site de l'exposition)

Le fret maritime LCL pour la livraison directe sur le site de l'exposition doit arriver 21 jours avant la date d'emménagement prévue. Contactez DSV pour plus d'informations.

Demande d'autorisation pour les événements auxiliaires et satellites

Les exposants qui organisent une réunion auxiliaire ou satellite pendant l'IAAPA Expo 2025 doivent remplir le formulaire de demande d'événement auxiliaire et satellite avant le 24 octobre. Les réunions, événements ou fonctions d'accueil ne peuvent pas être organisés en même temps que les événements programmés de l'IAAPA, y compris les heures d'ouverture du salon, les sessions de formation et/ou les événements spéciaux.

Fret international : Fret aérien à l'aéroport d'Orlando (MCO) ; fret pour livraison anticipée à l'entrepôt

Le fret aérien pour la livraison à l'entrepôt GES devrait arriver avant le 28 octobre. Contactez la DSV pour plus d'informations.

Demande d'approbation d'échantillons d'aliments et de boissons

Tous les échantillons d'aliments et de boissons apportés au Orange County Convention Center doivent être approuvés par écrit par Sodexo Live !, le traiteur exclusif du centre des congrès, 21 jours avant l'événement.

Fret international : FCL Ocean jusqu'au port de Miami ; fret pour livraison directe sur le site de l'exposition

Le fret maritime FCL pour la livraison directe au site d'exposition doit arriver 14 jours avant la date d'emménagement prévue. Contactez DSV pour plus d'informations.

Achat de cartes de stationnement pour camions et remorques

L'IAAPA disposera d'un terrain désigné au Orange County Convention Center pour permettre aux exposants de garer leurs remorques et leurs gros camions. Les laissez-passer peuvent être achetés à l'avance jusqu'au 3 novembre et sur place après cette date.

Fret international : Fret aérien à l'aéroport d'Orlando (MCO) ; fret pour livraison directe sur le site de l'exposition

Le fret aérien pour une livraison directe sur le site de l'exposition doit arriver 10 jours avant la date d'emménagement prévue. Contactez DSV pour plus d'informations.

Remise des prix : Prix de la meilleure exposition et de l'image

Inscrivez-vous aux IAAPA Brass Ring Exhibitor Awards pour être récompensé pour le meilleur stand d'exposition à l'IAAPA Expo.

Demande de laissez-passer supplémentaires pour les codes d'invités

Si vous êtes sur le point d'épuiser votre quota de laissez-passer de code d'invité d'exposant, contactez [email protected] avant le 7 novembre pour demander une augmentation.

Commande de fleurs et de plantes

Commandez des fleurs et des plantes pour mettre en valeur votre stand et votre exposition.

Commande de photographie / vidéographie

Engagez le photographe officiel de l'IAAPA Expo pour vous aider à immortaliser votre installation et votre succès sur le salon de l'IAAPA avant le 7 novembre.

Commande d'interprètes, d'hôtesses et de talents

Engagez des professionnels talentueux pour présenter, promouvoir et mettre en valeur votre nouveau service ou produit.

Commande de restauration sur le stand

Commandez un service de restauration pour votre stand avant le 8 novembre afin de profiter du menu complet des options disponibles.

Commande d'entreposage à sec, réfrigéré ou en congélateur

Le stockage de produits secs, réfrigérés ou congelés peut être commandé auprès de Sodexo Live, le traiteur exclusif de l'Orange County Convention Center.

Dernier jour pour les envois à l'entrepôt GES Advance sans frais de retard

GES acceptera les envois de caisses à son entrepôt anticipé du 10 octobre au 10 novembre (les envois reçus après le 10 novembre entraîneront des frais de retard).

Commande de sécurité pour le stand

Sécurisez les articles de votre stand en engageant un service de sécurité dans le stand avant le 12 novembre.

Début des envois directs à l'OCCC (en fonction de l'emménagement prévu)

Les expéditions envoyées directement au Orange County Convention Center pourront commencer à être livrées à partir du 13 novembre. La date exacte de livraison doit coïncider avec la date d'emménagement qui vous a été attribuée : le 13 ou le 14 novembre pour les exposants ayant une date d'emménagement ciblée, ou du 15 au 17 novembre pour les exposants ayant une date d'emménagement générale.

13-14 novembre

8h00 - 17h00

Date limite de préinscription des exposants invités

Tous les invités s'inscrivant en ligne avec un code d'invité exposant doivent s'inscrire en ligne avant le 14 novembre.

15-16 novembre 8 h - 19 h

17 novembre 8 h - 20 h

Session d'examen des opérations des exposants dynamiques

Tous les exposants disposant d'un dispositif dynamique doivent assister à l'une des sessions de 30 minutes consacrées à l'examen des opérations dynamiques des exposants afin d'éviter tout retard dans l'utilisation de leur produit pendant l'exposition. Les sessions auront lieu à 10 heures et à 15 heures. La salle de session est à déterminer.

17 novembre

10 h ou 15 h

Fin de l'installation des stands

Tous les stands doivent être installés avant 17 heures le lundi 17 novembre afin d'éviter une infraction pour installation tardive. Veillez à planifier votre heure d'arrivée pour respecter ce délai.

Du 18 au 20 novembre de 10 h à 16 h

21 novembre de 10 h à 16 h

Début du démontage des exposants

Tous les stands doivent rester intacts et occupés jusqu'à 16 heures le vendredi 21 novembre afin d'éviter une infraction de démontage anticipé.

Enregistrement des transporteurs dans la gare de triage

Tous les transporteurs doivent être enregistrés à la gare de triage avant 8 heures le dimanche 23 novembre pour l'enlèvement des expéditions sortantes.

Déménagement des exposants terminé

Tous les exposants doivent avoir complètement démonté et emballé leur stand avant 12 heures le dimanche 23 novembre.