Répartition des espaces à l'IAAPA Expo

• L'ancienneté et la priorité d'une entreprise sont déterminées par son statut d'adhérent, le nombre d'années d'exposition, puis le nombre d'années consécutives d'adhésion, et enfin la date de réception du contrat et celle du versement de l'acompte. Les membres actuels seront prioritaires par rapport aux non-membres. À compter des salons de 2022, si une entreprise choisit de ne pas exposer pendant trois années consécutives, son historique d’années d’exposition sera remis à zéro. Consultez le détail du processus et de la procédure d’attribution des emplacements.
  • L'ancienneté d'exposition est liée à l'entreprise et non à une personne physique. L'ancienneté est considérée comme un atout en cas de fusion et/ou d'acquisition. Une entreprise doit fournir à l'IAAPA des documents officiels attestant de sa propriété.
  • Une entreprise exposante peut partager un emplacement avec une autre entreprise si elle détient 51 % ou plus de son capital. La preuve de propriété doit être fournie à l’IAAPA avant l’attribution de l’emplacement.
  • Le stand d’une entreprise exposante doit porter le nom et le logo de l’exposant sous contrat. La preuve du contrat de vente doit être fournie à l’IAAPA sur simple demande.
  • Une entreprise exposante peut promouvoir les produits ou services d’une société tierce sur son stand si elle détient au moins une participation minoritaire dans cette société tierce ou si elle en est le distributeur. Seuls les produits ou services de la société tierce peuvent être promus sur le stand, et ils ne doivent pas constituer les seuls produits ou services promus. Le nom ou le logo de la société tierce ne peut pas être affiché en tant qu’exposant.
• La décision de l’IAAPA, lorsqu’il s’agit de l’intérêt général du salon, est sans appel.
• Les stands peuvent être regroupés pour former des espaces plus grands aux tarifs en vigueur, mais la création de stands en îlot doit être approuvée par l’IAAPA. Une surface minimale de 400 pieds carrés doit être réservée dans une configuration de 20’ x 20’ ou 10’ x 40’ pour occuper un emplacement d’angle.
• Tout stand en ligne dont la hauteur dépasse la limite de huit (8) pieds, quel que soit le produit exposé, sera placé le long du périmètre du parc des expositions.
• Pour qu’une entreprise puisse réserver des stands de part et d’autre d’une allée « principale », les exposants doivent réserver au moins huit (8) stands de chaque côté de l’allée. C’est l’IAAPA qui détermine quelles allées sont des allées « principales ».
• Les exposants peuvent acquérir au moins quatre (4) stands de part et d’autre d’allées non considérées comme des allées principales, selon la détermination de l’IAAPA.
• Les entreprises qui achètent trois (3) îlots de 1 000 pieds carrés chacun (3 000 pieds carrés au minimum) peuvent recouvrir l’allée située entre ces îlots de la moquette de leur entreprise. Elles ne sont pas autorisées à placer des produits ou des éléments d’exposition dans ces allées. Les exposants ne doivent pas obstruer les allées de passage ; toutes les allées doivent rester ouvertes à la circulation des visiteurs à tout moment.
• L’IAAPA Expo propose des pavillons thématiques répartis sur l’ensemble du parc des expositions. Ces pavillons sont conçus pour faciliter la circulation des visiteurs. Les exposants sont vivement encouragés à choisir, au sein des pavillons, un emplacement correspondant au mieux à leurs catégories de produits ; toutefois, cette recommandation n’est pas obligatoire. Les pavillons suivants imposent une adéquation avec les produits comme condition d’éligibilité à l’exposition : « First Timers », « Inflatables », « Haunt » et « Food & Beverage ».
• Un exposant plus ancien peut décider s’il souhaite ou non qu’un concurrent soit situé à proximité de son stand lors de l’attribution des emplacements en fonction de l’ancienneté, lors de la réunion d’attribution des emplacements. Ces demandes seront prises en compte dans la mesure du possible, mais ne garantissent pas que des concurrents ne seront pas placés à côté ou à proximité immédiate en raison des contraintes d’espace sur le parc des expositions. L’IAAPA déterminera ce qui est considéré comme de la « proximité » en fonction des différentes catégories de produits. Le personnel de l’IAAPA mettra tout en œuvre pour prendre en compte les préoccupations et les problèmes des concurrents lors du processus d’attribution des emplacements de stands, à la suite des attributions effectuées par l’IAAPA, mais ne garantit pas que des concurrents ne seront pas placés à côté ou à proximité immédiate.
• Un exposant ne peut pas utiliser son ancienneté pour « évincer » ou forcer une autre entreprise à quitter un emplacement sélectionné lors du processus d’attribution basé sur l’ancienneté. L’IAAPA se réserve le droit, dans tous les cas et dans l’intérêt du salon, de refuser toute demande supplémentaire de changement d’emplacement de stand.
• Deux entreprises ou plus souhaitant être placées côte à côte doivent toutes avoir préalablement soumis les documents nécessaires attestant leur accord sur cette demande. Les contrats et l’intégralité de l’acompte de 50 % (ou le paiement intégral après le 1er août) doivent avoir été reçus. Si l’ancienneté des deux entreprises diffère, l’attribution s’effectuera en fonction de l’ancienneté de l’entreprise la moins ancienne. Toute demande visant à ce que d’autres entreprises soient placées à côté ou à proximité doit être clairement indiquée sur le contrat de toutes les parties composant le groupe d’exposants. L’exposant ayant l’ancienneté la plus élevée doit indiquer clairement si la demande « à côté ou à proximité » est prioritaire ou secondaire par rapport à l’emplacement demandé par cet exposant. Tout au long de la réunion, des efforts seront faits pour respecter les regroupements d’exposants sans pour autant priver d’espace les exposants ayant une plus grande ancienneté si aucun autre emplacement n’est disponible ou acceptable. Dans le cas où aucun emplacement acceptable ne serait disponible, l’exposant le plus ancien (et son groupe) sera déplacé vers le meilleur emplacement possible suivant, uniquement si la demande « à côté ou à proximité » constitue la priorité absolue de l’exposant le plus ancien. L’IAAPA statuera sur chaque demande en tenant compte de l’emplacement demandé par l’exposant et de la mention « à côté ou à proximité ».
• Les stands en îlot ou en îlot divisé dotés de parois arrière pleines d’une hauteur de huit (8) pieds ou plus ne peuvent pas être adossés aux allées principales ni donner sur celles-ci, selon la décision de l’IAAPA, dans l’intérêt du salon.
• Les stands en îlot ou en demi-îlot d’une superficie inférieure à 800 pieds carrés sont soumis à des frais supplémentaires de 1 000 $ pour les stands en îlot ou en demi-îlot.
• Les stands gonflables, les théâtres et les expositions de grande hauteur ou de dimensions hors normes, tels que définis par l’IAAPA, seront placés contre les murs extérieurs ou périphériques, ou dans des zones désignées et approuvées par l’IAAPA, afin de ne pas nuire à l’expérience d’exposition des exposants voisins.
• Les présentations générant des émissions, y compris, mais sans s’y limiter, de la fumée, des confettis et/ou du bruit, peuvent faire l’objet de restrictions quant à leur emplacement ou à leur fonctionnement, dans l’intérêt du salon. Toutes les entreprises doivent se conformer à l’ensemble des règles et règlements applicables de l’IAAPA indiqués dans le contrat d’exposition et dans le guide des services aux exposants.
• Les produits exposés ne doivent pas obstruer la vue sur les stands voisins.
• Le seul nom qu’un exposant est autorisé à utiliser pour l’identification de son espace d’exposition est celui de la société membre de l’IAAPA enregistrée.

Qu'est-ce que l'attribution des emplacements ?

L'attribution des emplacements correspond à la manière dont l'IAAPA attribue chaque année les stands aux exposants. Pour participer, les exposants doivent déposer leur candidature avant la date limite et verser l'acompte requis de 50 %. L'IAAPA prend en compte les emplacements de stand préférés, mais les choix ne sont pas garantis et dépendent des disponibilités au moment où vient le tour de l'exposant. Les stands sont attribués par ordre d'ancienneté en fonction :

1. Statut d’adhésion : les membres de l’IAAPA sont prioritaires par rapport aux non-membres.
2. Historique de participation : nombre total d’années de participation à l’IAAPA Expo.
3. Historique d’adhésion : nombre d’années consécutives d’adhésion à l’IAAPA.
4. Date de candidature : date et heure de soumission de la candidature.

Quelle est la date limite pour soumettre votre contrat d’attribution de stand lors de la réunion ? 

L'attribution des stands se déroulera en trois phases, chacune avec sa propre date limite de signature du contrat. Un acompte de 50 % est exigé avant que l'espace ne puisse être attribué. Les demandes reçues après la date limite seront traitées en fonction des disponibilités restantes une fois le processus d'attribution des espaces terminé.

Qui est sélectionné lors de la réunion ?

Les exposants qui soumettent leur demande de stand avant la date limite applicable et qui remplissent les conditions d’attribution seront inclus dans l’une des trois phases d’attribution. L’attribution des emplacements « Premium » est réservée aux 25 % des exposants les mieux classés lors du précédent salon IAAPA Expo, sur la base d’un classement par ancienneté ; les attributions auront lieu du 1er au 11 février. L’attribution des emplacements « Inflatables » est réservée aux entreprises exposant dans le pavillon « Inflatables » ; les attributions auront lieu le 18 février. L’attribution des emplacements « Priority » est ouverte à tous les autres exposants ; les attributions se dérouleront du 11 mars au 2 avril.

Les exposants doivent-ils être présents lors de l’attribution des emplacements ?

Non, c’est l’équipe commerciale mondiale de l’IAAPA qui attribue tous les stands. Les exposants peuvent suivre les attributions en direct sur le plan du salon et doivent rester joignables par e-mail en cas de besoin.

Important: l’équipe ne peut pas répondre aux appels téléphoniques pendant l’attribution des emplacements. Toutes les questions et demandes doivent être envoyées par e-mail à [email protected].

Puis-je modifier ou annuler l’attribution de mon stand ?

Oui ! Vous disposez de 3 jours après l’attribution de votre stand pour demander une modification ou une annulation sans pénalité.

Passé ce délai de 3 jours, les changements de stand sont soumis à des frais de déplacement de 500 $ et sous réserve de disponibilité, tandis que les annulations sont soumises aux frais indiqués dans votre contrat d’exposant. Toutes les demandes doivent être envoyées par e-mail à [email protected] et les changements de stand nécessitent l’accord de l’IAAPA.