Programme d'invités pour les exposants - Invitez vos clients

Le programme d'invité exposant permet à vos clients et prospects d'assister à l'exposition en tant qu'invité, gratuitement. C'est un excellent moyen pour vous d'offrir un avantage personnalisé à vos clients, d'accroître votre visibilité et de renforcer vos relations avec eux à l'IAAPA Expo. Les personnes s'inscrivant avec un code d'inscription d'invité exposant recevront une entrée gratuite au salon (du mardi au vendredi). Les membres de l'IAAPA auront également accès gratuitement au programme de la conférence éducative.

Les exposants peuvent inviter un nombre illimité de clients et de prospects. Généralement, seul un petit nombre d'invités utilise l'invitation. L'IAAPA encourage donc les exposants à inviter toute personne qui pourrait tirer profit de sa participation à l'IAAPA Expo.

Bien que les invitations soient illimitées, chaque stand dispose d'un nombre limité d'inscriptions d'invités. Les exposants intérieurs recevront 10 inscriptions d'invités par 100 pieds carrés d'espace de stand et les exposants extérieurs recevront 5 inscriptions d'invités par 100 pieds carrés d'espace de stand jusqu'à un maximum de 250 par stand. Les exposants de table reçoivent 5 inscriptions d'invités exposants. Voir le tableau d'attribution des badges ci-dessous pour plus de détails. Si vous avez besoin d'inscriptions d'invités supplémentaires au-delà de votre quota, veuillez contacter [email protected] et l'IAAPA évaluera au cas par cas si votre quota peut être augmenté. Ceux qui utilisent leurs inscriptions d'invités pour recruter du personnel supplémentaire pour leur stand ne verront pas leur allocation augmentée. Les stands d'exposition et de vente ne peuvent pas demander ou recevoir des codes d'invités supplémentaires au-delà de la quantité allouée. Le dernier jour pour demander une augmentation de votre quota est le 7 novembre.

Pour accéder à vos invitations d'exposants, rendez-vous sur le site d'inscription des exposants (bientôt disponible) et cliquez sur le bouton "Invités Exposants" en haut de la page. Vous pouvez choisir entre deux façons différentes d'inviter vos clients à l'IAAPA Expo 2025 :

1. Saisissez le prénom, le nom de famille et l'e-mail de l'invité que vous invitez et cliquez sur le bouton "Envoyer l'invitation".

2. Copiez votre code d'invitation unique ou votre lien d'inscription et collez-le dans l'e-mail que vous souhaitez envoyer à vos invités.

Vous pouvez également contrôler le nombre de fois que votre code d'invitation a été utilisé et télécharger une liste des personnes inscrites qui ont utilisé votre code d'invitation.

Votre stand doit être entièrement payé pour que vous puissiez envoyer des invitations à vos invités. Veuillez donc contacter [email protected] si vous avez besoin d'effectuer votre paiement.

IAAPA vous recommande d'envoyer le lien directement à vos clients pour qu'ils s'inscrivent, en indiquant combien de personnes de leur équipe peuvent utiliser le code. Les exposants ne peuvent pas inscrire leurs invités en raison du processus SSO d'IAAPA.org. Si vous n'avez pas le mot de passe IAAPA.org de votre client, vous ne pourrez pas l'inscrire. De plus, assurez-vous que l'inscription de votre invité inclut ses coordonnées (et non celles de la société exposante qui l'a invité), sinon il ne pourra pas récupérer son badge sur place lors du processus de vérification. Les membres de l'IAAPA pourront également assister gratuitement aux sessions de formation et bénéficier de tarifs réduits sur les billets.

Si un participant reçoit un code d'invitation d'invité exposant mais s'est déjà inscrit et a payé, il peut recevoir un remboursement complet des frais d'inscription moins 25 $ de frais de traitement en contactant [email protected] avant le 17 octobre. Aucun remboursement n'est possible après le 17 octobre.

Toutes les personnes inscrites en tant qu'exposant ou invité doivent retirer leur badge et les billets qu'elles ont achetés sur place. Ils doivent se munir de leur confirmation et être prêts à présenter une pièce d'identité avec photo pour retirer leur badge. Il se peut qu'ils doivent également présenter une carte de visite pour confirmer leur appartenance à un secteur d'activité. Le retrait des badges se fait aux guichets "Badge Pick-up" dans la zone d'inscription. Les exposants ne sont pas autorisés à retirer les badges des exposants invités pour leurs invités.

Pour consulter la liste des personnes qui se sont inscrites à l'aide de votre code d'invitation, rendez-vous sur le site d'inscription des exposants (bientôt disponible) et cliquez sur le bouton "Invités des exposants" en haut de la page. Vous pourrez alors télécharger la liste des invités inscrits. Il est de la responsabilité de l'exposant de s'assurer que seul l'invité utilise le code fourni. L'IAAPA ne sera pas tenue responsable des participants non autorisés qui s'inscrivent avec un code d'invité exposant. Si une personne non autorisée s'inscrit dans l'espace réservé à un exposant, veuillez contacter l'IAAPA à l'adresse [email protected] et l'inscription sera annulée.

Si vous avez besoin d'inscriptions d'invités supplémentaires au-delà de votre quota, veuillez contacter [email protected] une fois que la majorité a été utilisée et l'IAAPA évaluera au cas par cas si votre quota peut être augmenté.

Les exposants qui utilisent les inscriptions d'invités pour le personnel de leur stand ne recevront pas d'augmentation de leur allocation. Le dernier jour pour demander une augmentation de votre allocation est le 7 novembre. Vous pouvez vérifier qui s'est inscrit avec votre code par le biais de l'inscription des exposants.

Les stands de commerce et de compétition ne peuvent pas demander ou recevoir des codes d'invités supplémentaires au-delà de la quantité allouée.

Les invitations d'exposants invités qui ne sont pas utilisées pour enregistrer des clients et des prospects peuvent être utilisées pour enregistrer des membres supplémentaires du personnel de l'exposition au-delà du nombre de badges gratuits du personnel de l'exposition. Les badges du personnel exposant obtenus de cette manière seront également gratuits, mais ces personnes n'auront accès au salon que pendant les heures d'ouverture publiées, et non pendant l'emménagement ou le déménagement. Ces personnes devront également se soumettre à la procédure de vérification sur place en présentant une pièce d'identité avec photo pour obtenir leur badge. Si votre code d'invitation d'exposant est utilisé pour des badges de personnel supplémentaires, l'IAAPA n'augmentera pas votre quota d'inscription d'invités.