Eventos complementarios y satélites

Eventos Auxiliares y se definen como eventos no patrocinados por IAAPA que se celebran durante las fechas oficiales de IAAPA Expo Asia (30 de junio - 3 de julio de 2025) a los que los expositores y asistentes pueden asistir. Estos incluyen, pero no se limitan a:

• Reuniones de expositores, asistentes, asociaciones u otros comités/grupos de trabajo que no pertenezcan a la IAAPA, incluyendo reuniones de la junta directiva. Está prohibido programar una reunión para celebrar una sesión educativa, demostración de productos o eventos sociales/hospitalarios durante las horas de la Expo. Las reuniones pueden llevarse a cabo de forma limitada durante las horas de la Expo pero no pueden incluir opciones de catering.
• Actos sociales , incluidas recepciones, cenas, actos de antiguos alumnos, reuniones y grupos especializados u otros actos de hospitalidad en los que no se presente un programa educativo/científico. Estos pueden ser restringidos a horas que no estén en conflicto con las horas de exposición de la Expo o la noche del jueves de IAAPA Celebra.
• Eventos Satélites son eventos no IAAPA programados para tener lugar en fechas que caen tres días antes o tres días después de las fechas oficiales de la reunión de la Expo IAAPA.

El espacio para eventos puede reservarse para (1) día de 8 horas o (2) días de 4 horas, dependiendo de la naturaleza del evento, como se indica más arriba. El horario del evento no puede competir con los eventos especiales programados por IAAPA.

Uno de los beneficios para las compañías comerciales que exponen en la IAAPA Expo Asia es la oportunidad de organizar eventos auxiliares durante la Expo. Las compañías comerciales no expositoras tienen prohibido hacer publicidad, solicitar o contactar a los inscritos en la reunión de la IAAPA en el espacio oficial de la reunión de la IAAPA o en los hoteles de la reunión de la IAAPA. IAAPA no cederá o asignará ningún espacio de reunión a compañías comerciales que no hayan sido contratadas como expositores oficiales de IAAPA Expo Asia.

Los solicitantes son responsables de hacer todos los arreglos directamente con el lugar una vez que el espacio haya sido aprobado por IAAPA. Los solicitantes son responsables de proporcionar la señalización, incluyendo su colocación y retirada antes y después del evento. La señalización sólo está permitida dentro y alrededor del espacio asignado para la reunión, y debe ser en el suelo/de pie.

Tenga en cuenta que el hotel/centro de convenciones puede cobrar por el uso de la sala de reuniones. El alquiler de la sala puede negociarse entre el solicitante y el hotel/centro de convenciones (previa aprobación). Cada acto se gestionará individualmente y se emitirá un contrato por separado. Todos los gastos de alquiler de salas, comidas y bebidas, alquiler de equipos audiovisuales y otros servicios correrán a cargo del solicitante. Los solicitantes deberán estudiar detenidamente los contratos antes de firmarlos, prestando especial atención a las cláusulas de cancelación. En caso de cancelación de un acto, se podrá exigir al solicitante el pago de una tasa por los ingresos perdidos.

Cualquier expositor que cancele su espacio de stand o no se presente en IAAPA Expo Asia, tendrá su espacio de reunión automáticamente cancelado sin reembolso para el expositor.

Tenga en cuenta que aunque los eventos y exposiciones de IAAPA están abiertos a todo el personal de la industria, cualquier asistente o expositor que sea observado solicitando negocios, incluyendo la distribución de material promocional en los pasillos u otros espacios públicos o en el stand de otra empresa, se le pedirá que devuelva su tarjeta de identificación y que abandone la sala de exposiciones inmediatamente. Se prohíbe a los asistentes que no participen en el certamen promocionar sus servicios comerciales, incluso en las redes sociales. Los infractores pueden ser expulsados de las instalaciones, se les puede revocar su credencial y/o se les puede prohibir asistir a futuros eventos de IAAPA. IAAPA le pide que reporte cualquier violación observada a la Gerencia de la Exposición inmediatamente. La Gerencia de la Exposición está disponible en la Central de Miembros de IAAPA, Registro u Oficina de Exposiciones/Operaciones o contacte [email protected].

Outboarding se define como eventos de marketing, ventas y hospitalidad llevados a cabo por expositores y otros capitalizando la presencia de compradores y/o vendedores que asisten a la feria original sin notificar previamente al organizador de la feria original y llegar a un acuerdo que beneficie a ambas partes. Esta práctica se considera poco ética y está condenada por la IAAPA. Incluye prácticas como "coat-tailing", "piggy-backing", co-ubicación de eventos, y eventos de hospitalidad a gran escala, particularmente durante las horas de exposición.

El incumplimiento de las Directrices puede resultar en una o todas las siguientes acciones por parte de IAAPA:

• Prohibición de participar como Expositor en una futura Expo IAAPA.
• Cancelación del Evento Auxiliar o Satélite.
• Pérdida de antigüedad como expositor y/o una multa monetaria.
• Negar a la compañía o grupo la oportunidad de exhibir o celebrar reuniones u otros eventos en las instalaciones de reuniones controladas por IAAPA en el año en curso o en un número específico de años futuros.
• Si se determina que una compañía contrató espacio con la instalación directamente, fuera del proceso de aprobación de IAAPA, el contrato preexistente con cada instalación faculta a esa instalación a cerrar el evento sin previo aviso.