Eventos complementarios y paralelos de la IAAPA Expo Asia

Los «eventos complementarios» se definen como aquellos eventos no patrocinados por la IAAPA que se celebren durante las fechas oficiales de la IAAPA Expo Asia (del 9 al 12 de junio de 2026) y a los que puedan asistir los expositores y los asistentes. Entre ellos se incluyen, entre otros:

• Reunionesde expositores, asistentes, asociaciones u otros Comités o grupos de trabajo ajenos a la IAAPA, incluidas las reuniones de la junta directiva. Queda prohibido programar reuniones para celebrar sesiones de Educación, demostraciones de productos o eventos sociales o de hospitalidad durante el horario de la Expo. Las reuniones podrán celebrarse de forma limitada durante el horario de la Expo, pero no podrán incluir servicios de catering.
• Eventos sociales, incluidasrecepciones, cenas, eventos de antiguos alumnos, reuniones y grupos especializados u otras actividades de hospitalidad en las que no se presente ningún programa de Educación o Ciencia. Estos pueden restringirse a horarios que no entren en conflicto con el horario de la Expo o con la noche de «IAAPA Celebrates».
• Los eventos satéliteson eventos ajenos a la IAAPA programados para celebrarse en fechas que se sitúan tres días antes o tres días después de las fechas oficiales de la IAAPA Expo Asia.

El espacio para eventos se puede reservar para (1) un día de 8 horas o (2) días de 4 horas, dependiendo de la naturaleza del evento, tal y como se ha indicado anteriormente. Los horarios de los eventos no pueden coincidir con los eventos especiales programados por la IAAPA. 

Una de las ventajas para las empresas comerciales que exponen en la IAAPA Expo Asia es la oportunidad de organizar eventos complementarios durante la Expo. Las empresas comerciales que no participen como expositores tienen prohibido hacer publicidad, captar clientes o ponerse en contacto de cualquier otra forma con los asistentes inscritos a la reunión de la IAAPA en los espacios oficiales de la reunión de la IAAPA o en los hoteles de la reunión de la IAAPA. La IAAPA no cederá ni asignará ningún espacio de la reunión a empresas comerciales que no hayan sido contratadas previamente como expositores oficiales de la IAAPA Expo Asia.

Los solicitantes son responsables de realizar todos los trámites directamente con el recinto una vez que la IAAPA haya aprobado el espacio. Los solicitantes son responsables de proporcionar la señalización, lo que incluye su instalación y retirada antes y después del evento. La señalización solo está permitida dentro y en los alrededores del espacio de reunión asignado, y debe ser de suelo o autoportante.

Tenga en cuenta que el hotel o centro de convenciones puede cobrar por el uso de la sala de reuniones. El alquiler de la sala puede negociarse entre el solicitante y el hotel o centro de convenciones (una vez aprobado). Cada evento se gestionará de forma individual y se formalizará mediante un contrato independiente. Todos los gastos de alquiler de la sala de reuniones, comida y bebida, alquiler de equipos audiovisuales y otros servicios corren a cargo del solicitante. Los solicitantes deben estudiar detenidamente los contratos de los eventos antes de firmarlos, prestando especial atención a las cláusulas de cancelación. En caso de cancelación de un evento, es posible que se exija al solicitante el pago de una indemnización por lucro cesante.

A cualquier expositor que cancele su espacio de stand o no se presente a la IAAPA Expo Asia se le cancelará automáticamente su espacio de reunión, sin derecho a reembolso.

Tenga en cuenta que, si bien los eventos y Expos de la IAAPA están abiertos a todo el personal de la industria, a cualquier asistente o expositor al que se observe realizando actividades comerciales —incluida la distribución de material promocional— en los pasillos u otros espacios públicos, o en el stand de otra empresa, se le pedirá que devuelva su acreditación y abandone el Piso de exhibición de inmediato. Los asistentes que no sean expositores tienen prohibido promocionar sus servicios empresariales durante la feria, incluso en las redes sociales. Los infractores podrán ser expulsados del recinto, se les podrá revocar su acreditación y/o se les podrá prohibir la asistencia a futuros eventos de la IAAPA. La IAAPA le ruega que comunique inmediatamente a la dirección de la feria cualquier infracción que observe. Puede ponerse en contacto con la dirección de la feria en el Centro de Miembros de la IAAPA, en el mostrador de inscripción o en la oficina de operaciones de la feria, o bien escribiendo a [email protected]. 

El «outboarding» se define como la celebración de eventos de marketing, ventas y hospitalidad por parte de expositores y otras entidades que aprovechan la presencia de compradores y/o vendedores que asisten a la feria original sin notificarlo previamente al organizador de dicha feria y sin llegar a un acuerdo que beneficie a ambas partes. Esta práctica se considera poco ética y es condenada por la IAAPA. Incluye prácticas como el «coat-tailing», el «piggy-backing», la celebración conjunta de eventos y los eventos de hospitalidad a gran escala, especialmente durante el horario de la feria.

El incumplimiento de las Directrices puede dar lugar a que la IAAPA adopte alguna o todas las medidas siguientes:

• Prohibición de participar como expositor en futuras ediciones de la IAAPA Expo.
• Cancelación del evento complementario o satélite.
• Pérdida de la antigüedad como expositor y/o imposición de una multa económica.
• Denegación a la empresa o al grupo de la oportunidad de exponer o celebrar reuniones u otros eventos en las instalaciones de reuniones gestionadas por la IAAPA durante el año en curso o durante un número determinado de años futuros.
• Si se determina que una empresa ha contratado el espacio directamente con el recinto, al margen del proceso de aprobación de la IAAPA, el contrato preexistente con cada recinto faculta a dicho recinto a cancelar el evento sin previo aviso.