Événements parallèles et satellites de l'IAAPA Expo Asia

Les « événements annexes » sont définis comme des événements non parrainés par l’IAAPA se déroulant pendant la période officielle de l’IAAPA Expo Asia (du 9 au 12 juin 2026) auxquels les exposants et les visiteurs peuvent assister. Ceux-ci comprennent, sans s’y limiter :

• Les réunionsd’exposants, de visiteurs, d’associations ou d’autres comités/groupes de travail non affiliés à l’IAAPA, y compris les réunions de conseil d’administration. Il est interdit d’organiser une réunion dans le but d’animer une session de formation, une démonstration de produit ou un événement social/de réception pendant les heures d’ouverture de l’Expo. Les réunions peuvent être organisées de manière limitée pendant les heures d’ouverture de l’Expo, mais ne doivent pas inclure de service de restauration.
• Événements sociaux, notammentles réceptions, les dîners, les événements d’anciens élèves, les retrouvailles, les réunions de groupes spécialisés ou toute autre forme d’accueil ne comportant pas de programme éducatif ou scientifique. Ceux-ci peuvent être limités à des horaires n’entrant pas en conflit avec les heures d’ouverture de l’Expo ou avec la soirée « IAAPA Celebrates ».
• Les événements satellitessont des événements non organisés par l’IAAPA, programmés pour se dérouler trois jours avant ou trois jours après les dates officielles de l’IAAPA Expo Asia.

L'espace événementiel peut être réservé pour (1) une journée de 8 heures ou (2) plusieurs journées de 4 heures, selon la nature de l'événement, comme indiqué ci-dessus. Les horaires des événements ne doivent pas entrer en conflit avec les événements spéciaux programmés par l'IAAPA. 

L'un des avantages pour les entreprises commerciales qui exposent à l'IAAPA Expo Asia est la possibilité d'organiser des événements parallèles pendant le salon. Il est interdit aux entreprises commerciales non exposantes de faire de la publicité, de démarcher ou de contacter de quelque manière que ce soit les participants inscrits au congrès de l’IAAPA dans les espaces officiels du congrès ou dans les hôtels du congrès. L’IAAPA ne mettra à disposition ni n’attribuera aucun espace de réunion à des entreprises commerciales n’ayant pas déjà signé de contrat en tant qu’exposant officiel de l’IAAPA Expo Asia.

Il incombe aux demandeurs de prendre toutes les dispositions nécessaires directement auprès du lieu d’accueil une fois que l’espace a été approuvé par l’IAAPA. Les demandeurs sont chargés de fournir la signalétique, y compris son installation et son retrait avant et après l’événement. La signalétique n’est autorisée qu’à l’intérieur et aux abords de l’espace de réunion attribué, et doit être posée au sol ou autoportante.

Veuillez noter que l’hôtel ou le centre de congrès peut facturer l’utilisation de la salle de réunion. La location de la salle peut faire l’objet d’une négociation entre le demandeur et l’hôtel ou le centre de congrès (après validation). Chaque événement sera traité individuellement et fera l’objet d’un contrat distinct. Tous les frais de location de la salle de réunion, de restauration, de location de matériel audiovisuel et d’autres services sont à la charge du demandeur. Les demandeurs doivent lire attentivement les contrats relatifs à l’événement avant de les signer, en accordant une attention particulière aux clauses d’annulation. En cas d’annulation d’un événement, le demandeur peut être tenu de verser une indemnité pour perte de revenus.

Tout exposant qui annule sa réservation de stand ou qui ne se présente pas à l'IAAPA Expo Asia verra sa réservation de salle de réunion automatiquement annulée, sans droit à remboursement.

Veuillez noter que, bien que les événements et salons de l’IAAPA soient ouverts à l’ensemble des professionnels du secteur, tout participant ou exposant surpris en train de démarcher des clients, notamment en distribuant du matériel promotionnel dans les allées, dans d’autres espaces publics ou sur le stand d’une autre entreprise, sera invité à rendre son badge et à quitter immédiatement le parc des expositions. Il est interdit aux visiteurs non exposants de faire la promotion de leurs services professionnels pendant le salon, y compris sur les réseaux sociaux. Les contrevenants s'exposent à être expulsés des lieux, à voir leur badge révoqué et/ou à se voir interdire la participation à de futurs événements de l'IAAPA. L'IAAPA vous demande de signaler immédiatement toute infraction constatée à la direction du salon. La direction du salon est joignable à l’IAAPA Member Central, au bureau des inscriptions ou au bureau des opérations du salon ; vous pouvez également contacter [email protected]. 

On entend par « outboarding » les événements de marketing, de vente et d’accueil organisés par des exposants ou d’autres acteurs tirant parti de la présence d’acheteurs et/ou de vendeurs participant au salon d’origine, sans en avoir préalablement informé l’organisateur de ce dernier ni avoir conclu un accord mutuellement avantageux. Cette pratique est considérée comme contraire à l’éthique et est condamnée par l’IAAPA. Elle englobe des pratiques telles que le « coat-tailing », le « piggy-backing », la colocalisation d’événements et les événements de réception à grande échelle, en particulier pendant les heures d’ouverture du salon.

Le non-respect des lignes directrices peut entraîner l'une ou l'ensemble des mesures suivantes de la part de l'IAAPA :

• Interdiction de participer en tant qu’exposant à un futur salon IAAPA Expo.
• Annulation de l’événement annexe ou satellite.
• Perte de l'ancienneté en tant qu'exposant et/ou amende.
• Refus d’autoriser une entreprise ou un groupe à exposer, à organiser des réunions ou d’autres événements dans les locaux de réunion gérés par l’IAAPA, pour l’année en cours ou pour un nombre déterminé d’années à venir.
• S'il est établi qu'une entreprise a conclu un contrat d'occupation d'espace directement avec l'établissement, en dehors du processus d'approbation de l'IAAPA, le contrat préexistant avec chaque établissement autorise ce dernier à mettre fin à l'événement sans préavis.