Événements annexes et satellites

Les événements annexes sont définis comme des événements non sponsorisés par l'IAAPA qui se déroulent pendant les dates officielles de l'IAAPA Expo Asia (30 juin - 3 juillet 2025) et auxquels les exposants et les participants peuvent assister. Ces événements incluent, mais ne sont pas limités à :

• Lesréunions d'exposants, de participants, d'associations ou d'autres comités/groupes de travail non-IAAPA, y compris les réunions du conseil d'administration. Il est interdit d'organiser une réunion pour accueillir une session éducative, une démonstration de produit ou des événements sociaux ou d'hospitalité pendant les heures d'ouverture de l'exposition. Les réunions peuvent être organisées de manière limitée pendant les heures d'ouverture de l'Expo, mais elles ne peuvent pas inclure d'options de restauration.
• Lesévénements sociaux , y compris les réceptions, les dîners, les manifestations d'anciens élèves, les réunions, les groupes spécialisés et autres activités d'accueil sans programme éducatif/scientifique. Ces événements peuvent être limités à des heures qui n'entrent pas en conflit avec les heures d'ouverture de l'Expo ou avec la soirée du jeudi soir de l'IAAPA Celebrates.
• Lesévénements satellites sont des événements non-IAAPA programmés à des dates qui tombent trois jours avant ou trois jours après les dates officielles de la réunion de l'IAAPA Expo.

L'espace peut être réservé pour (1) journée de 8 heures ou (2) journées de 4 heures en fonction de la nature de l'événement tel que décrit ci-dessus. Les horaires de l'événement ne peuvent pas entrer en concurrence avec les événements spéciaux programmés par l'IAAPA.

L'un des avantages pour les sociétés commerciales qui exposent à l'IAAPA Expo Asia est la possibilité d'organiser des événements auxiliaires pendant l'Expo. Il est interdit aux sociétés commerciales non exposantes de faire de la publicité, de solliciter ou de contacter de quelque manière que ce soit les personnes inscrites à la réunion de l'IAAPA sur l'espace de réunion officiel de l'IAAPA ou dans les hôtels de la réunion de l'IAAPA. L'IAAPA ne mettra pas à disposition ou n'attribuera pas d'espace de réunion à des sociétés commerciales qui ne sont pas déjà sous contrat en tant qu'exposant officiel de l'IAAPA Expo Asia.

Les demandeurs sont tenus de prendre toutes les dispositions nécessaires directement avec le site une fois que l'espace a été approuvé par l'IAAPA. Les demandeurs sont responsables de la mise en place de la signalisation, y compris de son installation et de son retrait avant et après l'événement. La signalisation n'est autorisée qu'à l'intérieur et autour de l'espace de réunion assigné, et doit être au sol ou sur pied.

Veuillez noter que l'hôtel/le centre de congrès peut facturer l'utilisation de la salle de réunion. La location de la salle peut être négociée entre le demandeur et l'hôtel/le centre de congrès (après approbation). Chaque fonction sera traitée individuellement et fera l'objet d'un contrat distinct. Tous les frais de location de la salle de réunion, de restauration, de location d'équipement audiovisuel et d'autres services sont à la charge du demandeur. Les demandeurs doivent étudier attentivement les contrats avant de les signer, en accordant une attention particulière aux clauses d'annulation. En cas d'annulation d'une manifestation, le demandeur peut être tenu de payer des frais pour la perte de revenus.

Tout exposant qui annule son stand ou qui ne se présente pas à l'IAAPA Expo Asia verra son espace de réunion automatiquement annulé, sans aucun remboursement.

Veuillez noter que, bien que les événements et expositions de l'IAAPA soient ouverts à tout le personnel de l'industrie, tout participant ou exposant qui est observé en train de solliciter des affaires, y compris la distribution de matériel promotionnel dans les allées ou autres espaces publics ou dans le stand d'une autre entreprise, sera prié de rendre son badge et de quitter le salon immédiatement. Il est interdit aux participants non exposants de faire la promotion de leurs services commerciaux dans le cadre du salon, y compris sur les médias sociaux. Les contrevenants peuvent être expulsés des lieux, voir leur badge révoqué et/ou se voir interdire d'assister à d'autres événements de l'IAAPA. L'IAAPA vous demande de signaler immédiatement à la direction du salon toute infraction constatée. La direction du salon est disponible à IAAPA Member Central, Registration, ou Show/Operations Office ou contacter [email protected].

L'outboarding est défini comme des événements de marketing, de vente et d'hospitalité menés par des exposants et d'autres personnes capitalisant sur la présence d'acheteurs et/ou de vendeurs participant à l'exposition d'origine sans en informer au préalable l'organisateur de l'exposition d'origine et en trouvant un arrangement qui profite aux deux parties. Cette pratique est considérée comme contraire à l'éthique et est condamnée par l'IAAPA. Elle inclut des pratiques telles que le "coat-tailing", le "piggy-backing", la co-localisation d'événements et les événements d'hospitalité à grande échelle, en particulier pendant les heures d'ouverture du salon.

Le non-respect des directives peut entraîner l'une ou l'autre des mesures suivantes de la part de l'IAAPA :

• Interdiction de participer en tant qu'exposant à une future Expo IAAPA.
• Annulation de l'événement annexe ou satellite.
• Perte de l'ancienneté de l'exposant et/ou amende.
• Refus d'accorder à la société ou au groupe la possibilité d'exposer ou d'organiser des réunions ou d'autres événements dans les installations de réunion contrôlées par l'IAAPA pendant l'année en cours ou pendant un nombre déterminé d'années à venir.
• S'il s'avère qu'une société a contracté un espace avec l'installation directement, en dehors du processus d'approbation de l'IAAPA, le contrat préexistant avec chaque installation permet à cette dernière de mettre fin à l'événement sans préavis.