辅助活动和卫星活动

配套活动是指在 IAAPA 展览会正式举办期间（2025 年 6 月 30 日至 7 月 3 日）举办的非 IAAPA 主办的活动，参展商和与会者均可参加。这些活动包括但不限于

• 参展商、参会者、协会或其他非 IAAPA 委员会/工作组的会议，包括董事会会议。禁止在世博会期间安排举办教育会议、产品演示或社交/招待活动。在世博会期间可举行有限的会议，但不得提供餐饮服务。
• 社交活动 ，包括招待会、晚宴、校友活动、同学聚会、专业团体或其他没有教育/科学项目的招待活动。这些活动的时间不得与世博会展会时间或周四晚的 "IAAPA 庆典 "相冲突。
• 卫星活动是指计划在 IAAPA 展览会正式会议日期前三天或后三天举行的非 IAAPA 活动。

根据上述活动性质，活动场地可预订（1）天 8 小时或（2）天 4 小时。活动时间不得与 IAAPA 预定的特别活动相冲突。

商业公司参展的好处之一是有机会在展会期间举办配套活动。非参展商业公司不得在 IAAPA 官方会议场地或 IAAPA 会议酒店进行广告宣传、招徕或以其他方式联系 IAAPA 会议注册者。IAAPA 不会向尚未签约成为 IAAPA 官方参展商的商业公司提供或分配任何会议空间。

申请者有责任在 IAAPA 批准场地后直接与场地作出所有安排。申请者负责提供标牌，包括在会前和会后设置和拆除标牌。标牌仅可在指定的会议场地内和周围使用，且必须是地面/自由立式标牌。

请注意，酒店/会议中心可能会收取会议室使用费。会议室租金可由申请者与酒店/会议中心协商（经批准后）。每项活动都将单独处理，并签发单独的合同。所有会议室租赁费、餐饮费、视听设备租赁费和其他服务费均由申请者承担。申请者在签署活动合同前应仔细阅读，特别注意合同中的取消条款。如果取消活动，申请者可能需要支付收入损失费。

任何参展商如取消展位或缺席 IAAPA 展览会，其会议空间将自动取消，参展商将不获退款。

请注意，尽管 IAAPA 活动和博览会向所有业内人士开放，但任何与会者或参展商如被发现在过道或其他公共场所或其他公司的展位上招揽生意，包括散发宣传材料，将被要求交还胸卡并立即离开展会现场。非参展参会者不得在展会期间推销其商业服务，包括在社交媒体上。违规者可能会被逐出会场、吊销胸卡和/或禁止参加 IAAPA 今后的活动。IAAPA 要求您立即向展会管理部门报告任何违规行为。展会管理部门位于 IAAPA 会员中心、注册处或展会/运营办公室，或联系exhibitors@IAAPA.org。

Outboarding 的定义是参展商和其他方面利用买家和/或卖家参加原展会的机会，在未事先通知原展会组织者的情况下进行市场推广、销售和招待活动，并达成对双方都有利的安排。这种做法被认为是不道德的，受到 IAAPA 的谴责。这种做法包括 "搭便车"、"搭便车"、在同一地点举办活动和大型招待活动，特别是在展会期间。

不遵守本指南可能导致 IAAPA 采取以下任何或所有行动：

• 禁止作为参展商参加今后的 IAAPA 展览会。
• 取消配套或卫星活动。
• 丧失参展商资历和/或罚款。
• 拒绝让公司或团体有机会在当年或未来特定年份在 IAAPA 控制的会议设施中参展或举办会议或其他活动。
• 如果确定某公司在 IAAPA 批准程序之外直接与设施签订了场地合同，则该公司与每个 设施签订的合同授权该设施在不通知的情况下关闭该活动。