Eventi accessori e satellite

Eventi accessori e definiti come eventi non sponsorizzati da IAAPA che si svolgono durante le date ufficiali di IAAPA Expo Asia (30 giugno - 3 luglio 2025) a cui possono partecipare espositori e partecipanti. Questi includono, ma non sono limitati a:

• Riunioni di espositori, partecipanti, associazioni o altri comitati/gruppi di lavoro non IAAPA, comprese le riunioni del consiglio di amministrazione. È vietato programmare una riunione per ospitare una sessione educativa, una dimostrazione di prodotto o eventi sociali/ospitali durante le ore dell'Expo. Le riunioni possono essere condotte su base limitata durante le ore dell'Expo, ma non possono includere opzioni di catering.
• Eventi sociali , compresi ricevimenti, cene, eventi per ex alunni, riunioni e gruppi speciali o altre forme di ospitalità in cui non viene presentato un programma educativo/scientifico. Questi eventi possono essere limitati a orari che non siano in conflitto con gli orari di esposizione dell'Expo o con il giovedì sera di IAAPA Celebrates.
• Glieventi satellite sono eventi non IAAPA programmati in date che cadono tre giorni prima o tre giorni dopo le date ufficiali dell'Expo IAAPA.

Lo spazio per gli eventi può essere prenotato per (1) 8 ore al giorno o (2) 4 ore al giorno, a seconda della natura dell'evento, come indicato sopra. Gli orari degli eventi non possono competere con gli eventi speciali programmati da IAAPA.

Uno dei vantaggi per le aziende commerciali che espongono a IAAPA Expo Asia è l'opportunità di ospitare eventi collaterali durante l'Expo. Alle aziende commerciali non espositrici è vietato pubblicizzare, sollecitare o contattare in altro modo i partecipanti alla riunione IAAPA nello spazio ufficiale della riunione IAAPA o negli hotel della riunione IAAPA. IAAPA non rilascerà o assegnerà alcuno spazio per riunioni a società commerciali che non abbiano già stipulato un contratto come espositori ufficiali di IAAPA Expo Asia.

I richiedenti sono responsabili di prendere tutti gli accordi direttamente con la sede una volta che lo spazio è stato approvato da IAAPA. I richiedenti sono responsabili della fornitura della segnaletica, compreso il montaggio e la rimozione prima e dopo l'evento. La segnaletica è consentita solo all'interno e intorno allo spazio assegnato per la riunione e deve essere a terra/libera.

Si prega di notare che l'hotel/centro congressi può addebitare l'uso della sala riunioni. L'affitto della sala può essere negoziato tra il richiedente e l'hotel/il centro congressi (previa approvazione). Ogni funzione sarà gestita singolarmente e verrà emesso un contratto separato. Tutte le spese di affitto della sala, di ristorazione, di noleggio di attrezzature audiovisive e di altri servizi sono a carico del richiedente. I richiedenti devono studiare attentamente i contratti prima di firmarli, prestando particolare attenzione alle clausole di cancellazione. In caso di annullamento della funzione, il richiedente può essere tenuto a pagare una tassa per i mancati introiti.

Qualsiasi espositore che cancelli il proprio stand o non si presenti a IAAPA Expo Asia, vedrà automaticamente cancellato il proprio spazio per la riunione senza alcun rimborso per l'espositore.

Si prega di notare che, sebbene gli eventi e le esposizioni IAAPA siano aperti a tutto il personale del settore, a qualsiasi partecipante o espositore che sia stato osservato mentre sollecitava affari, compresa la distribuzione di materiale promozionale nei corridoi o in altri spazi pubblici o nello stand di un'altra azienda, sarà chiesto di restituire il proprio badge e di lasciare immediatamente la fiera. Ai partecipanti non espositori è vietato promuovere i propri servizi commerciali durante la fiera, anche sui social media. I trasgressori potranno essere allontanati dall'area, vedersi revocare il badge e/o vietare la partecipazione a futuri eventi IAAPA. IAAPA chiede di segnalare immediatamente alla Direzione della fiera qualsiasi violazione riscontrata. La Direzione dello spettacolo è disponibile presso lo IAAPA Member Central, l'Ufficio Registrazioni o l'Ufficio Spettacoli/Operazioni, oppure contattare exhibitors@IAAPA.org.

L'outboarding è definito come eventi di marketing, vendita e ospitalità condotti da espositori e altri che sfruttano la presenza di acquirenti e/o venditori che partecipano alla fiera originale senza averne preventivamente informato l'organizzatore della fiera originale e trovando un accordo che avvantaggi entrambe le parti. Questa pratica è considerata immorale e condannata dalla IAAPA. Comprende pratiche come il "coat-tailing", il "piggy-backing", la co-localizzazione di eventi e l'organizzazione di eventi di ospitalità su larga scala, in particolare durante le ore di fiera.

La mancata osservanza delle Linee guida può comportare una o più delle seguenti azioni da parte di IAAPA:

• Divieto di partecipazione come espositore a una futura IAAPA Expo.
• Cancellazione dell'evento accessorio o satellite.
• Perdita dell'anzianità dell'espositore e/o ammenda pecuniaria.
• Rifiuto di concedere all'azienda o al gruppo l'opportunità di esporre o di tenere riunioni o altri eventi nelle strutture per riunioni controllate da IAAPA nell'anno in corso o in un determinato numero di anni futuri.
• Se viene accertato che un'azienda ha stipulato un contratto per l'acquisto dello spazio direttamente con la struttura, al di fuori del processo di approvazione IAAPA, il contratto preesistente con ciascuna struttura autorizza quest'ultima a chiudere l'evento senza preavviso.