Eventi collaterali e satellite dell’IAAPA Expo Asia

Gli eventi collaterali sono definiti come eventi non sponsorizzati dall’IAAPA che si tengono durante le date ufficiali dell’IAAPA Expo Asia (dal 9 al 12 giugno 2026) e ai quali possono partecipare espositori e visitatori. Questi includono, a titolo esemplificativo ma non esaustivo:

• Riunionidi espositori, visitatori, associazioni o altri comitati/gruppi di lavoro non IAAPA, comprese le riunioni del consiglio di amministrazione. È vietato programmare riunioni finalizzate all’organizzazione di sessioni formative, dimostrazioni di prodotti o eventi sociali/di ospitalità durante l’orario di apertura dell’Expo. Le riunioni possono essere svolte in misura limitata durante l’orario di apertura dell’Expo, ma non possono includere servizi di ristorazione.
• Eventi sociali, inclusiricevimenti, cene, eventi per ex allievi, riunioni e incontri di gruppi specializzati o altre forme di ospitalità in cui non venga presentato alcun programma formativo o scientifico. Questi possono essere limitati a orari che non siano in conflitto con gli orari di apertura dell’Expo o con la serata “IAAPA Celebrates”.
• Gli eventi satellitesono eventi non organizzati dall’IAAPA in programma in date che cadono tre giorni prima o tre giorni dopo le date ufficiali dell’IAAPA Expo Asia.

Lo spazio per eventi può essere prenotato per (1) una giornata di 8 ore oppure (2) giornate di 4 ore, a seconda della natura dell'evento, come indicato sopra. Gli orari degli eventi non devono coincidere con quelli degli eventi speciali in programma dell'IAAPA. 

Uno dei vantaggi per le aziende commerciali che espongono all’IAAPA Expo Asia è l’opportunità di organizzare eventi collaterali durante l’Expo. Alle aziende commerciali non espositrici è vietato fare pubblicità, sollecitare clienti o contattare in qualsiasi altro modo i partecipanti all’evento IAAPA negli spazi ufficiali dell’evento o presso gli hotel convenzionati con l’IAAPA. L’IAAPA non concederà né assegnerà alcuno spazio espositivo ad aziende commerciali che non abbiano già stipulato un contratto come espositori ufficiali dell’IAAPA Expo Asia.

I richiedenti sono tenuti a concordare tutti i dettagli direttamente con la sede una volta che lo spazio sia stato approvato dall’IAAPA. I richiedenti sono tenuti a provvedere alla segnaletica, compresa l’installazione e la rimozione prima e dopo l’evento. La segnaletica è consentita esclusivamente all’interno e nei pressi dello spazio assegnato per la riunione e deve essere posizionata a terra o autoportante.

Si prega di notare che l’hotel o il centro congressi potrebbe addebitare un costo per l’uso della sala riunioni. Il canone di affitto della sala può essere negoziato tra il richiedente e l’hotel o il centro congressi (dopo l’approvazione). Ogni evento sarà gestito individualmente e sarà oggetto di un contratto separato. Tutte le spese relative all’affitto della sala riunioni, al vitto e alle bevande, al noleggio delle attrezzature audiovisive e ad altri servizi sono a carico del richiedente. I richiedenti devono esaminare attentamente i contratti relativi all’evento prima di firmarli, prestando particolare attenzione alle clausole di annullamento. In caso di annullamento dell’evento, al richiedente potrebbe essere richiesto il pagamento di un indennizzo per il mancato guadagno.

A qualsiasi espositore che annulli la propria prenotazione dello spazio espositivo o che non si presenti all’IAAPA Expo Asia verrà automaticamente annullata la prenotazione dello spazio per le riunioni, senza alcun rimborso a suo favore.

Si prega di notare che, sebbene gli eventi e le fiere IAAPA siano aperti a tutto il personale del settore, a qualsiasi partecipante o espositore che venga sorpreso a svolgere attività di promozione commerciale, compresa la distribuzione di materiale promozionale nei corridoi o in altri spazi pubblici o presso lo stand di un’altra azienda, verrà chiesto di restituire il badge e di lasciare immediatamente l’area espositiva. Ai partecipanti non espositori è vietato promuovere i propri servizi aziendali durante la fiera, anche sui social media. I trasgressori potranno essere allontanati dalla sede dell’evento, vedersi revocare il badge e/o essere esclusi dalla partecipazione a futuri eventi IAAPA. IAAPA invita a segnalare immediatamente alla Direzione della Fiera eventuali violazioni riscontrate. La Direzione della Manifestazione è reperibile presso l’IAAPA Member Central, il Banco di Registrazione o l’Ufficio Manifestazioni/Operazioni, oppure all’indirizzo [email protected]. 

Per “outboarding” si intendono gli eventi di marketing, vendita e ospitalità organizzati da espositori e altri soggetti che sfruttano la presenza di acquirenti e/o venditori partecipanti alla fiera originale senza averne preventivamente informato l’organizzatore della fiera stessa e senza aver concordato un accordo vantaggioso per entrambe le parti. Tale pratica è considerata non etica ed è condannata dall’IAAPA. Comprende pratiche quali il “coat-tailing”, il “piggy-backing”, la co-locazione di eventi e gli eventi di ospitalità su larga scala, in particolare durante gli orari di apertura della fiera.

Il mancato rispetto delle Linee guida può comportare l’adozione, da parte dell’IAAPA, di una o tutte le seguenti misure:

• Divieto di partecipare in qualità di espositore a future edizioni dell’IAAPA Expo.
• Annullamento dell’evento collaterale o satellite.
• Perdita dell’anzianità di espositore e/o applicazione di una sanzione pecuniaria.
• Rifiuto di concedere all’azienda o al gruppo la possibilità di esporre o di tenere riunioni o altri eventi nelle strutture congressuali gestite dall’IAAPA nell’anno in corso o per un determinato numero di anni futuri.
• Qualora si accerti che un’azienda abbia stipulato un contratto per lo spazio direttamente con la struttura, al di fuori del processo di approvazione dell’IAAPA, il contratto preesistente con ciascuna struttura autorizza tale struttura a chiudere l’evento senza preavviso.