Neben- und Satellitenveranstaltungen

Nebenveranstaltungen sind nicht von der IAAPA gesponserte Veranstaltungen, die während der offiziellen Termine der IAAPA Expo Asia (30. Juni - 3. Juli 2025) stattfinden und an denen Aussteller und Besucher teilnehmen können. Diese beinhalten, sind aber nicht beschränkt auf:

• Treffen von Ausstellern, Teilnehmern, Verbänden oder anderen Nicht-IAAPA-Ausschüssen/Arbeitsgruppen, einschließlich Vorstandssitzungen. Die Anberaumung einer Sitzung zur Veranstaltung einer Lehrveranstaltung, einer Produktdemonstration oder einer gesellschaftlichen/gastfreundschaftlichen Veranstaltung während der Ausstellungszeiten ist verboten. Sitzungen können in begrenztem Umfang während der Expo-Zeiten abgehalten werden, dürfen aber keine Verpflegungsoptionen beinhalten.
• Gesellschaftliche Veranstaltungen , einschließlich Empfänge, Abendessen, Veranstaltungen für Ehemalige, Wiedersehenstreffen und Spezialgruppen oder andere Bewirtungen, bei denen kein pädagogisches/wissenschaftliches Programm präsentiert wird. Diese können auf Zeiten beschränkt werden, die nicht mit den Ausstellungszeiten der Expo oder dem Donnerstagabend von IAAPA Celebrates kollidieren.
• Satellitenveranstaltungen sind Nicht-IAAPA-Veranstaltungen, die an Daten stattfinden, die drei Tage vor oder drei Tage nach den offiziellen IAAPA-Expo-Terminen liegen.

Veranstaltungsflächen können je nach Art der Veranstaltung für (1) 8-Stunden-Tag oder (2) 4-Stunden-Tage reserviert werden (siehe oben). Die Veranstaltungszeiten können nicht mit den von der IAAPA geplanten Sonderveranstaltungen konkurrieren.

Einer der Vorteile für kommerzielle Unternehmen, die auf der IAAPA Expo Asia ausstellen, ist die Möglichkeit, zusätzliche Veranstaltungen während der Expo durchzuführen. Nicht ausstellenden kommerziellen Unternehmen ist es untersagt, auf offiziellen IAAPA-Tagungsflächen oder in IAAPA-Tagungshotels zu werben, zu werben oder anderweitig Kontakt mit IAAPA-Tagungsanmeldern aufzunehmen. Die IAAPA wird keinen Tagungsraum an kommerzielle Unternehmen freigeben oder zuweisen, die nicht bereits als offizielle Aussteller der IAAPA Expo Asia unter Vertrag sind.

Die Antragsteller sind dafür verantwortlich, alle Vereinbarungen direkt mit dem Veranstaltungsort zu treffen, sobald die Fläche von der IAAPA genehmigt wurde. Der Antragsteller ist für die Beschilderung verantwortlich, einschließlich des Aufstellens und Entfernens vor und nach der Veranstaltung. Die Beschilderung ist nur in und um die zugewiesene Veranstaltungsfläche erlaubt und muss auf dem Boden bzw. frei stehend sein.

Bitte beachten Sie, dass das Hotel/Kongresszentrum für die Nutzung des Tagungsraums Gebühren erheben kann. Die Raummiete kann zwischen dem Antragsteller und dem Hotel/Tagungszentrum ausgehandelt werden (nach Genehmigung). Jede Veranstaltung wird einzeln behandelt und ein separater Vertrag ausgestellt. Alle Gebühren für die Anmietung des Tagungsraums, für Speisen und Getränke, für die Anmietung von audiovisuellen Geräten und für andere Dienstleistungen sind vom Antragsteller zu tragen. Die Antragsteller sollten die Veranstaltungsverträge vor der Unterzeichnung sorgfältig prüfen und dabei besonders auf die Stornierungsklauseln achten. Wird eine Veranstaltung abgesagt, kann der Antragsteller zur Zahlung einer Gebühr für entgangene Einnahmen verpflichtet werden.

Bei jedem Aussteller, der seine Standfläche storniert oder nicht zur IAAPA Expo Asia erscheint, wird die Tagungsfläche automatisch gestrichen, ohne dass der Aussteller eine Rückerstattung erhält.

Bitte beachten Sie, dass die IAAPA-Veranstaltungen und -Messen zwar allen Fachleuten offen stehen, dass jedoch alle Teilnehmer oder Aussteller, die beim Anpreisen von Geschäften, einschließlich der Verteilung von Werbematerialien in den Gängen oder anderen öffentlichen Bereichen oder am Stand eines anderen Unternehmens, beobachtet werden, aufgefordert werden, ihre Ausweise zurückzugeben und die Ausstellungsfläche sofort zu verlassen. Nicht ausstellenden Teilnehmern ist es untersagt, für ihre geschäftlichen Dienstleistungen während der Messe zu werben, auch in den sozialen Medien. Zuwiderhandelnde können des Geländes verwiesen werden, ihr Ausweis wird eingezogen und/oder sie werden von der Teilnahme an zukünftigen IAAPA-Veranstaltungen ausgeschlossen. Die IAAPA bittet Sie, alle beobachteten Verstöße sofort der Messeleitung zu melden. Das Show Management ist in der IAAPA-Mitgliederzentrale, bei der Registrierung, im Show/Operations Office oder unter [email protected] erreichbar .

Outboarding ist definiert als Marketing-, Verkaufs- und Bewirtungsveranstaltungen, die von Ausstellern und anderen durchgeführt werden, die aus der Anwesenheit von Käufern und/oder Verkäufern, die die ursprüngliche Messe besuchen, Kapital schlagen, ohne den ursprünglichen Messeveranstalter vorher zu informieren und eine Vereinbarung zu treffen, die beiden Parteien zugute kommt. Diese Praxis gilt als unethisch und wird von der IAAPA verurteilt. Dazu gehören Praktiken wie "coat-tailing", "piggy-backing", die gemeinsame Durchführung von Veranstaltungen und groß angelegte Hospitality-Events, insbesondere während der Messezeiten.

Die Nichteinhaltung der Richtlinien kann zu einer oder allen der folgenden Maßnahmen der IAAPA führen:

• Ausschluss von der Teilnahme als Aussteller an einer zukünftigen IAAPA Expo.
• Absage der Neben- oder Satellitenveranstaltung.
• Verlust der Seniorität des Ausstellers und/oder eine Geldstrafe.
• Verweigerung der Möglichkeit für das Unternehmen oder die Gruppe, im laufenden Jahr oder in einer bestimmten Anzahl zukünftiger Jahre in den von der IAAPA kontrollierten Konferenzeinrichtungen auszustellen oder Meetings oder andere Veranstaltungen abzuhalten.
• Wenn festgestellt wird, dass ein Unternehmen außerhalb des IAAPA-Genehmigungsverfahrens direkt mit der Einrichtung einen Vertrag über die Ausstellungsfläche abgeschlossen hat, ermächtigt der bereits bestehende Vertrag mit der Einrichtung diese, die Veranstaltung ohne Vorankündigung zu schließen.