Begleit- und Nebenveranstaltungen der IAAPA Expo Asia

Nebenveranstaltungen sind Veranstaltungen, die nicht von der IAAPA gesponsert werden und während der offiziellen Dauer der IAAPA Expo Asia (9. bis 12. Juni 2026) stattfinden und an denen Aussteller und Besucher teilnehmen können. Dazu gehören unter anderem:

• Treffenvon Ausstellern, Besuchern, Verbänden oder anderen, nicht der IAAPA angehörenden Ausschüssen/Arbeitsgruppen, einschließlich Vorstandssitzungen. Es ist untersagt, während der Öffnungszeiten der Expo Treffen zur Durchführung von Fortbildungsveranstaltungen, Produktvorführungen oder gesellschaftlichen/repräsentativen Veranstaltungen anzusetzen. Treffen dürfen in begrenztem Umfang während der Öffnungszeiten der Expo stattfinden, dürfen jedoch kein Catering beinhalten.
• Gesellschaftliche Veranstaltungen, einschließlichEmpfänge, Abendessen, Alumni-Veranstaltungen, Klassentreffen sowie Veranstaltungen von Fachgruppen oder andere Bewirtungsangebote, bei denen kein Fortbildungs- oder wissenschaftliches Programm präsentiert wird. Diese dürfen nur zu Zeiten stattfinden, die nicht mit den Öffnungszeiten der Expo oder der „IAAPA Celebrates“-Veranstaltung am Abend kollidieren.
• Satellitenveranstaltungensind Nicht-IAAPA-Veranstaltungen, die an Tagen stattfinden sollen, die drei Tage vor oder drei Tage nach den offiziellen Veranstaltungsterminen der IAAPA Expo Asia liegen.

Veranstaltungsräume können je nach Art der Veranstaltung, wie oben beschrieben, für (1) einen 8-Stunden-Tag oder (2) mehrere 4-Stunden-Tage reserviert werden. Die Veranstaltungszeiten dürfen nicht mit den von der IAAPA geplanten Sonderveranstaltungen kollidieren. 

Einer der Vorteile für kommerzielle Unternehmen, die auf der IAAPA Expo Asia ausstellen, ist die Möglichkeit, während der Messe Begleitveranstaltungen zu organisieren. Nicht ausstellenden Unternehmen ist es untersagt, auf den offiziellen Veranstaltungsflächen der IAAPA Expo Asia oder in den IAAPA-Konferenzhotels Werbung zu betreiben, Kunden zu werben oder auf andere Weise Kontakt zu den Teilnehmern der IAAPA-Veranstaltung aufzunehmen. Die IAAPA wird keine Veranstaltungsflächen an Unternehmen vergeben oder zur Verfügung stellen, die nicht bereits als offizielle Aussteller der IAAPA Expo Asia unter Vertrag stehen.

Die Antragsteller sind dafür verantwortlich, alle Vereinbarungen direkt mit dem Veranstaltungsort zu treffen, sobald die Räumlichkeiten von der IAAPA genehmigt wurden. Die Antragsteller sind für die Bereitstellung der Beschilderung verantwortlich, einschließlich des Auf- und Abbaus vor und nach der Veranstaltung. Beschilderung ist nur in und um die zugewiesenen Tagungsräume herum zulässig und muss bodenständig bzw. freistehend sein.

Bitte beachten Sie, dass das Hotel bzw. das Kongresszentrum Gebühren für die Nutzung des Tagungsraums erheben kann. Die Raummiete kann zwischen dem Antragsteller und dem Hotel bzw. dem Kongresszentrum (nach der Genehmigung) ausgehandelt werden. Jede Veranstaltung wird individuell behandelt und es wird ein separater Vertrag ausgestellt. Alle Gebühren für die Anmietung von Tagungsräumen, Speisen und Getränke, die Miete von audiovisueller Ausrüstung sowie sonstige Dienstleistungen gehen zu Lasten des Antragstellers. Antragsteller sollten die Veranstaltungsverträge vor der Unterzeichnung sorgfältig prüfen und dabei besonders auf die Stornierungsklauseln achten. Im Falle einer abgesagten Veranstaltung kann der Antragsteller zur Zahlung einer Gebühr für entgangene Einnahmen verpflichtet werden.

Bei jedem Aussteller, der seine Standfläche storniert oder bei der IAAPA Expo Asia nicht erscheint, wird die Tagungsfläche automatisch storniert, ohne dass dem Aussteller eine Rückerstattung gewährt wird.

Bitte beachten Sie, dass IAAPA-Veranstaltungen und -Messen zwar allen Branchenvertretern offenstehen, jedoch jeder Teilnehmer oder Aussteller, der dabei beobachtet wird, wie er in den Gängen, anderen öffentlichen Bereichen oder am Stand eines anderen Unternehmens für sein Unternehmen wirbt – einschließlich der Verteilung von Werbematerial –, aufgefordert wird, seine Ausweiskarte zurückzugeben und das Messegelände unverzüglich zu verlassen. Nicht ausstellenden Besuchern ist es untersagt, während der Messe für ihre geschäftlichen Dienstleistungen zu werben, auch in den sozialen Medien. Zuwiderhandelnde können vom Gelände verwiesen, ihre Ausweise entzogen und/oder von der Teilnahme an zukünftigen IAAPA-Veranstaltungen ausgeschlossen werden. Die IAAPA bittet Sie, alle beobachteten Verstöße unverzüglich der Messeleitung zu melden. Die Messeleitung ist im IAAPA Member Central, am Registrierungsschalter oder im Messe-/Betriebsbüro erreichbar oder unter [email protected]. 

Unter „Outboarding“ versteht man Marketing-, Vertriebs- und Hospitality-Veranstaltungen, die von Ausstellern und anderen Akteuren durchgeführt werden, um von der Anwesenheit von Käufern und/oder Verkäufern zu profitieren, die die ursprüngliche Messe besuchen, ohne den ursprünglichen Messeveranstalter zuvor darüber zu informieren und eine für beide Seiten vorteilhafte Vereinbarung zu treffen. Diese Praxis gilt als unethisch und wird von der IAAPA verurteilt. Dazu gehören Praktiken wie „Coat-Tailing“, „Piggy-Backing“, die gemeinsame Durchführung von Veranstaltungen sowie groß angelegte Bewirtungsveranstaltungen, insbesondere während der Messezeiten.

Die Nichteinhaltung der Richtlinien kann zu einer oder allen der folgenden Maßnahmen seitens der IAAPA führen:

• Ausschluss von der Teilnahme als Aussteller an einer zukünftigen IAAPA Expo.
• Absage der Begleit- oder Nebenveranstaltung.
• Verlust der Ausstellerrangfolge und/oder eine Geldstrafe.
• Verweigerung der Möglichkeit für das Unternehmen oder die Gruppe, im laufenden Jahr oder in einer bestimmten Anzahl künftiger Jahre in von der IAAPA kontrollierten Tagungsräumen auszustellen oder Tagungen oder andere Veranstaltungen abzuhalten.
• Sollte festgestellt werden, dass ein Unternehmen einen Raumvertrag direkt mit der Einrichtung abgeschlossen hat, ohne den Genehmigungsprozess der IAAPA zu durchlaufen, berechtigt der bereits bestehende Vertrag mit der jeweiligen Einrichtung diese, die Veranstaltung ohne Vorankündigung zu beenden.