Eventos paralelos e satélites da IAAPA Expo Asia

Os «Eventos Paralelos» são definidos como eventos não patrocinados pela IAAPA que decorrem durante o período oficial da IAAPA Expo Asia (9 a 12 de junho de 2026) e aos quais os expositores e participantes podem assistir. Estes incluem, entre outros:

• Reuniõesde expositores, participantes, associações ou outros comités/grupos de trabalho não pertencentes à IAAPA, incluindo reuniões do conselho de administração. É proibido agendar reuniões para realizar sessões educativas, demonstrações de produtos ou eventos sociais/de hospitalidade durante o horário da Expo. As reuniões podem ser realizadas de forma limitada durante o horário da Expo, mas não podem incluir serviços de catering.
• Eventos sociais, incluindoreceções, jantares, eventos de antigos alunos, reuniões e grupos especializados ou outras atividades de hospitalidade em que não seja apresentado qualquer programa educativo/científico. Estes podem ser restringidos a horários que não entrem em conflito com o horário de funcionamento da Expo ou com a noite «IAAPA Celebrates».
• Os eventos satélitesão eventos não organizados pela IAAPA agendados para decorrerem em datas que se situam três dias antes ou três dias após as datas oficiais da IAAPA Expo Asia.

O espaço para eventos pode ser reservado para (1) um dia de 8 horas ou (2) dias de 4 horas, dependendo da natureza do evento, conforme descrito acima. Os horários dos eventos não podem coincidir com os eventos especiais programados pela IAAPA. 

Uma das vantagens para as empresas comerciais que expõem na IAAPA Expo Asia é a oportunidade de organizar eventos paralelos durante a exposição. As empresas comerciais que não participam como expositoras estão proibidas de fazer publicidade, angariar clientes ou contactar de qualquer outra forma os participantes inscritos na IAAPA, quer nos espaços oficiais da IAAPA, quer nos hotéis da IAAPA. A IAAPA não disponibilizará nem atribuirá qualquer espaço a empresas comerciais que não tenham sido previamente contratadas como expositores oficiais da IAAPA Expo Asia.

Os requerentes são responsáveis por tratar de todos os pormenores diretamente com o local do evento, assim que o espaço tiver sido aprovado pela IAAPA. Os requerentes são responsáveis pelo fornecimento da sinalética, incluindo a sua colocação e remoção antes e depois do evento. A sinalética só é permitida no interior e nas imediações do espaço de reunião atribuído e deve ser fixada ao solo ou autônoma.

Tenha em atenção que o hotel/centro de convenções poderá cobrar pelo uso da sala de reuniões. O aluguer da sala pode ser negociado entre o requerente e o hotel/centro de convenções (após aprovação). Cada evento será tratado individualmente e será emitido um contrato separado. Todas as taxas de aluguer da sala de reuniões, alimentação e bebidas, aluguer de equipamento audiovisual e outros serviços são da responsabilidade do requerente. Os requerentes devem analisar cuidadosamente os contratos dos eventos antes de os assinarem, prestando especial atenção às cláusulas de cancelamento. No caso de um evento ser cancelado, o requerente poderá ser obrigado a pagar uma indemnização pela perda de receitas.

Qualquer expositor que cancele o seu espaço de exposição ou não compareça à IAAPA Expo Asia verá o seu espaço de reunião automaticamente cancelado, sem direito a reembolso.

Tenha em atenção que, embora os eventos e feiras da IAAPA estejam abertos a todos os profissionais do setor, qualquer participante ou expositor que seja flagrado a angariar negócios — incluindo a distribuição de material promocional nos corredores, noutros espaços públicos ou no stand de outra empresa — será convidado a devolver o seu crachá e a abandonar o recinto da feira imediatamente. Os participantes que não sejam expositores estão proibidos de promover os seus serviços empresariais durante o evento, incluindo nas redes sociais. Os infratores podem ser retirados das instalações, ter o seu crachá revogado e/ou ser proibidos de participar em futuros eventos da IAAPA. A IAAPA solicita que comunique imediatamente à Direção do Evento quaisquer infrações observadas. A Direção da Feira está disponível no IAAPA Member Central, no Balcão de Inscrições ou no Gabinete de Feiras/Operações, ou pode contactar [email protected]. 

O «outboarding» é definido como eventos de marketing, vendas e hospitalidade realizados por expositores e outras entidades que tiram partido da presença de compradores e/ou vendedores que participam na feira original, sem notificar previamente o organizador da feira original e sem chegar a um acordo que beneficie ambas as partes. Esta prática é considerada antiética e é condenada pela IAAPA. Inclui práticas como o «coat-tailing», o «piggy-backing», a realização conjunta de eventos e eventos de hospitalidade em grande escala, particularmente durante o horário da feira.

O incumprimento das Orientações pode resultar na aplicação de qualquer uma ou de todas as seguintes medidas por parte da IAAPA:

• Proibição de participação como expositor numa futura IAAPA Expo.
• Cancelamento do evento complementar ou satélite.
• Perda da antiguidade de expositor e/ou aplicação de uma multa pecuniária.
• Recusa em permitir que a empresa ou grupo tenha a oportunidade de expor ou realizar reuniões ou outros eventos nas instalações de reuniões controladas pela IAAPA no ano em curso ou num número específico de anos futuros.
• Caso se determine que uma empresa contratou espaço diretamente com a instalação, fora do processo de aprovação da IAAPA, o contrato pré-existente com cada instalação confere a essa instalação o poder de encerrar o evento sem aviso prévio.