Eventos auxiliares e satélites

Os eventos auxiliares são definidos como eventos não patrocinados pela IAAPA realizados durante as datas oficiais da IAAPA Expo Asia (30 de junho a 3 de julho de 2025) em que os expositores e os participantes podem participar. Estes incluem, mas não estão limitados a:

• Reuniões de expositores, participantes, associações ou outros comités/grupos de trabalho que não sejam da IAAPA, incluindo reuniões da direção. É proibida a marcação de uma reunião para acolher uma sessão educativa, uma demonstração de produtos ou eventos sociais/hospitalares durante o horário da Expo. As reuniões podem ser realizadas de forma limitada durante o horário da Expo, mas não podem incluir opções de restauração.
• Eventos sociais , incluindo recepções, jantares, eventos de antigos alunos, reuniões e grupos de especialidade ou outros eventos de hospitalidade em que não seja apresentado qualquer programa educativo/científico. Esses eventos podem ser restritos a horários que não entrem em conflito com o horário de exibição da Expo ou com o IAAPA Celebrates de quinta-feira à noite.
• Os eventos satélite são eventos não IAAPA programados para ocorrer em datas que caem três dias antes ou três dias depois das datas oficiais de reunião da IAAPA Expo.

O espaço para eventos pode ser reservado para (1) dia de 8 horas ou (2) dias de 4 horas, dependendo da natureza do evento, conforme descrito acima. Os horários dos eventos não podem competir com os eventos especiais programados pela IAAPA.

Um dos benefícios para as empresas comerciais que expõem na IAAPA Expo Asia é a oportunidade de organizar eventos auxiliares durante a Expo. As empresas comerciais não expositoras estão proibidas de anunciar, solicitar ou contactar de qualquer outra forma os inscritos na reunião da IAAPA no espaço oficial da reunião da IAAPA ou nos hotéis da reunião da IAAPA. A IAAPA não liberará nem cederá nenhum espaço de reunião a empresas comerciais que ainda não tenham sido contratadas como expositoras oficiais da IAAPA Expo Asia.

Os requisitantes são responsáveis por tomar todas as providências diretamente com o local do evento depois de o espaço ter sido aprovado pela IAAPA. Os requisitantes são responsáveis por fornecer a sinalização, incluindo a colocação e remoção antes e depois do evento. A sinalização só é permitida dentro e à volta do espaço de reunião atribuído e deve estar assente no chão/em pé.

Note-se que o hotel/centro de convenções pode cobrar pela utilização da sala de reuniões. O aluguer da sala pode ser negociado entre o requerente e o hotel/centro de convenções (após aprovação). Cada função será tratada individualmente e será emitido um contrato separado. Todas as taxas de aluguer da sala de reuniões, alimentos e bebidas, aluguer de equipamento audiovisual e outros serviços são da responsabilidade do requerente. Os requisitantes devem estudar cuidadosamente os contratos de funções antes de os assinarem, prestando especial atenção às cláusulas de cancelamento. Em caso de cancelamento de um evento, o requerente pode ser obrigado a pagar uma taxa pela perda de receitas.

Qualquer expositor que cancele o seu espaço de stand ou não compareça na IAAPA Expo Asia, terá o seu espaço de reunião automaticamente cancelado sem qualquer reembolso para o expositor.

Embora os eventos e exposições da IAAPA estejam abertos a todo o pessoal do sector, qualquer participante ou expositor que seja observado a solicitar negócios, incluindo a distribuição de materiais promocionais nos corredores ou noutros espaços públicos ou no stand de outra empresa, será convidado a devolver os seus crachás e a abandonar imediatamente o recinto da exposição. Os participantes não-expositores estão proibidos de promover os seus serviços comerciais durante a exposição, incluindo nas redes sociais. Os infractores podem ser retirados das instalações, ter o seu crachá revogado e/ou ser proibidos de participar em futuros eventos da IAAPA. A IAAPA solicita que qualquer violação observada seja comunicada imediatamente à gerência do evento. A gerência da feira está disponível na Central de membros da IAAPA, no setor de inscrições ou no escritório da feira/operações ou entre em contato com [email protected].

O outboarding é definido como eventos de marketing, vendas e hospitalidade realizados por expositores e outros que capitalizam a presença de compradores e/ou vendedores presentes na exposição original sem notificar previamente o organizador da exposição original e que conseguem um acordo que beneficia ambas as partes. Esta prática é considerada antiética e é condenada pela IAAPA. Inclui práticas como "coat-tailing", "piggy-backing", co-localização de eventos e eventos de hospitalidade em grande escala, particularmente durante o horário do evento.

O não cumprimento das Diretrizes pode resultar em qualquer uma ou todas as seguintes acções por parte da IAAPA:

• Proibição de participar como expositor numa futura IAAPA Expo.
• Cancelamento do evento auxiliar ou satélite.
• Perda da antiguidade do expositor e/ou uma multa monetária.
• Recusa em permitir que a empresa ou grupo tenha a oportunidade de expor ou realizar reuniões ou outros eventos em instalações controladas pela IAAPA no ano corrente ou num número específico de anos futuros.
• Se for determinado que uma empresa contratou o espaço diretamente com o recinto, fora do processo de aprovação da IAAPA, o contrato pré-existente com cada recinto confere a esse recinto o poder de encerrar o evento sem aviso prévio.