Programme d'accueil des exposants de l'IAAPA Expo

Le programme « Invités des exposants » permet à vos clients et prospects d’assister gratuitement au salon, en tant qu’invités. C’est un excellent moyen pour vous d’offrir un avantage personnalisé à vos clients, d’accroître votre visibilité et de renforcer vos relations avec eux lors de l’IAAPA Expo. Les personnes s'inscrivant à l'aide d'un code d'inscription « Invité de l'exposant » bénéficieront d'un accès gratuit au salon professionnel (du mardi au vendredi). Les membres de l'IAAPA auront également accès gratuitement au programme de conférences de formation. 

Les exposants peuvent inviter un nombre illimité de clients et de prospects à participer au salon. En général, seul un petit nombre d’invités utilise l’invitation ; c’est pourquoi l’IAAPA encourage les exposants à inviter toute personne susceptible de tirer profit de sa participation à l’IAAPA Expo.

Bien que les invitations soient illimitées, chaque stand dispose d'un nombre limité d'inscriptions pour les invités. Les exposants en intérieur recevront 10 inscriptions d’invités par 100 pieds carrés de surface de stand, et les exposants en extérieur recevront 5 inscriptions d’invités par 100 pieds carrés de surface de stand, dans la limite d’un quota maximal de 250 par stand. Les exposants sur table reçoivent 5 inscriptions d’invités d’exposant. Consultez le tableau des quotas de badges ci-dessous pour plus de détails. Si vous avez besoin d’inscriptions d’invités supplémentaires au-delà de votre quota, veuillez contacter [email protected]; l’IAAPA évaluera au cas par cas si votre quota peut être augmenté. Les exposants qui utilisent leurs inscriptions d’invités pour du personnel supplémentaire sur leur stand ne verront pas leur quota augmenté. Les stands professionnels et les stands gratuits ne peuvent pas demander ni recevoir de codes d’invités supplémentaires au-delà du nombre alloué.La date limite pour demander une augmentation de votre quota est le 6 novembre. 

Pour accéder à vos invitations destinées aux invités des exposants :

1. Connectez-vous à votre Espace exposant et cliquez sur le bouton « Invitez vos clients dès maintenant ! » situé dans la section « Code d'accès pour les invités des exposants ».

2. Dans votre tableau de bord d'inscription, cliquez sur le bouton « Invitation d'invités d'exposant » en haut de la page.

3. Saisissez le prénom, le nom et l'adresse e-mail de l'invité que vous souhaitez inviter, puis cliquez sur le bouton « Envoyer l'invitation ».

Si la section « Code d’accès pour les invités des exposants » n’apparaît pas dans votre Espace exposants et que vous ne parvenez pas à consulter votre code d’invité, cela signifie que votre stand n’a pas encore été entièrement réglé. Veuillez contacter [email protected] pour effectuer le paiement.

Les exposants ont également la possibilité de copier-coller leur code d’invitation d’invité d’exposant dans leur propre e-mail pour l’envoyer à leurs invités. Si vous choisissez cette option, veillez à inclure le lien vers l’inscription des participants dans votre e-mail.

L'IAAPA vous recommande d'envoyer directement le lien à vos clients pour qu'ils s'inscrivent, en précisant combien de personnes de leur équipe peuvent utiliser le code. Les exposants ne peuvent pas inscrire leurs invités en raison du processus d'authentification unique (SSO) d'IAAPA.org. Si vous ne disposez pas du mot de passe IAAPA.org de votre client, vous ne pourrez pas l'inscrire. De plus, assurez-vous que l’inscription de vos invités comporte leurs coordonnées (et non celles de la société exposante qui les a invités), sans quoi ils ne pourront pas retirer leurs badges sur place lors du processus de vérification. Les membres de l’IAAPA pourront également assister gratuitement aux sessions de formation et bénéficier de tarifs réduits sur les billets.

Vous pouvez suivre le nombre d’utilisations de votre code d’invité et télécharger la liste des personnes inscrites qui l’ont utilisé. Veuillez consulter la section « Comment savoir qui s’est inscrit avec mon code ? » ci-dessous pour obtenir des instructions.

Si un participant reçoit un code d'invitation d'exposant alors qu'il s'est déjà inscrit et a déjà réglé ses frais d'inscription, il peut obtenir le remboursement intégral de ces frais, déduction faite de 25 $ de frais de dossier, en contactant [email protected]avant le 16 octobre. Aucun remboursement ne sera accordé après le 16 octobre.

Tous les invités des exposants doivent retirer eux-mêmes leur badge et leurs billets achetés sur place. Ils doivent se munir de leur confirmation d’inscription et être prêts à présenter une pièce d’identité avec photo pour retirer leur badge. Ils pourront également être amenés à présenter une carte de visite afin de confirmer leur appartenance au secteur d’activité concerné. Le retrait des badges s’effectue aux guichets « Retrait des badges » situés au stand d’inscription. Les exposants ne sont pas autorisés à retirer les badges d’invité des exposants pour leurs invités. 

Pour consulter la liste des personnes qui se sont inscrites à l'aide de votre code d'invitation d'exposant :

1. Connectez-vous à votre Espace exposant et cliquez sur le bouton « Invitez vos clients dès maintenant ! » dans la section « Inscription des exposants ».

2. Dans votre tableau de bord d'inscription, cliquez sur le bouton « Invitation des invités de l'exposant » en haut de la page.

3. Cliquez sur le bouton « Télécharger la liste des inscriptions ». 

Si vous devez demander une augmentation de votre quota de codes d’invitation, veuillez consulter la section « Que faire si je dois augmenter mon quota ? » ci-dessous pour obtenir des instructions.

L’IAAPA ne saurait être tenue responsable des participants non autorisés s’inscrivant à l’aide d’un code d’invité d’exposant. Si un participant non autorisé s’inscrit en utilisant le quota d’un exposant, veuillez contacter l’IAAPA à l’adresse [email protected] afin que son inscription soit annulée. 

Si vous avez besoin d’inscriptions supplémentaires pour vos invités au-delà de votre quota, veuillez contacter [email protected]une fois que la majorité de celles-ci aura été utilisée ; l’IAAPA évaluera au cas par cas si votre quota peut être augmenté.

Les exposants qui utilisent les inscriptions d’invités d’exposants pour le personnel de leur stand ne bénéficieront pas d’une augmentation de leur quota. La date limite pour demander une augmentation de votre quota est le 6 novembre. Vous pouvez vérifier qui s’est inscrit avec votre code via la rubrique « Inscription des exposants ».

Les stands professionnels et les stands gratuits ne peuvent ni demander ni recevoir de codes d’invités d’exposant supplémentaires au-delà du quota alloué.

Les invitations destinées aux invités des exposants qui ne sont pas utilisées pour inscrire des clients ou des prospects peuvent servir à inscrire du personnel d'exposition supplémentaire, au-delà du quota de badges gratuits alloué au personnel des exposants. Les badges du personnel d’exposant obtenus de cette manière seront également gratuits, mais les personnes inscrites n’auront accès au parc des expositions que pendant les heures d’ouverture annoncées, et non pendant les phases d’installation ou de démontage. Ces personnes devront également se soumettre à une procédure de vérification sur place en présentant une pièce d’identité avec photo pour retirer leur badge. Si votre code d’invitation d’exposant est utilisé pour obtenir des badges supplémentaires pour le personnel, l’IAAPA n’augmentera pas votre quota d’inscriptions d’invités.