Atribuição de espaços na IAAPA Expo

• A antiguidade e a prioridade de uma empresa são determinadas pelo estatuto de membro, pelo número de anos de participação na exposição, seguido do número de anos consecutivos de adesão, e, por fim, pela data de receção do contrato e do depósito. Aos membros atuais será dada prioridade em relação aos não membros. A partir das Expos de 2022, se uma empresa optar por não expor durante três anos consecutivos, o seu histórico de anos de participação como expositor será reposto a zero. Consulte uma descrição detalhada do processo e dos procedimentos de atribuição de espaços.
  • A antiguidade de exposição está ligada à empresa, não a um indivíduo. A antiguidade é considerada um ativo durante uma fusão e/ou aquisição. A empresa deve apresentar à IAAPA documentação oficial que comprove a titularidade.
  • Uma empresa expositora pode partilhar espaço com outra empresa se detiver 51% ou mais da propriedade. A prova de propriedade deve ser apresentada à IAAPA antes da atribuição.
  • O stand de uma empresa expositora deve exibir a marca com o nome/logótipo do expositor contratado. A prova do contrato de venda deve ser apresentada à IAAPA mediante solicitação.
  • Uma empresa expositora pode promover o produto/serviço de uma empresa terceira no seu stand, desde que seja, pelo menos, um acionista minoritário do produto/serviço da empresa terceira ou seja distribuidora dessa empresa. Apenas o produto/serviço da empresa terceira pode ser promovido no stand e não pode ser o único produto/serviço promovido. O nome ou logótipo da empresa terceira não pode ser exibido como expositor.
• A decisão da IAAPA, no que diz respeito ao interesse da feira, é definitiva.
• Os stands podem ser combinados para formar espaços maiores às tarifas em vigor, mas a IAAPA deve aprovar a criação de stands em ilha. Deve ser adquirido um mínimo de 400 pés quadrados numa configuração de 20’ x 20’ ou 10’ x 40’ para ocupar uma localização de canto.
• Qualquer stand em linha que indique ultrapassar o limite de altura de oito (8) pés, independentemente do produto, será colocado ao longo do perímetro do recinto da feira.
• Para que uma empresa possa adquirir stands em dois lados (em frente e de costas) de um corredor «principal», os expositores devem adquirir um mínimo de oito (8) stands em cada lado do corredor. A IAAPA determina quais os corredores que são «principais».
• Os expositores podem adquirir um mínimo de quatro (4) stands em dois lados de corredores que não sejam considerados corredores principais, conforme determinado pela IAAPA.
• As empresas que adquirirem três (3) ilhas de 1 000 pés quadrados cada (mínimo de 3 000 pés quadrados) podem revestir o corredor entre essas ilhas com o tapete da própria empresa. Não podem colocar produtos ou artigos de exposição nesses corredores. Os expositores não podem bloquear os corredores de passagem; todos os corredores devem permanecer abertos ao tráfego dos visitantes em todos os momentos.
• A IAAPA Expo apresenta pavilhões de produtos localizados por todo o recinto da feira. Estes pavilhões foram concebidos para facilitar a orientação dos visitantes. Os expositores são fortemente encorajados a selecionar espaços dentro dos pavilhões que melhor se alinhem com as suas categorias de produtos; no entanto, o cumprimento desta orientação não é obrigatório. Os seguintes pavilhões exigem o alinhamento dos produtos como condição de elegibilidade para expor: First Timers, Inflatables, Haunt e Food & Beverage.
• Um expositor com maior antiguidade pode decidir se deseja ou não ter um concorrente próximo do seu stand durante a atribuição por antiguidade, na reunião de Atribuição de Espaço. Estes pedidos serão atendidos sempre que possível, mas não garantem que os concorrentes não sejam colocados ao lado ou nas proximidades, devido às limitações de espaço no recinto da feira. A IAAPA determinará o que é considerado «proximidade» com base nas categorias individuais de produtos. A equipa da IAAPA envidará todos os esforços para ter em conta as preocupações/questões dos concorrentes durante o processo de atribuição de espaços de stand, na sequência das atribuições da IAAPA, mas não garante que os concorrentes não sejam colocados ao lado ou nas proximidades.
• Um expositor não pode utilizar a sua antiguidade para «deslocar» ou obrigar outra empresa a mudar-se de um espaço selecionado durante o processo de atribuição por antiguidade. A IAAPA reserva-se o direito, em todos os casos, para o bem da feira, de recusar pedidos adicionais de mudança de stand.
• Duas ou mais empresas que pretendam ser colocadas lado a lado devem ter ambas apresentado previamente a documentação a concordar com este pedido. Os contratos e os adiantamentos de 50 por cento (ou pagamentos integrais após 1 de agosto) devem ter sido recebidos. Se a diferença de antiguidade entre duas empresas for significativa, as atribuições serão feitas com base na antiguidade da empresa com a classificação mais baixa. Qualquer pedido para que empresas adicionais fiquem lado a lado ou próximas deve ser claramente indicado no contrato de todas as partes envolvidas no agrupamento de expositores. O expositor com maior antiguidade deve indicar claramente se o pedido de «ao lado ou próximo» é primário ou secundário em relação à localização solicitada pelo expositor com maior antiguidade. Ao longo da reunião, serão feitas tentativas para respeitar os agrupamentos de expositores, sem negar espaço a expositores com maior antiguidade, caso não haja espaço alternativo disponível ou aceitável. Caso não haja espaço aceitável disponível, o expositor com maior antiguidade (e o seu agrupamento) será transferido para a melhor localização possível seguinte, apenas se o pedido de «ao lado ou próximo» for a maior prioridade do expositor com maior antiguidade. A IAAPA decidirá sobre cada pedido, tendo em conta a localização solicitada pelo expositor e a indicação de «ao lado ou próximo».
• Os stands em ilha ou em ilha dividida com paredes traseiras sólidas com oito (8) pés de altura ou mais não podem ficar de costas ou de frente para os corredores principais, conforme determinado pela IAAPA, para o bem da feira.
• Os stands em ilha ou em ilha dividida com menos de 800 pés quadrados estão sujeitos a uma taxa de 1 000 dólares por stand em ilha/ilha dividida.
• Os estandes insufláveis, teatros e exposições altas ou de grandes dimensões, conforme determinado pela IAAPA, serão colocados nas paredes exteriores ou perimetrais ou em áreas designadas e aprovadas pela IAAPA, de modo a não afetar negativamente a experiência de exposição dos expositores circundantes.
• As exposições que gerem quaisquer emissões, incluindo, entre outras, fumo, confetes e/ou ruído, poderão ser sujeitas a restrições quanto à localização do stand ou ao seu funcionamento, para o bem da feira. Todas as empresas devem cumprir todas as regras e regulamentos aplicáveis da IAAPA indicados no contrato de exposição e no guia de serviços aos expositores.
• Os produtos expostos não devem obstruir a linha de visão dos stands vizinhos.
• O único nome que um expositor pode utilizar na identificação do seu espaço de exposição é o da empresa registada como membro da IAAPA.

O que é a Atribuição de Espaço?

A atribuição de espaço é a forma como a IAAPA atribui os stands aos expositores todos os anos. Para participar, os expositores devem candidatar-se até ao prazo limite e pagar o depósito exigido de 50%. A IAAPA tem em conta as localizações preferidas para os stands, mas as escolhas não são garantidas e dependem da disponibilidade quando chegar a vez do expositor. Os stands são atribuídos por ordem de antiguidade com base em:

1. Estatuto de membro: os membros da IAAPA têm prioridade sobre os não membros.
2. Histórico de participação: número total de anos em que expôs na IAAPA Expo.
3. Histórico de filiação: anos consecutivos de filiação na IAAPA.
4. Data de candidatura: data e hora em que a candidatura foi submetida.

Qual é o prazo para apresentar o contrato para atribuição durante a Reunião? 

A atribuição dos stands decorrerá em três fases, cada uma com o seu próprio prazo para a apresentação do contrato. É necessário um depósito de 50% antes de o espaço poder ser atribuído. As candidaturas recebidas após o prazo serão atribuídas com base na disponibilidade remanescente, uma vez concluído o processo de atribuição de espaços.

Quem é selecionado durante a reunião?

Os expositores que apresentarem as suas candidaturas a stands até ao prazo aplicável e que cumpram os requisitos de atribuição serão incluídos numa das três fases de atribuição. A Atribuição de Espaço Premium está reservada aos 25% melhores do total de expositores da IAAPA Expo anterior, com base na classificação por antiguidade, sendo as atribuições realizadas de 1 a 11 de fevereiro. A Atribuição de Espaço para Infláveis destina-se às empresas que expõem no Pavilhão de Infláveis, sendo as atribuições efetuadas a 18 de fevereiro. A Atribuição de Espaço Prioritário está aberta a todos os restantes expositores, sendo as atribuições realizadas de 11 de março a 2 de abril.

Os expositores têm de estar presentes na atribuição de espaços?

Não, a Equipa de Vendas Global da IAAPA atribui todos os stands. Os expositores podem acompanhar as atribuições no plano de planta em tempo real e devem permanecer disponíveis por e-mail, caso seja necessário.

Importante: A equipa não pode atender chamadas telefónicas durante a atribuição de espaços. Todas as questões e pedidos devem ser enviados por e-mail para [email protected].

Posso alterar ou cancelar o meu stand atribuído?

Sim! Tem 3 dias após a atribuição do seu stand para solicitar uma alteração ou cancelamento sem penalização.

Após 3 dias, as alterações de stand estão sujeitas a uma taxa de mudança de 500 $ e à disponibilidade, enquanto os cancelamentos estão sujeitos às taxas descritas no seu contrato de expositor. Todos os pedidos devem ser enviados por e-mail para [email protected] e as alterações de stand requerem a aprovação da IAAPA.