Directives relatives à la conception et à la mise en place des stands pour le salon IAAPA Expo

Le type de stand que vous avez réservé déterminera la hauteur autorisée pour votre exposition. Veuillez consulter les «Spécifications relatives à la présentation des stands »pour voir des illustrations et obtenir des informations complémentaires.

Stand standard de 10 pieds de profondeur (linéaire ou en ligne)

• Définition: une ou plusieurs unités de 10 pieds x 10 pieds (3,05 m x 3,05 m) disposées en ligne droite.

• Hauteur: 8 pieds (2,44 m) sur l'ensemble de l'espace du stand (éléments d'exposition, composants et panneaux d'identification).

• Objectif: chaque exposant est autorisé à utiliser toute la largeur et la profondeur de son stand, à condition de maintenir les éléments du stand à l’intérieur de la ligne de rideau afin d’éviter d’être visible depuis les stands adjacents situés derrière.

Stand en bordure de mur

• Définition: une ou plusieurs unités de 10 pieds x 10 pieds (3,05 m x 3,05 m) disposées en ligne droite et adossées aux murs périphériques du hall d’exposition.

• Hauteur: 12 pieds (3,66 m) sur toute la surface du stand (agencements d’exposition, éléments constitutifs et panneaux d’identification).

• Objectif: les stands situés en périphérie n’étant pas adossés à ceux d’autres exposants, leurs parois arrière et leur matériel d’exposition ne gêneront ni ne détourneront l’attention des visiteurs des autres stands.

Stand en péninsule

• Définition: ouvert sur trois côtés et partageant un mur commun avec deux autres stands linéaires sur le quatrième côté. 

• Hauteur: les éléments d’exposition et les composants sont autorisés jusqu’à une hauteur maximale de 20 pieds (6,10 m). Les panneaux, logos et visuels double face d’une hauteur supérieure à 8 pieds (2,43 m) doivent être placés à une distance de 10 pieds (3,05 m) des stands adjacents. 

Stand îlot divisé

• Définition: stand en péninsule partageant un mur arrière commun avec un autre stand en péninsule. 

• Hauteur: Les éléments et accessoires d’exposition sont autorisés jusqu’à une hauteur maximale de 20 pieds (6,10 m). Les panneaux, logos et visuels recto-verso dépassant 8 pieds (2,43 m) de hauteur doivent être placés à une distance minimale de 5 pieds (1,52 m) des stands adjacents.

Stand en îlot

• Définition: Quatre unités ou plus de 10 pieds x 10 pieds (3,05 m x 3,05 m), avec une dimension latérale minimale de 20 pieds (6,10 m), un ou plusieurs niveaux d’exposition et des allées sur les quatre côtés. 

• Hauteur: les installations et éléments d’exposition sont autorisés jusqu’à une hauteur maximale de 20 pieds (6,10 m).

Dans tous les cas où les hauteurs d’exposition sont autorisées au-dessus du rideau fourni pour le stand, il incombe à l’exposant de s’assurer que tous les murs sont finis, de couleur neutre et dépourvus de tout texte (y compris les visuels de l’exposant). 

L’IAAPA se réserve le droit, à sa seule discrétion, d’interdire ou de faire cesser toute démonstration ou activité d’un exposant qui entraverait la visibilité du stand et/ou l’accès au stand d’un exposant voisin, que ce soit pour les visiteurs/acheteurs ou pour les exposants.

Tous les exposants doivent remplir leformulaire de plan d'aménagement du standavant le 11 septembre, quelles que soient la taille, le type ou la configuration de leur stand. 

Si votre stand mesure 20 pieds x 20 pieds (6,10 m x 6,10 m) ou plus, s'il comporte des structures gonflables et/ou si vous demandez une dérogation aux directives d'aménagement, vous devez ÉGALEMENT soumettre à l'IAAPA, pour validation, un plan de l'aménagement proposé pour votre stand. Les fichiers de conception doivent inclure des vues de votre stand depuis le dessus, de face et de profil, et indiquer toutes les mesures et dimensions (y compris les hauteurs) de tous les éléments du stand, y compris les enseignes suspendues.

Tout exposant qui tenterait de monter un stand de plus de 20 pieds x 20 pieds sans l’accord de l’IAAPA ne sera pas autorisé à s’installer ou sera contraint de fermer son espace jusqu’à ce que le plan ait été approuvé. De plus, les soumissions de plans hors délai sont passibles d’une amende et/ou d’une perte d’ancienneté, comme indiqué ici.

Veuillez accorder à l’IAAPA dix (10) jours ouvrés pour examiner et approuver le plan de votre stand. Une confirmation vous sera envoyée à l’adresse e-mail indiquée sur le formulaire, indiquant si le plan est approuvé ou précisant les corrections requises. Veuillez contacter[email protected]pour toute question ou si vous ne recevez pas de confirmation d’approbation.

Les exposants peuvent demander une dérogation relative à la hauteur de leur produit en soumettant un rendu complet du stand proposé et de ses éléments d’exposition via leformulaireen ligne «Booth Layout Form ». Les dérogations sont examinées et approuvées pour les produits dépassant la limite de hauteur à partir du sol, à condition que la visibilité des stands voisins ne soit pas obstruée. Les dérogations relatives à la hauteur des produits sont calculées par rapport à la hauteur du produit posé au sol. Aucune dérogation n’est accordée pour les produits surélevés à l’aide de tables, de poutres en treillis, etc.

Veuillez prévoir un délai d’au moins dix (10) jours ouvrés pour que l’IAAPA puisse examiner et approuver votre demande. 

Le dépôt d’une demande de dérogation ne garantit pas que celle-ci sera approuvée. Les demandes seront examinées au cas par cas. Les dérogations accordées lors de salons précédents n’impliquent pas une approbation pour l’IAAPA Expo 2026. Il incombe aux exposants de vérifier si leur stand respecte l’ensemble des règles et réglementations de l’IAAPA. Les décisions prises par la direction du salon IAAPA sont sans appel.

Les exposants occupant des stands linéaires ne sont pas autorisés à accrocher des bannières, des panneaux ou du matériel.

Les exposants occupant un stand de type « îlot », « péninsule » ou « îlot divisé », d’une superficie de 400 pieds carrés ou plus, peuvent accrocher une bannière ou une enseigne au-dessus de leur stand en respectant les règles suivantes :

• Toute signalétique doit se trouver entièrement dans l’empreinte de l’espace de stand sous contrat.

• Pour les stands de type « péninsule », les panneaux suspendus recto-verso doivent être placés à au moins 10 pieds (3,05 m) des stands adjacents. 

• Pour les stands « îlot », les panneaux suspendus recto-verso doivent être placés à une distance d’au moins 5 pieds (1,52 m) des stands adjacents.

• La mise en place(installation) des enseignes sera effectuée par l’Orange County Convention Center. 

• Un croquis ou un plan de la bannière, de l’enseigne ou de l’équipement proposé doit être envoyé à l’OCCC avec votre commande d’installation aérienne. 

• La hauteur verticale combinée maximale entre toute structure reposant au sol et une enseigne suspendue, mesurée à leur point le plus haut lorsqu’on les observe perpendiculairement au sol depuis n’importe quel point de n’importe quel côté, ne doit pas dépasser 20 pieds (6,10 m).

• Il doit y avoir un espace libre d’au moins 5 pieds (1,52 m) entre le point le plus haut de la structure posée au sol et le point le plus bas de votre enseigne suspendue. Cet espace libre doit être continu sur l’ensemble du volume du stand.

• Les bannières ou enseignes suspendues peuvent atteindre une hauteur maximale de 25 pieds (7,62 m), mesurée du sol au sommet de la bannière.

• Les enseignes et bannières suspendues doivent être envoyées à l’entrepôt GES Advance avant le 1er novembre. Veuillez imprimer et utiliser les étiquettes spécifiques à l’expédition des enseignes suspendues, disponibles dans lasection« Imprimer les étiquettes d’adresse »du site GES Expresso.

Les panneaux soutenus par le bas (et non suspendus) doivent respecter toutes les exigences habituelles d’utilisation de l’espace : le point le plus haut de tout panneau soutenu ne doit pas dépasser la hauteur maximale autorisée pour le type de stand concerné : stands en péninsule, en îlot divisé et en îlot, soit 20 pieds (6,10 m).

Les auvents et les plafonds des stands doivent respecter les exigences relatives à la hauteur maximale. La largeur des supports d'auvent ne doit pas dépasser 3 pouces (0,08 m).

La conception des expositions à plusieurs niveaux, quelle que soit leur taille, ou des stands d’exposition couverts, y compris les salles de spectacle, doit inclure :

• Des matériaux ignifugés

• Un détecteur de fumée

• Un extincteur portatif. 

TOUTES les expositions à plusieurs niveaux et tous les stands couverts d'une superficie totale supérieure à 300 pieds carrés doivent être surveillés par un agent de sécurité incendie. Vous trouverez plus d'informations surla page «Directives et informations à l'intention des exposants »du Centre des congrès du comté d'Orange (OCCC). Veuillez vous assurer de consulter les «Conditions relatives aux stands à plusieurs niveaux et couverts »ainsi que le «Règlement du chef des pompiers »,et de soumettre le formulairede demandede l’OCCCpour les stands à plusieurs niveaux et couverts, accompagné des pièces justificatives, avant le 12 octobre.

Les planchers surélevés installés dans un stand d'exposition doivent être conformes à laréglementation en vigueur en la matière. Les exposants seront tenus de modifier leur stand sur place si le revêtement de sol n'est pas conforme.

Une « surveillance incendie » est une mission assurée par le personnel du service d’incendie et de secours du comté d’Orange (OCFR), spécialement formé pour les événements exceptionnels et les salons professionnels. C'est le service OCFR qui déterminera quels stands nécessitent la présence de personnel de surveillance incendie. Si votre stand nécessite la présence de personnel de surveillance incendie, celui-ci sera présent dans la zone de votre stand à partir d'une demi-heure avant l'ouverture du salon et jusqu'à une demi-heure après la fermeture du salon, tous les jours du salon.

Les frais liés à la surveillance incendie seront pris en charge par l’IAAPA, à condition que les exposants en fassent la demande directement auprès de l’Orange County Convention Center en utilisant soit leformulaire de demande pour les stands à plusieurs niveaux et couverts, soit le formulaire« Gas/Cooking/Open Flame/dispositifs générateurs de chaleur », disponiblessurla page «Directives et informations pour les exposants »du Centre des congrès du comté d’Orange, avant le 12 octobre. Veuillez également prendre connaissance durèglement du chef des pompierset, si vous soumettez une demande pour un stand à plusieurs niveaux ou couvert, consulter lesconditions relatives aux stands à plusieurs niveaux et couverts. Pour tous les exposants qui remplissent les conditions requises pour bénéficier d’une surveillance incendie et qui n’en font pas la demande auprès de l’OCCC avant le 12 octobre, l’IAAPA facturera ces exposants après le salon.

Un service de surveillance incendie est exigé par le service des pompiers du comté d’Orange (OCFR) pour les types d’expositions et d’activités suivants :

• Stands couverts de plus de 300 sq. ft. situés dans une zone non équipée d’un système d’extinction automatique *

• Tous les stands à plusieurs niveaux non équipés d’un système d’extinction automatique

• Cuisson sans raccordement à un conduit de fumée

• Appareils de cuisson sans système d’extinction automatique

• Déplacement d’un véhicule pendant un salon ou un événement

• Bornes de batterie connectées à un véhicule pendant un salon ou un événement

• Flammes nues

• Spectacles pyrotechniques

• Tentes conformes à la norme OCFR n° 6000

• Utilisation de bidons de 5 lb de gaz de pétrole liquéfié

• Lasers

• Aéronefs

Pour toute question concernant les exigences en matière de surveillance incendie, veuillez contacter le service des exposants de l’Orange County Convention Center à l’adresse[email protected].

* Les stands dont la surface couverte totale est inférieure à 300 pieds carrés doivent tout de même être équipés d’un extincteur et d’une alarme.

Les produits des exposants générant des fumées, des gaz ou des déchets, tels que de la brume, des confettis ou des bulles, etc., doivent être confinés à l’intérieur de leur stand !Cela signifie que toutesles émissionsdoivent être évacuées, piégées ou collectées afin de ne pas gêner les stands voisins ou les allées. Tout manquement à cette règle entraînera la mise hors service de votre produit et/ou la fermeture de votre stand. L’IAAPA se réserve le droit, à sa seule discrétion, d’interdire ou de faire fermer toute présentation ou activité en raison du bruit, des odeurs ou de tout autre élément perturbateur, ou susceptible de porter atteinte aux autres exposants ou aux visiteurs.

Tous les exposants en intérieur, y compris ceux présentant des structures gonflables, ne peuvent utiliser que 75 % de l’espace qui leur a été attribué, laissant 25 % de la surface de leur stand libre et dégagée ; la majeure partie de cet espace libre doit être orientée vers les exposants les plus proches ou voisins.

Compte tenu de la taille et du nombre d’entreprises spécialisées dans les structures gonflables, les exposants de ce secteur doivent s’attendre à être placés à proximité de leurs concurrents sur le parc des expositions.

Les exposants présentant des structures gonflables ou des produits gonflables nécessitant un compresseur doivent se trouver dans le pavillon dédié aux structures gonflables ou dans l’espace d’exposition extérieur. Tout manquement à cette règle entraînera la mise hors tension de votre produit et/ou la fermeture de votre stand.

Tout produit gonflable destiné uniquement à l’exposition doit voir TOUS ses points d’accès bloqués par un filet et/ou du ruban de signalisation, ainsi que par une signalisation appropriée.

Tous les exposants présentant des produits gonflables DOIVENT fournir un plan de leur stand au plus tard le 11 septembre. Reportez-vous auformulaire de plan d’aménagement du standpour obtenir des instructions.

Tous les ventilateurs (à l’intérieur comme à l’extérieur) doivent être éteints chaque soir à la fin des heures d’ouverture quotidiennes du salon, y compris pendant l’installation, les heures d’ouverture et le démontage. S’ils restent allumés, ils seront immédiatement coupés par les inspecteurs de sécurité de l’IAAPA après la fermeture du salon, sans préavis. L’IAAPA ne sera pas tenue responsable des dommages qui pourraient en résulter.

• Les exposants présentant un produit non gonflable mais utilisant un souffleur ne doivent pas dépasser une puissance de 3/4 horsepower et doivent installer un dispositif d’atténuation du bruit si leur produit est exposé à l’extérieur du Pavillon des structures gonflables, à l’intérieur du parc des expositions. Les structures gonflables ou les produits gonflables nécessitant un compresseur doivent se trouver à l’intérieur du pavillon des structures gonflables ou dans l’espace d’exposition extérieur. Tout manquement à cette règle entraînera la mise hors tension de votre produit et/ou la fermeture de votre stand. 

• Tous les ventilateurs utilisés à tout moment doivent porter clairement la mention « homologué UL » ou « homologué ETL », ou comporter une désignation comparable acceptable. Tous les ventilateurs doivent être équipés d’une protection thermique intégrée contre les surcharges. (L’IAAPA se réserve le droit de décision finale quant à l’acceptation des désignations comparables).

• Tous les ventilateurs doivent être vérifiés périodiquement tout au long de la journée par l’exposant.

• Conformément à la plupart des manuels des fabricants, les soufflantes doivent être branchées sur une prise GFCI. Des prises GFCI peuvent être louées auprès de l’Orange County Convention Center.

• Les inspecteurs de sécurité du salon de l’IAAPA inspecteront quotidiennement les ventilateurs afin de s’assurer qu’il y a un espace de ventilation suffisant autour de ceux-ci. Tous les ventilateurs doivent être maintenus dégagés de tout présentoir, carton ou tout autre objet susceptible de restreindre ou d’entraver la circulation de l’air vers le ventilateur. Aucun matériau inflammable ne doit se trouver sous ou à proximité d’un ventilateur. 

• Tout boîtier ou dispositif utilisé pour atténuer le bruit du ventilateur doit avoir été conçu et fabriqué à cette fin, disposer d’un espace et d’une ventilation suffisants pour le ventilateur, et ne contenir aucun autre élément à l’intérieur du boîtier. Aucune rallonge électrique ne doit être rangée dans le boîtier. Les inspecteurs de sécurité de l’IAAPA se réservent le droit de refuser tout boîtier ou dispositif de ce type.

Si vous souhaitez demander une dérogation pour faire fonctionner votre ou vos souffleurs toute la nuit, veuillez contacter l’IAAPA avant le 11 septembre àl’adresse [email protected].

Tous les stands d'exposition en intérieur doivent être recouverts de moquette ou d'un autre revêtement de sol sur l'ensemble de leur surface, sans laisser apparaître le sol. La moquette et les revêtements de sol peuvent être commandés auprès de GES. Tout revêtement de sol dont l'épaisseur dépasse 1/4in (6,4 mm) doit respecterla réglementationrelativeaux planchers surélevés. 

Pour qu’une entreprise exposante puisse enjamber une allée avec une enseigne suspendue, une arche ou toute autre structure, elle doit occuper trois stands en îlot adjacents dont la superficie totale dépasse 3 000 pieds carrés nets.  De plus, seules les allées situées entre les stands en îlot, bordant le côté de chaque stand et présentant la plus grande largeur peuvent être traversées. Les allées doivent rester libres de tout élément de stand.

Les entreprises exposantes ne sont pas autorisées à recouvrir d’une moquette de leur choix l’allée située entre leurs stands. Pour utiliser l’espace de l’allée entre leurs stands, celui-ci doit être acheté dans le cadre de la surface d’exposition, afin qu’il soit correctement représenté sur le plan d’implantation. Les allées principales d’une largeur comprise entre 20 et 30 pieds ne seraient pas autorisées.

Ces demandes seront évaluées au cas par cas. Veuillez contacter[email protected]. 

Tout exposant souhaitant utiliser des ballons ou tout autre objet plus léger que l'air doit obtenir l'autorisation préalable de l'Orange County Convention Center. Les ballons à l'hélium ne peuvent pas être utilisés comme cadeaux promotionnels. Des frais de récupération seront facturés pour tout objet plus léger que l'air qui se serait échappé. Veuillez consulterl'accord de l'OCCC relatifaux ballons et objets plus légers que l'air sur lapage «Directives et informations à l'intention des exposants »du Centre des congrès du comté d'Orange. 

Tous les exposants qui présentent ou font la démonstration de feux d'artifice, d'articles pyrotechniques, de lasers ou d'autres effets spéciaux doivent remplir et renvoyeravant le 12 octobre le formulaire« Accord relatif au gaz, à la cuisine, aux flammes nues et aux appareils générateurs de chaleur» de l'OCCC,disponiblesurla page «Directives et informations pour les exposants »du site du Centre des congrès du comté d'Orange. Un permis peut être exigé par les pompiers du comté d’Orange (Orange County Fire Rescue). Pour toute question,veuillez contacter l’OCCC àl’adresse [email protected]. Veillez à prendre connaissance durèglement du chef des pompierset à soumettrel’accordde l’OCCCrelatif au gaz, à la cuisson, aux flammes nues et aux appareils générateurs de chaleur, accompagné des pièces justificatives, avant le 12 octobre. Des informations supplémentaires sont disponibles sur lapage «Directives et informations pour les exposants » du Centre des congrès du comté d’Orange. 

Il est interdit de planter des clous, des boulons, des pointes ou des vis, ou de percer, carotter ou poinçonner des trous dans toute surface du Centre des congrès du comté d'Orange, y compris les murs, les colonnes ou les sols (à l'intérieur comme à l'extérieur). Il est strictement interdit, en toutes circonstances, de percer ou de planter des piquets dans le parking extérieur. 

Les stands d'exposition en extérieur sont soumis à des exigences différentes de celles des stands situés à l'intérieur du bâtiment. Stands en extérieur :

• Il n’est pas obligatoire de poser de la moquette ou un revêtement de sol sur la surface du stand.

• Il n’est pas nécessaire de fournir un plan de stand, sauf si votre stand comporte une structure gonflable. Si vous n’avez pas de structure gonflable, sélectionnez « Non » à la question « Votre stand sous contrat mesure-t-il 20 pieds x 20 pieds ou plus ? » dans le formulaire de configuration du stand.

• Peuvent présenter des produits sur plus de 75 % de la surface du stand prévue au contrat, mais le personnel du stand et tous les éléments d’exposition doivent se trouver entièrement à l’intérieur de l’espace réservé. Les exposants qui ne parviennent pas à faire tenir l’ensemble de leurs produits dans leur espace se verront infliger une sanction sur place (amende et perte d’ancienneté) et devront soit payer pour un espace d’exposition supplémentaire (si cette option est disponible), soit retirer le ou les éléments d’exposition en excès. 

• Il est obligatoire de demander un permis auprès du service d’incendie et de secours du comté d’Orange si vous prévoyez d’installer une tente couvrant tout ou partie du stand et dont la superficie est supérieure à 900 pieds carrés. Vous trouverez plus d’informations sur les tentes dans la section «Conditions relatives aux stands à plusieurs niveaux et couverts »dela page «Directives et informations pour les exposants »du Centre des congrès du comté d’Orange (OCCC). Le formulairede demande de stand à plusieurs niveaux et couvertde l’OCCC doit être rempli et envoyé à l’OCCC, accompagné des pièces justificatives, avant le 12 octobre. 

• Il est interdit, en toutes circonstances, de percer, de fixer ou d’enfoncer des piquets dans la surface du parking. 

• L’accès à l’eau et au réseau d’évacuation est limité. Tout système de drainage ne doit pas gêner les autres stands. Il n’y a pas d’air comprimé disponible dans l’espace d’exposition extérieur.

• Il est interdit de placer des objets sur les grilles d’évacuation situées dans l’espace de votre stand. Si une grille d’évacuation se trouve dans votre espace de stand, un côté doit être libre vers l’allée afin de permettre à l’eau de pluie de s’écouler sans obstruction vers la canalisation, et tous les éléments du stand doivent être placés à au moins 1' de chacun des trois autres côtés de la grille d’évacuation.