Lignes directrices pour la conception et la présentation des stands

Le type de stand que vous avez choisi déterminera la hauteur autorisée pour votre exposition. Veuillez consulter les spécifications du stand pour obtenir des illustrations et des détails supplémentaires.

Stand standard de 10 pieds de profondeur (linéaire ou en ligne)

• Définition: Une ou plusieurs unités de 3,05 m sur 3,05 m en ligne droite.
• Hauteur: 2,44 m sur l'ensemble de l'espace d'exposition (accessoires, composants et panneaux d'identification).
• Objectif: Chaque exposant a le droit d'utiliser toute la largeur et la profondeur de son espace de stand tout en maintenant les éléments du stand à l'intérieur de la ligne de drapé afin d'éviter la visibilité des stands adjacents situés derrière.

Stand à parois périmétriques

• Définition: Une ou plusieurs unités de 3,05 m sur 3,05 m en ligne droite, adossées aux murs d'enceinte de la salle d'exposition.
• Hauteur: 3,66 m sur l'ensemble de l'espace d'exposition (installations, composants et panneaux d'identification).
• Objectif: Étant donné que les stands du périmètre extérieur ne sont pas adossés au stand d'un autre exposant, les murs de fond et les matériaux d'exposition n'interfèrent pas avec le stand d'un autre exposant et n'en distraient pas l'attention.

Stand de la péninsule

• Définition: Ouvert sur trois côtés et partageant un mur commun avec deux autres stands linéaires sur le quatrième côté.
• Hauteur: Les installations et composants de l'exposition sont autorisés à une hauteur maximale de 6,10 m. Les enseignes double face, les logos et les graphiques d'une hauteur supérieure à 2,43 m doivent être placés à 3,05 m des stands adjacents.

Stand en îlot divisé

• Définition: Un stand péninsule qui partage un mur arrière commun avec un autre stand péninsule.
• Hauteur: Les installations et composants de l'exposition sont autorisés à une hauteur maximale de 6,10 m. Les enseignes double face, les logos et les graphiques d'une hauteur supérieure à 2,43 m doivent être placés à 1,52 m des stands adjacents.

Kiosque en îlot

• Définition: Quatre unités ou plus de 3,05 m sur 3,05 m, avec une dimension latérale minimale de 6,10 m, un ou plusieurs niveaux d'exposition et des allées sur les quatre côtés.
• Hauteur: Les installations et éléments d'exposition sont autorisés à une hauteur maximale de 6,10 mètres.

Dans tous les cas où la hauteur d'exposition est autorisée au-dessus du drapé du stand, il incombe à l'exposant de s'assurer que tous les murs sont finis, neutres et dépourvus de copies (y compris les graphiques de l'exposant).

L'IAAPA se réserve le droit, à sa seule discrétion, d'interdire ou de fermer toute démonstration ou activité d'un exposant qui entraînerait une obstruction de la visibilité du stand et/ou de l'accès au stand d'un exposant voisin, que ce soit par les visiteurs/acheteurs ou par les exposants.

Tous les exposants doivent remplir le formulaire d'aménagement de stand avant le 12 septembre. Si votre stand mesure 6,10 m sur 6,10 m ou plus, si vous exposez des structures gonflables et/ou si vous demandez une dérogation aux directives d'exposition, vous devez AUSSI soumettre à l'IAAPA un dessin de l'agencement du stand proposé pour approbation. Les dessins doivent inclure une vue de dessus, de face et de côté de l'exposition et indiquer toutes les dimensions. Tout exposant tentant de construire un stand de plus de 20 pieds x 20 pieds sans l'approbation de l'IAAPA ne sera pas autorisé à s'installer ou sera contraint de fermer son espace jusqu'à ce que la conception ait été approuvée. En outre, les soumissions tardives de dessins de conception sont passibles d'une amende et/ou d'une perte d'ancienneté, comme indiqué ici.

Veuillez accorder à l'IAAPA un délai de dix (10) jours ouvrables pour examiner/approuver le plan de votre stand. Une confirmation sera envoyée à l'adresse électronique fournie sur le formulaire avec l'approbation ou l'indication des corrections nécessaires. Veuillez contacter [email protected] pour toute question ou si vous ne recevez pas de confirmation d'approbation.

Les exposants peuvent demander une dérogation de hauteur pour leurs produits en soumettant un rendu complet de l'exposition proposée et des composants de l'étalage au moyen du formulaire de présentation de stand en ligne. Les dérogations sont examinées et approuvées pour les produits qui dépassent la limite de hauteur à partir du sol, à condition que les lignes du site voisin ne soient pas bloquées. Les dérogations concernant la hauteur des produits sont basées sur la hauteur du produit placé au sol. Les dérogations ne sont pas approuvées pour les produits surélevés par des tables ou des poutrelles, etc.

Veuillez accorder à l'IAAPA un délai d'au moins dix (10) jours ouvrables pour l'examen et l'approbation de la demande.

La soumission d'une demande de dérogation ne garantit pas qu'elle sera approuvée. Les demandes seront examinées au cas par cas. Les dérogations accordées pour des expositions antérieures ne signifient pas qu'elles seront approuvées pour IAAPA Expo 2025. Il est de la responsabilité des exposants de vérifier si leur stand est conforme à toutes les règles et réglementations de l'IAAPA. Les décisions prises par la direction du salon de l'IAAPA sont définitives.

Les exposants des stands linéaires ne sont pas autorisés à avoir des bannières, des enseignes ou des équipements suspendus.

Les exposants des stands île, péninsule ou île divisée, de 400 pieds carrés et plus, peuvent accrocher une bannière ou une enseigne au-dessus de leur stand en respectant les règles suivantes :

• Toute la signalisation doit être contenue dans l'espace contractuel du stand.
• Pour les stands de la péninsule, les enseignes suspendues double face doivent être placées à au moins 3,05 m des stands adjacents. Pour les stands de l'île, les enseignes suspendues double face doivent être placées à au moins 1,52 m des stands adjacents.
• L'installation des enseignes sera effectuée par l'Orange County Convention Center.
• Un dessin ou un plan de la bannière, de l'enseigne ou de l'équipement proposé doit être envoyé à l'OCCC avec votre commande de gréement aérien.
• La hauteur verticale combinée maximale entre une structure soutenue par le sol et une enseigne suspendue, dans leurs dimensions les plus élevées lorsqu'elles sont vues perpendiculairement au sol depuis n'importe quel point de n'importe quel côté, ne doit pas dépasser 6,10 m (20 ft).

• Il doit y avoir un espace vide d'au moins 1,52 m entre le point le plus haut de la structure au sol et le point le plus bas de l'enseigne suspendue. L'espace vide doit être continu sur toute la surface du stand.
• Les bannières/enseignes suspendues peuvent atteindre une hauteur maximale de 7,62 m, du sol au sommet de la bannière.
• Les bannières suspendues doivent être envoyées à l'entrepôt GES Advance avant le 10 novembre. Veuillez imprimer et utiliser les étiquettes spécifiques à l'expédition d'enseignes suspendues qui se trouvent dans la section Imprimer les étiquettes d'adresse du site GES Expresso.

Les enseignes soutenues par le bas (non suspendues) doivent respecter toutes les exigences ordinaires en matière d'utilisation de l'espace : le point le plus élevé de toute enseigne soutenue ne doit pas dépasser la hauteur maximale permise pour le type de kiosque : Péninsule, île divisée, et kiosques d'île 20 pieds (6,10 m).

Les auvents des stands linéaires ou périmétriques doivent être conformes aux exigences de hauteur maximale. Le bas de l'auvent ne doit pas se trouver à moins de 2,13 m du sol et à moins de 1,52 m d'une allée. Les supports de l'auvent ne doivent pas être plus larges que 3 pouces (0,08 m).

La conception des expositions à plusieurs niveaux, quelle que soit leur taille, ou des stands d'exposition couverts, y compris les théâtres, doit inclure :

• Des matériaux ignifuges
• Un détecteur de fumée
• Un extincteur manuel.

TOUTES les expositions à plusieurs niveaux et tous les stands couverts de plus de 300 m² (espace total) nécessitent une surveillance anti-incendie. De plus amples informations sont disponibles sur la page " Exhibitor Guidelines & Information" du Orange County Convention Center. Veillez à prendre connaissance des conditions applicables aux stands à plusieurs niveaux et aux stands couverts, ainsi que des règlements de l'Inspection des pompiers, et à soumettre le formulaire de demande d'autorisation pour les stands à plusieurs niveaux et les stands couverts de l'OCCC, accompagné des documents nécessaires, au plus tard le 17 octobre.

Les planchers surélevés dans les stands d'exposition doivent être conformes à la réglementation relative aux planchers surélevés. Les exposants devront modifier leur stand sur place si le sol n'est pas conforme.

La surveillance anti-incendie est assurée par le personnel du service de secours des pompiers du comté d'Orange (OCFR), spécialement formé pour les événements spéciaux et les foires commerciales. Les expositions nécessitant du personnel de surveillance seront déterminées par le département OCFR. Si votre stand nécessite la présence de personnel de surveillance, celui-ci sera présent dans la zone de votre stand une demi-heure avant l'ouverture du salon et jusqu'à une demi-heure après la fermeture du salon, tous les jours du salon.

Les frais de surveillance anti-incendie seront pris en charge par l'IAAPA à condition que les exposants soumettent leur demande de surveillance anti-incendie directement au Orange County Convention Center en utilisant soit le Multi-Level and Covered Booth Application soit le Gas/Cooking/Open Flame/Heat Producing Device Agreement qui se trouve sur la page Exhibitor Guidelines & Information du Orange County Convention Center d'ici le vendredi 17 octobre. Veillez également à prendre connaissance des Fire Marshal Regulations et, si vous soumettez une demande pour un stand couvert ou à plusieurs niveaux, des Multi-Level & Covered Booth Conditions (conditions relatives aux stands couverts et à plusieurs niveaux). L'IAAPA facturera après le salon les exposants qui remplissent les conditions requises pour bénéficier d'une surveillance anti-incendie et qui n'auront pas soumis leur demande à l'OCCC avant le 17 octobre.

Une surveillance anti-incendie est exigée par le département OCFR pour les types d'expositions et d'activités suivants :

• Stand couvert de plus de 300 pieds carrés dans une zone sans système d'extinction automatique
• Tous les stands à plusieurs niveaux sans système d'extinction automatique
• Cuisson sans raccordement à un conduit de fumée
• Appareils de cuisson sans dispositif d'extinction automatique
• Déplacement d'un véhicule pendant une exposition ou un événement
• Bornes de batterie connectées à un véhicule pendant une exposition ou un événement
• Flammes nues
• Les spectacles pyrotechniques
• Tentes conformes à la norme OCFR n°6000
• Utilisation de conteneurs nominaux de 5 livres de pétrole liquide
• Lasers
• Avions

Veuillez contacter les services aux exposants du Orange County Convention Center pour toute question relative aux exigences en matière de surveillance incendie à l'adresse [email protected].

Les produits des exposants qui produisent des fumées, des gaz ou des déchets tels que le brouillard, les confettis ou les bulles, etc., doivent contenir ces émissions et ces produits à l'intérieur de leur stand ! Cela signifie que toutes les émissions doivent être ventilées, piégées ou collectées de manière à ne pas avoir d'impact sur les stands ou les allées voisins. Le non-respect de cette règle entraînera l'arrêt de votre produit et/ou la fermeture de votre stand. L'IAAPA se réserve le droit, à sa seule discrétion, d'interdire ou de fermer toute exposition ou activité en raison du bruit, des odeurs ou d'autres caractéristiques dérangeantes, ou qui peuvent être offensantes pour les autres exposants ou les visiteurs.

Tous les exposants intérieurs, y compris les structures gonflables, ne peuvent utiliser que 75 % de l'espace contracté, ce qui laisse 25 % de l'empreinte de leur stand libre et dégagée, et la plus grande partie de cet espace libre doit être ouverte du côté des exposants les plus proches ou adjacents.

En raison de la taille et du nombre de sociétés de produits gonflables, les exposants de ce marché doivent s'attendre à être placés dans des positions similaires ou proches de la concurrence sur le site de l'exposition.

Les exposants qui présentent des structures gonflables ou des produits gonflables nécessitant une soufflerie doivent se trouver dans le pavillon des structures gonflables ou dans l'espace d'exposition extérieur. Le non-respect de cette règle entraînera l'arrêt de votre produit et/ou la fermeture de votre stand.

Tout produit gonflable destiné uniquement à l'exposition doit avoir TOUS les points d'accès bloqués par des filets et/ou du ruban adhésif, ainsi que par des panneaux de signalisation.

Tous les exposants présentant des produits gonflables DOIVENT fournir un schéma de leur stand au plus tard le vendredi 12 septembre. Voir le formulaire d'aménagement de stand pour les instructions.

Tous les ventilateurs (intérieurs et extérieurs) doivent être éteints tous les soirs après les heures d'ouverture du salon, y compris l'emménagement, les heures d'ouverture du salon et le déménagement. S'ils restent allumés, les inspecteurs de sécurité de l'IAAPA les éteindront immédiatement, sans préavis, après les heures d'ouverture du salon. L'IAAPA ne sera pas responsable des dommages éventuels.

• Les exposants présentant un produit non gonflable mais utilisant une soufflerie ne doivent pas utiliser plus de 3/4 de chevaux et inclure un dispositif d'annulation du bruit s'ils sont exposés à l'extérieur du pavillon des structures gonflables, à l'intérieur de la salle d'exposition. Les structures gonflables ou les produits gonflables nécessitant une soufflerie doivent être exposés dans le pavillon des structures gonflables ou dans l'espace d'exposition extérieur. Le non-respect de cette règle entraînera l'arrêt de votre produit et/ou la fermeture de votre stand.
• Toutes les souffleries utilisées à tout moment doivent être clairement étiquetées comme étant approuvées par UL ou ETL ou porter une désignation comparable acceptable. Toutes les souffleries doivent être dotées d'une protection intégrée contre les surcharges thermiques. (L'IAAPA prendra la décision finale quant à l'acceptation de désignations comparables).
• Toutes les souffleries doivent être vérifiées périodiquement au cours de la journée par l'exposant.
• Conformément à la plupart des manuels des fabricants, les souffleurs doivent être branchés sur une prise GFCI. Les prises GFCI peuvent être louées sur le formulaire de commande électrique.
• Les inspecteurs de sécurité du salon de l'IAAPA inspecteront quotidiennement les souffleries pour s'assurer que la zone de ventilation autour des souffleries est adéquate. Toutes les souffleries doivent être dégagées des présentoirs, des boîtes et de tout ce qui pourrait restreindre ou entraver le flux d'air vers la soufflerie. Aucun matériau inflammable ne doit se trouver sous ou à côté d'une soufflerie.
• Tout boîtier ou dispositif utilisé pour atténuer le bruit du ventilateur doit avoir été conçu et fabriqué à cette fin et disposer d'un espace et d'une ventilation suffisants pour le ventilateur. Aucune rallonge ne peut être stockée dans la boîte. Les inspecteurs de sécurité de l'IAAPA ont le droit de refuser l'une de ces boîtes ou l'un de ces dispositifs.

Si vous souhaitez demander une dérogation pour faire fonctionner votre (vos) ventilateur(s) toute la nuit, veuillez contacter l'IAAPA avant le vendredi 12 septembre à l'adresse [email protected].

Toutes les expositions intérieures doivent être recouvertes d'un tapis ou d'un autre type de revêtement de sol, sans plancher apparent. Les tapis doivent être commandés auprès de GES. Tout plancher d'une hauteur supérieure à 6,4 mm (1/4 po) doit être conforme aux règlements sur les planchers surélevés.

Pour qu'une société exposante puisse recouvrir une allée avec la moquette de son choix ou la traverser avec une enseigne, une arche ou toute autre structure, l'exposant doit occuper trois îlots adjacents qui totalisent ensemble plus de 3 000 pieds carrés nets. Un exposant peut avoir la possibilité d'acheter de l'espace dans une allée entre deux stands adjacents afin d'y apposer une signalisation, mais l'allée doit rester libre de tout élément du stand. Toutefois, les allées principales d'une largeur de 20 à 30 pieds ne sont pas autorisées. Ces demandes seront évaluées au cas par cas. Veuillez contacter [email protected].

Tout exposant ayant l'intention d'utiliser des ballons ou d'autres objets plus légers que l'air doit obtenir l'autorisation de l'Orange County Convention Center. Les ballons à l'hélium ne peuvent pas être utilisés comme cadeaux publicitaires. Des frais de récupération seront facturés pour tout objet plus léger que l'air échappé. Veuillez consulter l'accord sur les ballons et les objets plus légers que l'air de l'OCCC sur la page Directives et informations pour les exposants de l'Orange County Convention Center.

Tous les exposants qui présentent ou font la démonstration de feux d'artifice, de pièces pyrotechniques, de lasers ou d'autres effets spéciaux doivent soumettre le formulaire Gas/Cooking/Open Flame/Heat Producing Device Agreement de l'OCCC, qui se trouve sur la page Exhibitor Guidelines & Information de l'Orange County Convention Center, avant le 17 octobre. Un permis peut être exigé par le service de secours des pompiers du comté d'Orange. Veuillez contacter l'OCCC à l'adresse [email protected] pour toute question. Veillez à prendre connaissance des réglementations du Fire Marshal et à soumettre le Gas/Cooking/Open Flame/Heat Producing Device Agreement de l'OCCC avec les documents d'appui avant le 17 octobre. Des informations complémentaires sont disponibles sur la page Exhibitor Guidelines & Information du Orange County Convention Center.

Aucun clou, boulon, punaise, vis ou trou ne doit être percé, alésé ou perforé dans une quelconque surface de l'Orange County Convention Center, y compris les murs, les colonnes ou le sol (à l'intérieur et à l'extérieur). Il n'est en aucun cas permis de percer/percer le parking extérieur.

Les stands d'exposition en plein air ont des exigences différentes de celles des stands situés à l'intérieur d'un bâtiment. Les stands extérieurs :

• Ne sont pas tenus de fournir de la moquette ou un revêtement de sol sur l'espace du stand.
• Ils ne sont pas tenus de soumettre un projet de stand, sauf s'ils disposent d'une structure gonflable. Si vous n'avez pas de structure gonflable, sélectionnez "Non" à la question "Votre stand sous contrat mesure-t-il 20 pieds x 20 pieds ou plus ?" dans le formulaire d'aménagement de stand.
• Les exposants peuvent présenter des produits sur plus de 75 % de l'espace contractuel du stand, mais le personnel du stand et tous les éléments de l'exposition doivent se trouver à l'intérieur de l'espace contractuel du stand. Les exposants qui ne peuvent pas placer tous leurs produits dans leur espace recevront une infraction sur place (amende et perte d'ancienneté) et devront payer pour un espace d'exposition supplémentaire (si cela est possible) ou devront retirer le(s) élément(s) d'exposition.
• Si vous prévoyez d'installer une tente couvrant une partie ou la totalité du stand sur une surface supérieure à 900 m², vous devez demander un permis au service de secours des pompiers du comté d'Orange. De plus amples informations sur les tentes sont disponibles dans les conditions relatives aux stands couverts et à plusieurs niveaux sur la page Directives et informations pour les exposants de l'Orange County Convention Center (OCCC). Le formulaire de demande de stand couvert et à plusieurs niveaux de l'OCCC doit être rempli et envoyé à l'OCCC, accompagné des documents nécessaires, avant le 17 octobre.
• Ne sont en aucun cas autorisés à percer, attacher ou planter des piquets dans la surface du parking.
• Ils ont un accès limité à l'eau et à l'évacuation des eaux usées. Les écoulements ne doivent pas avoir d'impact sur les autres stands. Aucun air comprimé n'est disponible dans l'espace d'exposition extérieur.
• Il est interdit de placer des objets sur les grilles d'évacuation d'eau à l'intérieur de l'espace du stand. Si une grille de drainage se trouve dans votre espace de stand, un côté doit avoir un accès ouvert à l'allée pour permettre à l'eau de pluie de s'écouler vers le drain sans obstruction et tous les articles du stand doivent être placés à au moins 1' de chacun des trois autres côtés de la grille de drainage.