Linee guida per la progettazione e l’allestimento degli stand all’IAAPA Expo

Il tipo di stand che avete prenotato determinerà l’altezza consentita per il vostro allestimento. Si prega di consultare le“Specifiche per l’allestimento degli stand”per le illustrazioni e ulteriori dettagli.

Stand standard con profondità di 10 piedi (lineare o in fila)

• Definizione: una o più unità da 10 piedi x 10 piedi (3,05 m x 3,05 m) disposte in linea retta.

• Altezza: 8 piedi (2,44 m) su tutta l’estensione dello spazio espositivo (allestimenti, componenti e cartelli identificativi).

• Finalità: ogni espositore ha il diritto di utilizzare l’intera larghezza e profondità del proprio spazio espositivo, mantenendo gli elementi dello stand all’interno della linea di drappeggio per evitare che siano visibili dagli stand adiacenti situati alle spalle.

Stand a parete perimetrale

• Definizione: una o più unità da 10 piedi x 10 piedi (3,05 m per 3,05 m) disposte in linea retta e addossate alle pareti perimetrali del padiglione espositivo.

• Altezza: 12 piedi (3,66 m) su tutta l’estensione dello spazio espositivo (allestimenti, componenti e cartelli identificativi).

• Finalità: poiché gli stand perimetrali esterni non sono adiacenti a quelli di altri espositori, le pareti posteriori e i materiali espositivi non interferiranno né distrarranno l’attenzione dagli stand degli altri espositori.

Stand a penisola

• Definizione: Aperto su tre lati e con una parete comune con altri 2 stand lineari sul quarto lato. 

• Altezza: gli allestimenti e i componenti espositivi sono consentiti fino a un’altezza massima di 20 piedi (6,10 m). Insegne bifacciali, loghi e grafica di altezza superiore a 8 piedi (2,43 m) devono essere arretrati di 10 piedi (3,05 m) rispetto agli stand adiacenti. 

Stand a isola divisa

• Definizione: uno stand a penisola che condivide una parete posteriore comune con un altro stand a penisola. 

• Altezza: gli allestimenti e i componenti espositivi sono consentiti fino a un’altezza massima di 20ft (6,10m). Insegne bifacciali, loghi e grafica di altezza superiore a 8ft (2,43m) devono essere arretrati di 5ft (1,52m) rispetto agli stand adiacenti.

Stand a isola

• Definizione: quattro o più unità da 10 piedi x 10 piedi (3,05 m x 3,05 m), con una dimensione laterale minima di 20 piedi (6,10 m), uno o più livelli espositivi e corridoi su tutti e quattro i lati. 

• Altezza: gli allestimenti e i componenti espositivi sono consentiti fino a un’altezza massima di 20 piedi (6,10 m).

In tutti i casi in cui siano consentite altezze di esposizione superiori al telo dello stand fornito, è responsabilità dell’espositore assicurarsi che tutte le pareti siano rifinite, di colore neutro e prive di scritte (compresa la grafica dell’espositore). 

IAAPA si riserva il diritto, a sua esclusiva discrezione, di vietare o interrompere qualsiasi dimostrazione o attività da parte di un espositore che comporti l’ostruzione della visuale dello stand e/o dell’accesso allo stand di un espositore vicino da parte di visitatori/acquirenti o di altri espositori.

Tutti gli espositori devono compilare ilmodulo relativo alla disposizione dello standentro l’11 settembre, indipendentemente dalle dimensioni, dal tipo o dalla configurazione dello stand. 

Se il vostro stand misura 20ft x 20ft (6,10 m per 6,10 m) o più, se espone strutture gonfiabili e/o se richiedete una deroga alle linee guida sull’allestimento, dovete INOLTRE inviare all’IAAPA un disegno della disposizione proposta per lo stand affinché venga approvata. I file di progettazione devono includere viste dello stand dall’alto, dalla parte anteriore e dai lati e indicare tutte le misure e le dimensioni (comprese le altezze) di tutti gli elementi dello stand, comprese le insegne sospese.

A qualsiasi espositore che tenti di allestire uno stand di dimensioni superiori a 20ft x 20ft senza l’approvazione dell’IAAPA non sarà consentito l’allestimento oppure sarà costretto a chiudere il proprio spazio fino all’approvazione del progetto. Inoltre, la presentazione tardiva dei progetti è soggetta a una sanzione e/o alla perdita dell’anzianità di partecipazione, come indicato qui.

Si prega di concedere all’IAAPA dieci (10) giorni lavorativi per esaminare e approvare la planimetria dello stand. La conferma verrà inviata all’indirizzo e-mail indicato nel modulo, con l’approvazione o l’indicazione di eventuali correzioni richieste. Si prega di contattare[email protected]per qualsiasi domanda o qualora non si riceva la conferma di approvazione.

Gli espositori possono richiedere una deroga all’altezza prevista per il proprio prodotto inviando un rendering completo dell’allestimento proposto e dei componenti espositivi tramite ilmoduloonline“Booth Layout Form”. Le deroghe vengono esaminate e approvate per i prodotti che superano il limite di altezza dal pavimento, a condizione che non ostruiscano la visuale degli stand adiacenti. Le deroghe relative all’altezza dei prodotti si basano sull’altezza del prodotto posizionato a terra. Non vengono approvate deroghe per prodotti sollevati tramite tavoli, tralicci, ecc.

Si prega di concedere all’IAAPA almeno dieci (10) giorni lavorativi per l’esame e l’approvazione. 

La presentazione di una richiesta di deroga non garantisce che la deroga venga approvata. Le richieste saranno esaminate caso per caso. Le deroghe concesse per fiere precedenti non implicano l’approvazione per l’IAAPA Expo 2026. È responsabilità degli espositori verificare che l’allestimento rispetti tutte le norme e i regolamenti dell’IAAPA. Le decisioni prese dalla Direzione della Manifestazione IAAPA sono definitive.

Gli espositori con stand lineari non sono autorizzati ad appendere striscioni, cartelli o attrezzature.

Gli espositori con stand a isola, a penisola o a isola divisa, di almeno 400 piedi quadrati, possono appendere uno striscione o un cartello sopra il proprio stand rispettando le seguenti regole:

• Tutta la segnaletica deve rientrare nell’area occupata dallo spazio espositivo oggetto del contratto.

• Per gli stand a penisola, la segnaletica sospesa su entrambi i lati deve essere arretrata di almeno 10ft (3,05m) rispetto agli stand adiacenti. 

• Per gli stand a isola, la segnaletica sospesa su entrambi i lati deve essere posizionata ad almeno 5 piedi (1,52 m) di distanza dagli stand adiacenti.

• L’installazione delle insegne sarà effettuata dall’Orange County Convention Center. 

• È necessario inviare all’OCCC un disegno o un progetto del banner, dell’insegna o dell’attrezzatura proposti insieme all’ordine di montaggio aereo. 

• L’altezza verticale massima complessiva tra qualsiasi struttura a terra e l’insegna sospesa, misurata nella loro dimensione massima se osservata perpendicolarmente al pavimento da qualsiasi punto su qualsiasi lato, non può superare i 20 piedi (6,10 m).

• Deve esserci uno spazio libero di almeno 5 piedi (1,52 m) tra il punto più alto della struttura a terra e il punto più basso dell’insegna sospesa. Lo spazio libero deve essere continuo per l’intero volume dello stand.

• Gli striscioni/cartelli sospesi possono raggiungere un’altezza massima di 25 piedi (7,62 m), dal pavimento alla sommità dello striscione.

• Le insegne/i banner sospesi devono essere inviati al magazzino GES Advance entro il 1° novembre. Si prega di stampare e utilizzare le etichette specifiche per la spedizione delle insegne sospese disponibili nellasezione“Stampa etichette indirizzi”del sito GES Expresso.

I cartelli sostenuti dal basso (non sospesi) devono rispettare tutti i normali requisiti di utilizzo dello spazio: il punto più alto di qualsiasi cartello sostenuto non deve superare l’altezza massima consentita per il tipo di stand: stand a penisola, a isola divisa e a isola, pari a 20 piedi (6,10 m).

Le tettoie e i soffitti degli stand devono rispettare i requisiti relativi all'altezza massima. I supporti delle tettoie non devono avere una larghezza superiore a 3 pollici (0,08 m).

La progettazione di spazi espositivi su più livelli, indipendentemente dalle dimensioni, o di stand coperti, compresi i teatri, deve includere:

• Materiali ignifughi

• Un rilevatore di fumo

• Un estintore portatile. 

TUTTE le esposizioni su più livelli e gli stand coperti con una superficie totale superiore a 300 piedi quadrati richiedono la presenza di un addetto alla sorveglianza antincendio. Maggiori informazioni sono disponibili nellapagina "Linee guida e informazioni per gli espositori" dell'Orange County Convention Center. Si prega di assicurarsi di prendere visione delle«Condizioni per gli stand a più livelli e coperti»e del«Regolamento del responsabile della sicurezza antincendio»e di presentare la«Domanda per stand a più livelli e coperti»dell’OCCC, corredata della documentazione di supporto, entro il 12 ottobre.

La pavimentazione sopraelevata di uno stand espositivo deve essere conforme allenorme relative alla pavimentazione sopraelevata. Gli espositori saranno tenuti a modificare i propri stand in loco qualora la pavimentazione non risulti conforme.

Il servizio di sorveglianza antincendio è un servizio svolto dal personale del Dipartimento dei Vigili del Fuoco della Contea di Orange (OCFR), appositamente addestrato per eventi speciali e fiere. Saranno le autorità dell’OCFR a stabilire quali stand richiedano la presenza di personale addetto al “Fire Watch”. Se il vostro stand richiede la presenza di tale personale, questo sarà presente nell’area dello stand a partire da mezz’ora prima dell’apertura della fiera e fino a mezz’ora dopo la chiusura della stessa, in tutti i giorni di fiera.

Le spese relative al servizio di sorveglianza antincendio saranno a carico dell’IAAPA, a condizione che gli espositori ne facciano richiesta direttamente all’Orange County Convention Center utilizzando ilmodulo di richiesta per stand a più livelli e copertioppure l’Accordo relativo a dispositiviche producono calore, gas, cottura, fiamme libere,dispositivi che generano calore",disponibili nellapagina“Linee guida e informazioni per gli espositori”dell’Orange County Convention Center, entro il 12 ottobre. Si prega di assicurarsi di consultare anche ilRegolamento del Comandante dei Vigili del Fuocoe, in caso di richiesta per uno stand a più livelli o coperto, di prendere visione delle“Condizioni per stand a più livelli e coperti”. Per tutti gli espositori che soddisfano i requisiti per la necessità di un servizio di sorveglianza antincendio e non presentano la richiesta all’OCCC entro il 12 ottobre, l’IAAPA addebiterà il costo a tali espositori al termine della fiera.

Il servizio di sorveglianza antincendio è richiesto dal Dipartimento dei Vigili del Fuoco della Contea di Orange (OCFR) per i seguenti tipi di esposizioni e attività:

• Stand coperti di superficie superiore a 300 piedi quadrati in un’area priva di sistema antincendio automatico *

• Tutti gli stand a più livelli privi di sistema antincendio automatico

• Cucina senza collegamento alla canna fumaria

• Apparecchi di cottura privi di sistema antincendio automatico

• Spostamento di un veicolo durante una fiera o un evento

• Morsetti della batteria collegati a un veicolo durante una fiera o un evento

• Fiamme libere

• Spettacoli pirotecnici

• Tende conformi allo standard OCFR n. 6000

• Utilizzo di contenitori da 5 libbre nominali di gasolio liquido

• Laser

• Aeromobili

Per qualsiasi domanda relativa ai requisiti di sorveglianza antincendio, si prega di contattare il Servizio Espositori dell’Orange County Convention Center all’indirizzo[email protected].

* Anche gli stand con una superficie coperta totale inferiore a 300 piedi quadrati devono comunque essere dotati di un estintore e di un allarme antincendio.

I prodotti degli espositori che generano fumi, gas o scarti quali nebbia, coriandoli o bolle di sapone, ecc., devono garantire che tali emissioni e prodotti rimangano all’interno del proprio stand!Ciò significa che tutte le emissioni devono essere convogliate, trattenute o raccolte in modo da non arrecare disturbo agli stand vicini o al corridoio. Il mancato rispetto di questa norma comporterà lo spegnimento del prodotto e/o la chiusura dello stand. IAAPA si riserva il diritto, a sua esclusiva discrezione, di vietare o chiudere qualsiasi esposizione o attività a causa di rumori, odori o altri elementi di disturbo, o che possano risultare offensivi per altri espositori o visitatori.

Tutti gli espositori al coperto, compresi quelli con strutture gonfiabili, possono utilizzare solo il 75% dello spazio contrattualizzato, lasciando libero e sgombro il 25% della superficie del proprio stand; la maggior parte di questo spazio libero dovrebbe essere rivolto verso il lato degli espositori più vicini o adiacenti.

A causa delle dimensioni e del numero delle aziende produttrici di gonfiabili, gli espositori di questo settore devono aspettarsi di essere collocati in posizioni simili o in prossimità della concorrenza nell’area espositiva.

Gli espositori che espongono gonfiabili o prodotti gonfiabili che richiedono un compressore devono trovarsi all’interno del Padiglione dei Gonfiabili o nello spazio espositivo esterno. Il mancato rispetto di questa regola comporterà lo spegnimento del prodotto e/o la chiusura dello stand.

Qualsiasi prodotto gonfiabile destinato esclusivamente all’esposizione deve avere TUTTI i punti di accesso bloccati con reti e/o nastro segnaletico, oltre che con cartelli di avvertenza.

Tutti gli espositori che espongono prodotti gonfiabili DEVONO fornire una pianta dello spazio espositivo entro e non oltre l’11 settembre.Per le istruzioni,consultare ilModulo di disposizione dello stand.

Tutti i ventilatori (interni ed esterni) devono essere spenti ogni sera al termine dell’orario giornaliero della fiera, compresi l’allestimento, l’orario di apertura e lo smontaggio. Se lasciati accesi, saranno immediatamente spenti dagli ispettori di sicurezza dell’IAAPA al termine dell’orario di apertura della fiera, senza preavviso. L’IAAPA non sarà responsabile per eventuali danni che potrebbero verificarsi.

• Gli espositori che espongono un prodotto non gonfiabile ma utilizzano un compressore devono utilizzare una potenza non superiore a 3/4 di cavallo vapore e dotarsi di un dispositivo di insonorizzazione se l’esposizione avviene all’esterno del Padiglione dei Gonfiabili, all’interno dell’area espositiva. I gonfiabili o i prodotti gonfiabili che richiedono un compressore devono trovarsi all’interno del Padiglione dei Gonfiabili o nello spazio espositivo esterno. Il mancato rispetto di questa norma comporterà lo spegnimento del prodotto e/o la chiusura dello stand. 

• Tutti i compressori utilizzati in qualsiasi momento devono essere chiaramente contrassegnati come approvati UL o ETL o recare una designazione equivalente accettabile. Tutti i compressori devono disporre di una protezione termica da sovraccarico integrata. (L’IAAPA avrà il diritto di decisione finale sull’accettazione di designazioni equivalenti).

• Tutti i compressori devono essere controllati periodicamente durante la giornata dall’espositore.

• Come indicato nella maggior parte dei manuali dei produttori, i ventilatori devono essere collegati a una presa GFCI. Le prese GFCI possono essere noleggiate presso l’Orange County Convention Center.

• Gli ispettori di sicurezza della fiera dell’IAAPA ispezioneranno quotidianamente i ventilatori per assicurarsi che vi sia uno spazio di ventilazione adeguato attorno agli stessi. Tutti i ventilatori devono essere tenuti liberi da espositori, scatole e qualsiasi cosa che possa limitare o ostacolare il flusso d’aria verso il ventilatore. Nessun materiale infiammabile deve trovarsi sotto o accanto a un ventilatore. 

• Qualsiasi scatola o dispositivo utilizzato per attenuare il rumore del ventilatore deve essere stato progettato e fabbricato appositamente per questo scopo, deve disporre di spazio e ventilazione adeguati per il ventilatore e deve essere privo di qualsiasi altro oggetto all’interno dell’involucro. Non è consentito riporre prolunghe all’interno della scatola. Gli ispettori di sicurezza dell’IAAPA hanno il diritto di rifiutare qualsiasi scatola o dispositivo di questo tipo.

Se desiderate richiedere una deroga per far funzionare i vostri ventilatori per tutta la notte, contattate l’IAAPA entro l’11 settembre all’indirizzo[email protected].

Tutti gli stand espositivi al coperto devono essere dotati di moquette o di un altro tipo di rivestimento per pavimenti che copra interamente lo spazio dello stand, senza lasciare il pavimento a vista. La moquette e i rivestimenti per pavimenti possono essere ordinati presso GES. Qualsiasi rivestimento per pavimenti di spessore superiore a 1/4 di pollice (6,4 mm) deve essere conforme allenorme relative ai pavimenti sopraelevati. 

Affinché un’azienda espositrice possa attraversare un corridoio con un cartello sospeso, un arco o altra struttura, l’espositore deve occupare tre stand a isola adiacenti che, complessivamente, superino i 3.000 piedi quadrati netti.  Inoltre, è consentito attraversare solo i corridoi che si trovano tra gli stand a isola, che confinano con il lato di ciascuno stand e che presentano la dimensione maggiore. I corridoi devono rimanere liberi da qualsiasi elemento dello stand.

Alle aziende espositrici non è consentito coprire un corridoio tra i propri stand con moquette di propria scelta. Per utilizzare lo spazio del corridoio tra i propri stand, è necessario acquistarlo come parte dello spazio espositivo, in modo che sia accuratamente rappresentato nella planimetria. Non saranno consentiti corridoi principali di larghezza compresa tra 20 e 30 piedi.

Tali richieste saranno valutate caso per caso. Si prega di contattare[email protected]. 

Qualsiasi espositore che intenda utilizzare palloncini o altri oggetti più leggeri dell’aria è tenuto a ottenere l’autorizzazione dall’Orange County Convention Center. I palloncini ad elio non possono essere utilizzati come omaggi promozionali. Per eventuali oggetti più leggeri dell’aria che si siano allontanati verrà addebitata una tariffa di recupero. Si prega di consultarel’Accordo sui palloncini e gli oggetti più leggeri dell’aria dell’OCCC nellapagina“Linee guida e informazioni per gli espositori”dell’Orange County Convention Center. 

Tutti gli espositori che espongono o effettuano dimostrazioni di fuochi d’artificio, articoli pirotecnici, laser o altri effetti speciali devono presentare,entro il 12 ottobre, il modulo“Accordo relativo a gas, cottura, fiamme libere e dispositivi che generano calore”dell’OCCC,disponibilenellapagina“Linee guida e informazioni per gli espositori” del sito web dell’Orange County Convention Center. Potrebbe essere richiesto un permesso da parte dei Vigili del Fuoco della Contea di Orange. Per qualsiasi domanda,si prega di contattare l’OCCC all’indirizzo[email protected]. Si prega di assicurarsi di prendere visione delRegolamento del Comandante dei Vigili del Fuocoe di presentarel’Accordodell’OCCCrelativo a gas, cottura, fiamme libere e dispositivi che generano calore, corredato della documentazione di supporto, entro il 12 ottobre. Ulteriori informazioni sono disponibili nellapagina“Linee guida e informazioni per gli espositori” dell’Orange County Convention Center. 

Non è consentito fissare chiodi, bulloni, puntine o viti, né praticare fori, carotaggi o punzonature su alcuna superficie dell’Orange County Convention Center, comprese pareti, colonne o pavimenti (sia all’interno che all’esterno). In nessun caso è consentito praticare fori o fissare puntine nel parcheggio esterno. 

Gli stand espositivi all’aperto presentano requisiti diversi rispetto a quelli situati all’interno dell’edificio. Stand all’aperto:

• Non è necessario fornire moquette o rivestimenti per il pavimento nell’area dello stand.

• Non è necessario presentare un progetto dello stand, a meno che lo stand non preveda un gonfiabile. Se non si dispone di un gonfiabile, selezionare “No” alla domanda “Lo stand oggetto del contratto misura 20ft x 20ft o più?” nel Modulo di disposizione dello stand.

• Possono esporre prodotti su una superficie superiore al 75% dello spazio dello stand previsto dal contratto, ma il personale dello stand e tutti gli elementi espositivi devono trovarsi all’interno dello spazio dello stand previsto dal contratto. Gli espositori che non riescono a collocare tutti i propri prodotti all’interno dello spazio a loro disposizione riceveranno una sanzione in loco (multa e perdita di anzianità) e dovranno pagare lo spazio espositivo aggiuntivo (se disponibile) oppure rimuovere gli elementi espositivi in eccesso. 

• È necessario richiedere un’autorizzazione al Dipartimento dei Vigili del Fuoco della Contea di Orange se si intende includere un tendone che copra in tutto o in parte lo stand e che superi i 900 sq. ft. Maggiori informazioni sui tendoni sono disponibili nella sezione“Condizioni per stand a più livelli e coperti” nellapagina“Linee guida e informazioni per gli espositori” dell’Orange County Convention Center.Il modulo di richiesta per stand a più livelli e copertidell’OCCC deve essere compilato e inviato all’OCCC insieme alla documentazione di supporto entro il 12 ottobre. 

• Non è consentito in nessun caso forare, fissare o piantare picchetti nella superficie del parcheggio. 

• L’accesso all’acqua e al servizio di scarico è limitato. Qualsiasi scarico non deve influire sugli altri stand. Non è disponibile aria compressa nello spazio espositivo all’aperto.

• Non è consentito collocare oggetti sopra le griglie di scarico all’interno dello spazio espositivo. Se una griglia di scarico si trova all’interno del proprio spazio espositivo, un lato deve essere libero verso il corridoio per consentire all’acqua piovana di defluire senza ostacoli verso lo scarico e tutti gli oggetti dello stand devono essere posizionati ad almeno 1' di distanza da ciascuno degli altri tre lati della griglia di scarico.