IAAPA Expo – Gastprogramm für Aussteller

Das Aussteller-Gästeprogramm sorgt dafür, dass Ihre Kunden und Interessenten die Messe – als Ihre Gäste – kostenlos besuchen können. Dies ist eine hervorragende Möglichkeit für Sie, Ihren Kunden einen individuellen Vorteil zu bieten, Ihre Sichtbarkeit zu erhöhen und Ihre Beziehung zu ihnen auf der IAAPA Expo zu stärken. Personen, die sich mit einem Aussteller-Gäste-Registrierungscode anmelden, erhalten freien Eintritt zum Messegelände (Dienstag bis Freitag). IAAPA-Mitglieder haben zudem kostenlosen Zugang zum Fortbildungsprogramm der Konferenz. 

Aussteller können eine unbegrenzte Anzahl von Kunden und Interessenten zur Teilnahme einladen. In der Regel nutzt nur eine kleine Anzahl der eingeladenen Gäste die Einladung, weshalb die IAAPA die Aussteller dazu ermutigt, alle einzuladen, die von einem Besuch der IAAPA Expo profitieren könnten.

Zwar sind die Einladungen unbegrenzt, doch steht für jeden Stand nur eine begrenzte Anzahl von Gästeanmeldungen zur Verfügung. Aussteller im Innenbereich erhalten 10 Aussteller-Gästeanmeldungen pro 100 Quadratfuß Standfläche, Aussteller im Außenbereich erhalten 5 Aussteller-Gästeanmeldungen pro 100 Quadratfuß Standfläche, bis zu einer Höchstzahl von 250 pro Stand. Tischaussteller erhalten 5 Aussteller-Gästeanmeldungen. Einzelheiten entnehmen Sie bitte der untenstehenden Tabelle zur Zuteilung von Ausstellerausweisen. Wenn Sie über Ihr Kontingent hinaus zusätzliche Gästeanmeldungen benötigen, wenden Sie sich bitte an [email protected]. Die IAAPA wird dann im Einzelfall prüfen, ob Ihr Kontingent erhöht werden kann. Wer seine Gästeanmeldungen für zusätzliches Standpersonal nutzt, erhält keine Erhöhung seines Kontingents. Fachbesucher- und Freikartenstände können keine zusätzlichen Aussteller-Gästecodes über die zugeteilte Menge hinaus beantragen oder erhalten.Der letzte Tag, an dem Sie eine Erhöhung Ihres Kontingents beantragen können, ist der 6. November. 

So greifen Sie auf Ihre Einladungen für Ausstellergäste zu:

1. Melden Sie sich in Ihrem Aussteller-Ressourcencenter an und klicken Sie unter dem Abschnitt „Gästepass-Code für Aussteller“ auf die Schaltfläche „Laden Sie Ihre Kunden jetzt ein! “.

2. Klicken Sie in Ihrem Registrierungs-Dashboard oben auf der Seite auf die Schaltfläche „Aussteller-Gäste einladen“.

3. Geben Sie den Vornamen, Nachnamen und die E-Mail-Adresse des Gastes ein, den Sie einladen möchten, und klicken Sie auf die Schaltfläche „Einladung senden“.

Falls der Abschnitt „Gästepass-Code für Aussteller“ in Ihrem Aussteller-Ressourcencenter nicht angezeigt wird und Sie Ihren Gästepass-Code nicht einsehen können, bedeutet dies, dass Ihr Stand noch nicht vollständig bezahlt ist. Bitte wenden Sie sich an [email protected], um die Zahlung vorzunehmen.

Aussteller haben außerdem die Möglichkeit, ihren Code für die Einladung von Aussteller-Gästen zu kopieren und in ihre eigene E-Mail einzufügen, um ihn an Gäste zu senden. Sollten Sie sich für diese Option entscheiden, fügen Sie bitte unbedingt den Link zur Teilnehmerregistrierung in Ihre E-Mail ein.

Die IAAPA empfiehlt, den Link zur Registrierung direkt an Ihre Kunden zu senden und dabei anzugeben, wie viele Personen aus deren Team den Code nutzen können. Aufgrund des SSO-Verfahrens (Single Sign-On) von IAAPA.org können Aussteller ihre Gäste nicht registrieren. Wenn Sie das IAAPA.org-Passwort Ihres Kunden nicht haben, können Sie diesen nicht registrieren. Stellen Sie außerdem sicher, dass die Anmeldung Ihrer Gäste deren Kontaktdaten enthält (nicht die des ausstellenden Unternehmens, das sie eingeladen hat), da sie sonst ihre Ausweise vor Ort während des Verifizierungsprozesses nicht abholen können. IAAPA-Mitglieder können zudem kostenlos an Fortbildungsveranstaltungen teilnehmen und erhalten ermäßigte Ticketpreise.

Sie können nachverfolgen, wie oft Ihr Gastcode verwendet wurde, und eine Liste der Teilnehmer herunterladen, die ihn genutzt haben. Anweisungen hierzu finden Sie weiter unten unter „Wie kann ich nachverfolgen, wer sich mit meinem Code angemeldet hat?“.

Sollte ein Teilnehmer einen Einladungscode für Ausstellergäste erhalten haben, sich jedoch bereits angemeldet und bezahlt haben, kann er bis zum 16. Oktober eine vollständige Rückerstattung der Anmeldegebühren abzüglich einer Bearbeitungsgebühr von 25 US-Dollar erhalten, indem er sich an [email protected]wendet. Nach dem 16. Oktober sind keine Rückerstattungen mehr möglich.

Alle als Ausstellergäste registrierten Personen müssen ihre Ausweise und gekauften Eintrittskarten vor Ort selbst abholen. Sie sollten ihre Bestätigungsnachricht mitbringen und bereit sein, einen Lichtbildausweis vorzulegen, um ihren Ausweis abzuholen. Möglicherweise müssen sie zudem eine Visitenkarte vorlegen, um ihre Zugehörigkeit zur Branche nachzuweisen. Die Ausweisabholung erfolgt an den „Badge Pick-up“-Schaltern im Registrierungsbereich. Aussteller dürfen keine Aussteller-Gästeausweise für ihre eingeladenen Gäste abholen. 

So rufen Sie die Liste der Personen auf, die sich mit Ihrem Einladungscode für Ausstellergäste registriert haben:

1. Melden Sie sich in Ihrem Aussteller-Resource-Center an und klicken Sie im Bereich „Ausstelleranmeldung“ auf die Schaltfläche „Laden Sie jetzt Ihre Kunden ein! “.

2. Klicken Sie in Ihrem Registrierungs-Dashboard oben auf der Seite auf die Schaltfläche „Aussteller-Gäste einladen“.

3. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Liste der Anmeldungen herunterladen“. 

Wenn Sie eine Erhöhung Ihres Kontingents an Gastcodes beantragen möchten, finden Sie Anweisungen dazu im Abschnitt „Was tun, wenn ich mein Kontingent erhöhen muss?“ weiter unten.

Die IAAPA übernimmt keine Verantwortung für unbefugte Teilnehmer, die sich mit einem Aussteller-Gästecode registrieren. Sollte sich ein unbefugter Teilnehmer im Rahmen des Kontingents eines Ausstellers registrieren, wenden Sie sich bitte an die IAAPA unter [email protected]. Die Registrierung des Teilnehmers wird dann storniert. 

Sollten Sie zusätzliche Besucheranmeldungen benötigen, die über Ihr Kontingent hinausgehen, wenden Sie sich bitte an [email protected], sobald der Großteil Ihres Kontingents aufgebraucht ist. Die IAAPA wird dann von Fall zu Fall prüfen, ob Ihr Kontingent erhöht werden kann.

Aussteller, die Aussteller-Gästeanmeldungen für ihr Standpersonal nutzen, erhalten keine Erhöhung ihres Kontingents. Der letzte Tag, an dem Sie eine Erhöhung Ihres Kontingents beantragen können, ist der 6. November. Über die Ausstelleranmeldung können Sie nachverfolgen, wer sich mit Ihrem Code angemeldet hat.

Handels- und Freistände können keine zusätzlichen Aussteller-Gästecodes über die zugeteilte Menge hinaus beantragen oder erhalten.

Aussteller-Gästeeinladungen, die nicht zur Registrierung von Kunden und Interessenten verwendet werden, können zur Registrierung zusätzlicher Aussteller-Mitarbeiter genutzt werden, die über die zugeteilte Anzahl an kostenlosen Aussteller-Mitarbeiterausweisen hinausgehen. Auf diese Weise erhaltene Aussteller-Mitarbeiterausweise sind ebenfalls kostenlos, jedoch haben diese registrierten Personen nur während der veröffentlichten Öffnungszeiten Zugang zur Ausstellungsfläche, nicht jedoch während des Auf- und Abbaus. Diese registrierten Personen müssen sich zudem vor Ort einem Verifizierungsverfahren unterziehen und einen Lichtbildausweis vorlegen, um ihren Ausweis abzuholen. Wenn Ihr Einladungscode für Ausstellergäste für zusätzliche Mitarbeiterausweise verwendet wird, erhöht IAAPA Ihr Kontingent an Gästeanmeldungen nicht.