Horaire des exposants et informations sur l'installation et la sortie

Tout stand d'exposition non occupé à 17 heures le lundi 17 novembre sera réaffecté à la discrétion de l'IAAPA, sans remboursement à l'exposant. Tous les stands doivent être en grande partie installés pour l'inspection de la direction du salon avant 17 heures, le lundi 17 novembre, sous peine d'amendes et de pénalités.

Toute exposition à l'intérieur sans revêtement de sol aura un tapis "forcé" par GES et la dépense sera facturée à l'exposant ainsi qu'une violation sera imposée.

GES et IAAPA ont mis en place un programme d'emménagement ciblé pour ce salon. L'emménagement ciblé est prévu pour le jeudi 13 novembre et/ou le vendredi 14 novembre. Toute personne n'ayant pas de date d'emménagement ciblé est prévue pour l'emménagement général du 15 au 17 novembre.

Une date d'emménagement anticipée peut être demandée en remplissant et en envoyant le formulaire de demande de changement de date à GES avant le 23 octobre. Votre demande sera examinée et la décision vous sera communiquée. Seuls les exposants dont la demande d'emménagement ciblé a été approuvée seront autorisés à se rendre sur le site de l'exposition le jeudi 13 novembre et/ou le vendredi 14 novembre.

Certains exposants, en raison de la taille et/ou de l'emplacement de leur stand, se voient attribuer une date cible d'emménagement le jeudi 13 ou le vendredi 14 novembre. Cette assignation ne signifie pas que vous devez commencer le montage à la date d'emménagement prévue, mais seulement que toutes les livraisons directes au Orange County Convention Center doivent arriver à la date d'emménagement prévue. Les exposants ayant une date cible d'installation assignée trouveront toutes les expéditions envoyées à l'entrepôt GES à leur kiosque à cette date. Les envois livrés en dehors de la date d'arrivée prévue pourraient entraîner des frais hors cible.

Les exposants qui n'ont pas été assignés à une date d'emménagement ciblée doivent emménager pendant les dates d'emménagement générales, soit du samedi 15 novembre au lundi 17 novembre. Les exposants prévus pour le déménagement général trouveront toutes les expéditions envoyées à l'entrepôt GES à leur kiosque au plus tard le samedi 15 novembre. Pour les expéditions envoyées directement au Orange County Convention Center, les expéditions doivent être programmées pour arriver pendant les dates de l'emménagement général. Les expéditions livrées avant les dates d'emménagement général pourraient entraîner des frais supplémentaires.

Les exposants peuvent demander une modification de la date d'emménagement prévue ou se voir attribuer une date d'emménagement prévue en remplissant et en envoyant le formulaire de demande de modification de la date prévue à GES avant le 23 octobre. Votre demande sera examinée afin de déterminer si GES est en mesure d'accommoder l'ensemble des exposants. Le fait de demander un changement de cible ou une assignation ne garantit pas votre demande.

Veuillez vous assurer de consulter l'horaire des déménagements ciblés.

Les personnes âgées de moins de 18 ans ne sont en aucun cas autorisées à se trouver dans l'enceinte de l'exposition pendant l'emménagement ou le déménagement.

Les exposants, les représentants d'un exposant ou les EAC qui doivent travailler après les heures d'installation, quel que soit le jour de l'installation (y compris les dates d'installation ciblées), pour respecter l'heure limite d'installation, devront remplir le formulaire en ligne "Special Time Work Permit" avant 16 heures chaque jour où ils doivent travailler en retard. Veuillez vous rendre au bureau du responsable d'étage au centre du hall d'exposition pour scanner le code QR afin de remplir le formulaire.

Le déménagement commencera immédiatement après la fermeture du salon, à 16 h 01, le vendredi 21 novembre. Le démontage de toute partie de votre exposition avant la fermeture du salon à 16 heures, le vendredi 21 novembre, entraînera une pénalité monétaire, la perte des points de priorité accumulés et la suspension potentielle des privilèges d'exposition futurs. Cette politique est strictement appliquée !

Nouveau pour 2025 ! IAAPA Expo et GES mettent en œuvre un déménagement ciblé. Veuillez consulter le plan de déménagement ciblé pour déterminer le jour et l'heure de votre déménagement. Votre stand doit être entièrement emballé et votre transporteur doit être enregistré dans la cour de triage avant la fin de l'heure de déménagement prévue le jour de votre déménagement ciblé. Veuillez adresser vos questions concernant le déménagement ciblé à [email protected] avec GES.

Le tapis des allées sera enlevé rapidement à la fermeture de l'exposition, à 16 h 01. Ce processus prend environ une heure ; veuillez donc garder les allées libres pendant ce temps. Dès que le tapis des allées sera enlevé, le retour de tous les conteneurs d'expédition commencera. Tous les cartons, conteneurs et caisses vides seront retournés aux stands le vendredi soir. Ce processus sera achevé dans les 8 heures suivant l'enlèvement de la moquette de l'allée. (Exemple : vous pouvez recevoir vos caisses dès 18 heures ou jusqu'à 1 heure du matin). En raison du temps que peut prendre le retour des caisses ou conteneurs vides, veuillez planifier vos vols de départ en conséquence.

Lesentrepreneurs non officiels (EAC) auront accès à l'exposition à partir de 17 heures le vendredi 21 novembre, de même que les exposants qui amènent du personnel ou du matériel pour les aider à démonter leur stand. La politique de transport à la main s'applique également au déménagement.

GES offre un nombre limité d'étiquettes de retour de boîtes vides Priority+ pour les exposants qui souhaitent recevoir leurs boîtes ou caisses vides de façon accélérée pendant le déménagement.

• Les étiquettes Priority+ garantissent que votre caisse sera retournée dans les 90 minutes suivant la fermeture de l'exposition.

• Il y a un maximum de trois (3) étiquettes par exposant et une (1) étiquette doit être achetée pour chaque caisse (l'empilage n'est pas autorisé).

• La taille maximale des caisses pour les étiquettes Priority+ Empty Return est de 48 x 60 x 96 pouces.

• Le coût est de 160 $ par étiquette si elle est achetée à l'avance. S'il reste des quantités disponibles, les étiquettes peuvent être achetées sur place au prix de 200 $ chacune

• Pour demander des étiquettes de retour vide Priorité+, veuillez remplir et soumettre le formulaire Demande d'étiquettes de retour vide Priorité+. Une fois le formulaire complété, un représentant de GES vous contactera pour confirmer la disponibilité et placer votre commande. Le fait de remplir ce formulaire ne garantit pas qu'il y ait de la disponibilité pour répondre à la demande.

Toutes les expéditions sortantes requièrent une entente de manutention GES qui peut être récupérée au bureau de service des exposants sur le site. Une fois que tout votre matériel a été emballé, étiqueté et prêt à être expédié, retournez l'entente au bureau des services aux exposants de GES. Les étiquettes d'expédition préimprimées peuvent être demandées en ligne à l'avance ou en utilisant les kiosques d'impression d'étiquettes en libre-service au bureau des services aux exposants après avoir créé un code QR à l'avance.

Tous les transporteurs doivent être enregistrés à la gare de triage avant 8 heures le dimanche 23 novembre. Tout le matériel d'exposition doit être retiré de l'Orange County Convention Center (OCCC) avant 12 heures le dimanche 23 novembre. Si votre transporteur désigné ne ramasse pas votre matériel avant 8 h ou refuse de l'accepter, GES réacheminera le matériel aux frais de l'exposant.

Tous les exposants inscrits qui sont membres de l'IAAPA peuvent assister gratuitement aux sessions du programme d'éducation générale. Les programmes de l'Institut, les déjeuners, les petits-déjeuners, les réceptions, les visites et autres événements sont payants et requièrent des frais d'inscription (les frais pour les non-membres sont plus élevés). Les billets peuvent être achetés dans la section " Inscription des exposants " de votre Centre de ressources pour les exposants. Une liste complète des événements est disponible ici.