Programma degli espositori e informazioni sul trasloco

Gli stand non occupati entro le 17:00 di lunedì 17 novembre saranno riassegnati a discrezione di IAAPA, senza alcun rimborso per l'espositore. Tutti gli espositori devono essere in gran parte allestiti per l'ispezione della direzione della fiera entro le ore 17:00 di lunedì 17 novembre, pena multe e sanzioni.

Qualsiasi esposizione interna priva di pavimentazione sarà "forzata" da GES e la spesa sarà addebitata all'espositore, oltre a comportare una violazione.

GES e IAAPA hanno implementato un programma di trasloco mirato per questa fiera. Il trasloco mirato è previsto per giovedì 13 e/o venerdì 14 novembre. Per tutti coloro ai quali non è stata assegnata una data di trasloco mirata è previsto il trasloco generale nei giorni 15-17 novembre.

È possibile richiedere una data di trasloco anticipata compilando e inviando al GES il modulo di richiesta di variazione di destinazione entro il 23 ottobre. La richiesta sarà esaminata e sarete contattati per la decisione. Solo gli espositori a cui è stato approvato il trasloco mirato potranno accedere alla fiera giovedì 13 e/o venerdì 14 novembre.

Ad alcuni espositori, a causa delle dimensioni dello stand e/o della sua ubicazione, è stata assegnata una data di entrata mirata giovedì 13 o venerdì 14 novembre. Questa assegnazione non significa che si debba iniziare l'allestimento nella data di entrata prevista, ma solo che tutte le spedizioni dirette al Centro Congressi di Orange County devono arrivare nella data di entrata prevista. Gli espositori a cui è stata assegnata una data di inizio lavori (Targeted Move-In Date) troveranno tutte le spedizioni inviate al magazzino anticipato di GES presso il proprio stand entro questo giorno. Le spedizioni consegnate al di fuori della data di arrivo prevista potrebbero comportare spese fuori target.

Gli espositori a cui non è stata assegnata una data di ingresso mirata sono programmati per il trasloco durante le date del trasloco generale, da sabato 15 a lunedì 17 novembre. Gli espositori previsti per il trasloco generale troveranno tutte le spedizioni inviate al magazzino anticipato di GES presso il loro stand entro sabato 15 novembre. Per le spedizioni inviate direttamente all'Orange County Convention Center, le spedizioni devono essere programmate per arrivare durante le date del General Move-In. Le spedizioni consegnate prima delle date di General Move-In potrebbero comportare costi aggiuntivi.

Gli espositori possono richiedere una modifica della data di entrata mirata o l'assegnazione di una data di entrata mirata completando e inviando il modulo di richiesta di variazione della data di entrata mirata a GES entro il 23 ottobre. La richiesta sarà esaminata per determinare se GES è in grado di accogliere la richiesta in base alla totalità del trasloco degli espositori. La richiesta di variazione o assegnazione di un target non garantisce la richiesta.

Si prega di prendere visione del programma di trasloco mirato.

In nessun caso è consentita la presenza di minori di 18 anni all'interno dell'area espositiva durante le operazioni di trasloco o di uscita.

Gli espositori, i rappresentanti di un espositore o gli EAC che hanno bisogno di lavorare dopo l'orario di trasloco in qualsiasi giorno del trasloco (comprese le date di trasloco mirate) per rispettare la scadenza per l'allestimento, dovranno compilare il modulo online di permesso di lavoro a tempo speciale entro le 16:00 di ogni giorno in cui è necessario lavorare in ritardo. Si prega di recarsi presso l'ufficio del Floor Manager al centro del padiglione espositivo per scansionare il codice QR e compilare il modulo.

Il trasloco inizierà immediatamente dopo la chiusura della fiera alle 16:01 di venerdì 21 novembre. Lo smontaggio di qualsiasi parte dell'esposizione prima delle 16:00 di venerdì 21 novembre comporterà una sanzione pecuniaria, la perdita dei punti di priorità accumulati e la potenziale sospensione dei privilegi espositivi futuri. Questa politica viene applicata rigorosamente!

Novità per il 2025! IAAPA Expo e GES stanno implementando un trasloco mirato. Si prega di consultare il piano di trasloco mirato per determinare il giorno e l'ora di trasloco previsti. Il vostro stand deve essere completamente imballato e il vostro trasportatore deve essere registrato al centro di smistamento entro la fine dell'orario di trasloco previsto per il vostro giorno di trasloco mirato. Per domande relative al trasloco mirato, rivolgersi a [email protected] con GES.

La moquette dei corridoi sarà rimossa immediatamente alla chiusura della fiera, alle 16:01. Questo processo dura circa un'ora, pertanto si prega di mantenere i corridoi liberi durante questo periodo. Non appena la moquette dei corridoi sarà sollevata, inizierà la restituzione di tutti i contenitori di spedizione. Tutte le scatole, i contenitori e le casse vuote saranno restituite agli stand venerdì sera. Questo processo sarà completato entro 8 ore dalla rimozione del tappeto del corridoio. (Esempio: le casse possono essere restituite dalle 18:00 all'1:00). A causa del tempo che può richiedere la restituzione delle casse o dei contenitori vuoti, si prega di pianificare i voli di andata di conseguenza.

Gliappaltatori non ufficiali (EAC) avranno accesso all'area espositiva a partire dalle ore 17.00 di venerdì 21 novembre, così come tutti gli espositori che portano personale o attrezzature per assistere nello smantellamento del loro stand. La politica del trasporto a mano si applica anche al trasloco.

GES mette a disposizione degli espositori un numero limitato di etichette Priority+ per la restituzione dei vuoti per ricevere le loro casse o scatole vuote in modo accelerato durante il trasloco.

• Gli adesivi Priority garantiscono la restituzione della cassa entro 90 minuti dalla chiusura della fiera.

• È previsto un massimo di tre (3) etichette per espositore e deve essere acquistata una (1) etichetta per ogni cassa (non è consentito l'accatastamento).

• La dimensione massima della cassa per le etichette Priority+ Empty Return è di 48 x 60 x 96 pollici.

• Il costo è di 160 dollari per etichetta se acquistata in anticipo. Se rimangono quantità disponibili, le etichette possono essere acquistate in loco al prezzo di 200 dollari l'una

• Per richiedere le etichette Priority+ Empty Return, compilare e inviare il modulo Request Priority+ Empty Return Stickers. Una volta compilato, un rappresentante GES vi contatterà per confermare la disponibilità ed effettuare l'ordine. La compilazione di questo modulo di richiesta non garantisce la disponibilità ad accogliere la richiesta.

Tutte le spedizioni in uscita richiedono un contratto di movimentazione dei materiali GES che può essere ritirato presso l'Exhibitor Service Desk in loco. Una volta che tutti i materiali sono stati imballati, etichettati e pronti per essere spediti, restituite il contratto al banco del Servizio Espositori di GES. Le etichette prestampate per la spedizione in uscita possono essere richieste online in anticipo o utilizzando la stampa self-service delle etichette tramite i chioschi al banco dei servizi per gli espositori dopo aver creato un codice QR in anticipo.

Tutti i vettori devono essere registrati al centro di smistamento entro le 8.00 di domenica 23 novembre. Tutto il materiale espositivo deve essere rimosso dall'Orange County Convention Center (OCCC) entro le 12.00 di domenica 23 novembre. Se il vettore designato non riesce a ritirare la merce entro le 8.00 o rifiuta di accettarla, GES provvederà a reinstradare la spedizione a spese dell'espositore.

Tutti gli espositori registrati che sono membri IAAPA possono partecipare gratuitamente alle sessioni del programma di formazione generale. I programmi dell'Istituto, i pranzi, le colazioni, i ricevimenti, le visite e altri eventi sono a pagamento e richiedono una quota di iscrizione (le tariffe per i non soci sono più alte). I biglietti possono essere acquistati nella sezione Registrazione espositori del Centro risorse per gli espositori. L'elenco completo degli eventi è disponibile qui.