Contratistas no oficiales / designados por el expositor

• Centro de Convenciones del Condado de Orange (OCCC ) - Aparejos aéreos y servicios públicos
• Smart City - Internet
• Sodexo Live - Catering
• GES - Transporte de mercancías
• Events TNT - Seguridad
• Steven Miller Photography - Fotografía y videografía de los expositores (no relacionada con la prensa)

• Cumpla todas las directrices de la feria indicadas en el contrato de exposición y en la Guía de servicios para el expositor.
• Próximamente se darán instrucciones sobre cómo inscribir a las empresas EAC.
• Al inscribirse, el EAC deberá facilitar la siguiente información:

1. Datos de contacto de la empresa.
2. Cargar un certificado de seguro (véase la pestaña siguiente).
3. Pedir pulseras para la entrada y la salida.
4. Aceptar las condiciones del EAC (véase la pestaña siguiente).

• La fecha límite para que los EAC se inscriban es el 14 de octubre. Si no se cumple este plazo, se cobrará a los EAC una multa de 50 $ hasta el 30 de octubre. Después del 30 de octubre, los EAC tendrán que pagar una multa de 100$.
• Los EAC que necesiten acceder al recinto ferial durante las horas de apertura podrán adquirir pases de EAC para los días de feria por 100 dólares cada uno.

Ningún EAC podrá trabajar en la feria si no se ha registrado en el sitio web de registro de EAC y no ha presentado los documentos requeridos.

La inscripción de EAC se puede encontrar aquí.

Para iniciar el proceso de inscripción, cada EAC debe seguir los pasos que se indican a continuación y facilitar la información requerida:

1. Proporcionar información de contacto, incluido el contacto in situ.

2. Presentar un certificado de seguro que cumpla los requisitos que figuran a continuación en el apartado "Requisitos de seguro del EAC".

3. Indicar para qué expositor o expositores trabajan.

   Los EAC no necesitan inscribirse por separado para cada expositor para el que trabajen.

   La inscripción del EAC permite incluir hasta 10 expositores en una sola inscripción.

4. Indique los servicios que realiza para todos los expositores contratantes.

5. Acepte los Términos del EAC de IAAPA que se enumeran a continuación en "Términos del EAC".

6. Indique la cantidad de pulseras EAC que se espera necesitar tanto para la entrada como para la salida.

7. Compre los pases EAC para el día de la feria (si es necesario)

   Los EAC NO podrán acceder a la sala de exposiciones los días de puertas abiertas (del 18 al 21 de noviembre*) a menos que adquieran un distintivo de contratista no oficial.

   El precio de cada pase es de 100 $ por persona y estará disponible durante toda la feria.

   * El 21 de noviembre, el acceso gratuito de los EAC comienza a las 17.00 horas para la mudanza.

La fecha límite para que los EAC se inscriban es el 14 de octubre. Si no se cumple este plazo, los EAC deberán abonar una tasa de inscripción tardía de 50 $ hasta el 30 de octubre. Después del 30 de octubre, los EAC tendrán que pagar una multa de 100 dólares.

Los EAC deben presentar un certificado de seguro (COI) que incluya, como mínimo, lo siguiente

• 1 millón de dólares de indemnización por accidentes laborales
• 2 millones de dólares de seguro general
• 1 millón de dólares por incidente
• 1 millón de dólares de seguro de responsabilidad civil para automóviles

El COI debe incluir lo siguiente en la Descripción de Operaciones:

IAAPA, Orange County Convention Center, GES, sus entidades, subsidiarias, agentes, representantes, funcionarios, personal, voluntarios y empleados, como asegurados adicionales para IAAPA Expo 2025, del 13 al 23 de noviembre de 2025.

El Titular del Certificado debe ser: IAAPA, 4155 West Taft Vineland Road, Orlando, FL 32837

• El término "Evento" se refiere a la IAAPA Expo 2025 que se celebrará en Orlando, Florida, del 13 al 23 de noviembre de 2025 (incluidas las fechas de entrada y salida).
• El término "sala de exposiciones" se refiere a las siguientes ubicaciones físicas donde se celebra el Evento: Centro de Convenciones del Condado de Orange, Edificio Norte y Sur, Aparcamientos Norte y Sur.
• El término "vehículos" se refiere a todo tipo de carros motorizados, automóviles, camiones, tractores, etc.
• El EAC debe retirar todas las cajas de bandas, escaleras u otros equipos del pasillo u otras zonas comunes antes de las 17:00 horas del lunes 17 de noviembre, tal y como se establece en las Condiciones del Contrato de la IAAPA. El EAC está autorizado a almacenar equipos en el stand del Expositor únicamente durante la instalación y el desmontaje. Todo el equipo deberá ser retirado del stand antes del 17 de noviembre para preparar la inauguración de la feria.
• El EAC no podrá operar un mostrador de servicio dentro del pabellón de exposiciones. El EAC debe limitar sus operaciones al espacio del stand del expositor.
• Cada EAC deberá tener un pedido de servicio real y válido de un expositor antes del primer día de apertura de la Expo. El EAC no podrá, bajo ninguna circunstancia, solicitar negocios en el recinto ferial.
• Cualquier propiedad del EAC que no haya sido retirada al cierre del horario de trabajo se deja bajo su propia responsabilidad. Además, cualquier propiedad puede ser movida, removida o almacenada a expensas del EAC si se considera por cualquier razón por IAAPA que interfiere con cualquier aspecto de la mudanza. IAAPA se reserva el derecho de exigir el pago por la devolución de dicha propiedad.
• Para mantener la seguridad y aliviar la congestión en el piso de la feria comercial, los EAC y los Expositores no están autorizados a tener carritos eléctricos o scooters en el edificio en ningún momento.
• Queda prohibido el funcionamiento o uso de equipos de manipulación de materiales motorizados o mecánicos por parte de los expositores o de sus contratistas designados.
• EAC debe acatar las normas de seguridad y contra incendios y de la sala de exposiciones, junto con todas las demás normas y reglamentos vigentes establecidos o modificados por IAAPA y su contratista de servicios generales, GES.
• Los expositores, representantes de un expositor o EAC que necesiten trabajar después del horario de entrada en cualquier día de la exposición (incluidas las fechas de entrada previstas) para cumplir con el plazo de montaje deberán rellenar el formulario en línea Permiso de trabajo en horario especial antes de las 16:00 horas cada día que necesiten trabajar hasta tarde. Acérquese a la oficina del jefe de planta, situada en el centro del pabellón de exposiciones, para escanear el código QR y rellenar el formulario.
• Los EAC sólo podrán acceder al recinto ferial durante el horario de la feria si han adquirido un distintivo EAC durante el proceso de inscripción de EAC.
• Los expositores deberán devolver su espacio en el mismo modo en que lo recibieron. Los expositores deben acordar con su EAC la retirada de toda la basura del espacio del expositor después del desmontaje. IAAPA o GES se reservan el derecho de cobrar a la empresa expositora por cualquier exceso de basura retirada del stand por la empresa de limpieza contratada.
• El EAC será expulsado del recinto si:
  • se descubre que el EAC está trabajando en el stand de cualquier Expositor no presentado a través del sitio de Registro de EAC
  • el EAC incumple cualquiera de las disposiciones del Acuerdo EAC o las normas y reglamentos establecidos por IAAPA.
  • la participación del EAC en la feria provoque huelgas, piquetes u otras acciones laborales dirigidas a IAAPA.
  • el EAC cause otras interrupciones o interferencias irrazonables o inconvenientes a IAAPA o a cualquiera de sus clientes.
• Cada expositor debe aprobar el EAC a través del sitio de Registro de Expositores. Los EAC no pueden autorizarse a sí mismos.
• Se requiere que los EAC presenten un certificado de seguro que muestre una responsabilidad mínima de US$1 millón de indemnización laboral, US$2 millones de seguro general, US$1 millón por incidente y US$1 millón de seguro de responsabilidad automovilística y nombrar a IAAPA, Orange County Convention Center, GES, sus entidades, subsidiarias, agentes, representantes, funcionarios, personal, voluntarios y empleados, como asegurados adicionales para IAAPA Expo 2025, del 13 al 23 de noviembre de 2025.
• Los EAC pedirán las pulseras a través del sitio de Registro EAC. Las pulseras EAC deberán ser llevadas por todos los trabajadores y supervisores de EAC que trabajen en el recinto ferial. Por motivos de seguridad, los EAC no podrán llevar distintivos de expositor.
• Cada empresa EAC responsable del desmontaje de los objetos expuestos al cierre de la Expo deberá tener todos los objetos expuestos desmontados y listos para su envío de acuerdo con el calendario de mudanzas.
• No se permitirá la presencia de EAC en el recinto ferial hasta las 17.00 horas del primer día de la mudanza.