Eventos paralelos y satélites de la IAAPA Expo Middle East

Eventos satélite: Se consideran eventos satélite aquellos que tienen lugar tres días antes o tres días después de las fechas oficiales de la IAAPA Expo Middle East. La IAAPA aprobará los eventos satélite si se le notifica con antelación.

Reuniones complementarias: Eventos que tienen lugar en instalaciones de reuniones gestionadas por la IAAPA (centro de convenciones/hoteles anfitriones). Una empresa podrá celebrar una reunión complementaria si es expositora actual o patrocinadora de nivel Platino en la IAAPA Expo. Las reuniones pueden consistir en una sola reunión de 8 horas o en dos reuniones de 4 horas cada una durante el horario de la feria y no pueden incluir servicio de catering.

Se permitirán los eventos complementarios y satélites si:

• Las fechas sean anteriores o posteriores a las fechas oficiales de la feria.
• Durante los EDUTours.
• Durante los eventos especiales de la IAAPA con entrada, salvo los mencionados anteriormente, como desayunos, almuerzos y recepciones de Networking específicos del sector.

No se celebrarán eventos complementarios o satélites:

• Durante el horario de apertura de la feria.
• Durante los eventos emblemáticos de la IAAPA, incluyendo la ceremonia de inauguración, la recepción de bienvenida, la IAAPA Expo Middle East y el desayuno de liderazgo.
• Durante las sesiones del programa de educación habitual.

Las empresas del MSC que no expongan no están autorizadas a celebrar eventos complementarios o paralelos.

Se permiten las cenas o actos con menos de 20 personas que cumplan las directrices anteriores y no es necesario someterlos a la aprobación de la IAAPA.

Cualquier empresa que desee organizar un evento complementario o paralelo que cumpla con las políticas anteriormente mencionadas deberá enviar un correo electrónico a [email protected].  

La información facilitada debe incluir:

• Nombre y dirección de la empresa organizadora
• Nombre, correo electrónico y teléfono de la persona de contacto
• Número de stand (en caso de participar como expositor)
• Fecha y horario del evento
• Lugar del evento
• Número de asistentes previstos
• Público objetivo
• Descripción del evento

Cualquier empresa que desee disponer de autobuses en las instalaciones para recoger a los asistentes a un evento complementario o satélite deberá obtener la autorización de IAAPA Expo Middle East.

Todas las solicitudes de actividades complementarias y satélite deben presentarse antes del13 de febrero de 2026.

El espacio para eventos se puede reservar para (1) un día de 8 horas o (2) días de 4 horas, en función de la naturaleza del evento, tal y como se ha indicado anteriormente. Los horarios de los eventos no pueden coincidir con los eventos especiales programados por la IAAPA.

Una de las ventajas para las empresas que exponen en la IAAPA Expo Middle East es la oportunidad de organizar eventos complementarios durante la Expo. Las empresas que no participen como expositores tienen prohibido celebrar eventos paralelos o satélites, hacer publicidad, captar clientes o ponerse en contacto de cualquier otra forma con los asistentes inscritos a la reunión de la IAAPA en los espacios oficiales de la reunión de la IAAPA o en los hoteles de la reunión de la IAAPA. La IAAPA no cederá ni asignará ningún espacio de la reunión a empresas comerciales que no hayan sido contratadas previamente como expositores oficiales de la IAAPA Expo Middle East.

Una vez completada y aprobada la solicitud de eventos complementarios y satélites, se contactará con todos los organizadores para facilitarles información adicional. El espacio se asignará en función de la disponibilidad si se aprueba la solicitud.

La solicitud de eventos complementarios y satélites será denegada y no se asignará espacio si el formulario incumple las directrices de la IAAPA. El espacio para eventos previamente aprobado será denegado si se cancela el espacio de exposición.

Se notificará a los organizadores la asignación de salas. Todas las solicitudes de espacio para reuniones deberán ser aprobadas por la IAAPA antes de que los recintos puedan confirmar dicho espacio. La IAAPA y los hoteles o centros de convenciones se reservan el derecho a cambiar la ubicación de un evento si la IAAPA o el hotel determinan que el espacio asignado se necesita posteriormente para un acto oficial de la IAAPA o si el espacio asignado no resulta el más adecuado en la sala asignada.

A cualquier expositor que cancele su espacio de stand o no se presente a la IAAPA Expo Middle East se le cancelará automáticamente su espacio de reunión, sin derecho a reembolso. 

Tenga en cuenta que, aunque los eventos y Expos de la IAAPA están abiertos a todo el personal del sector, se pedirá a cualquier asistente o expositor al que se observe realizando actividades comerciales —incluida la distribución de material promocional— en los pasillos u otros espacios públicos, o en el stand de otra empresa, que devuelva su acreditación y abandone el Piso de exhibición de inmediato. Los asistentes que no sean expositores tienen prohibido promocionar sus servicios empresariales durante la feria, incluso en las redes sociales. Los infractores podrán ser expulsados del recinto, se les podrá revocar su acreditación y/o se les podrá prohibir la asistencia a futuros eventos de la IAAPA. La IAAPA le ruega que comunique inmediatamente cualquier infracción que observe a la Oficina de la Feria. Puede ponerse en contacto con la dirección de la feria en IAAPA Central, en el mostrador de inscripción o en la oficina de la feria/operaciones, o bien escribiendo a[email protected].

El «outboarding» se define como aquellos eventos de marketing, ventas y hospitalidad organizados por expositores y otras partes que aprovechan la presencia de compradores y/o vendedores que asisten a la feria original sin notificarlo previamente al organizador de dicha feria y sin llegar a un acuerdo que beneficie a ambas partes. Esta práctica se considera poco ética y es condenada por la IAAPA. Incluye prácticas como el «coat-tailing», el «piggy-backing», la celebración conjunta de eventos y los eventos de hospitalidad a gran escala, especialmente durante el horario de la feria.

Si una empresa incumple la política de la IAAPA sobre eventos complementarios y satélites, dicha empresa recibirá:

• Una multa de 500 dólares.
• La pérdida de tres años de antigüedad como expositor (si procede).
• Si se incumple la política por segunda vez, las multas y la pérdida de antigüedad se duplicarán y la empresa podrá ser excluida de futuras Expos y eventos de la IAAPA (ya sea como asistente o como expositor).
• Si se determina que una empresa ha contratado un espacio directamente con el recinto, al margen del proceso de aprobación de la IAAPA, el contrato preexistente con cada recinto faculta a dicho recinto a cancelar el evento sin previo aviso.