Begleit- und Nebenveranstaltungen der IAAPA Expo Middle East

Begleitveranstaltungen: Veranstaltungen, die drei Tage vor oder drei Tage nach den offiziellen Terminen der IAAPA Expo Middle East stattfinden, gelten als Begleitveranstaltungen. Die IAAPA genehmigt Begleitveranstaltungen, sofern sie im Voraus angemeldet werden.

Begleitveranstaltungen: Veranstaltungen, die in von der IAAPA verwalteten Tagungsräumen (Kongresszentrum/Veranstaltungshotels) stattfinden. Ein Unternehmen darf eine Begleitveranstaltung abhalten, wenn es derzeit Aussteller oder Platin-Sponsor der IAAPA Expo ist. Bei den Veranstaltungen kann es sich entweder um eine 8-stündige Veranstaltung oder um zwei 4-stündige Veranstaltungen während der Messezeiten handeln; ein Catering ist nicht zulässig.

Begleit- und Satellitenveranstaltungen sind zulässig, wenn:

• die Termine vor oder nach den offiziellen Messeterminen liegen.
• Während der EDUTours.
• Während der kostenpflichtigen IAAPA-Sonderveranstaltungen, mit Ausnahme der oben aufgeführten, wie z. B. branchenspezifische Frühstücke, Mittagessen und Networking-Empfänge.

Neben- oder Satellitenveranstaltungen dürfen nicht stattfinden:

• während der Öffnungszeiten der Messe.
• Während der wichtigsten IAAPA-Veranstaltungen, darunter die Eröffnungszeremonie, der Eröffnungsempfang, die IAAPA Expo Middle East und das Leadership-Frühstück.
• Während der regulären Veranstaltungen des Fortbildungsprogramms.

Nicht ausstellende MSC-Unternehmen dürfen keine Neben- oder Satellitenveranstaltungen durchführen.

Abendessen oder Veranstaltungen mit weniger als 20 Teilnehmern, die den oben genannten Richtlinien entsprechen, sind zulässig und bedürfen keiner Genehmigung durch die IAAPA.

Jedes Unternehmen, das eine Neben- oder Begleitveranstaltung durchführen möchte, die den oben genannten Richtlinien entspricht, sollte eine E-Mail an [email protected]senden .  

Die übermittelten Informationen müssen Folgendes enthalten:

• Name und Adresse des veranstaltenden Unternehmens
• Name, E-Mail-Adresse und Telefonnummer des Ansprechpartners
• Standnummer (falls als Aussteller)
• Datum und Uhrzeiten der Veranstaltung
• Veranstaltungsort
• Erwartete Teilnehmerzahl
• Zielgruppe
• Beschreibung der Veranstaltung

Jedes Unternehmen, das Busse auf dem Gelände bereitstellen möchte, um Teilnehmer einer Neben- oder Satellitenveranstaltung abzuholen, muss die Genehmigung der IAAPA Expo Middle East einholen.

Alle Anträge auf Zusatz- und Satellitenprogramme müssen bis zum 13. Februar 2026 eingereicht werden.

Die Veranstaltungsräume können je nach Art der Veranstaltung, wie oben beschrieben, für (1) einen 8-Stunden-Tag oder (2) mehrere 4-Stunden-Tage reserviert werden. Die Veranstaltungszeiten dürfen nicht mit den von der IAAPA geplanten Sonderveranstaltungen kollidieren.

Einer der Vorteile für Unternehmen, die auf der IAAPA Expo Middle East ausstellen, ist die Möglichkeit, während der Messe Begleitveranstaltungen durchzuführen. Unternehmen, die nicht als Aussteller vertreten sind, ist es untersagt, Neben- oder Satellitenveranstaltungen durchzuführen, Werbung zu betreiben, Kunden zu werben oder auf andere Weise Kontakt zu den Teilnehmern der IAAPA-Veranstaltung in den offiziellen Räumlichkeiten der IAAPA-Veranstaltung oder in den IAAPA-Veranstaltungshotels aufzunehmen. Die IAAPA wird keine Veranstaltungsräume an kommerzielle Unternehmen vergeben oder zur Verfügung stellen, die nicht bereits als offizielle Aussteller der IAAPA Expo Middle East unter Vertrag stehen.

Nach Fertigstellung und Genehmigung des Antrags auf Neben- und Satellitenveranstaltungen werden alle Veranstalter mit weiteren Informationen kontaktiert. Bei Genehmigung des Antrags werden die Flächen nach Verfügbarkeit zugewiesen.

Der Antrag auf Neben- und Satellitenveranstaltungen wird abgelehnt und es werden keine Flächen zugewiesen, wenn das Formular gegen die IAAPA-Richtlinien verstößt. Zuvor genehmigte Veranstaltungsflächen werden verweigert, wenn die Ausstellungsfläche storniert wird.

Die Veranstalter werden über die ihnen zugewiesenen Räume informiert. Alle Anfragen nach Tagungsräumen werden von der IAAPA genehmigt, bevor die Veranstaltungsorte die Räume bestätigen können. Die IAAPA und die Hotels/Kongresszentren behalten sich das Recht vor, eine Veranstaltung zu verlegen, falls die IAAPA oder das Hotel feststellt, dass der zugewiesene Raum später für eine offizielle IAAPA-Veranstaltung benötigt wird oder dass der zugewiesene Raum nicht optimal geeignet ist.

Bei jedem Aussteller, der seine Standfläche storniert oder bei der IAAPA Expo Middle East nicht erscheint, wird die Tagungsfläche automatisch storniert, ohne dass dem Aussteller eine Rückerstattung gewährt wird. 

Bitte beachten Sie, dass IAAPA-Veranstaltungen und -Messen zwar allen Branchenangehörigen offenstehen, jedoch jeder Teilnehmer oder Aussteller, der dabei beobachtet wird, wie er in den Gängen, anderen öffentlichen Bereichen oder am Stand eines anderen Unternehmens für sein Unternehmen wirbt – einschließlich der Verteilung von Werbematerial –, aufgefordert wird, seine Ausweiskarte zurückzugeben und das Messegelände unverzüglich zu verlassen. Nicht ausstellenden Besuchern ist es untersagt, während der Messe für ihre geschäftlichen Dienstleistungen zu werben, auch in den sozialen Medien. Zuwiderhandelnde können vom Gelände verwiesen, ihre Ausweise entzogen und/oder von der Teilnahme an zukünftigen IAAPA-Veranstaltungen ausgeschlossen werden. Die IAAPA bittet Sie, beobachtete Verstöße unverzüglich dem Messebüro zu melden. Die Messeleitung ist im IAAPA Central, am Registrierungsschalter oder im Messe-/Betriebsbüro erreichbar oder unter[email protected].

Unter „Outboarding“ versteht man Marketing-, Vertriebs- und Hospitality-Veranstaltungen, die von Ausstellern und anderen Akteuren durchgeführt werden, um von der Anwesenheit von Käufern und/oder Verkäufern zu profitieren, die die ursprüngliche Messe besuchen, ohne den ursprünglichen Messeveranstalter zuvor darüber zu informieren und eine für beide Seiten vorteilhafte Vereinbarung auszuhandeln. Diese Praxis gilt als unethisch und wird von der IAAPA verurteilt. Dazu gehören Praktiken wie „Coat-Tailing“, „Piggy-Backing“, die gemeinsame Durchführung von Veranstaltungen sowie groß angelegte Bewirtungsveranstaltungen, insbesondere während der Messezeiten.

Verstößt ein Unternehmen gegen die IAAPA-Richtlinie zu Neben- und Satellitenveranstaltungen, wird gegen dieses Unternehmen folgende Sanktion verhängt:

• Eine Geldstrafe in Höhe von 500 US-Dollar.
• Verlust von drei Jahren Aussteller-Dienstalter (sofern zutreffend).
• Bei einem zweiten Verstoß gegen die Richtlinie verdoppeln sich die Geldstrafen und der Verlust der Ausstellervortrittsrechte, und dem Unternehmen droht der Ausschluss von künftigen IAAPA-Messen und -Veranstaltungen (als Besucher und/oder Aussteller).
• Sollte festgestellt werden, dass ein Unternehmen einen Standplatz direkt mit der Veranstaltungsstätte vereinbart hat, ohne den Genehmigungsprozess der IAAPA zu durchlaufen, berechtigt der bereits bestehende Vertrag mit der jeweiligen Veranstaltungsstätte diese, die Veranstaltung ohne Vorankündigung zu beenden.