Événements parallèles et satellites de l'IAAPA Expo Middle East

Événements satellites: Les événements qui se déroulent trois jours avant ou trois jours après les dates officielles du salon IAAPA Expo Middle East sont considérés comme des événements satellites. L'IAAPA approuvera les événements satellites à condition d'en être informée à l'avance.

Réunions annexes: événements se déroulant dans des lieux de réunion gérés par l’IAAPA (centre de congrès/hôtels partenaires). Une entreprise peut organiser une réunion annexe si elle est actuellement exposante ou sponsor de niveau Platine à l’IAAPA Expo. Les réunions peuvent prendre la forme d’une seule réunion de 8 heures ou de deux réunions de 4 heures chacune pendant les heures d’ouverture du salon et ne peuvent pas inclure de service de restauration.

Les événements annexes et satellites seront autorisés si :

• Les dates se situent avant ou après les dates officielles du salon.
• Pendant les EDUTours.
• Pendant les événements spéciaux de l’IAAPA payants, à l’exception de ceux mentionnés ci-dessus, tels que les petits-déjeuners, déjeuners et réceptions de réseautage spécifiques au secteur.

Aucun événement annexe ou satellite ne doit avoir lieu :

• Pendant les heures d’ouverture du salon.
• Pendant les événements phares de l’IAAPA, notamment la cérémonie d’ouverture, la réception d’ouverture, l’IAAPA Expo Middle East et le petit-déjeuner des dirigeants.
• Pendant les sessions régulières du programme de formation.

Les entreprises MSC non exposantes ne sont pas autorisées à organiser des événements annexes ou satellites.

Les dîners ou réceptions rassemblant moins de 20 personnes et respectant les directives ci-dessus sont autorisés et ne nécessitent pas d’être soumis à l’IAAPA pour approbation.

Toute entreprise souhaitant organiser un événement annexe ou satellite conforme aux directives ci-dessus est priée d'envoyer un e-mail à l'adresse [email protected].  

Les informations fournies doivent inclure :

• le nom et l'adresse de l'entreprise organisatrice
• Nom, e-mail et numéro de téléphone de la personne à contacter
• Numéro de stand (si l'entreprise expose)
• Date et horaires de l'événement
• Lieu de l'événement
• Nombre de participants attendus
• Public cible
• Description de l'événement

Toute entreprise souhaitant disposer de bus sur le site pour prendre en charge les participants à un événement annexe ou satellite doit obtenir l'autorisation de l'IAAPA Expo Middle East.

Toutes les demandes relatives aux programmes annexes et aux chaînes satellites doivent être soumises avantle 13 février 2026.

L'espace événementiel peut être réservé pour (1) une journée de 8 heures ou (2) plusieurs journées de 4 heures, selon la nature de l'événement, comme indiqué ci-dessus. Les horaires des événements ne doivent pas entrer en conflit avec les événements spéciaux programmés par l'IAAPA.

L'un des avantages pour les entreprises qui exposent à l'IAAPA Expo Middle East est la possibilité d'organiser des événements parallèles pendant le salon. Il est interdit aux entreprises non exposantes d’organiser des événements parallèles ou satellites, de faire de la publicité, de démarcher ou de contacter de quelque manière que ce soit les participants inscrits au salon IAAPA dans les espaces officiels du salon ou dans les hôtels partenaires de l’IAAPA. L’IAAPA ne mettra à disposition ni n’attribuera aucun espace aux entreprises commerciales n’ayant pas déjà signé de contrat en tant qu’exposant officiel de l’IAAPA Expo Middle East.

Une fois la demande d'espace annexe et satellite remplie et approuvée, tous les organisateurs seront contactés pour recevoir des informations complémentaires. L'espace sera attribué dans la limite des places disponibles si la demande est approuvée.

La demande d’espace annexe et satellite sera rejetée et aucun espace ne sera attribué si le formulaire ne respecte pas les directives de l’IAAPA. L’espace précédemment attribué pour un événement sera retiré en cas d’annulation de l’espace d’exposition.

Les organisateurs seront informés de l'attribution de leurs salles. Toutes les demandes d'espaces de réunion devront être approuvées par l'IAAPA avant que les lieux ne puissent confirmer leur disponibilité. L'IAAPA et les hôtels/centres de congrès se réservent le droit de déplacer un événement si l'IAAPA ou l'hôtel estime que l'espace attribué est par la suite nécessaire pour une manifestation officielle de l'IAAPA ou si l'espace attribué n'est pas le plus adapté dans la salle désignée.

Tout exposant qui annule sa réservation de stand ou qui ne se présente pas à l'IAAPA Expo Middle East verra sa réservation de salle de réunion automatiquement annulée, sans aucun remboursement. 

Veuillez noter que, bien que les événements et salons de l’IAAPA soient ouverts à tous les professionnels du secteur, tout participant ou exposant surpris en train de démarcher des clients, notamment en distribuant du matériel promotionnel dans les allées, dans d’autres espaces publics ou sur le stand d’une autre entreprise, sera prié de rendre son badge et de quitter immédiatement le parc des expositions. Il est interdit aux visiteurs non exposants de faire la promotion de leurs services professionnels pendant le salon, y compris sur les réseaux sociaux. Les contrevenants s'exposent à être expulsés des lieux, à voir leur badge révoqué et/ou à se voir interdire la participation à de futurs événements de l'IAAPA. L'IAAPA vous demande de signaler immédiatement toute infraction constatée au bureau du salon. La direction du salon est joignable à l’IAAPA Central, au bureau des inscriptions ou au bureau des opérations du salon ; vous pouvez également contacter[email protected].

Le terme « outboarding » désigne les événements de marketing, de vente et d’accueil organisés par des exposants ou d’autres acteurs tirant parti de la présence d’acheteurs et/ou de vendeurs participant au salon d’origine, sans en avoir préalablement informé l’organisateur de ce dernier et sans avoir conclu d’accord mutuellement avantageux. Cette pratique est considérée comme contraire à l’éthique et est condamnée par l’IAAPA. Elle englobe des pratiques telles que le « coat-tailing », le « piggy-backing », la colocalisation d’événements et les événements de réception à grande échelle, en particulier pendant les heures d’ouverture du salon.

Si une entreprise enfreint la politique de l'IAAPA relative aux événements annexes et satellites, elle se verra infliger :

• Une amende de 500 $.
• La perte de 3 ans d'ancienneté en tant qu'exposant (le cas échéant).
• En cas de deuxième infraction à cette politique, les amendes et la perte d’ancienneté seront doublées et l’entreprise s’exposera à une interdiction de participation aux futurs salons et événements de l’IAAPA (en tant que visiteur et/ou exposant).
• S'il est établi qu'une entreprise a conclu un contrat d'occupation d'espace directement avec l'établissement, en dehors du processus d'approbation de l'IAAPA, le contrat préexistant avec chaque établissement autorise ce dernier à mettre fin à l'événement sans préavis.