IAAPA Expo Middle East Ancillary and Satellite Events

Eventi satellite: Gli eventi che si svolgono tre giorni prima o tre giorni dopo le date ufficiali del meeting IAAPA Expo Middle East sono considerati eventi satellite. IAAPA approverà gli eventi satellite se notificati in anticipo.

Riunioni accessorie: Eventi che si svolgono presso strutture per riunioni controllate da IAAPA (centri congressi/hotel). Un'azienda può organizzare una riunione accessoria se è attualmente un espositore o uno sponsor di livello Platinum a IAAPA Expo. Le riunioni possono essere una riunione di 8 ore o due riunioni di 4 ore durante l'orario della fiera e non possono includere il catering.

Gli eventi accessori e satelliti sono consentiti se:

• Le date sono precedenti o successive alle date ufficiali della fiera.
• Durante gli EDUTour.
• Durante gli eventi speciali IAAPA con biglietto, ad eccezione di quelli sopra elencati, come colazioni, pranzi e ricevimenti di networking specifici per il settore.

Non si devono svolgere eventi accessori o satelliti:

• Durante l'orario di apertura della fiera.
• Durante gli eventi IAAPA più importanti, tra cui la Cerimonia di apertura, il Ricevimento di apertura, IAAPA Celebrates e la Colazione della leadership.
• Durante le regolari sessioni del programma educativo.

Le aziende MSC non espositrici non sono autorizzate a organizzare eventi accessori o satellite.

Le cene o le funzioni di dimensioni inferiori a 20 persone che rispettano le linee guida di cui sopra sono consentite e non devono essere sottoposte all'approvazione di IAAPA.

Tutte le aziende che desiderano organizzare un evento accessorio o satellite che rispetti le politiche di cui sopra devono inviare un'e-mail a [email protected].

Le informazioni fornite devono includere

• Nome e indirizzo della società ospitante
• Nome del contatto, e-mail e telefono
• Numero dello stand (se si tratta di un espositore)
• Data e orari dell'evento
• Luogo dell'evento
• Numero di persone previste
• Pubblico target
• Descrizione dell'evento

Tutte le aziende che desiderano avere autobus presso la struttura per prelevare i partecipanti a un evento accessorio o satellite devono ricevere l'approvazione di IAAPA Expo Middle East.

Tutte le richieste di accessori e satelliti devono essere presentate entro il 13 febbraio 2026.

Lo spazio per gli eventi può essere prenotato per (1) 8 ore al giorno o (2) 4 ore al giorno, a seconda della natura dell'evento, come indicato sopra. Gli orari degli eventi non possono competere con gli eventi speciali programmati da IAAPA.

Uno dei vantaggi per le aziende che espongono alla IAAPA Expo Middle East è l'opportunità di organizzare eventi collaterali durante l'Expo. Alle aziende non espositrici è vietato organizzare eventi accessori o satellite, pubblicizzare, sollecitare o contattare in altro modo i partecipanti alla riunione IAAPA negli spazi ufficiali della riunione IAAPA o negli hotel della riunione IAAPA. IAAPA non rilascerà o assegnerà alcuno spazio per riunioni a società commerciali che non abbiano già stipulato un contratto come espositori ufficiali di IAAPA Expo Middle East.

Dopo il completamento e l'approvazione della richiesta di accessori e satelliti, tutti gli organizzatori saranno contattati per ricevere ulteriori informazioni. Lo spazio sarà assegnato in base alla disponibilità di spazio se la richiesta è approvata.

Le richieste accessorie e satellitari saranno respinte e lo spazio non sarà assegnato se il modulo viola le linee guida IAAPA. Lo spazio di un evento approvato in precedenza sarà negato se lo spazio espositivo viene cancellato.

Agli organizzatori verrà notificata l'assegnazione della sala. Tutte le richieste di spazi per riunioni saranno approvate da IAAPA prima che gli spazi possano essere confermati dalle sedi. IAAPA e gli hotel/centri congressi hanno il diritto di spostare un evento se IAAPA o l'hotel ritengono che lo spazio assegnato sia successivamente necessario per una funzione ufficiale IAAPA o se lo spazio assegnato non è il più adatto nella sala assegnata.

Qualsiasi espositore che cancelli il proprio stand o non si presenti allo IAAPA Expo, vedrà automaticamente cancellato il proprio spazio per la riunione, senza alcun rimborso per l'espositore.

Si prega di notare che, sebbene gli eventi e le esposizioni IAAPA siano aperti a tutto il personale del settore, a qualsiasi partecipante o espositore che sia stato osservato mentre sollecitava affari, compresa la distribuzione di materiale promozionale nei corridoi o in altri spazi pubblici o nello stand di un'altra azienda, sarà chiesto di restituire il proprio badge e di lasciare immediatamente la fiera. Ai partecipanti non espositori è vietato promuovere i propri servizi commerciali durante la fiera, anche sui social media. I trasgressori potranno essere allontanati dall'area, vedersi revocare il badge e/o vietare la partecipazione a futuri eventi IAAPA. IAAPA chiede di segnalare immediatamente all'Ufficio Fiere qualsiasi violazione riscontrata. La direzione della fiera è disponibile presso l'ufficio centrale IAAPA, l'ufficio registrazioni o l'ufficio fiere/operazioni, oppure contattare [email protected].

L'outboarding è definito come eventi di marketing, vendita e ospitalità condotti da espositori e altri che sfruttano la presenza di acquirenti e/o venditori che partecipano alla fiera originale senza averne preventivamente informato l'organizzatore della fiera originale e trovando un accordo che avvantaggi entrambe le parti. Questa pratica è considerata immorale e condannata dalla IAAPA. Include pratiche come il "coat-tailing", il "piggy-backing", la co-localizzazione di eventi e l'organizzazione di eventi di ospitalità su larga scala, in particolare durante le ore di fiera.

Se un'azienda viola la politica IAAPA sugli eventi accessori e satellite, riceverà:

• Una multa di 500 dollari.
• Perdita di 3 anni di anzianità come espositore (se applicabile).
• Se la politica viene violata una seconda volta, le multe e la perdita di anzianità raddoppieranno e l'azienda sarà soggetta al divieto di partecipare a esposizioni ed eventi IAAPA futuri (presenziando e/o esponendo).
• Se si scopre che un'azienda ha stipulato un contratto per l'affitto dello spazio direttamente con la struttura, al di fuori del processo di approvazione IAAPA, il contratto preesistente con ciascuna struttura autorizza quest'ultima a chiudere l'evento senza preavviso