Eventi collaterali e satellite dell’IAAPA Expo Middle East

Eventi satellite: gli eventi che si svolgono tre giorni prima o tre giorni dopo le date ufficiali dell’IAAPA Expo Middle East sono considerati eventi satellite. L’IAAPA approverà gli eventi satellite previa notifica anticipata.

Incontri accessori: eventi che si svolgono presso strutture congressuali gestite da IAAPA (centro congressi/hotel ospitanti). Un’azienda può organizzare un incontro accessorio se è attualmente espositrice o sponsor di livello Platinum all’IAAPA Expo. Gli incontri possono consistere in un unico incontro di 8 ore o in due incontri di 4 ore ciascuno durante l’orario di apertura della fiera e non possono includere il servizio di ristorazione.

Gli eventi accessori e satellite saranno consentiti se:

• Le date sono precedenti o successive a quelle ufficiali della fiera.
• Durante gli EDUTours.
• Durante gli eventi speciali IAAPA a pagamento, ad eccezione di quelli sopra elencati, quali colazioni, pranzi e ricevimenti di networking specifici per il settore.

Non devono svolgersi eventi collaterali o satellite:

• Durante gli orari di apertura della fiera.
• Durante gli eventi principali dell’IAAPA, tra cui la cerimonia di apertura, il ricevimento di apertura, l’IAAPA Expo Middle East e la colazione dei leader.
• Durante le sessioni regolari del programma formativo.

Le aziende MSC non espositrici non sono autorizzate a organizzare eventi collaterali o satellite.

Sono consentite cene o ricevimenti con meno di 20 partecipanti che rispettino le linee guida di cui sopra e non è necessario sottoporle all’approvazione dell’IAAPA.

Qualsiasi azienda che intenda organizzare un evento collaterale o satellite conforme alle linee guida sopra indicate è pregata di inviare un’e-mail all’indirizzo [email protected].  

Le informazioni fornite devono includere:

• Nome e indirizzo dell’azienda organizzatrice
• Nome del referente, indirizzo e-mail e numero di telefono
• Numero dello stand (se si espone)
• Data e orari dell’evento
• Luogo dell'evento
• Numero previsto di partecipanti
• Pubblico di riferimento
• Descrizione dell’evento

Qualsiasi azienda che desideri disporre di autobus presso la struttura per prelevare i partecipanti a un evento collaterale o satellite deve ottenere l’approvazione da parte di IAAPA Expo Middle East.

Tutte le richieste relative a servizi accessori e satellitari devono essere presentate entroil 13 febbraio 2026.

Lo spazio per eventi può essere prenotato per (1) una giornata di 8 ore oppure (2) giornate di 4 ore, a seconda della natura dell'evento, come indicato sopra. Gli orari degli eventi non devono coincidere con quelli degli eventi speciali in programma dell'IAAPA.

Uno dei vantaggi per le aziende che espongono all’IAAPA Expo Middle East è l’opportunità di organizzare eventi collaterali durante la fiera. Alle aziende non espositrici è vietato organizzare eventi collaterali o satellite, fare pubblicità, sollecitare clienti o contattare in altro modo i partecipanti alla manifestazione IAAPA negli spazi ufficiali della manifestazione stessa o presso gli hotel convenzionati. IAAPA non metterà a disposizione né assegnerà alcuno spazio espositivo ad aziende commerciali che non abbiano già stipulato un contratto come espositori ufficiali dell’IAAPA Expo Middle East.

Una volta completata e approvata la richiesta per spazi ausiliari e satellite, tutti gli organizzatori saranno contattati per ricevere ulteriori informazioni. Lo spazio verrà assegnato in base alla disponibilità, qualora la richiesta venga approvata.

La richiesta per eventi collaterali e satellite sarà respinta e lo spazio non verrà assegnato qualora il modulo non rispetti le linee guida IAAPA. Lo spazio precedentemente approvato per l’evento verrà revocato in caso di annullamento dello spazio espositivo.

Gli organizzatori saranno informati dell'assegnazione delle sale. Tutte le richieste relative agli spazi per le riunioni saranno approvate dall’IAAPA prima che possano essere confermate dalle sedi ospitanti. L’IAAPA e gli hotel/centri congressi si riservano il diritto di spostare un evento qualora l’IAAPA o l’hotel ritengano che lo spazio assegnato sia successivamente necessario per una funzione ufficiale dell’IAAPA o qualora lo spazio assegnato non risulti il più adatto nella sala indicata.

A qualsiasi espositore che annulli la propria prenotazione dello spazio espositivo o che non si presenti all’IAAPA Expo Middle East verrà automaticamente annullata la prenotazione dello spazio per le riunioni, senza alcun rimborso a suo favore. 

Si prega di notare che, sebbene gli eventi e le fiere IAAPA siano aperti a tutto il personale del settore, a qualsiasi partecipante o espositore sorpreso a svolgere attività di promozione commerciale, compresa la distribuzione di materiale promozionale nei corridoi o in altri spazi pubblici o presso lo stand di un’altra azienda, verrà chiesto di restituire il badge e di lasciare immediatamente l’area espositiva. Ai visitatori non espositori è vietato promuovere i propri servizi aziendali durante la fiera, anche sui social media. I trasgressori potranno essere allontanati dalla sede dell’evento, vedersi revocare il badge e/o essere esclusi dalla partecipazione a futuri eventi IAAPA. IAAPA invita a segnalare immediatamente all’Ufficio della Fiera eventuali violazioni riscontrate. La Direzione della Manifestazione è reperibile presso l’IAAPA Central, la Registrazione o l’Ufficio Manifestazione/Operazioni, oppure è possibile contattare[email protected].

Per “outboarding” si intendono gli eventi di marketing, vendita e ospitalità organizzati da espositori e altri soggetti che sfruttano la presenza di acquirenti e/o venditori partecipanti alla fiera principale senza averne preventivamente informato l’organizzatore della fiera stessa e senza aver concordato un accordo vantaggioso per entrambe le parti. Tale pratica è considerata non etica ed è condannata dall’IAAPA. Comprende pratiche quali il “coat-tailing”, il “piggy-backing”, la co-locazione di eventi e gli eventi di ospitalità su larga scala, in particolare durante gli orari di apertura della fiera.

Se un'azienda viola la politica dell'IAAPA in materia di eventi collaterali e satellite, tale azienda riceverà:

• Una multa di 500 dollari.
• La perdita di 3 anni di anzianità come espositore (se applicabile).
• In caso di seconda violazione della politica, le multe e la perdita dell’anzianità raddoppieranno e l’azienda sarà soggetta all’esclusione da future fiere ed eventi IAAPA (sia come visitatore che come espositore).
• Se si accerta che un'azienda abbia stipulato un contratto per lo spazio direttamente con la struttura, al di fuori del processo di approvazione dell'IAAPA, il contratto preesistente con ciascuna struttura autorizza tale struttura a chiudere l'evento senza preavviso