Eventos paralelos e satélites da IAAPA Expo Middle East

Eventos Satélite: Os eventos que decorrem três dias antes ou três dias depois das datas oficiais da IAAPA Expo Middle East são considerados Eventos Satélite. A IAAPA aprovará os Eventos Satélite desde que sejam notificados com antecedência.

Reuniões Anceis: Eventos que decorrem em instalações de reuniões geridas pela IAAPA (centro de convenções/hotéis anfitriões). Uma empresa pode realizar uma Reunião Auxiliar se for, atualmente, expositora ou patrocinadora de nível Platina na IAAPA Expo. As reuniões podem consistir numa reunião de 8 horas ou em duas reuniões de 4 horas durante o horário da feira e não podem incluir serviço de catering.

Os eventos auxiliares e satélites serão permitidos se:

• As datas forem anteriores ou posteriores às datas oficiais da feira.
• Durante os EDUTours.
• Durante os Eventos Especiais da IAAPA com bilhete, exceto os acima referidos, tais como pequenos-almoços, almoços e receções de networking específicos do setor.

Não devem ocorrer eventos auxiliares ou satélites:

• Durante o horário de funcionamento da feira.
• Durante os eventos emblemáticos da IAAPA, incluindo a Cerimónia de Abertura, a Recepção de Abertura, a IAAPA Expo Middle East e o Pequeno-almoço de Liderança.
• Durante as sessões regulares do programa educativo.

As empresas MSC que não estejam a expor não estão autorizadas a realizar eventos complementares ou satélites.

Jantares ou eventos com menos de 20 pessoas que cumpram as diretrizes acima referidas são permitidos e não necessitam de ser submetidos à aprovação da IAAPA.

Qualquer empresa que pretenda realizar um evento paralelo ou satélite que cumpra as políticas acima referidas deve enviar um e-mail para [email protected].  

As informações fornecidas devem incluir:

• Nome e morada da empresa anfitriã
• Nome, e-mail e número de telefone da pessoa de contacto
• Número do stand (caso participe como expositor)
• Data e horário do evento
• Local do evento
• Número de pessoas previstas
• Público-alvo
• Descrição do evento

Qualquer empresa que pretenda disponibilizar autocarros nas instalações para recolher participantes de um evento paralelo ou satélite deve obter a aprovação da IAAPA Expo Middle East.

Todos os pedidos relativos a eventos paralelos e satélites devem ser apresentados até13 de fevereiro de 2026.

O espaço para eventos pode ser reservado para (1) um dia de 8 horas ou (2) dias de 4 horas, dependendo da natureza do evento, conforme descrito acima. Os horários dos eventos não podem coincidir com os eventos especiais programados pela IAAPA.

Uma das vantagens para as empresas que expõem na IAAPA Expo Middle East é a oportunidade de organizar eventos paralelos durante a exposição. As empresas que não participam como expositoras estão proibidas de realizar eventos paralelos ou satélite, fazer publicidade, angariar clientes ou contactar de qualquer outra forma os participantes inscritos na IAAPA Expo Middle East nos espaços oficiais da IAAPA Expo Middle East ou nos hotéis da IAAPA Expo Middle East. A IAAPA não disponibilizará nem atribuirá qualquer espaço da exposição a empresas comerciais que não tenham sido previamente contratadas como expositores oficiais da IAAPA Expo Middle East.

Após a conclusão e aprovação do Pedido de Espaços Auxiliares e Satélites, todos os organizadores serão contactados com informações adicionais. O espaço será atribuído consoante a disponibilidade, caso o pedido seja aprovado.

O Pedido de Eventos Complementares e Satélites será recusado e não será atribuído qualquer espaço caso o formulário viole as diretrizes da IAAPA. O espaço previamente aprovado para o evento será recusado caso o espaço de exposição seja cancelado.

Os organizadores serão notificados sobre a atribuição das salas. Todos os pedidos de espaços para reuniões serão aprovados pela IAAPA antes de os locais poderem confirmar a reserva. A IAAPA e os hotéis/centros de convenções reservam-se o direito de transferir um evento caso a IAAPA ou o hotel determinem que o espaço atribuído venha a ser necessário para um evento oficial da IAAPA ou caso o espaço atribuído não seja o mais adequado para a sala designada.

Qualquer expositor que cancele o seu espaço de exposição ou não compareça à IAAPA Expo Middle East verá o seu espaço de reunião automaticamente cancelado, sem direito a reembolso. 

Tenha em atenção que, embora os eventos e feiras da IAAPA estejam abertos a todos os profissionais do setor, qualquer participante ou expositor que seja flagrado a angariar negócios — incluindo a distribuição de material promocional nos corredores, noutros espaços públicos ou no stand de outra empresa — será convidado a devolver o seu crachá e a abandonar o recinto da feira imediatamente. Os participantes que não sejam expositores estão proibidos de promover os seus serviços empresariais durante o evento, incluindo nas redes sociais. Os infratores podem ser retirados das instalações, ter o seu crachá revogado e/ou ser proibidos de participar em futuros eventos da IAAPA. A IAAPA solicita que comunique imediatamente quaisquer infrações observadas ao Gabinete do Evento. A Direção da Feira está disponível no IAAPA Central, no Balcão de Inscrições ou no Gabinete de Feiras/Operações, ou pode contactar[email protected].

O «outboarding» é definido como eventos de marketing, vendas e hospitalidade realizados por expositores e outras entidades que tiram partido da presença de compradores e/ou vendedores que participam na feira original, sem notificar previamente o organizador da feira original e sem chegar a um acordo que beneficie ambas as partes. Esta prática é considerada antiética e é condenada pela IAAPA. Inclui práticas como o «coat-tailing», o «piggy-backing», a realização conjunta de eventos e eventos de hospitalidade em grande escala, particularmente durante o horário da feira.

Se uma empresa violar a política da IAAPA relativa a eventos complementares e satélites, essa empresa receberá:

• Uma multa de 500 dólares.
• Perda de 3 anos de antiguidade como expositor (se aplicável).
• Se a política for violada uma segunda vez, as multas e a perda de antiguidade duplicarão e a empresa estará sujeita a ser banida de futuras exposições e eventos da IAAPA (como participante e/ou expositor).
• Se se determinar que uma empresa contratou espaço diretamente com a instalação, fora do processo de aprovação da IAAPA, o contrato pré-existente com cada instalação confere a essa instalação o poder de encerrar o evento sem aviso prévio