Les exposants qui soumettent leur formulaire en retard ou qui omettent de le soumettre s'exposent à une amende et/ou à la perte de leur ancienneté, comme indiqué ici.
Assurance pour les exposants de l'IAAPA Expo
TOUS les exposants, quelle que soit la taille de leur stand ou le type de présentation, doivent remplir le formulaire d'attestation d'assurance avant le 9 octobre.
L'IAAPA a souscrit, au nom de chaque exposant, une police d'assurance responsabilité civile générale de base offrant une couverture globale de 2 millions de dollars et une couverture de 1 million de dollars par sinistre.
Le coût s’élève à 100 dollars par entreprise exposante et cette somme doit être réglée lors de la signature du contrat d’exposition. Cette assurance couvre chaque entreprise exposante ; celles-ci ne sont donc pas tenues de fournir à l’IAAPA un certificat personnalisé contenant les informations relatives au salon pour examen.
Les exposants doivent néanmoins souscrire leur propre assurance ; il s’agit ici d’une couverture supplémentaire que l’IAAPA souscrit pour le compte des exposants.
Il s’agit d’un gain de temps tant pour l’exposant que pour l’IAAPA.
Les exposants qui mènent l'une des activités ci-dessous sur leur stand devront souscrire une couverture d'assurance supplémentaire :
- Présentation d’un dispositif ou d’une attraction dynamique (conforme à la norme ASTM 747-06) permettant la participation du public
- Cuisiner ou utiliser tout appareil à flamme nue
- Utilisation de matériaux inflammables
- Servir ou proposer des dégustations de plats ou de boissons non fournis par Sodexo Live!, le traiteur exclusif de l’Orange County Convention Center.
Les exposants tenus de souscrire une couverture d'assurance complémentaire doivent fournir à l'IAAPA un certificat d'assurance (COI) comprenant au minimum les éléments suivants :
- 3 millions de dollars américains de garantie globale
- 2 millions de dollars US par sinistre
La période de couverture de la police doitdébuter au plus tard le 12 novembre 2026 et ne pas expirer avant le 22 novembre 2026.
Le COI doit inclure les mentions suivantes dans la rubrique « Description des activités » :
IAAPA, Orange County Convention Center, GES, leurs entités, filiales, agents, représentants, dirigeants, personnel, bénévoles et employés, en tant qu’assurés supplémentaires pour l’IAAPA Expo 2026, du 12 au 22 novembre 2026.
Le titulaire du certificat doit être : IAAPA, 4155 West Taft Vineland Road, Orlando, FL 32837.
Le certificat d’assurance doit être fourni à l’IAAPA en le téléversant via le formulaire dédié disponible dans votre Centre de ressources des exposants avant le 9 octobre.
Cliquez ici pour télécharger un modèle de certificat d'assurance.
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