Directrices para la disposición de los stands y la exposición en la IAAPA Expo Middle East

Los expositores que opten por el espacio sin acondicionar o con diseño especial, independientemente de su tamaño, así como aquellos que expongan elementos hinchables, DEBEN presentar:

• Un plano detallado de la distribución del stand que incluya la elevación del mismo, las instalaciones eléctricas y los colores.
• Materiales y equipos audiovisuales que se vayan a utilizar, con sus dimensiones a escala (no inferior a 1:100).
• Dibujos de la vista frontal y lateral con la altura del stand.
• Dibujos en perspectiva 3D.
• Vistas en alzado que muestren claramente todas las dimensiones, gráficos, etc.
• Cálculos y planos estructurales que acrediten la estabilidad estructural, las cargas de peso, los colores y los detalles de los materiales que se utilizarán en el stand, etc.
• Medidas de prevención y protección contra incendios.
• Los materiales ignífugos deben indicarse claramente en el plano de su stand.

Tenga en cuenta que los expositores que solo dispongan de espacio sin acondicionar deben instalar una pared entre su stand y los expositores vecinos, que deberá tener una altura mínima de 3 m. En los stands de 3 m de profundidad, la altura máxima de las paredes y los elementos de exposición es de 3 m.

Los planos de diseño de los stands deben enviarse en línea a la dirección de la feria de la IAAPA antesdel 13 de febrero de 2026. Una vez aprobados por la IAAPA, los planos se enviarán al ADNEC Centre de Abu Dabi para su revisión y aprobación. A cualquier expositor que intente montar un stand sin la autorización de la IAAPA o del recinto no se le permitirá realizar el montaje o se le obligará a cerrar su espacio hasta que se haya aprobado el diseño. Además, la presentación tardía de los formularios está sujeta a una multa y/o a la pérdida de prioridad, tal y como se indica aquí.

Todos los expositores que solo dispongan de espacio deberán abonar una tasa de inspección al equipo de seguridad encargado de la verificación de los stands (BLG). BLG cobrará una tasa de inspección de 155 AED para los stands de solo espacio, 200 AED para los stands complejos y 220 AED para los stands de dos plantas, todas ellas sujetas a un IVA del 5 %.

Esta tasa cubre el proceso de revisión y aprobación para garantizar que todos los diseños de los stands cumplan las normas de seguridad y construcción exigidas. 

Tenga en cuenta que solo los stands clasificados como «estructuras complejas» serán revisados y evaluados por el ingeniero estructural de ADNEC antes del inicio del contrato de alquiler. Actualmente no es necesario presentar planos ni diseños de los stands, casetas o elementos que se vayan a utilizar durante un evento si no entran dentro de la definición de «estructura compleja». 

Las estructuras complejas son stands, estructuras, casetas o elementos construidos expresamente para un fin concreto que superen los 4 metros de altura; que tengan un diseño de dos plantas; que cuenten con una plataforma de 600 mm o más; o que presenten un diseño complejo que se considere «no estándar» y cuyo proceso de construcción sea complicado. 

• Definición de «estructura compleja»: 

• Stands de dos pisos
• Cualquier parte de un stand o una exposición que supere los cuatro metros de altura
• Ciertos elementos suspendidos, por ejemplo, estructuras de iluminación o letreros de más de 400 kg
• Torres de sonido e iluminación
• Gradas temporales, es decir, tribunas
• Plataformas y escenarios de más de 0,6 m de altura, así como todas las plataformas y escenarios destinados al uso público

• Todos los trabajos deben realizarse de conformidad con los requisitos del Reglamento del ADNEC Centre de Abu Dabi.

• Es obligación de todos los expositores y sus contratistas adoptar las medidas razonables necesarias para garantizar que las personas (visitantes) con discapacidad puedan acceder a dichos servicios y hacer uso de ellos.

• Es obligación de todos aquellos que presten servicios a los visitantes adoptar medidas razonables para eliminar, modificar o proporcionar medios razonables que permitan evitar los obstáculos físicos que dificulten de forma desproporcionada o imposibiliten a las personas con discapacidad el uso de dichos servicios.

• Todas las estructuras de los stands, carteles, avisos, etc., deben limitarse al área asignada y no deben sobresalir hacia los pasillos ni sobre ellos.

• No se permite colgar nada del techo de los pabellones de exposición, ni realizar fijaciones a la estructura del edificio.

   

Elementos suspendidos

• No se permiten los elementos suspendidos en los stands. ADNEC podrá autorizar la suspensión del techo de la sala de pancartas, iluminación, elementos decorativos u otros materiales decorativos (siendo los trabajos realizados por ADNEC a cargo del expositor) o por el contratista de montaje de ADNEC Centre Abu Dhabi, siempre que:

• Formen parte de un proyecto global de decoración propuesto por el expositor.

• No haya dispositivos de fijación al cuerpo principal del stand (incluido el cableado eléctrico o los materiales decorativos).

• Las unidades suspendidas propuestas no ejerzan una carga excesiva sobre la estructura del techo (máximo 70 kg/m de longitud).

• Se disponga de tiempo suficiente después del inicio y antes del final del período de alquiler del Centro ADNEC de Abu Dabi.

• El contratista de montaje se encargue de retirar los cables de suspensión, con acceso libre y sin obstáculos a nivel del suelo para los vehículos de elevación, grúas, etc., según sea necesario.

   

Uso de mortero

• Las personas que tengan previsto levantar muros de ladrillo, piedra o bloques, etc., deberán colocar papel de construcción de alta resistencia o un material similar sobre los suelos situados debajo de dichos muros, etc., para proteger las superficies del suelo de cualquier daño causado por el mortero. El coste de la reparación de cualquier daño causado a los suelos por la construcción o el desmontaje de esta obra correrá a cargo del expositor.

La altura del edificio en los pabellones de exposición es de 6 m para un stand normal, y la altura máxima para un stand de dos plantas es de 8 m. No obstante, se permiten elementos fijos de exposición, componentes y carteles identificativos fijados hasta una altura máxima de 6 m en los stands de espacio sin acondicionar con una profundidad superior a 3 m. Los stands prefabricados y los stands en espacio sin acondicionar de 3 m de profundidad tienen una altura máxima de 3 m (mínimo 2,5 mH). Los carteles de doble cara, logotipos y elementos gráficos situados a más de 3 m del suelo deben estar separados al menos 3 m de los stands adyacentes o estar cubiertos o rematados en el lado que da al stand adyacente.

Los expositores que traigan productos que superen el límite de altura desde el suelo podrán solicitar una excepción a la norma de altura, siempre que no se obstaculicen las líneas de visión de los stands vecinos. Las excepciones se revisarán y aprobarán caso por caso. Por favor, suba el plano propuesto en línea a la Dirección de la Feria de la IAAPA antes del 13 de febrero de 2026.

Se permiten carteles colgantes en los stands de 6 m x 6 m o más. Toda la señalización debe quedar dentro del espacio contratado del stand. Los carteles de doble cara deben situarse a una distancia mínima de 3 m de los stands adyacentes. La parte superior de la estructura de sujeción no debe superar los 6 m de altura. 

Instalación de estructuras

Todo el montaje en el recinto correrá a cargo exclusivamente de ADNEC Centre Abu Dhabi Services. El montaje de pancartas, etc., sobre los stands individuales o el montaje de estructuras de los stands desde el techo del pabellón solo se permitirá a discreción de ADNEC.

• Por lo tanto, el expositor deberá informar a la dirección de la feria IAAPA y a ADNEC Centre Abu Dhabi Services de su política de montaje (es decir, si se permite el montaje por encima de los stands individuales o si se limita a determinadas zonas) e incluir dicha información en su manual del expositor.
• El montaje estará sujeto a que se disponga de tiempo y acceso suficientes para llevar a cabo dichas operaciones de forma segura y deberá realizarse dentro del periodo de vigencia de la licencia, salvo que el ADNEC Centre Abu Dhabi acuerde lo contrario.
• No se permite el montaje de estructuras desde el suelo hasta el techo.
• Los pedidos de montaje deben realizarse al proveedor de servicios a más tardar 20 días laborables antes del inicio del período de licencia (los pedidos tardíos estarán sujetos a un recargo). Junto con el pedido deben facilitarse los siguientes datos:
  • Un plano a escala con todas las cotas que indique la orientación del stand con respecto al edificio.
  • Descripción y número de elementos que se van a montar.
  • Carga en cada punto de suspensión.
  • Altura de suspensión preferida desde el suelo y altura del gancho (teniendo en cuenta cualquier sistema de empalme que pueda ser necesario).

  • Fechas y horas de las operaciones de elevación y descenso.

     

Todo el montaje deberá cumplir con el Código de prácticas de montaje de ADNEC.

• Si se van a suspender trusses de iluminación, elementos suspendidos de diseño especial o cualquier elemento que pese más de 250 kg, debido a las restricciones de peso del recinto, se deberán facilitar los planos y la información sobre la carga al ADNEC Centre Abu Dhabi a más tardar 35 días antes del periodo de vigencia de la licencia. Todas las solicitudes presentadas después de esta fecha estarán sujetas a recargos por entrega y otros conceptos.
• Las estructuras de madera deben estar debidamente atornilladas y arriostradas. El revestimiento de madera fijado a las vigas debe sujetarse mediante una abrazadera o un soporte de suspensión que sostenga la parte inferior de la estructura. Queda prohibida la escalada libre sobre equipos suspendidos. El equipo al que se acceda en altura debe contar con un sistema de seguridad adecuado que proporcione un medio de sujeción constante. Debe existir un plan de rescate para las personas que trabajen en altura, en caso de cualquier emergencia.
• Cornisas: cuando las cornisas estén suspendidas, cada sección individual de la cornisa deberá estar apoyada. Las cornisas de cinco metros o más de longitud deberán estar apoyadas en tres puntos de cada sección mediante soportes fijados de forma segura. El peso de la cornisa deberá soportarse desde la parte inferior.
• Pancartas y carteles: las pancartas y los carteles deben entregarse al proveedor del servicio de montaje a más tardar diez días antes del inicio del período de vigencia de la licencia y deben entregarse en un estado completo e identificable, aptos para su suspensión. Los proveedores de la señalización son responsables de su integridad y de la de sus puntos de suspensión.
• Los letreros con estructura metálica o de madera solo podrán montarse si están provistos de puntos de elevación totalmente fijos, atornillados a lo largo de toda la profundidad del letrero, cuya capacidad debe ser suficiente para soportar la carga por completo en cualquier punto individual. Los ojales atornillados no son aceptables para este fin y el ADNEC Centre Abu Dhabi se reserva el derecho a denegar la suspensión de cualquier letrero cuyos puntos de elevación sean inadecuados.
• Debido a su naturaleza frágil, los carteles de papel solo podrán colgarse si están fabricados con «Tyvec» o un material similar aprobado por el ADNEC Centre Abu Dhabi.
• Las pancartas colgadas deben tener un manguito de 100 mm en la parte superior para poder pasar por él un tubo de aluminio para andamios de 50 mm de diámetro, o bien tener un ancho adecuado para los postes proporcionados. Cualquier peso situado en la parte inferior de la pancarta debe estar fijado. Todos los bolsillos y sistemas de sujeción deberán estar fabricados mediante soldadura de vinilo. No se permiten bolsillos pegados ni fijados con cinta adhesiva.
• El ADNEC Centre Abu Dhabi se compromete a garantizar que la suspensión de los carteles se lleve a cabo de forma segura y se reserva el derecho a modificar los accesorios de suspensión siempre que lo considere necesario. Cualquier coste adicional derivado de dichas medidas correrá a cargo del titular de la licencia.
• Por motivos de salud y seguridad, las pancartas solo se desmontarán al finalizar el periodo de licencia. Deberán recogerse inmediatamente; de lo contrario, podrán ser eliminadas.
• Izado y fijación: los contratistas que realicen operaciones de izado y fijación deberán presentar evaluaciones de riesgos adecuadas, declaraciones de métodos y la confirmación del cumplimiento de las normativas LOLER y PUWER. Para obtener más información, póngase en contacto con la dirección de la feria de la IAAPA.
• No se permite el montaje de estructuras en el Atrio, el Vestíbulo, las Capital Suites, las salas de conferencias ni en las entradas principales del recinto.

Pabellones de varias plantas y instalaciones de stand que superen los 4,0 m de altura (véase también «Estructuras complejas»).

• Las gradas de varios pisos, las pasarelas y escaleras elevadas y los elementos fijos de las gradas que superen los 4,0 m de altura deben construirse de acuerdo con los requisitos de la ADNEC. Los planos detallados de las gradas de varios pisos, etc., deben presentarse a la ADNEC, junto con los cálculos estructurales, 60 días antes del primer día del contrato de alquiler.

• Los techos —excepto el de la planta más alta— deberán ser de construcción sólida y estar fabricados con un material intrínsecamente no inflamable, salvo que se permita el uso de material tratado en las partes de una sola planta de los stands que no estén expuestas al riesgo de incendio por la caída de objetos encendidos desde arriba.

• Armarios: los situados debajo de la escalera deberán estar revestidos en su totalidad con material incombustible.

• Vías de evacuación adecuadas: deben disponerse desde la planta superior de cualquier stand.

• Escaleras: deberán tener una anchura mínima de 1 m y, si no están divididas por un pasamanos central, no superarán los 1,8 m de anchura. Cada escalón deberá tener una superficie útil, medida en planta, de 280 mm; los contrahuellas entre escalones deberán estar sin rellenar y no deberán superar los 180 mm. Cualquier pasamanos o balaustrada deberá tener barandillas verticales separadas entre sí por una distancia no superior a 100 mm o un relleno macizo.

• Las escaleras deberán desembocar en la planta baja en un punto que permita el acceso sin obstáculos a un pasillo público. Si los ocupantes de la planta superior no tienen más remedio que salir por una única escalera de evacuación, la distancia a recorrer desde cualquier punto de dicha planta hasta dicha escalera no deberá superar los 10 m.

• Cálculos estructurales: en todos los casos, se exigirán cálculos que demuestren la resistencia y la estabilidad de las estructuras para cumplir los siguientes requisitos del Reglamento ADNEC. En este contexto, el término «estructura» se refiere tanto a una grada de varias plantas como a cualquier parte de una grada de más de 4 m de altura.

  • Un análisis de cargas que asuma una carga impuesta («carga viva») en las plantas superiores de 5 kN por m². Las cargas muertas deben evaluarse individualmente para cada planta.

  • Una comprobación de estabilidad que asuma una carga lateral igual al 2,5 % de la carga vertical total aplicada a nivel de la cubierta superior.

  • Comprobaciones de tensiones y deflexiones para todos los elementos estructurales.

  • Detalles de las uniones, los elementos de arriostramiento y la estructura del forjado.

  • En todos los casos se deberá tener en cuenta una carga de viento de 0,15 kN/m².

     

Nota: En determinadas circunstancias, cuando no se permita el libre acceso de los visitantes generales de la exposición a una zona superior y el número de personas no supere los 1,5 m² por persona, se aceptará una carga impuesta mínima de 3,5 kN/m². En tales ocasiones, se exigirá al expositor que demuestre que dispone de un sistema eficaz de control de acceso a la zona superior para evitar que se supere el número de personas estipulado. Se facilitarán los cálculos estructurales correspondientes a los pasamanos y las balaustradas.

Todos los elementos de la exposición deben estar dentro del espacio contratado. No puede haber nada que sobresalga hacia el pasillo, ni desde el suelo ni colgado sobre él. Esto incluye la distribución de material. El personal de la exposición debe permanecer dentro del espacio de su stand. Asegúrese de que su personal permanezca dentro del stand mientras reparte material.

Los expositores cuyos productos generen humos, gases o residuos, como niebla, confeti o burbujas (sin limitarse a estos ejemplos), deberán mantener dichas emisiones y productos confinados dentro de su stand. Esto significa que todas las emisiones deben ser ventiladas, capturadas o recogidas para que no afecten a ningún stand vecino. El incumplimiento de esta norma dará lugar a que se apague su producto y/o se cierre su stand. La IAAPA se reserva el derecho, a su entera discreción, de prohibir o cerrar cualquier exposición o actividad debido al ruido, los olores u otros elementos molestos, o que puedan resultar ofensivos para otros expositores o asistentes.

Todos los stands, incluidos los hinchables, solo podrán ocupar el 75 % del espacio contratado, dejando libre y despejado el 25 % de la superficie de su stand; además, la mayor parte de este espacio libre deberá quedar abierto hacia el lado de los expositores más cercanos o colindantes. Asegúrate de que haya espacio suficiente para que tu personal y tus clientes puedan permanecer de pie dentro de tu stand, de modo que los pasillos permanezcan despejados.

Todos los ventiladores que se utilicen en cualquier momento deben estar claramente etiquetados como homologados por UL o ETL, o bien llevar una designación equivalente aceptable. Todos los ventiladores deben disponer de una protección térmica contra sobrecargas integrada. (La IAAPA tendrá la última palabra sobre la aceptación de designaciones equivalentes).

• El expositor deberá revisar periódicamente todos los ventiladores a lo largo del día.
• Según la mayoría de los manuales de los fabricantes, los ventiladores deben enchufarse a una toma de corriente con interruptor diferencial (GFCI).
• Los inspectores de seguridad de la feria de IAAPA inspeccionarán diariamente los ventiladores para asegurarse de que haya un espacio de ventilación adecuado a su alrededor. Todos los ventiladores deben mantenerse libres de expositores, cajas y cualquier objeto que pueda restringir u obstaculizar el flujo de aire hacia el ventilador. No debe haber ningún material inflamable debajo ni junto a un ventilador.
• Cualquier caja o dispositivo utilizado para amortiguar el ruido del ventilador deberá haber sido diseñado y fabricado para este fin, contar con el espacio y la ventilación adecuados para el ventilador y estar libre de cualquier otro elemento en su interior. No se podrán guardar cables alargadores en la caja. Los inspectores de seguridad de la IAAPA tienen derecho a rechazar cualquiera de estas cajas o dispositivos.

Todos los stands deben tener moqueta o algún tipo de revestimiento en el suelo de su espacio, sin que quede el suelo al descubierto. La moqueta está incluida en los stands tipo «Shell Scheme».

• Los expositores deben asegurarse de retirar por completo toda la moqueta y la cinta adhesiva correspondiente tras el evento y antes de que finalice el periodo de alquiler.

• Se cobrará al expositor en caso de que no se retiren la moqueta y la cinta adhesiva, o si se causan daños a la estructura del edificio durante su retirada.

   

Cinta adhesiva para moqueta

• Los expositores son responsables de garantizar que las cintas adhesivas utilizadas para fijar moquetas u otros materiales al suelo se retiren tras su uso sin dañar el suelo.
  El ADNEC Centre Abu Dhabi exige el uso de cinta adhesiva de baja adherencia de la marca 3M, que es un tipo de cinta que se puede retirar fácilmente.
• La cinta adhesiva de doble cara recomendada es la de código B7, que se presenta en bobinas de 50 m x 50 mm.
• No se debe utilizar cinta de embalaje de plástico, cinta de gaffer, cinta de enmascarar ni cinta de dibujo técnico, ya que todas ellas son difíciles de retirar del suelo.
• Cualquier cinta que no retiren los contratistas será retirada por el ADNEC a cargo del expositor.
• No está permitido el uso de adhesivo en spray para moqueta ni de pegamento.
• Asegúrese de retirar toda la cinta adhesiva para moqueta tras su evento y antes de que finalice la Expo. Se cobrará un importe por la retirada de cualquier resto de cinta adhesiva para moqueta.
• Además, en caso de que la retirada de la cinta adhesiva para moqueta cause algún daño a la estructura del edificio, el coste de la «reparación» se cobrará al expositor.

Por motivos de accesibilidad y seguridad, se debe evitar el uso de suelos elevados siempre que sea posible. Consulte aquí los requisitos relativos a los suelos elevados.

• Las mamparas que separan los stands pueden tener una altura máxima de 4 m (13’0”), pero cuando una pared linde con un stand contiguo y sobresalga por encima de la mampara, deberá revestirse y decorarse.

• Es responsabilidad de los expositores que hayan contratado espacios «SOLO ESPACIO» suministrar, montar y decorar tabiques independientes con revestimiento en una sola cara en el perímetro de sus espacios, en los puntos en los que colindan con un stand adyacente.

• La altura mínima de la mampara debe ser de 3 m, con una altura máxima de 4 m (13’0”), y la parte situada por encima de los 3 m debe estar revestida por ambas caras y decorada con el color y el material acordados con el expositor contiguo.